Fakturowanie i rozliczanie może nie być najbardziej ekscytującym aspektem działalności firmy, ale jest jednym z najważniejszych. Firmy konsultingowe, które rozpoczynają działalność, mogą nie być zmuszone do zbytniego zastanawiania się nad sposobem wystawiania rachunków i faktur. Jeśli jest tylko kilku klientów, śledzenie rozliczanych godzin w arkuszach kalkulacyjnych i przenoszenie ich do innego dokumentu, który jest wysyłany do zapłaty, nie jest uciążliwe.

Wraz z rozwojem firmy rośnie jednak potrzeba posiadania pewnego rodzaju oprogramowania systemu rozliczeniowego. Musisz wystawiać faktury szybko i dokładnie, aby otrzymać zapłatę szybko i dokładnie. Twoje faktury muszą wyglądać biznesowo i profesjonalnie dla klienta. Ponadto potrzebujesz oprogramowania do fakturowania, które jest łatwe w użyciu i nie wymaga poświęcania czasu na instalację, naukę i użytkowanie.

Aby proces ten działał tak wydajnie, jak to tylko możliwe, oprogramowanie do fakturowania musi być częścią jednego systemu. Nie chcesz oddzielnych systemów i procesów do obliczania kwoty podlegającej rozliczeniu i do faktycznego wystawiania faktur. Z pewnością chciałbyś uniknąć wszelkiego rodzaju nadmiarowego wprowadzania danych, w którym ktoś musi odczytać dane rozliczeniowe i wprowadzić je do systemu fakturowania.

Idąc o krok dalej, czy nie byłoby miło, gdyby funkcje rozliczania i fakturowania były połączone z ogólnym systemem zarządzania projektami i śledzenia czasu? W tym idealnym świecie zdefiniowałbyś projekt w swoim systemie, ustawiając zadania i ramy czasowe. Przypisywałbyś poszczególne osoby do zadań i stawek. Pracownicy regularnie wprowadzaliby przepracowane godziny do zadań. Następnie, gdy nadszedł czas na utworzenie faktury, wszystkie dane byłyby obecne. Utworzenie faktury byłoby jedynie kwestią kliknięcia przycisku online lub uruchomienia zaplanowanego procesu.

Proste oprogramowanie do faktur

Istnieje wiele rozwiązań programowych, które wygenerują fakturę. Możesz znaleźć aplikację do tworzenia faktur do pobrania, która zaakceptuje dane wejściowe, wprowadzone lub z innego systemu, i wygeneruje faktury. Niezależnie od tego, czy korzystasz z prostego generatora faktur, czy masz zintegrowany system z tworzeniem faktur jako jedną z jego funkcji, istnieje kilka cech, które musi posiadać twój system faktur.

Warto pamiętać, że prezentując fakturę, zasadniczo przedstawiasz klientowi swój wizerunek. Niezależnie od tego, czy robi to świadomie, czy nie, klient wyrabia sobie opinię na Twój temat na podstawie wyglądu faktury. Jeśli faktura zawiera logo firmy, kolory firmy i odpowiednie dane kontaktowe, pokazuje to, że jesteś organizacją, która wkłada trochę uwagi w to, co robi.

System fakturowania musi umożliwiać personalizację. Nie chcesz, aby Twoja faktura wyglądała jak każda inna faktura od firm korzystających z tego samego oprogramowania. Jeśli istnieją odpowiednie, wybrane informacje szczegółowe, klient dokładnie zrozumie, za jaką pracę płaci, z podziałem na tyle szczegółów, ile potrzebuje, aby mieć pewność, że rachunek jest prawidłowy.

Faktura musi nie tylko dobrze wyglądać, ale także być prawidłowa. W przypadku jakichkolwiek nieścisłości w rozliczeniach w umyśle klienta pojawiają się wątpliwości. Ponownie, mówi to o znaczeniu zintegrowanego systemu. Jeśli wprowadzasz dane z innego systemu do funkcji fakturowania, istnieje ryzyko błędu. Jeśli człowiek czyta raport i wprowadza dane do oprogramowania do fakturowania, jest prawie nieuniknione, że prędzej czy później pojawią się błędy.

Jeśli system fakturowania jest zintegrowany z systemem zarządzania czasem pracy, wówczas na każdym kroku przeprowadzane są kontrole w celu zapewnienia integralności danych i można mieć pewność, że na fakturach znajdują się prawidłowe, wiarygodne liczby.

Oprogramowanie do fakturowania dla małych firm

Jeśli Twoja mała firma rozwija się i osiąga punkt, w którym fakturowanie wymaga lepszej automatyzacji, prawdopodobnie przyjrzałeś się niektórym rozwiązaniom do fakturowania dostępnym na rynku. Bez wątpienia wiesz, że istnieje darmowe oprogramowanie do fakturowania dla małych firm. Możesz podejrzewać, że produkty te nie są wystarczająco silne, aby sprostać rosnącym potrzebom. Z drugiej strony, nie chcesz ponosić kosztów i wysiłku związanego z wprowadzeniem czegoś, co zostało stworzone dla dużej firmy. 

BigTime to oprogramowanie do fakturowania i rozliczania czasu pracy dla konsultantów, które zostało stworzone z myślą o małych firmach. Niezależnie od tego, czy Twoja firma zajmuje się marketingiem, księgowością, architekturą, inżynierią, usługami IT, prawem czy inną dziedziną konsultingu, jesteśmy przekonani, że BigTime to najlepsze oprogramowanie do fakturowania dla małych firm.

