Zautomatyzowane i intuicyjne oprogramowanie systemu fakturowania usprawni operacje fakturowania administracyjnego, jednocześnie gromadząc ważne dane biznesowe o klientach. Gdy informacje o relacjach z klientami (CRM) lub oprogramowanie księgowe QuickBooks są zintegrowane z najlepszą aplikacją do fakturowania, właściciele firm mają możliwość tworzenia raportów analitycznych, które mogą pokazać niedociągnięcia w operacjach. 

Odpowiednie oprogramowanie do fakturowania powinno być w stanie to zrobić - generować raporty, które pokazują, ile pracy w toku (WIP) fakturujesz i ile pieniędzy jesteś winien za ukończoną pracę, za którą wciąż trzeba zapłacić. Wielu właścicieli firm uważa, że oprogramowanie do fakturowania służy wyłącznie do śledzenia dostarczonych usług oraz do automatycznego generowania i wysyłania faktur.

Chociaż jest to najbardziej podstawowy opis oprogramowania do fakturowania, najlepsza aplikacja do fakturowania pójdzie o krok dalej. Konsultanci, tacy jak architekci, księgowi, prawnicy, menedżerowie finansowi, inżynierowie, eksperci IT i kreatywni profesjonaliści, tacy jak graficy i twórcy stron internetowych, mogą mieć różne sposoby otrzymywania wynagrodzenia za świadczone usługi.

Wielu prawników pobiera od klientów początkową opłatę wstępną, a następnie inne uzgodnione kwoty należne w określonym czasie. Inni właściciele małych firm rozliczają klientów w zależności od dostarczonej usługi, co jest powszechne w branżach usługowych, takich jak warsztaty samochodowe lub salony i spa. Wreszcie, istnieją konsultanci, którzy rozliczają się za godzinę, co zazwyczaj preferują inżynierowie, księgowi, projektanci i wielu innych profesjonalistów.

Oznacza to, że oprogramowanie do fakturowania offline powinno być wystarczająco elastyczne, aby zautomatyzować każdy z tych modeli rozliczeniowych, a jednocześnie być intuicyjne. Najlepsza aplikacja do fakturowania będzie miała intuicyjny interfejs, co oznacza, że będzie wykazywać następujące cechy doświadczenia użytkownika:

  • Interfejs oprogramowania powinien być przyjazny i łatwy w nawigacji między opcjami.
  • Większość funkcji powinna być dostępna z menu głównego, a nie ukryta w wielu menu.
  • Cały system powinien mieć jasną hierarchię architektoniczną z oczywistymi przejściami do szczegółowych funkcji.
  • Aplikacje powinny wiedzieć, jaki powinien być następny proces i prezentować te opcje w sposób organiczny.

Intuicyjne oprogramowanie systemu rozliczeniowego z tymi funkcjami jest bardziej prawdopodobne, a użytkownik końcowy jest bardziej skłonny do korzystania z bardziej zaawansowanych funkcji oprogramowania, w przeciwieństwie do rezygnacji z programu, ponieważ jest on po prostu zbyt uciążliwy w użyciu.

Oprogramowanie systemu rozliczeniowego dla małych firm

Księgowość małej firmy ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy. W rzeczywistości wiele małych i średnich firm (SMB) przyznaje się do niepowodzenia z powodu braku dobrej księgowości. Obejmuje to utrzymywanie się na szczycie zobowiązań lub pieniędzy, które jesteś winien, aby Twoja firma działała, oraz należności, czyli pieniędzy należnych Ci od klientów. Najlepsze oprogramowanie systemu rozliczeniowego dla właścicieli małych firm

Jeśli jesteś właścicielem firmy opartej na usługach, prawdopodobnie będziesz polegać na gotówce, kredytach lub rozwiązaniach płatności online, aby zbierać pieniądze należne za świadczone usługi. Dodatkowo, nawet proste oprogramowanie do fakturowania dla małych firm powinno również automatycznie obsługiwać informacje podatkowe, tworzyć i wysyłać pokwitowania dla klientów, a także śledzić wydatki niebezpośrednie. Konta wydatków obejmują koszty ogólne, takie jak podróże, żywność, benzyna, zakwaterowanie, a czasem sprzęt.

