Każdy, kto prowadzi jakąkolwiek działalność konsultingową wie, jak ważne jest fakturowanie. W końcu, jeśli nie przesyłasz terminowych i dokładnych faktur, nie otrzymujesz terminowych i dokładnych płatności. Proces fakturowania to jednak nie wszystko. Faktura jest ważną częścią tego, jak prezentujesz się swojemu klientowi.

Dobrze wyglądająca faktura świadczy o profesjonalizmie. Jeszcze lepiej, jeśli zawiera logo firmy i inne informacje o firmie. Pomaga to klientowi poczuć się pewnie, że pracuje z konsultantem, który wie, co robi. Gdy faktura wygląda biznesowo, klientowi łatwiej jest założyć, że naliczone kwoty w dolarach i inne szczegóły są dokładne.

Oczywiście lepiej, aby te szczegóły były dokładne. Dlatego właśnie potrzebny jest automatyczny generator faktur. Jeśli musisz wprowadzać dane rozliczeniowe z systemu zarządzania projektami do oddzielnego systemu fakturowania, istnieje dodatkowa możliwość popełnienia błędu. Jeśli musisz, co gorsza, odczytywać rozliczane godziny i dolary z raportu i ręcznie wprowadzać je ponownie do systemu fakturowania, jest prawie nieuniknione, że prędzej czy później wystąpi błąd. Co więcej, ponowne wprowadzanie danych zajmuje dużo czasu i wysiłku, który można lepiej wykorzystać na działania przynoszące firmie przychody. Zautomatyzowany system fakturowania nie tylko oszczędza czas, ale jest też dokładniejszy. 

Najlepiej, aby proces tworzenia faktury był prosty. Nie oznacza to, że system fakturowania powinien być prosty pod względem tego, co robi, ale powinien być prosty w obsłudze. Gdy masz zintegrowany system zarządzania projektami i śledzenia czasu pracy, który obejmuje fakturowanie jako jedną z jego funkcji, wystawienie faktury jest proste. Zbieranie wszystkich danych czasowych i rozliczeniowych, przekształcanie tych danych w informacje rozliczeniowe i automatyczne dostarczanie klientowi spersonalizowanej faktury nie wymaga żadnej specjalnej interwencji człowieka.

Najlepsza aplikacja do faktur

Najlepsza prosta aplikacja do fakturowania to taka, która nie tylko obsługuje elastyczne generowanie faktur, ale także umożliwia łatwe wprowadzanie i zbieranie podstawowych stawek i godzin. System rozliczeń i fakturowania nie powinien być jedynie generatorem faktur dla klientów. Jest to również narzędzie, które pomaga śledzić wszystkie wydatki i potencjalnie rozliczane godziny, które ostatecznie wpłyną na przychody i przepływy pieniężne.

Zintegrowany system rozliczeń i fakturowania, taki jak BigTime, umożliwia zarządzanie stawkami rozliczeniowymi w tym samym miejscu. Możesz ustawić te stawki według zadania projektu, według osoby lub według dowolnych wewnętrznych kodów pracy, których używasz. Nie ma ograniczeń co do liczby różnych stawek rozliczeniowych dla projektu. Możesz mieć stawki bazowe, ale modyfikować je dla każdego pracownika lub kodu identyfikacyjnego. System podsumuje i zsumuje godziny, stawki i wydatki w dowolny sposób. Może dokonywać automatycznych przeliczeń w przypadku usunięcia wpisów lub innych zmian danych źródłowych.

Dostępne są pełne informacje o produkcji w toku (WIP), dzięki czemu w każdej chwili wiadomo, jaki jest status projektu. Jest to doskonała pomoc w zarządzaniu przepływem gotówki, ponieważ zawsze możesz zobaczyć, jakie prace będziesz w stanie zafakturować i kiedy.

Jest to prosty w obsłudze menedżer faktur, stworzony z myślą o potrzebach małych firm konsultingowych. Sprawia, że śledzenie, rozliczanie i fakturowanie jest dziecinnie proste dla architektów, księgowych, firm prawniczych, firm marketingowych, inżynierów, dostawców usług IT, a nawet wszelkiego rodzaju firm konsultingowych, które rozliczają godziny. Po skonfigurowaniu wszystkich projektów i kodów, nigdy nie ma wątpliwości, kto pracował nad jakim zadaniem, ile godzin poświęcił i co pojawi się na przyszłych fakturach dla klientów.

Proste oprogramowanie do faktur na PC

Jeśli jeszcze nie wdrożyłeś bogatego, zintegrowanego systemu, który obejmuje fakturowanie, być może korzystasz z prostego oprogramowania do fakturowania na PC. Na przykład, niektóre firmy znalazły prosty szablon faktury za darmo na rynku. Innym przykładem jest wiele małych firm konsultingowych korzystających z Intuit QuickBooks do zarządzania rozliczeniami i fakturowaniem. Jeśli Twoja firma korzysta z QuickBooks i jest zadowolona z wielu jego funkcji, nie musisz z nich rezygnować, aby zyskać zalety BigTime.

BigTime i QuickBooks współpracują ze sobą. BigTime oferuje możliwość zarządzania integracją z QuickBooks, a także zarządzania współdzielonymi danymi, dzięki czemu nigdy nie będziesz musiał dokonywać podwójnych wpisów w systemach. Możesz przesyłać dane za pomocą chmury Intuit w BigTime. BigTime przyjmuje ustawienia QuickBook, aby integracja przebiegała bezproblemowo.

