Małe firmy mają tę przewagę, że są bardziej elastyczne w reagowaniu na problemy klientów i mogą szybko dostosować swoje usługi, gdy zmienia się sytuacja gospodarcza lub wymagania klientów. Aby jednak firma odniosła sukces, musi działać efektywnie zarówno na froncie, jak i na zapleczu. Oznacza to dostarczanie wysokiej jakości usług lub produktów, które spełniają oczekiwania klientów, oraz posiadanie sprawnej administracji do obsługi zadań, które nie są związane z klientami.

W tym miejscu oprogramowanie do fakturowania dla małych firm może pomóc właścicielom w automatyzacji zaplecza. Oprogramowanie do fakturowania zapewnia cyfrowe środki do obsługi śledzenia i płatności za rozliczane usługi lub produkty. W przypadku konsultantów i innych profesjonalistów, takich jak księgowi, architekci, inżynierowie, eksperci IT, twórcy marketingu i grafiki oraz kancelarie prawne, słaba księgowość jest częstą przyczyną niepowodzenia biznesowego lub utraty zysków.

Nawet proste oprogramowanie do fakturowania, które śledzi czas i rozliczenia, może zwolnić godziny, aby skupić się na podstawowej działalności, jednocześnie uwalniając cię od tego przerażającego stosu dokumentów, które wydają się gromadzić coraz wyższe z każdym mijającym tygodniem. W rzeczywistości prowadzenie księgowości jest wymieniane przez właścicieli małych firm jako jedna z największych frustracji związanych z prowadzeniem firmy.

I to właśnie tutaj większe firmy przodują. Dysponują one kapitałem operacyjnym pozwalającym na utrzymanie pełnego personelu pracowników biurowych. Oznacza to, że mogą przyjmować więcej klientów, rozszerzać działalność na różne regiony lub świadczyć większą liczbę usług dla swoich klientów.

Jako koszt ogólny, właściciel małej firmy zazwyczaj nie może sobie pozwolić na opłacenie pracowników zajmujących się fakturowaniem, należnościami i prowadzeniem dokumentacji do celów podatkowych. Inne zalety oprogramowania do fakturowania obejmują:

  • Pozwala właścicielom firm na łatwe tworzenie i wysyłanie faktur za pomocą konfigurowalnych szablonów, które umożliwiają tworzenie faktur zgodnie z wymaganiami klienta.
  • Usprawnia operacje biznesowe, oszczędza papier i koszty drukowania oraz zapewnia ujednolicone podejście do operacji księgowych.
  • Oprogramowanie do fakturowania może śledzić inne wydatki związane ze świadczonymi usługami profesjonalnymi, takie jak podróże, zakwaterowanie lub wypełnianie dokumentacji.
  • Najlepsza aplikacja do fakturowania może generować raporty rozliczeniowe i wspierać prowadzenie dokumentacji finansowej, aby zapewnić cyfrowy ślad operacji związanych z należnościami i zobowiązaniami.
  • Oprogramowanie do fakturowania dla małych firm powinno śledzić rozliczenia pracy w toku, dzięki czemu można zobaczyć bieżące przepływy pieniężne i prognozować przyszłe dochody.

Najlepsza aplikacja do faktur uwolni właścicieli firm od czasochłonnego procesu przygotowywania faktur i innej dokumentacji, takiej jak koszt materiałów i śledzenie godzin przepracowanych przez podwykonawców.

Proste oprogramowanie do fakturowania dla małych firm

Proste oprogramowanie rozliczeniowe dla małych firm to takie, które jest łatwe w instalacji, łatwe do nauczenia i łatwe w użyciu. Ale, jeśli najbardziej gołe oprogramowanie systemu rozlicz eniowego dla małych firm nie ma tego, czego potrzebujesz do śledzenia i płacenia faktur, to naprawdę nie ma sensu. Ponadto każda profesjonalna firma nie działa ani nie wystawia rachunków w ten sam sposób.

Metody rozliczeń dla różnych specjalistów mogą być różne. Architekt lub inżynier może wystawiać klientom rachunki po osiągnięciu różnych etapów projektu lub terminów. Faktura dla konsultanta IT może obejmować stawki godzinowe wraz z wszelkimi wydatkami związanymi ze sprzętem komputerowym. Wreszcie, prawnik będzie chciał śledzić cały czas spędzony nad sprawą klienta, aż do kwadransa w czasie podlegającym rozliczeniu.