Przy tak wielu opcjach rozliczeniowych możesz się zastanawiać, ile jest rodzajów faktur lub szablonów rozliczeniowych? Oto kilka rodzajów faktur, które można utworzyć w oprogramowaniu systemu rozliczeniowego dla małych firm:

  • Faktura cykliczna służy do naliczania opłat za bieżące usługi i może mieć taką samą kwotę, jak w przypadku modelu biznesowego typu członkostwo lub subskrypcja.
  • Faktura pro forma pokazuje klientowi całą kwotę należną po zakończeniu projektu i jest podobna do umowy lub rachunku sprzedaży.
  • Faktury przejściowe dzielą duże projekty na wiele płatności, co jest powszechne w przypadku konsultantów, takich jak inżynierowie i architekci.
  • Różne faktury mogą nie być zgodne ze standardowym formatem faktury, ale są używane do rozliczania klienta za różne usługi lub wydatki.
  • Przeterminowana faktura jest przypomnieniem dla klienta, że ma niezapłaconą kwotę należną za wykonane usługi lub dokonane zakupy.
  • Faktura końcowa jest wysyłana na koniec projektu i służy również jako powiadomienie o zakończeniu projektu.

Wszystkie rodzaje systemów rozliczeniowych powinny umożliwiać tworzenie różnych rodzajów faktur, dzięki czemu Twoja firma będzie wyglądać profesjonalnie i wydajnie.

Proste oprogramowanie do fakturowania

Istnieją 3 podstawowe funkcje, które nawet proste oprogramowanie do fakturowania powinno umożliwiać użytkownikowi. Są to konfigurowanie i wysyłanie szacunkowych opłat za projekt, tworzenie faktury za wykonane usługi i akceptowanie płatności oraz automatyczne generowanie paragonu dla klienta po otrzymaniu i zweryfikowaniu środków.

Tutaj przeanalizujemy 3 rodzaje systemów rozliczeniowych, które powinny być brane pod uwagę w przypadku każdej małej firmy, w tym samodzielne, pakietowe i oparte na chmurze typy systemów rozliczeniowych.

Samodzielne proste oprogramowanie do faktur

Te w pełni funkcjonalne i proste aplikacje do fakturowania są dobrym początkiem dla właściciela małej firmy, który chce wyeliminować ciężar wprowadzania i formatowania danych rozliczeniowych za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel lub innej przestarzałej aplikacji do fakturowania. Najprostsze oprogramowanie do fakturowania będzie przystępne cenowo i zapewni różne szablony faktur, dzięki którym użytkownicy będą mogli rozpocząć pracę w krótkim czasie.

Nawet samodzielne typy oprogramowania systemu rozliczeniowego umożliwiają dostęp do faktur na urządzeniu mobilnym. Dzięki temu, nawet będąc w terenie lub w biurze klienta, można szybko utworzyć i wysłać fakturę.

Dołączone oprogramowanie do zarządzania projektami

Następnym krokiem jest rozważenie pakietu oprogramowania do księgowości i zarządzania projektami, takiego jak ten oferowany przez BigTime, który umożliwia planowanie, budżetowanie i rozliczanie projektu wszystko z jednej wygodnej lokalizacji. Aplikacje te zawierają wiele wyjątkowych narzędzi do zarządzania projektami i fakturowania, takich jak śledzenie czasu pracowników, narzędzia osi czasu projektu, takie jak wykresy Gantta, zarządzanie przepływem pracy i fakturowanie projektów.

Oparte na chmurze typy systemów rozliczeniowych

Oparty na chmurze system rozliczeniowy jest idealny, gdy pracownicy znajdują się w różnych lokalizacjach i muszą rejestrować czas i wydatki klientów w terenie. Ponieważ wszystkie informacje o rozliczeniach z klientami są przechowywane w chmurze, można uzyskać do nich dostęp za pośrednictwem smartfona, laptopa, komputera stacjonarnego lub tabletu. Ponadto oprogramowanie oparte na chmurze jest najlepszym rozwiązaniem, gdy chcesz mieć pewność, że nigdy nie stracisz żadnych danych, ponieważ systemy te mają funkcje automatycznego tworzenia kopii zapasowych i przywracania.

Cena oprogramowania systemu rozliczeniowego

Większość twórców oprogramowanie rozliczeniowe dla komputerów PC Zdają sobie sprawę, że mała firma będzie potrzebować mniej funkcji i opcji, podczas gdy korporacja typu korporacyjnego będzie w porządku z płaceniem wyższej ceny oprogramowania systemu rozliczeniowego, ponieważ będą korzystać z wielu funkcji automatyzacji wyższego poziomu. Oferują więc różne rodzaje faktur z przykładami z wielu poziomów usług.

