Jeśli jesteś małą firmą, która oferuje profesjonalne usługi kontraktowe agencjom rządowym, wiesz, jak ważna jest zgodność z DCAA. Po pierwsze, musisz przestrzegać wszystkich zalecanych procesów i procedur. Co więcej, musisz utworzyć ścieżkę audytu, aby potwierdzić, że zrobiłeś wszystko tak, jak powinieneś. Dzięki zatwierdzonemu przez DCAA systemowi księgowemu od BigTime będziesz mieć możliwość dokładnego śledzenia i rozliczania czasu pracy. Dzięki BigTime jako oprogramowaniu księgowemu zatwierdzonemu przez DCAA, masz pewność, że Twój system utrzymuje Cię po właściwej stronie przepisów.

Czym jest system księgowy zgodny z DCAA? Oznacza to, że wszystkie zasady i procedury zostały udokumentowane i można wykazać, że procesy te są rygorystycznie przestrzegane. Podręcznik audytu D CAA szczegółowo określa, w jaki sposób należy alokować koszty, a dla agencji rządowych różni się od tego, co jest wymagane w większości systemów księgowych. Jeśli dojdzie do audytu DCAA, będziesz musiał wykazać, że wszystkie koszty zostały przydzielone zgodnie z wymogami.

Złożoność standardu DCAA może być przytłaczająca dla właściciela małej firmy, który chce skupić się na swojej wiedzy biznesowej, a nie na raportowaniu czasu. Tutaj właśnie wkracza BigTime. Integrujemy śledzenie czasu, śledzenie wydatków, rozliczenia i fakturowanie. Integrujemy się z QuickBooks i Sage Intacct, aby ułatwić śledzenie i raportowanie. Nasz system zawiera zabezpieczenia zapewniające, że karty czasu pracy nie są wypełniane z wyprzedzeniem, a wszelkie zatwierdzenia lub modyfikacje karty czasu pracy są dokonywane przez upoważnionego menedżera i odpowiednio udokumentowane. Nasze konfigurowalne raporty wyszczególniają wszystkie wpisy, notatki dziennika i podpisy. Zapewniają one zarówno Tobie, jak i DCAA, że śledzenie czasu pracy i raportowanie są na najwyższym poziomie.

Zatwierdzone przez DCAA wymagania dotyczące systemu księgowego

Istnieje szereg wymogów DCAA dotyczących ewidencji czasu pracy, które musi spełniać system księgowy. Jednym z najważniejszych jest dokumentacja. Nie tylko musisz mieć dokument, który szczegółowo opisuje wszystkie etapy rozliczania czasu pracy, ale wszyscy pracownicy muszą mieć do niego dostęp. Dotyczy to wszystkich, nie tylko tych, którzy pracują nad projektem rządowym. Co więcej, wszyscy oni muszą przejść coroczne szkolenie z zakresu rejestracji czasu pracy.

Oprogramowanie księgowe zgodne z DCAA obsługuje codzienne rozliczanie czasu pracy. Timesheety nie mogą być tygodniowe lub składane z wyprzedzeniem. Każda godzina, w tym wakacje, święta i dni chorobowe, musi być rozliczona, podobnie jak czas spędzony na pracy nad projektami innymi niż rządowe. Wszystkie kody i nazwy zadań muszą być skonfigurowane, a uprawnieni pracownicy przypisani do nich.

Cały przedłożony czas musi zostać zatwierdzony przez upoważnionego przełożonego. Wszelkie zmiany w ewidencji czasu pracy muszą być dokonywane przez pracownika i zatwierdzane przez przełożonego. Dokumenty muszą być bezpiecznie przechowywane przez dwa lub trzy lata, w zależności od dokumentu.

System BigTime egzekwuje wszystkie te wymagania, gdy korzystasz z automatycznego systemu zgodności z DCAA. Obejmują one również zasady dotyczące haseł pracowników i częstotliwości ich zmiany. Wymagana jest zintegrowana ścieżka audytu. Musi istnieć przepływ pracy zatwierdzania, który zapewnia, że czas jest zatwierdzany przez właściwego przełożonego, a wszelkie zmiany w kartach czasu pracy są odpowiednio dokumentowane.