Po skonfigurowaniu możesz wystawiać faktury za pośrednictwem QuickBooks lub BigTime, choć jesteśmy przekonani, że większość użytkowników uzna fakturowanie w BigTime za bardziej elastyczne i przyjazne dla klienta. Po zafakturowaniu w BigTime możesz wysłać faktury z powrotem do QuickBooks w celu dalszego przetworzenia przez QuickBooks.

Podczas początkowej konfiguracji BigTime możesz zaimportować dane, które QuickBooks już posiada. Możesz zaimportować je wszystkie lub ograniczyć to, co zostanie zaimportowane, według okresu lub klienta. Proces importu przenosi wszystkie kody pracy i wydatków QuickBooks i łączy je z ich odpowiednikami BigTime.

Jeśli byłeś użytkownikiem QuickBooks, jedną z największych zalet BigTime jest obsługa przepływu pracy. Po wprowadzeniu godzin, za które będziesz wystawiać faktury, BigTime dostarcza funkcję przepływu pracy, aby zapewnić, że są one wprowadzane, zatwierdzane i, jeśli to konieczne, korygowane przez właściwe osoby z odpowiednimi uprawnieniami, wykonujące właściwe czynności we właściwej kolejności.

Proste przetwarzanie faktur na komputerze PC pozwoli na rozliczenia i fakturowanie. Jednak solidny, zintegrowany system, taki jak BigTime, przenosi ten proces na nowy poziom profesjonalizmu i łatwości użytkowania.

Kreator faktur

Jednym z najważniejszych elementów systemu śledzenia czasu pracy i rozliczeń jest oprogramowanie do tworzenia faktur. System powinien zawierać aplikację do tworzenia faktur, która pozwala na pełną elastyczność w projektowaniu i generowaniu faktur oraz prezentowaniu ich klientowi. Musi ona robić coś więcej, niż tylko podawać prawidłowe liczby. Musi pokazywać informacje o fakturowaniu w sposób, który informuje klienta dokładnie, jakie usługi zostały wykonane i jak każda z nich jest rozliczana.

W BigTime dostępny jest szablon faktury, który umożliwia tworzenie faktur wyglądających dokładnie tak, jak chcesz, aby widział je klient. Możesz dostosować je za pomocą logo firmy i kolorów firmowych. Możesz podać swój adres, dane kontaktowe i inne informacje w stopce. Logowanie do menedżera faktur pozwala pracownikom dokładnie określić, które dane mają zostać uwzględnione na fakturze, a które nie.

Mogą to być stawki podatkowe, informacje o przekazach, status budżetu i wydatki z paragonami. Możesz dołączyć notatki i wyjaśnienia dotyczące wpisów czasowych. Niezależnie od tego, jakie informacje w poszczególnych pozycjach są ważne dla Ciebie i klienta, to właśnie one znajdą się na spersonalizowanej fakturze.

Istnieje pełna możliwość fakturowania WIP z obsługą wszystkich rodzajów fakturowania przyrostowego. W dowolnym momencie projektu można rozliczyć procent budżetu. Projekty o stałej opłacie można rozliczać na różnych etapach projektu lub gdy projekt osiągnie uzgodniony procent ukończenia.

Podczas konfigurowania fakturowania dostępny jest łatwy w użyciu edytor szablonów, który prowadzi użytkownika przez kolejne etapy konfiguracji faktury. Dostosowanie faktury jest tak proste, jak zaznaczenie pól wyboru w celu wskazania rodzaju informacji w nagłówku, szczegółach i stopce.

Darmowe oprogramowanie do faktur

Istnieje wiele darmowych programów do fakturowania dla małych firm. Każde wyszukiwanie dostępnych rozwiązań pokaże więcej niż jedno proste oprogramowanie do fakturowania do pobrania za darmo. Jest jednak jedna rzecz, o której należy pamiętać w przypadku darmowej aplikacji do fakturowania: tylko pobieranie oprogramowania jest bezpłatne.

Po uzyskaniu "darmowego" oprogramowania nadal trzeba je zainstalować i zintegrować z istniejącymi systemami. Będziesz musiał zastosować konserwację, kiedy i jeśli stanie się ona dostępna. Będziesz musiał skonfigurować procesy konfigurowania projektów, wprowadzania godzin i wydatków, zatwierdzania godzin i generowania zestawień rozliczeniowych. Chociaż być może nie będziesz musiał wypisywać czeku stronie trzeciej za żadną z tych czynności, wszystkie one stanowią dla Ciebie wydatek w postaci czasu i energii Twoich pracowników.

Prawie wszystko jest możliwe dzięki podstawowym systemom, a nawet arkuszom kalkulacyjnym Excel, jeśli masz czas i wiedzę, aby zrobić to, co chcesz. Oczywiście, będziesz również musiał kontynuować ich działanie, gdy zmienią się procesy biznesowe. Zintegrowany system śledzenia czasu pracy, rozliczeń i fakturowania oferuje znacznie więcej.

BigTime nie jest darmowym systemem do fakturowania, choć oferujemy bezpłatny okres próbny. Otrzymujesz jednak znacznie więcej niż tylko system fakturowania. Jest to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania projektami, które pomaga kontrolować pracę nad projektem od momentu skonfigurowania i przypisania zadań do projektu, aż do dostarczenia ostatecznej faktury klientowi.

Zamiast korzystać z mozaiki darmowego oprogramowania do zarządzania projektami, warto wypróbować BigTime. Oprócz zapewnienia pierwszorzędnego systemu fakturowania, daje on narzędzia do zarządzania projektami, które mogą potencjalnie poprawić produktywność w sposób, o którym być może nie pomyślałeś.