Każda mała firma musi wystawiać faktury swoim klientom. Kiedy dopiero zaczynałeś, mogłeś śledzić swoje należności w Excelu lub nawet na papierze. Następnie, gdy trzeba było odebrać należność, można było wydrukować rachunek i wysłać go do klienta.

Teraz, gdy się rozwijasz, potrzebujesz zautomatyzowanego systemu online. Jest to szczególnie ważne, jeśli zajmujesz się doradztwem lub świadczysz wszelkiego rodzaju usługi rozliczane za godzinę. Dobre oprogramowanie systemu rozliczeniowego pozwoli ci zaoszczędzić czas i pieniądze, zapewni, że twoje faktury są dokładne, zintegruje się z innym oprogramowaniem księgowym, z którego możesz korzystać, i dostarczy ci informacji, które pomogą ci lepiej prowadzić firmę.

Czego należy szukać w oprogramowaniu do fakturowania online? Po pierwsze, potrzebujesz czegoś, co dobrze radzi sobie z zarządzaniem stawkami rozliczeniowymi. Chcesz skonfigurować wszystkie stawki w jednym miejscu i zarządzać nimi zarówno dla czasu pracy, jak i nadgodzin. System powinien obsługiwać stawki według pracowników i zadań projektowych. Będziesz chciał modyfikować te stawki na wiele różnych sposobów, w zależności od osoby i projektu. Jeśli masz niestandardowe stawki, oprogramowanie powinno je obsługiwać, aby umożliwić dowolną liczbę niestandardowych stawek dla każdego projektu.

Najlepsze oprogramowanie do fakturowania online zostało zaprojektowane tak, aby służyć Ci wewnętrznie, a także zarządzać interakcją z klientem. Dużą częścią tego jest zarządzanie pracą w toku. Dobrze będzie śledzić cały swój niezafakturowany czas i śledzić go w wydatkach. Tego rodzaju informacje mają kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania przepływami pieniężnymi. Zobaczysz nie tylko, jakie koszty ponosisz, ale także jakich przychodów możesz się spodziewać i kiedy.

Oprogramowanie systemu rozliczeniowego musi być bezproblemowe. Niektóre oprogramowania do rozliczeń offline mogą wymagać oddzielnego wprowadzania i generowania faktur i paragonów oraz ich ręcznego uzgadniania. Każdy nowy system rozliczeniowy, który wybierzesz, powinien być zintegrowany z obecnym oprogramowaniem, aby proces nie wymagał zbędnego wprowadzania danych lub innych ręcznych procedur. BigTime integruje się nie tylko z QuickBooks, ale także z innymi powszechnie używanymi programami dla małych firm, takimi jak Sage Intacct, Lacerte, Salesforce, Slack, Zapier i Google Apps.

Łatwo jest skonfigurować pracowników i projekty w systemie rozliczeniowym online, takim jak BigTime. Po ich wdrożeniu wystawianie i dostarczanie faktur klientom jest dziecinnie proste. Zaoszczędzisz czas i ból głowy przy każdym cyklu rozliczeniowym.

Oprogramowanie do fakturowania

Rozliczanie faktur jest tylko częścią systemu rozliczeń online, ale jest to ważna część. Tworzy dane wyjściowe, które widzi klient. Faktury te muszą być atrakcyjne, zrozumiałe i dokładne. Obecnie istnieją bezpłatne opcje oprogramowania do fakturowania - możesz nawet wystawiać faktury za pośrednictwem PayPal lub QuickBooks. Większa solidność ma jednak swoje zalety. Dlatego też bardziej rozbudowane oprogramowanie do fakturowania dla małych firm jest opłacalną inwestycją.

Najlepsze systemy fakturowania dla małych firm generują faktury dla klientów, które wyglądają tak, jak klienci chcą je widzieć. BigTime, na przykład, oferuje konfigurowalne szablony faktur, które pozwalają podłączyć logo, adres firmy i inne dane firmy w dowolnym miejscu. Na fakturze można umieścić dowolną ilość informacji. Możesz wybierać spośród nazw pozycji, dodatkowych uwag do pozycji, stawek podatkowych, informacji o przekazie i innych elementów faktury.

