Księgowość biznesowa obejmuje zarówno zobowiązania (pieniądze, które firma jest winna sprzedawcom i dostawcom usług B2B), jak i należności (wpływy pieniężne z pieniędzy należnych firmie od klientów). Jako profesjonalny konsultant, tworzenie i wysyłanie faktur lub rachunków do klientów może wyczerpać twój czas i energię. Zatrudniając asystenta administracyjnego do obsługi finansów, generujesz koszty ogólne, które pochłaniają Twoje zyski.

Dla wielu profesjonalistów, w tym wykonawców, prawników, architektów, inżynierów i ekspertów IT, prowadzenie dokumentacji finansowej nie zawsze jest ich mocną stroną. Co więcej, spędzanie zbyt wielu godzin na zadaniach administracyjnych może utrudniać rozwój firmy lub powodować spadek jakości świadczonych usług.

W celu zapewnienia ciągłego sukcesu firmy, inwestycja w proste oprogramowanie do fakturowania zautomatyzuje operacje zaplecza biurowego i uwolni czas na skupienie się na podstawowej działalności i wiedzy specjalistycznej. Oprogramowanie do fakturowania służy do śledzenia sprzedaży produktów lub usług klientom. Najlepsze oprogramowanie do fakturowania będzie również generować i wysyłać faktury do klientów oraz akceptować płatności należne za świadczone usługi.

W zależności od wielkości firmy i liczby klientów obsługiwanych jednocześnie, warto rozważyć oprogramowanie systemu rozliczeniowego z dodatkowymi funkcjami, takimi jak śledzenie czasu różnych pracowników i siebie. W ten sposób możesz śledzić, ile czasu spędzasz z każdym klientem, dzięki czemu możesz odpowiednio go rozliczyć - nawet z dokładnością do kwadransa czasu spędzonego nad jego sprawą lub projektem.

W przypadku firm, które oferują handel elektroniczny lub oprogramowanie jako usługę (SaaS), nadal będą potrzebować oddzielnego oprogramowania do fakturowania i fakturowania, które obsługuje zaplanowane płatności rachunków, które mają miejsce co miesiąc, co kwartał lub co rok. Celem każdego oprogramowania do fakturowania jest uproszczenie życia przy jednoczesnym upewnieniu się, że odzyskasz wszystkie pieniądze należne Ci za czas lub usługi, które świadczysz.

Oprogramowanie do faktur

Poniżej przyjrzymy się niektórym funkcjom, których należy oczekiwać od oprogramowania do zarządzania fakturami, zwłaszcza takiego, które jest przeznaczone dla profesjonalnych usługodawców prowadzących małe i średnie firmy, a nie duże korporacje.

Łatwe i proste rozliczenia

Pierwszą rzeczą, której mała firma powinna szukać w oprogramowaniu do fakturowania, jest łatwość jego opanowania i sposób, w jaki może ono uprościć należności. Warto rozważyć autorskie oprogramowanie, takie jak BigTime, które zostało opracowane specjalnie dla konsultantów, wykonawców i wewnętrznych dostawców usług.

Wyobraź sobie, że wystarczy jedno kliknięcie, aby bieżąca faktura klienta została automatycznie podliczona i wysłana. Faktura ta może obejmować zarówno roboczogodziny spędzone nad projektem, jak i koszt materiałów pobranych od klienta w bieżącym cyklu rozliczeniowym.

Bardziej wydajny proces bez użycia papieru

Nawet proste oprogramowanie do fakturowania eliminuje potrzebę korzystania z papierowych formularzy, papierowych kopert i duplikatów paragonów. Możesz rozliczać swoich klientów za pomocą faktur stworzonych specjalnie z myślą o ich potrzebach lub w preferowany przez Ciebie sposób. Każde zadanie związane z fakturą jest wykonywane cyfrowo, a faktury są wysyłane do klientów automatycznie w terminie ich płatności za pośrednictwem poczty elektronicznej lub załączników do wiadomości.

Wyobraź sobie, jak bardzo Twoje operacje są usprawnione po usunięciu dokumentacji papierowej. Przepływy pracy stają się bardziej wydajne dzięki automatycznemu wypełnianiu formularzy i automatycznym obliczeniom podatków, opłat i pozostałego salda.