Możliwości BigTime wykraczają poza wystawianie klientom faktur z godzinami i dolarami. Dane śledzenia czasu projektu są przydatne dla własnej wiedzy i zarządzania. Istnieje elastyczny system raportowania, który śledzi postępy projektu na więcej sposobów niż tylko rozliczane godziny. Na przykład, narzędzia takie jak wykresy Gantta pokazują, jak postępują zadania w ramach projektu. Wskazują one możliwe krytyczne kwestie związane ze ścieżką, które mogą wymagać zmiany przydziału zasobów w celu ukończenia całego projektu na czas. Narzędzia te pomagają zapewnić szybkie ukończenie projektów i osiągnięcie przychodów w oczekiwanym terminie.

BigTime obsługuje fakturowanie WIP i inne formy fakturowania przyrostowego. Nawet jeśli nie rozliczasz WIP, system pokazuje, ile możesz zafakturować w przyszłości i kiedy możesz się tego spodziewać.

Jednym ze sposobów, w jaki BigTime zapewnia dokładność danych fakturowania, jest funkcja zarządzania przepływem pracy. Zapewnia ona, że właściwe kroki zostaną podjęte przez właściwe osoby we właściwej kolejności od momentu rozpoczęcia projektu do dostarczenia ostatecznej faktury. Umożliwia kontrolę nad tym, kto wprowadza czas, kto przegląda i zatwierdza czas oraz w jaki sposób modyfikowane są karty czasu pracy w przypadku wykrycia nieścisłości. W końcu faktura jest tak dobra, jak dane, na podstawie których została wystawiona.

Najlepsze oprogramowanie do fakturowania dla wykonawców

Szukając najlepszego oprogramowania do fakturowania dla kontrahentów, najważniejsza jest łatwość obsługi. Większość wykonawców ma już wiele do zrobienia i nie może spędzać dużo czasu na dostosowywaniu się do systemu fakturowania. Muszą go wdrożyć, a następnie pozwolić mu pracować za nich. To samo dotyczy najlepszego oprogramowania do fakturowania dla freelancerów. Tylko dlatego, że nie ma wielu osób wprowadzających czas, nie oznacza to, że nie ma wielu projektów, wielu zadań i dużej złożoności ustaleń dotyczących rozliczeń.

Kluczem do skuteczności fakturowania BigTime jest wydajność, elastyczność, dokładność i prostota. Jest wydajny, ponieważ wystawiasz faktury na podstawie informacji rozliczeniowych, które już przechwyciłeś na ekranach zarządzania projektami i śledzenia czasu. Jest elastyczny, ponieważ oferuje szablony fakturowania, w których nadanie fakturze pożądanego wyglądu jest kwestią zaznaczenia pól. Jest dokładny, ponieważ wszystkie dane zostały przechwycone w kontrolowanym procesie i nie ma szans na pominięcie czegoś, co powinno znaleźć się na rachunku. Aplikacja jest prosta w instalacji, zrozumieniu i obsłudze.

Jednak to oprogramowanie do fakturowania nie jest proste pod względem możliwości. Możesz skonfigurować różne projekty klientów w różny sposób. Masz pełną kontrolę nad tym, kiedy i w jaki sposób wystawiasz faktury. BigTime integruje się z systemami księgowymi dla małych firm, takimi jak Intuit QuickBooks i Sage Intacct. BigTime automatyzuje kilka modeli cenowych i obsługuje każdy rodzaj cyklu rozliczeniowego, jaki chcesz dla swojej firmy.

Kiedy freelancer lub wykonawca potrzebuje wsparcia produktowego, potrzebuje go natychmiast. BigTime oferuje czat online i inne usługi stałego wsparcia, dzięki czemu możesz rozwiązać problemy z oprogramowaniem i skupić się z powrotem na swojej działalności.

Najlepsze darmowe oprogramowanie do fakturowania

Możliwe jest znalezienie bezpłatnego oprogramowania do fakturowania. Nie trzeba długo szukać, aby znaleźć oprogramowanie do fakturowania do pobrania za darmo. Istnieją nawet szablony Excel i makra, które akceptują dane rozliczeniowe i generują faktury. Warto jednak pamiętać, że pieniądze płacone dostawcy oprogramowania to tylko część kosztów związanych z nabyciem, instalacją i korzystaniem z systemu fakturowania online.

Na przykład będziesz musiał znaleźć sposób, aby nowy darmowy system działał z pozostałymi systemami. Może to wymagać budowania interfejsów, modyfikowania innych systemów lub, w najgorszym przypadku, ponownego wprowadzania danych ze starych pakietów do nowego. Będziesz musiał rozważyć, jak darmowe oprogramowanie będzie działać w czasie. Czy będzie nadążać za zmianami w Twojej firmie lub branży? Jeśli pojawią się nowe wersje, co wiąże się z ich instalacją? Jakie nowe procesy i procedury będziesz musiał przyjąć, aby nowy system działał? Czy będzie on naprawdę działał, czy też będziesz musiał wykonać więcej pracy?

Zamiast instalować darmowy system fakturowania lub zarządzać projektami za pomocą mozaiki systemów, może nadszedł czas, aby przejść do zintegrowanego systemu śledzenia czasu i zarządzania projektami, który generuje faktury w ramach swoich możliwości. BigTime nie jest darmowy, ale oferujemy bezpłatny okres próbny.

Jeśli zamierzasz podjąć wysiłek zainstalowania nowego systemu, warto wybrać taki, który jest przeznaczony dla rozwijających się małych firm konsultingowych. Rozumiemy Twoje wyzwania i mamy zintegrowane możliwości, aby im sprostać. Po co zadowalać się samodzielnym oprogramowaniem do fakturowania, skoro można wypróbować pakiet, który zarządza projektami od początku do końca? Możesz być mile zaskoczony, gdy dowiesz się, co może dla Ciebie zrobić w pełni funkcjonalny pakiet dla małych firm, taki jak BigTime.