Czy klient musi widzieć rozliczenia według pracowników, ról projektowych, działów lub projektów? Dobry system pozwala wyświetlać lub ukrywać te szczegóły w zależności od potrzeb. Czy konieczne jest rozliczanie projektów ryczałtowych? Czy twoja umowa z klientem wymaga płatności za kamienie milowe lub gdy projekt osiągnie określony procent ukończenia? Twój system fakturowania musi obsługiwać wszystkie te elementy, a jednocześnie będziesz chciał śledzić spędzone godziny, aby upewnić się, że projekty są realizowane w sposób terminowy i opłacalny.

Odpowiedni zautomatyzowany system fakturowania przynosi wiele korzyści. Oszczędza czas i redukuje koszty. Pomaga również w przepływie gotówki na kilka sposobów. Po pierwsze, ułatwiając szybkie fakturowanie i płatności, a także dostarczając informacji potrzebnych do identyfikacji i radzenia sobie z potencjalnymi problemami z przepływem gotówki. Pokazuje, gdzie spędzasz swój wysiłek i godziny nad projektem. Zmniejsza również ryzyko wystąpienia błędów w rozliczeniach i fakturach.

Podsumowując, idealny system fakturowania jest narzędziem do utrzymywania profesjonalnych relacji z klientami. Jest to duża część twarzy, którą prezentujesz swoim klientom, a kiedy wygląda i czuje się profesjonalnie, sprawia, że klient jest bardziej pewny siebie i tego, co oferujesz.

Darmowe oprogramowanie do fakturowania w Excelu

Istnieją sposoby na znalezienie darmowego oprogramowania do fakturowania dla małych firm i sprawienie, by działało. Jedną z bardziej popularnych opcji jest Excel. Jeśli pracujesz wystarczająco ciężko, możesz sprawić, że Excel zrobi prawie wszystko. Można znaleźć darmowy szablon faktury dla programu Excel, a w Internecie można znaleźć instrukcje krok po kroku w formie pisemnej i dźwiękowej dotyczące konfigurowania własnego systemu fakturowania i fakturowania w programie Excel. Można znaleźć darmowe oprogramowanie do fakturowania oparte na szablonach Excela lub innym oprogramowaniu bazowym.

Jednakże, gdy pomyślisz o wszystkich rzeczach, które robi profesjonalny system fakturowania i fakturowania, zobaczysz, że korzystanie z Excela nie jest ani łatwe w utrzymaniu, ani wolne od ryzyka. Skonfigurowanie wszystkiego wymaga trochę wysiłku. Będziesz musiał tworzyć formuły i zmieniać je, gdy zmienią się Twoje wymagania. Trudno jest zbudować solidne zabezpieczenia w systemie Excel. Nie tylko trudniej jest powstrzymać niewłaściwe osoby przed dostępem do systemu, ale mogą też wystąpić problemy z dostępem właściwych osób, zwłaszcza jeśli muszą one korzystać z systemu zdalnie lub za pomocą urządzenia mobilnego.

Jednym z największych wyzwań związanych z bezpłatnym systemem rozliczeniowym, takim jak system oparty na Excelu, jest stworzenie procedur organizacyjnych. Kto i kiedy wprowadza godziny pracy? Kto zatwierdza godziny? Co się dzieje, gdy godziny okazują się niedokładne? Co dzieje się na koniec cyklu rozliczeniowego? Oprogramowanie do fakturowania, takie jak BigTime, jest przyjazne dla przepływu pracy. Możesz pozwolić mu zarządzać przepływem pracy za Ciebie dzięki funkcjom takim jak zautomatyzowane procesy i przypomnienia. Może śledzić, kto i kiedy ma co robić.

System fakturowania Excel może być darmowy, ale jego skonfigurowanie, używanie i utrzymanie kosztuje pieniądze i czas. Prawdopodobnie będziesz musiał poświęcić eksperta Excel lub dwóch na opiekę i karmienie systemu. BigTime nie jest darmowy, ale oferuje bezpłatny okres próbny. Dlaczego nie skorzystać z tej możliwości, aby dowiedzieć się, co może zrobić dla Ciebie wiodący system zarządzania rozliczeniami. Przekonaj się sam, czy jest to opłacalna inwestycja dla Twojej małej firmy.