Oprogramowanie do faktur z możliwością dostosowania

Jeśli chodzi o konsultantów i handlowców, nie wszyscy działają dokładnie w ten sam sposób. Dlaczego więc miałbyś ograniczać się do jednego lub dwóch rodzajów faktur? Tylko dlatego, że kupujesz łatwe oprogramowanie do fakturowania, nadal powinieneś być w stanie modyfikować pola, grafikę i układ, aby dopasować je do swojego procesu rozliczeniowego, marki i klientów.

Oprogramowanie do fakturowania

Dzisiejsze oprogramowanie do fakturowania jest w dużym stopniu zautomatyzowane, co oznacza, że zadania są wykonywane przez program komputerowy i nie wymagają ręcznego wprowadzania danych. Nawet proste oprogramowanie do fakturowania powinno automatyzować niektóre zadania, takie jak płatności za rachunki kartą debetową/kredytową lub kontem czekowym zgodnie z preferencjami klienta. Jeśli twoje oprogramowanie do fakturowania nie obsługuje wszystkiego, od śledzenia czasu, przez dostarczanie rachunków, po przetwarzanie płatności końcowych, to korzystasz z przestarzałej aplikacji do fakturowania, która może kosztować cię czas i pieniądze. 

Rozważ oprogramowanie do faktur online, które można również zintegrować z systemem zarządzania projektami i/lub systemem płac dla firm z ekipami roboczymi lub pracownikami biurowymi. Dzięki integracji oprogramowania do fakturowania, dane mogą być przesyłane bezpośrednio do systemu płacowego, gdy pracownicy wprowadzają przepracowane godziny w interfejsie oprogramowania do fakturowania. Zarobki pracowników są następnie obliczane automatycznie wraz z odpowiednimi potrąceniami na świadczenia, mundury, wypożyczony sprzęt i podatki.

Oprogramowanie do fakturowania online jest szczególnie przydatne dla firm, które zatrudniają również freelancerów lub pracowników pracujących z domu. Spójrzmy prawdzie w oczy, praca zdalna jest tutaj na stałe, a wiele małych firm odkrywa koszty ogólne, które mogą zaoszczędzić, pozwalając swoim pracownikom na pracę zdalną lub w terenie. Również w tym przypadku oprogramowanie do faktur online umożliwia zespołom sprzedażowym i serwisowym tworzenie faktur bez względu na to, gdzie się znajdują - w domu, w biurze lub w terenie.

Oprogramowanie do fakturowania i rozliczeń, które jest dostępne online i oferuje przechowywanie w chmurze, może zoptymalizować zarządzanie rozliczanymi godzinami pracy ekipy terenowej z klientami. Rozważ współpracę z rozwiązaniem takim jak BigTime, które oferuje płynną integrację między oprogramowaniem do zarządzania projektami a oprogramowaniem do fakturowania.

Tego typu pakietowe rozwiązania pozwalają zarządzać produkcją w toku (WIP), dzięki czemu można zobaczyć bieżące godziny podlegające rozliczeniu i prognozować przyszłe zarobki dla zaplanowanych projektów. Połączone oprogramowanie BigTime do zarządzania projektami i fakturowania oferuje najnowocześniejszy przepływ pracy, ale cena jest dostosowana do potrzeb właścicieli małych firm.

Najlepsze darmowe oprogramowanie do fakturowania

Wielu właścicieli firm znajdzie darmowe oprogramowanie do fakturowania w Internecie. Jednak te aplikacje typu open-source mają ograniczoną funkcjonalność i zależą od programistów z całego świata, którzy testują i ulepszają darmowe oprogramowanie do fakturowania. Następnie inne firmy sprzedają najlepsze darmowe oprogramowanie do fakturowania jako sposób dla potencjalnych nabywców na przetestowanie programu.

Zawsze upewnij się, że darmowe oprogramowanie, które pobiera Twoja firma, pochodzi z renomowanego źródła. Nierzadko zdarza się, że dystrybutorzy darmowego oprogramowania, zwłaszcza z zagranicy, instalują ukryty kod, który działa jak bot danych. Program ten może umożliwić cyberprzestępcom dostęp do procesorów komputera i poufnych danych finansowych.