Zatwierdzony przez DCAA system księgowy QuickBooks

Czy QuickBooks jest zatwierdzonym przez rząd systemem księgowym? Po wyjęciu z pudełka, nie, nie jest. Na przykład księga kosztów zadań QuickBooks zawiera tylko koszty bezpośrednie, a nie koszty pośrednie wymagane przez DCAA. Aby stać się systemem księgowym zatwierdzonym przez DCAA, QuickBooks musi wyeksportować swoje dane do zewnętrznego silnika, który może zrobić to, czego QuickBooks nie może.

BigTime integruje się z QuickBooks dla wykonawców rządowych, aby spełnić wymagania DCAA. Użytkownicy QuickBooks są zachwyceni niektórymi zaletami tego rozwiązania. Integracja BigTime eliminuje potrzebę wprowadzania zbędnych danych. Podczas konfigurowania BigTime można zaimportować wszystkie dane QuickBooks, aby rozpocząć pracę. Możesz wyeksportować swoje kody pracy i wydatków z QuickBooks i połączyć kody między systemami. Rachunki dla klientów można wystawiać za pośrednictwem QuickBooks lub BigTime.

Czy QuickBooks jest zgodny z wymogami DCAA? Jeśli używasz go obecnie jako samodzielnego oprogramowania, to nie. Jeśli jednak zintegrujesz go z BigTime, nie tylko spełni on wymagania DCAA, ale także zaoferuje dodatkowe funkcje, które mogą poprawić Twoją produktywność. Przepływ pracy i inne funkcje mogą umożliwić wprowadzenie nowego poziomu elastyczności i kontroli w firmie.

Lista kontrolna zgodności z DCAA

Zgodność z przepisami DCAA wymaga wiele uwagi, nawet w przypadku firm, które od dłuższego czasu wykonują prace na rzecz administracji rządowej. Dla organizacji, która jest nowa w kontraktach federalnych, może to być przytłaczające. Potrzebujesz pewnego rodzaju przewodnika zgodności systemów biznesowych kontrahentów rządowych, aby upewnić się, że jesteś w zgodzie ze wszystkim, co musisz zrobić. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można mieć pewność, że wszystkie podstawy zostały uwzględnione, istnieje wymagana ścieżka audytu DCAA i można wygenerować dowolny raport z audytu DCAA, który może być wymagany.

Dzięki BigTime możesz skupić się na swojej działalności konsultingowej i pozwolić naszemu oprogramowaniu upewnić się, że sprawdziłeś wszystkie pola. Istnieje szereg pytań, które powinieneś zadać BigTime lub dowolnemu dostawcy oprogramowania księgowego DCAA, na temat tego, w jaki sposób ich system utrzymuje Cię na prostej i wąskiej drodze.

Na przykład, czy wymuszają wprowadzanie wszystkich wymaganych pól ewidencji czasu pracy? Czy ułatwiają przepływ pracy i proces zatwierdzania? Czy spełniają unikalne wymagania śledzenia budżetu DCAA, takie jak śledzenie kategorii pracy i numerów pozycji umowy? Czy informują, kiedy budżety osiągają próg ryzyka? Czy zapewniają dostęp mobilny i oparty na chmurze? Czy obsługują odpowiednio udokumentowane zmiany w poprzednich kartach czasu pracy? Jak dobrze integrują się z systemem księgowym?

Lista kontrolna księgowości systemu audytu DCAA

Słowo "audyt" może wywołać strach nawet u najbardziej opanowanego i uczciwego właściciela firmy. Jest to podwójnie prawdziwe, gdy stroną audytującą jest rząd, a agencja, dla której konsultujesz, wezwała DCAA. Istnieje kilka rodzajów audytów, w ramach których DCAA oceni Twoją firmę, aby upewnić się, że spełnia ona wszystkie wymogi zgodności z DCAA.