Zoho Invoice

Istnieją tańsze alternatywy dla w pełni funkcjonalnych systemów rozliczeń i faktur, takich jak BigTime. Przykładem jest Zoho Invoice, który jest darmowy. Umożliwia on śledzenie godzin pracy oraz wysyłanie faktur i przypomnień o płatnościach. Bardziej zaawansowane funkcje wymagają jednak umiejętności programistycznych, a Zoho Invoice nie integruje się dobrze z pozostałymi produktami Zoho.

Wave Invoicing jest również darmowy. Jednak szablony i dostosowywanie mogą wymagać aktualizacji, a funkcje śledzenia czasu i listy płac nie są tak dobre, jak niektóre inne rozwiązania. Invoice Ninja ma wersję bezpłatną i wersję za 10 USD miesięcznie. Sprawdza się jako rozwiązanie dla małych firm, ale nie ma funkcji księgowych, a do jego dostosowania potrzebne są umiejętności programistyczne.

Jeśli chodzi o FreshBooks vs QuickBooks, FreshBooks jest bardziej zorientowany na firmy usługowe. Jednak pulpit nawigacyjny jest mniej solidny niż niektórzy by chcieli i ma bardzo ograniczone możliwości dostosowywania.

Jeśli jesteś użytkownikiem QuickBooks i nie chcesz z niego rezygnować, z BigTime nie musisz. Integrujemy się z QuickBooks. Wiele produktów, z którymi się integrujemy, wraz z naszą nieszablonową funkcjonalnością i możliwością szerokiego dostosowania, czyni nas doskonałym wyborem dla konsultantów, ale na tym nie koniec. BigTime jest również doskonałym rozwiązaniem dla księgowych, architektów, inżynierów, usług IT, marketingu/kreatywności i kancelarii prawnych.

Proste oprogramowanie do fakturowania

Jeśli szukasz prostego oprogramowania do fakturowania dla małych firm, nie brakuje możliwości wyboru. Wiele z nich jest darmowych lub niedrogich. Można je pobrać w ciągu kilku minut. Często, gdy ludzie używają słowa "prosty" do opisania oprogramowania do fakturowania, mówią o czymś, co jest łatwe do kupienia lub proste w sensie nie oferowania wielu funkcji.

Argumentujemy, że BigTime jest znacznie lepszym rodzajem prostego oprogramowania do fakturowania. Jest prosty w użyciu w potężny sposób. Sprawia, że śledzenie czasu, fakturowanie i przetwarzanie faktur jest proste. Nie, nie jest prosty pod względem liczby oferowanych funkcji. Zamiast tego naszym celem jest ułatwienie procedur rozliczeniowych i fakturowania dla wszystkich zaangażowanych stron.

BigTime sprawia, że konfiguracja projektu jest prosta. Łatwo jest umieścić wszystkich pracowników i wszystkie zadania w systemie i przypisać stawki. Dostosowywanie faktur dla klientów jest prostym procesem. Dzięki BigTime mniej wysiłku wymaga zrozumienie, jakie godziny przepracowałeś, jakie godziny zafakturowałeś i gdzie znajduje się każdy projekt pod względem pokrycia kosztów i zarabiania pieniędzy dla Twojej firmy.

Wybierając oprogramowanie do fakturowania online, potrzebujesz systemu, który będzie pracował dla Ciebie. Potrzebujesz prostych przepływów pracy i łatwej personalizacji. Właśnie dlatego powinieneś przyjrzeć się bogatemu w funkcje systemowi zaprojektowanemu z myślą o wygodzie profesjonalnej działalności usługowej, takiej jak BigTime.