Najlepsze darmowe oprogramowanie do fakturowania jest oferowane przez uznanych twórców oprogramowania lub przedsiębiorstwa SaaS. Na przykład oprogramowanie do fakturowania i rozliczania czasu BigTime nie jest darmowe, ale oferuje bezpłatny okres próbny. W rzeczywistości powinieneś czuć się bardziej komfortowo z firmami, które oferują bezpłatne okresy próbne, aby przetestować ich oprogramowanie.

Dlaczego? Ponieważ dobra aplikacja biznesowa sprzeda się sama i nie potrzebuje marketingowego szumu. Użytkownicy testowi są przekształcani w płacących klientów, ponieważ dostrzegają wartość oferowaną przez produkt, zwłaszcza gdy wiele zadań jest zautomatyzowanych.

Najlepsza aplikacja do faktur

Jeśli nadal używasz arkuszy kalkulacyjnych Excel jako najlepszej aplikacji do fakturowania do śledzenia rozliczeń z klientami, godzin pracy pracowników i innych informacji księgowych, to tracisz na zaawansowaniu, jakie może zaoferować dedykowany pakiet do zarządzania projektami, fakturowania i śledzenia czasu. Gdy właściciele małych firm używają programu Excel jako arkusza kalkulacyjnego, spędzają wiele godzin tygodniowo na ręcznym wprowadzaniu danych.

Dla firm, które używają QuickBooks jako narzędzia do zarządzania finansami, BigTime oferuje płynną integrację, która faktycznie zwiększy ich produktywność księgową. Po pierwsze, migracja danych między dwiema platformami jest bezproblemowa. Nie ma potrzeby ponownego wprowadzania danych i można korzystać z wygody chmury Intuit w BigTime, aby bezpiecznie i skutecznie przesyłać dane biznesowe.

Dla konsultantów, księgowych, architektów, inżynierów, usług IT, marketingu/kreatywności i kancelarii prawnych, BigTime jest jednym z najlepszych programów do fakturowania. Najlepsze oprogramowanie do fakturowania dla freelancerów powinno być dostępne zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i urządzeniach mobilnych, dzięki czemu Twoje informacje dotrą tam, gdzie wyśle Cię praca.

Wyobraź sobie oszczędność czasu, gdy możesz płynnie synchronizować dane między BigTime i QuickBooks oraz wysyłać faktury z dowolnego systemu. Ponadto, BigTime Sync Agent sprawia, że dane klientów i faktury są dostępne z komputera stacjonarnego lub zdalnie dla pracowników i klientów online.

Zoho Invoice

Zoho books to jeden z przykładów darmowego oprogramowania do fakturowania online, które pomaga małym firmom śledzić wydatki. Problem z uniwersalną aplikacją do fakturowania polega jednak na tym, że nie jest ona dostosowana do unikalnych potrzeb wykonawców, konsultantów, handlowców i dostawców usług osobistych.

BigTime został opracowany z myślą o tych konkretnych branżach - firmach, które mogą mieć personel składający się z około 5 pracowników, którzy mogą wykonywać pracę w terenie, w biurze i w domu. Firmy te często traciły pieniądze z powodu niefakturowanej pracy i nieśledzonych wydatków.

BigTime oferuje jednak platformę do fakturowania, którą można zintegrować z zadaniami zarządzania projektami, aby uzyskać scentralizowane miejsce do śledzenia rozliczanych zadań projektowych, godzin pracy pracowników oraz wydatków związanych z podróżami i zakupem sprzętu.

Porównaj BigTime z Freshbooks, która jest kolejną aplikacją księgową skierowaną do freelancerów i samozatrudnionych profesjonalistów. Freshbooks po prostu nie oferuje tak szerokiego zakresu usług i integracji z QuickBooks, jakich wymaga profesjonalny biznes. Dzięki BigTime możesz śledzić wszystkie wydatki związane z klientami, jednocześnie śledząc czas i wydatki swoich pracowników.

Aby dowiedzieć się, w jaki sposób BigTime może usprawnić rozliczenia należności, śledzić przepracowane godziny i zautomatyzować proces fakturowania, odwiedź nas online.