OPROGRAMOWANIE DO ZARZĄDZANIA ZASOBAMI

Oprogramowanie do zarządzania zasobami, znane również jako oprogramowanie do planowania zasobów, to narzędzie lub platforma używana do monitorowania, planowania i przypisywania zasobów do różnych operacji w organizacji.

W zależności od rodzaju oprogramowania i zawartych w nim funkcji, narzędzie to może być wykorzystywane przez organizacje świadczące profesjonalne usługi do:

1. Przypisywanie osób do projektów
2. Określenie potrzeb firmy w zakresie zatrudniania pracowników
3. Obliczanie dostępnej, rozliczalnej i ogólnej wydajności
4. Wybór odpowiednich pracowników do projektu na podstawie ich umiejętności, kwalifikacji i innych cech.
5. Prognozowanie wydajności i przewidywanie dalszych trendów
6. Tworzenie szkiców przyszłego projektu w celu oszacowania zapotrzebowania na zasoby w przyszłości.

W branży usług profesjonalnych planowanie zasobów można podzielić na siedem kategorii, w zależności od rodzaju zasobów, którymi chcemy zarządzać. Kategorie te obejmują:

1. Usługi: Outsourcing, zatrudnianie zewnętrznych dostawców lub nowych specjalistów
2. Praca: Specjaliści i pracownicy zaangażowani lub mający być zaangażowani w projekt
3. Sprzęt: Komputery i inne urządzenia
4. Materiały: Oprogramowanie, akcesoria, pieniądze i budżet, w tym szacunki
5. Przestrzeń lub jej brak w przypadku pracowników zdalnych
6. Czas i dostępne możliwości

Oprogramowanie do zarządzania zasobami jest wykorzystywane przez wszystkie rodzaje organizacji, niezależnie od ich branży. W branży usług profesjonalnych planowanie zasobów jest zwykle wykorzystywane przez firmy, które chcą zmaksymalizować swoją wydajność, a co za tym idzie, zyski, wykorzystując jak najwięcej swoich zasobów. Jednak inne rodzaje firm również nie są obce temu procesowi, ponieważ może on pomóc im w zarządzaniu operacjami zatrudniania i efektywnym planowaniu zasobów.

Planowanie zasobów to podstawa każdej firmy. Jednak na małą skalę proces ten nie wymaga zaawansowanych rozwiązań. Aby skutecznie zarządzać zasobami w dynamicznie rozwijającej się organizacji, firma musi wdrożyć oprogramowanie do zarządzania zasobami. Ogólnie rzecz biorąc, pozwala ono menedżerom gromadzić wszystkie dane niezbędne do podejmowania decyzji, uzyskiwać do nich dostęp i przeglądać je za pomocą intuicyjnych pulpitów nawigacyjnych z automatycznymi wykresami i tabelami. Dlatego jest to nieoceniony zasób, który oszczędza czas - i może zwiększyć zyski, jeśli jest używany prawidłowo.

1. Opracowanie planu zarządzania zasobami.
2. Przejrzyj wszystkie projekty i zobacz, jakich zasobów wymagają i jacy specjaliści mogą być potrzebni w najbliższej przyszłości.
3. Oszacuj ilość zasobów potrzebnych do ukończenia projektu.
4. Weryfikacja dostępności i przypisywanie zasobów do poszczególnych zadań.
5. Monitoruj zasoby i ich zmiany oraz podejmuj odpowiednie decyzje, aby osiągnąć swoje cele.

W większych firmach za planowanie zasobów odpowiada zazwyczaj kierownik ds. zasobów. Jeśli jednak firma nadal nie ma takiego kierownika, za te procesy może odpowiadać COO lub PMO. Gdy firma się rozrasta, zaleca się zaangażowanie w ten proces również kierowników projektów.

Jednak osoba odpowiedzialna za tę kwestię może się różnić w zależności od struktury firmy.

Efektywność zarządzania zasobami można mierzyć za pomocą takich wskaźników, jak

1. Odchylenie kosztów: Różnica między szacunkami a rzeczywistymi kosztami poszczególnych projektów.
2. Wykorzystanie zasobów: Liczba godzin, które wszyscy pracownicy lub poszczególni pracownicy spędzają na pracy podlegającej rozliczeniu.
3. Zaplanowane zasoby a zasoby, które są faktycznie wykorzystywane.
4. Liczba godzin, które nie zostały poświęcone na żadną działalność podlegającą rozliczeniu. Można ją również obliczyć jako liczbę dostępnych specjalistów.