Oprogramowanie do fakturowania online dla Twojej firmy

Czego powinieneś oczekiwać od oprogramowania do fakturowania online? Jeśli korzystasz z darmowego oprogramowania do fakturowania w Excelu lub zmagasz się z wdrożeniem i poznaniem tajników bezpłatnego oprogramowania do pobierania faktur, to powinieneś przestać marnować czas i narażać swoje krytyczne biznesowe dane finansowe na ryzyko. Darmowe generatory faktur o otwartym kodzie źródłowym, a nawet arkusze kalkulacyjne Excel stworzone przez innego pracownika, mogą być trudne w nawigacji, często ulegać awariom i nie zapewniać funkcji automatyzacji faktur i raportowania, których potrzebujesz w profesjonalnej firmie usługowej.

Oprogramowanie do fakturowania dla małych firm powinno być łatwe do pobrania, łatwe w nawigacji i łatwe do zrozumienia. Powodem, dla którego tak wiele osób ma pełną aplikację Microsoft Suite dla firm, która nie jest używana, jest to, że oprogramowanie jest ogólne i przeznaczone do użytku przez każdy rodzaj firmy. Ponadto te drogie platformy oprogramowania są tworzone z myślą o dużych korporacjach i masowym wdrażaniu. Są one obciążone wieloma dodatkowymi funkcjami, których rozszyfrowanie i dostosowanie zajmuje dużo czasu.

Firmy te mają jednak doświadczonych, wewnętrznych informatyków, których głównym zadaniem jest korzystanie z tych dużych aplikacji, a następnie dostosowywanie ich i usprawnianie, zanim pracownicy otrzymają zestaw formularzy biznesowych, takich jak śledzenie czasu pracy pracowników, rozliczanie klientów, lista płac HR itp.

Małe profesjonalne firmy, takie jak inżynierowie, architekci, konsultanci, księgowi, prawnicy i właściciele małych firm, nie mają eksperta IT, który przejąłby stery i wybrał, co jest potrzebne w konkretnym oprogramowaniu, a co nie. Na tym polega piękno generatora faktur BigTime. Oprogramowanie zostało opracowane dla tego typu profesjonalistów, którzy muszą skupić się na swojej podstawowej działalności, a nie spędzać więcej czasu niż to konieczne, korzystając z oprogramowania do automatyzacji zadań administracyjnych firmy.

Darmowe oprogramowanie do fakturowania online

Po pierwsze, przyjrzyjmy się bliżej, dlaczego nie powinieneś tracić czasu na darmowe oprogramowanie do fakturowania w Excelu lub inne darmowe oprogramowanie do fakturowania online, takie jak bezpłatna faktura Zoho. Spójrzmy prawdzie w oczy, dane do fakturowania to chleb powszedni Twojej firmy. Nieprawidłowe fakturowanie, nie rozliczanie wszystkich przepracowanych godzin i należnych wydatków i/lub płacenie pracownikom za szacowane godziny zamiast prawdziwych godzin może i będzie pochłaniać zyski każdej firmy.

Niewłaściwe fakturowanie, które jest łatwe do wykonania nawet przy użyciu najlepszego darmowego oprogramowania do fakturowania, może sprawić, że klienci szybko nabiorą podejrzeń co do twoich praktyk rozliczeniowych. Oto kilka głównych wyzwań związanych z fakturowaniem i powodów, dla których profesjonalne usługi będą miały niechlujne lub nieodpowiednie rozliczenia, według Oracle, firmy zajmującej się zarządzaniem danymi i tworzeniem oprogramowania:

  • Brakujące faktury, które nigdy nie zostały dostarczone do klienta (lub klient nigdy nie został o tym powiadomiony)
  • Mylące faktury, które nie określają jasno, jakie zadanie zostało wykonane lub za jaką cenę.
  • Faktury z brakującymi danymi lub nieprawidłowymi informacjami o kliencie
  • Błędy na fakturze, takie jak kropka dziesiętna w niewłaściwym miejscu
  • Faktura z niedokładną matematyką lub zawiłymi obliczeniami

Wszystkie te problemy występują w przypadku bezpłatnego oprogramowania do fakturowania online. Przypomina to stare powiedzenie - dostajesz to, za co płacisz. Darmowe oprogramowanie jest często początkiem oprogramowania, które później będzie dystrybuowane za opłatą "oprogramowanie jako usługa" lub SaaS. Ale chociaż jest ono darmowe, produkt jest w rzeczywistości używany jako test beta, aby zobaczyć, jakie problemy pojawiają się, aby deweloperzy mogli je rozwiązać.