Kto w dzisiejszym szybkim tempie pracy biurowej ma czas na tworzenie faktur firmowych od podstaw? Tradycyjna metoda polegała na użyciu Excela lub innego programu do tworzenia danych tabelarycznych do tworzenia indywidualnych faktur, które śledziły rozliczane godziny dla każdego z projektów. Metoda ta nie tylko wymaga dogłębnej znajomości arkuszy kalkulacyjnych, ale także zajmuje dużo czasu, aby upewnić się, że wszystkie pola danych są poprawnie utworzone w celu obliczenia kosztów.

Odpowiednie oprogramowanie do fakturowania dla małych firm musi być elastyczne i konfigurowalne. Wybierz proste oprogramowanie do fakturowania z szablonami faktur, aby przyspieszyć proces tworzenia faktur. W ten sposób każdy profesjonalista może zacząć od faktury, która ściśle odpowiada jego potrzebom, a następnie dostosować ją tak, aby dokładnie pasowała do jego struktury rozliczeniowej lub wymagań klienta w zakresie fakturowania.

Oto niektóre z podstawowych informacji, których proste oprogramowanie do fakturowania dla małych firm będzie wymagać lub automatycznie generować, aby śledzić projekty i obliczać rachunki klientów:

  • Dane kontaktowe klienta
  • Nazwa projektu (opcjonalnie)
  • Unikalny identyfikator klienta
  • Unikalny numer faktury
  • Metoda płatności (kredyt, debet, czek itp.)
  • Status płatności (nowe, opóźnione, pobrane)
  • Termin płatności (jednorazowy lub cykliczny)
  • Data płatności
  • Zwrot płatności
  • Ustawa utworzona przez
  • Bill anulowany
  • Anulowanie ustawy zatwierdzone przez
  • Numery zamówień zakupu
  • Numer cytatu
  • Opłaty za wydatki
  • Dopłaty
  • Naliczone podatki

Mając te podstawowe dane, aplikacja do fakturowania lub oprogramowanie do fakturowania automatycznie wykona wszelkie obliczenia rachunków, utworzy raporty finansowe i automatycznie wyśle przypomnienia dla klientów, powiadomienia o opóźnionych rachunkach lub inne komunikaty, takie jak "nie można przetworzyć płatności". A ponieważ dostęp do aplikacji rozliczeniowej można uzyskać za pomocą telefonu komórkowego lub tabletu, można aktualizować dane w czasie rzeczywistym, będąc w terenie lub siedząc w biurze klienta. Ten rodzaj zautomatyzowanych rozliczeń pomoże Twojej firmie wyglądać bardziej profesjonalnie i będzie postrzegana przez klientów jako bardziej godna zaufania.

Oprogramowanie systemu rozliczeniowego

Istnieją 2 główne rodzaje oprogramowania systemu rozliczeniowego. Poprzednie omówienie prostego oprogramowania rozliczeniowego dla małych firm byłoby uważane za samodzielną aplikację do fakturowania. Drugim jest pakietowe oprogramowanie systemu rozliczeniowego dla większych firm i korporacji. Dołączone oprogramowanie zawiera więcej niż jedną główną aplikację.

BigTime to przykład systemu rozliczeniowego, który oferuje zarówno samodzielne, jak i pakietowe pakiety. Na przykład, oprócz oprogramowania do fakturowania, BigTime oferuje aplikacje do zarządzania projektami, rozliczania projektów i śledzenia czasu pracowników, które płynnie ze sobą współpracują, tworząc kompleksowe rozwiązanie do zarządzania przepływem pracy i rozliczeniami.

W miarę rozwoju firmy i zwiększania liczby pracowników, klientów, usług i terytoriów, proste oprogramowanie do fakturowania może okazać się niewystarczające, aby zaspokoić wszystkie potrzeby administracyjne. Jednym z przykładów systemu rozliczeniowego jest firma, która posiada już CRM lub bazę danych relacji z klientami.

Twój system CRM zawiera już dane kontaktowe klientów, poprzednie oferty, ostatnie zamówienia oraz dostawy lub usługi terenowe. Niektóre systemy rozliczeniowe łatwo integrują się z istniejącym systemem CRM, aby automatycznie udostępniać dane klientów. Oszczędza to czas i pieniądze, gdy nie trzeba zaczynać od nowej bazy danych i płacić za obszerne usługi wprowadzania danych.