Na przykład BigTime oferuje 3 punkty cenowe oprogramowania systemu rozliczeniowego z korzyścią dla swoich klientów, zarówno dużych, jak i małych. Podobnie jak wiele firm, BigTime oferuje 3 poziomy w cenie za użytkownika, która jest rozliczana rocznie. Jako właściciel firmy możesz wybrać, który plan jest dla Ciebie odpowiedni, zamiast brać oprogramowanie, które ma więcej funkcji niż Ty lub Twój zespół kiedykolwiek wykorzystacie.

Mniejsza firma zatrudniająca 5 lub mniej pracowników może zdecydować się na plan EXPRESS w cenie 10 USD miesięcznie za użytkownika. Obejmuje to podstawowe potrzeby związane z fakturowaniem, takie jak śledzenie czasu i integracja z QuickBooks. Poziom PRO jest nadal przystępny cenowo i wynosi 30 USD miesięcznie. Obejmuje on jednak więcej funkcji, takich jak portal klienta, przetwarzanie płatności, śledzenie wydatków i niektóre narzędzia do zarządzania projektami.

Poziom PREMIER zawiera wszystkie dzwonki i gwizdki i jest kompletnym pakietem do zarządzania projektami oraz budżetowania i fakturowania projektów. Za jedyne 40 USD miesięcznie na użytkownika aplikacja ta oferuje wielopoziomowy przepływ pracy zatwierdzania oraz rozbudowane narzędzia do raportowania analitycznego i analizy biznesowej.

Jako właściciel firmy możesz zacząć od pakietu ekspresowego, a wraz z rozwojem firmy możesz łatwo przejść na plan wyższego poziomu bez obaw o synchronizację i integrację danych. Dla małych firm sensowne jest wybranie firmy, która będzie rosła wraz z nimi, gdy będą przenosić się na nowe terytoria, rozszerzać swoją ofertę usług, podejmować więcej projektów i zatrudniać więcej pracowników.

Bezpłatne oprogramowanie systemu rozliczeniowego

Wybierając oprogramowanie do fakturowania na PC, nie tylko będziesz chciał mieć dostęp do różnych rodzajów faktur z przykładami, ale także będziesz chciał skorzystać z bezpłatnego okresu próbnego, aby przetestować system rozliczeniowy. Firmy takie jak BigTime oferują bezpłatne okresy próbne, aby zademonstrować potencjalnym klientom, w jaki sposób aplikacja do fakturowania może im pomóc. Zaangażowanie się w platformę oprogramowania może być przerażające, ponieważ po zakupie i poświęceniu czasu na przeszkolenie innych użytkowników w zakresie aplikacji do fakturowania, nie chcesz zawrócić i stracić czasu i kosztów, które wydałeś.

Być może masz już arkusze kalkulacyjne Excel lub szablony, które utworzyłeś i uważasz za darmowe oprogramowanie do fakturowania. Excel jest jednak ogólną aplikacją do arkuszy kalkulacyjnych, która nie uwzględnia sposobu, w jaki naprawdę pracują konsultanci i profesjonaliści. I o ile nie jesteś ekspertem od Excela lub programistą, nie ma możliwości, aby Excel lub jakiekolwiek oprogramowanie do fakturowania za darmo zautomatyzowało wiele zadań, które muszą być wykonywane ręcznie w Excelu.

Innym powodem, dla którego należy unikać darmowego oprogramowania systemu rozliczeniowego typu open source jest to, że programom tym często brakuje dobrych funkcji bezpieczeństwa i prywatności, przez co wrażliwe dane klientów i dane finansowe są narażone na niebezpieczeństwo. Ponadto, darmowe oprogramowanie rozliczeniowe w końcu przestanie być wspierane przez deweloperów, ponieważ korzystali oni z darmowej wersji oprogramowania jedynie w celu przetestowania systemu, którego będą używać jako oprogramowania subskrypcyjnego.

Nie ryzykuj powierzenia swoich najważniejszych informacji biznesowych darmowej aplikacji do fakturowania, która może mieć ukryte błędy w oprogramowaniu. Te niesprawdzone aplikacje mogą powodować niestabilne działanie aplikacji lub częste awarie programu.