BigTime nie wierzy, że powinieneś pozostawić swoje krytyczne biznesowe dane finansowe w rękach darmowego oprogramowania do fakturowania dla małych firm, które jest tu dzisiaj i bardzo możliwe, że zniknie jutro. Chociaż BigTime nie jest darmowy, oferuje bezpłatną wersję próbną, a BigTime jest zbudowany tak, aby skalować się wraz z rozwojem firmy.

Oprogramowanie do fakturowania online dla małych firm

Oprogramowanie do fakturowania online BigTime dla małych firm zostało opracowane z myślą o sposobie, w jaki działają profesjonalne firmy usługowe, takie jak księgowi, architekci, inżynierowie, usługi IT, marketing/kreatywność i kancelarie prawne. Najlepsza aplikacja do fakturowania to nie ta z największą liczbą menu lub nawet największą liczbą funkcji. To ta, z której Ty i Twoi pracownicy będziecie faktycznie korzystać!

Na przykład, najlepsze oprogramowanie do fakturowania dla wykonawców to takie, które jest elastyczne, dzięki czemu zamiast całkowitych rachunków za usługi można skonfigurować projekt z wykonalnymi zadaniami i powiązanymi kosztami. Niektórymi pomocnymi szczegółami dla wykonawcy byłyby terminy i szczegółowa lista usług świadczonych w ramach danego etapu projektu. Ponadto, w miarę otrzymywania częściowych płatności od interesariuszy, BigTime pozwala zobaczyć całkowite saldo należności.

Proste oprogramowanie do fakturowania dla małych firm powinno wyeliminować konieczność ręcznego wprowadzania danych. A ponieważ większość profesjonalistów spędza czas w terenie lub w biurze klienta, BigTime umożliwia tworzenie faktur z dowolnego miejsca. Jednym z najczęstszych sposobów, w jaki konsultanci tracą pieniądze, jest nieobciążanie klientów kosztami podróży, posiłków, hoteli i wynajmu sprzętu. Dzięki BigTime możesz śledzić swoje wydatki w podróży, aby otrzymywać terminowe płatności za koszty ogólne.

Wreszcie, najlepsza aplikacja do fakturowania uporządkuje dane rozliczeniowe i zautomatyzuje cały proces rozliczeniowy. Oznacza to automatyczne wysyłanie powiadomień o opóźnionych płatnościach, otrzymanych płatnościach i należnych płatnościach.

Ostatnią rzeczą, jakiej potrzebuje każda firma, jest więcej papierkowej roboty. Najlepsze oprogramowanie do fakturowania dla małych firm sprawia, że procesy rozliczania klientów praktycznie nie wymagają papieru. A wszystkie te elektroniczne dane mogą być wykorzystane do generowania przydatnych raportów, które mogą prognozować przyszłe zyski lub pozwalają zobaczyć, gdzie napływające przepływy pieniężne mogą nie pokrywać gotówki potrzebnej do prowadzenia działalności.

Oprogramowanie do fakturowania

Jako właściciel małej firmy powinieneś wiedzieć, czego oczekiwać od podstawowego oprogramowania do fakturowania. Nie mówimy tu o okrojonej, waniliowej wersji oprogramowania do fakturowania, ale o takim, które zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o sposobie prowadzenia działalności przez profesjonalnych usługodawców. Podstawowe oprogramowanie do fakturowania powinno zawierać następujące funkcje:

  • Predefiniowane szablony umożliwiają szybkie i łatwe rozpoczęcie pracy.
  • Możliwość szybkiego tworzenia nowych faktur, nawet w terenie.
  • Tworzenie plików z informacjami o klientach w celu wyeliminowania zbędnych danych.
  • Komunikacja między klientem a właścicielem w celu wysyłania i odbierania informacji
  • Procesy przetwarzania kredytów i płatności rachunków online
  • Możliwość ustawienia wielu walut dla kontraktów zagranicznych
  • Generowanie raportów w celu śledzenia zarówno statusu projektu, jak i statusu finansowego.