Oprogramowanie systemu rozliczeniowego BigTime oferuje:

  • Elastyczne stawki rozliczeniowe - centralne miejsce dla wszystkich stawek rozliczeniowych i elastyczność w zastępowaniu standardowych stawek w razie potrzeby.
  • Zarządzanie pracami w toku - Bądź na bieżąco z postępami w pracy ze wszystkimi klientami, w tym z pracami, które zostały zamknięte i pracami w toku, co pozwala prognozować przyszłe dochody.
  • Płynne raportowanie - ta dołączona aplikacja płynnie integruje księgowość i zarządzanie projektami, dzięki czemu możesz podejmować mądrzejsze decyzje dotyczące budżetów i nowych projektów w oparciu o odpowiednie dane.
  • BigTime Wallet - Pozwala na szybsze płatności klientów, gdy można wysyłać faktury online, w dowolnym czasie i miejscu oraz akceptować preferowane przez klientów metody płatności.
  • Faktury za czas i materiały - automatyczne obliczanie godzin, stawek rozliczeniowych i wydatków dla każdego klienta.

Najlepsze oprogramowanie systemu rozliczeniowego dla większych firm to takie, które można połączyć z innymi programami administracyjnymi. W ten sposób wszystkie dane zaplecza znajdują się w jednym miejscu. Dzięki tego rodzaju oprogramowaniu do fakturowania nic nie jest pomijane, na przykład czas podróży i koszty materiałów, które mogą być wysokie i mają kluczowe znaczenie dla wyników finansowych.

Darmowe oprogramowanie do fakturowania dla małych firm

Badając, które firmy oferują najlepsze oprogramowanie do fakturowania dla kontrahentów, można natknąć się na strony internetowe oferujące darmowe oprogramowanie do fakturowania dla małych firm. Jeśli poważnie podchodzisz do swoich danych finansowych i danych klientów, oprogramowanie typu open source może być bezpłatne, ale może być pełne wyzwań.

Oto ważne zalety i wady bezpłatnego oprogramowania do fakturowania w porównaniu z zastrzeżonymi aplikacjami, które zostały opracowane specjalnie dla obsługiwanych rynków:

Darmowy szablon faktury

  • Zazwyczaj są one trudne do wdrożenia, trudne do nauczenia i nie są zaprojektowane tak, aby były przyjazne dla użytkownika lub łatwe w nawigacji.
  • Darmowe oprogramowanie księgowe dla małych firm nie zapewnia wsparcia technicznego. To użytkownik musi znaleźć i naprawić błędy w oprogramowaniu.
  • Programy do fakturowania o zamkniętym kodzie źródłowym są przeznaczone do pracy z głównymi platformami operacyjnymi, podczas gdy darmowy szablon faktury może być przeznaczony tylko dla systemów iOS, Windows lub Linux.
  • Programy o otwartym kodzie źródłowym nie są objęte gwarancją odpowiedzialności za wady oprogramowania lub słabe zabezpieczenia.

Oprogramowanie rozliczeniowe BigTime

  • BigTime oferuje graficzny interfejs użytkownika (GUI), który został zaprojektowany tak, aby był łatwy w nawigacji i wypełnianiu. Oprogramowanie można szybko wdrożyć i łatwo się go nauczyć, ponieważ nie zawiera zbędnych elementów.
  • Oczekuj doskonałej obsługi klienta i pomocy technicznej na wszystkich etapach użytkowania. Nasi klienci otrzymują regularne poprawki i aktualizacje programów, aby przeciwdziałać nowym atakom cyberprzestępców.
  • Jest to jeden z najlepszych programów do fakturowania dla kontrahentów, ponieważ jest dostępny na urządzeniach mobilnych, na komputerach biurowych dzięki naszym usługom w chmurze.
  • BigTime jest dedykowany do obsługi naszych klientów w zakresie fakturowania, zarządzania projektami, śledzenia czasu pracy pracowników i automatyzacji danych finansowych, które są specjalnie zaprojektowane dla wykonawców, przedsiębiorców i właścicieli małych firm.

Chociaż BigTime nie jest darmowy, wybierając autorskie oprogramowanie współpracujesz z programistami i ekspertami biznesowymi, którzy odkrywają nowe sposoby działania dla właścicieli firm. Sposoby, które wykorzystują automatyzację w celu ograniczenia ręcznego wprowadzania danych, sposoby, które usprawniają procesy księgowe, aby były bardziej wydajne, oraz sposoby, które zapewniają bezpieczniejsze opcje ochrony wrażliwych danych finansowych firmy.

Skorzystaj z naszego bezpłatnego okresu próbnego, aby dowiedzieć się, w jaki sposób BigTime może odciążyć Cię od przyziemnych zadań księgowych i pozwolić Ci zmniejszyć lub wyeliminować godziny, które płacisz za pomoc administracyjną. Każda tworzona faktura jest bezpośrednio związana z wynikami finansowymi. Nie powierzaj tych ważnych zadań darmowemu szablonowi faktury. Zamiast tego odwiedź BigTime online już dziś, aby uzyskać więcej informacji.