Jednym z nich jest przegląd systemu księgowego. Zazwyczaj odbywa się to zarówno przed, jak i po przyznaniu firmie kontraktu rządowego. Ma to na celu sprawdzenie, czy system księgowy spełnia swoje zadania. Na przykład, jest w stanie rozdzielić koszty bezpośrednie i pośrednie oraz przydzielić koszty pośrednie do poszczególnych celów kosztowych. Ponieważ BigTime posiada zgodne z D CAA oprogramowanie do śledzenia czasu pracy i zatwierdzony przez DCAA system rozliczeniowy, nie stanowi to problemu dla klientów BigTime.

Innym rodzajem audytu jest ocena pracy w czasie rzeczywistym. Często jest to niezapowiedziany audyt mający na celu upewnienie się, że pracownicy pracują zgodnie z założeniami. Pracownicy są wybierani losowo w celu omówienia procedur rozliczania czasu pracy. Jeśli wszyscy zostali przeszkoleni w zakresie korzystania z BigTime i konsekwentnie aktualizują swoje karty czasu pracy, audyt ten nie powinien stanowić problemu.

Czy Sage jest zgodny z DCAA?

Wiele małych firm przyjęło Sage Intacct jako swój kompleksowy system księgowy. Sage twierdzi, że pomaga firmom w utrzymaniu zgodności z DCAA. Podczas gdy Sage oferuje pewne korzyści w porównaniu z używaniem QuickBooks do księgowości rządowej, integracja Sage Intacct z BigTime oferuje wsparcie przepływu pracy i inne funkcje, których nie można uzyskać z samego Sage Intacct.

Możesz kontrolować poziom integracji Sage z BigTime, aby każdy z systemów robił to, co chcesz na poziomie projektu i/lub klienta. Można importować dowolną ilość danych z BigTime do Sage lub z Sage do BigTime.

W każdym przypadku unika się podwójnego wprowadzania danych dotyczących czasu pracy, faktur i wydatków. Arkusze czasu pracy można wprowadzać, przesyłać i księgować bezpośrednio w Sage. Jest to integracja, która spełnia zarówno wymagania DCAA, jak i wewnętrzne potrzeby własnej funkcjonalności księgowej.

BigTime jest oficjalną aplikacją Sage Intacct. Możliwości interoperacyjne BigTime nie kończą się na Sage i QuickBooks. Integrujemy się również z Lacerte, Salesforce, Slack, Google Apps, HubSpot i nie tylko.

Oprogramowanie do rejestracji czasu pracy zgodne z DCAA

Dla każdej małej firmy, która zajmuje się doradztwem rządowym, oprogramowanie do ewidencji czasu pracy zgodne z D CAA daje korzyści, które trudno pominąć. Pomyśl o wszystkich pozycjach na liście kontrolnej rejestracji czasu pracy zgodnej z DCAA, a zobaczysz wszystkie sposoby, w jakie system taki jak BigTime może ułatwić Ci życie.

Oto tylko kilka sposobów, w jakie BigTime zapewnia zgodność rejestracji czasu pracy z wymogami DCAA:

  • Wyświetla monit o dodanie notatek wszędzie tam, gdzie będą one potrzebne w ścieżce audytu. 
  • Zapewnia terminowość: nie jest wprowadzany z wyprzedzeniem i nie jest wprowadzany później niż to konieczne. Umożliwia korzystanie z dowolnego okresu rozliczeniowego.
  • Blokuje karty czasu pracy po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Czas pracy można wprowadzać nie tylko przez przeglądarkę internetową, ale także w aplikacji mobilnej BigTime.

Raportowanie BigTime jest wysoce konfigurowalne. Raporty z audytów znajdują się w jednym miejscu i mogą być filtrowane w dowolny sposób. Mogą one zawierać wszystkie notatki dziennika i wszystkie autoryzowane podpisy.

Jedną z najważniejszych funkcji BigTime jest obsługa przepływu pracy. Upewnia się, że każdy krok na liście kontrolnej zgodności z DCAA jest spełniony. Zapewnia, że właściwe osoby wprowadzają czas i zatwierdzają czas, a także posiada funkcję odrzucania niewłaściwych kart czasu pracy i zapewnienia, że są one odpowiednio poprawione i udokumentowane.