Funkcje te są dodatkiem do możliwości wyodrębniania informacji dotyczących raportowania podatkowego i podsumowań pracy jako przypomnienia, za co konkretnie dokonano płatności. A ponieważ duża część pracy wykonywanej przez profesjonalistów zależy od wygranych przetargów, dobre oprogramowanie do fakturowania dla wykonawców będzie miało również możliwość przechowywania wszystkich ofert i propozycji kontraktów, zanim jakakolwiek praca zostanie wygrana lub dostarczona. Wszystkie te informacje można wykorzystać w przyszłych projektach. W końcu dane są kluczem do podejmowania mądrych decyzji biznesowych.

Darmowe oprogramowanie do faktur na PC

Nawet darmowe oprogramowanie do faktur na PC zawiera niektóre z tych funkcji. Jednak to, czego nie zawierają, to poziom obsługi klienta oferowany przez BigTime. Wiele firm opracowuje darmowe oprogramowanie do fakturowania w Excelu, a następnie udostępnia je publicznie jako unikalny produkt. Najlepsze darmowe oprogramowanie do fakturowania nie poświęciłoby tysięcy roboczogodzin na opracowanie platformy rozliczeniowej tylko po to, by udostępnić ją za darmo.

Zazwyczaj istnieje pewien haczyk, taki jak używanie darmowej wersji jako beta testera. Naraża to poufne dane klientów i dane finansowe na ryzyko utraty na zawsze. Jeśli chcesz doświadczyć udanych operacji finansowych wcześniej niż później, zainwestuj w program do fakturowania, który jest prosty i łatwy w użyciu, zamiast korzystać z faktur online za darmo.

Najlepsze oprogramowanie do fakturowania dla systemu Windows 10 umożliwia integrację fakturowania z innymi aplikacjami biznesowymi, takimi jak QuickBooks, Sage Intacct, Freshbooks i Zoho. Integracja danych finansowych i danych klientów jest kluczem do automatyzacji procesów biznesowych. Pozwala to zmaksymalizować zwrot z inwestycji, a także może zapobiec przekroczeniu kosztów i opóźnieniom projektów.

Faktury online

Specjaliści i konsultanci potrzebują elastyczności pracy, gdziekolwiek są i kiedykolwiek muszą obsługiwać swoich klientów. Generator faktur online pasuje do sposobu, w jaki konsultanci prowadzą działalność, umożliwiając proste generowanie faktur w terenie. Najszybszym sposobem na osiągnięcie tego celu jest rozpoczęcie od szablonu faktur online, który jest wystarczająco ogólny, aby można go było używać w locie.

Inne korzyści płynące z faktur online to

  • Dane faktur są zapisywane w chmurze i zabezpieczone przed przypadkowym usunięciem.
  • Mniej papierkowej roboty dzięki przechowywaniu danych faktur w folderach online zamiast w szafkach na dokumenty.
  • Szablon faktury online pozwala zaoszczędzić pieniądze na papierze, tuszu do drukarki, kosztach pocztowych i administracyjnych.
  • Natychmiastowy dostęp do raportów, z których można korzystać podczas spotkań z klientami.
  • Oparte na chmurze faktury online oznaczają, że nie musisz czekać, aż wrócisz do biura.

Wszystkie te funkcje są dostępne dzięki generatorowi faktur BigTime, śledzeniu czasu pracy pracowników i dołączonym aplikacjom do zarządzania projektami. BigTime został stworzony z myślą o sposobie, w jaki pracują profesjonaliści i w jaki rozliczają się z klientami. Może to być rozliczenie za godzinę, za zadanie, za etapy projektu lub za wcześniej ustalone i powtarzające się płatności.

Małe i średnie firmy muszą stać się bardziej konkurencyjne, sprawniejsze i wydajniejsze, rezygnując z tradycyjnych procedur rozliczeniowych i korzystając z automatyzacji faktur.