System księgowy zatwierdzony przez DCAA

W zależności od branży, w której działasz, możesz potrzebować czegoś, co nazywa się systemem księgowym zatwierdzonym przez DCAA. Agencja Audytu Kontraktów Obronnych (DCAA) wymaga akredytacji od niektórych rodzajów firm, najczęściej tych, które obsługują kontrakty rządowe. Jeśli oferujesz tego typu produkty lub usługi, możesz potrzebować odpowiedniego systemu księgowego DCAA i bardzo ważne jest, abyś zapoznał się z wymaganiami systemu księgowego zatwierdzonego przez DCAA. W ten sposób, w przypadku, gdy kiedykolwiek znajdziesz się w audycie Departamentu Obrony (DoD), możesz mieć pewność, że Twoje systemy są przygotowane.

Praktyki księgowe są jedną z najważniejszych części Twojej firmy, a prowadzenie dokładnych ksiąg ma kluczowe znaczenie z wielu powodów. Po pierwsze, musisz upewnić się, że jesteś w stanie zapłacić 100% swoich zobowiązań podatkowych. Następnie, o ile prowadzisz dokładne księgi, możesz być w stanie odkryć dalsze odliczenia podatkowe, które mogą pomóc Twojej firmie zaoszczędzić znaczne kwoty pieniędzy. Wreszcie, istnieje szansa, że zostaniesz skontrolowany przez rząd, a jeśli w twoich księgach pojawią się jakiekolwiek nieścisłości, może to prowadzić do znacznych kar. W rezultacie upewnienie się, że system księgowy jest zatwierdzony przez DCAA, jest ważną częścią zgodności z przepisami.

Firmy, które muszą być przygotowane na tego rodzaju audyty to te, które realizują kontrakty dla Departamentu Obrony Stanów Zjednoczonych (DoD). Agencja Audytu Kontraktów Obronnych (DCAA) jest odpowiedzialna za przeprowadzanie wszystkich audytów kontraktów związanych z DoD. A biorąc pod uwagę ilość pieniędzy, które DoD wydaje regularnie, istnieje wiele firm, które regularnie konkurują o te kontrakty.

Jeśli masz firmę, która konkuruje o te lukratywne projekty - lub zamierza to zrobić w przyszłości - ważne jest, abyś upewnił się, że jesteś na bieżąco z najnowszymi przepisami dotyczącymi rachunkowości. Poświęcając czas na skupienie się na naturze i dokładności swoich praktyk księgowych, stawiasz swoją firmę w najlepszej możliwej pozycji do konkurowania o niezwykle dochodowe kontrakty rządowe.

Integracja z QuickBooks

Jeśli szukasz sposobów na zapewnienie większej wydajności praktyk księgowych, prawdopodobnie szukasz integracji, które mogą zautomatyzować procesy ręczne i wyeliminować z nich błędy ludzkie. Często obejmuje to coś, co nazywa się integracją QuickBooks. Przez długi czas QuickBooks był jedną z wiodących opcji, jeśli chodzi o księgowość. Jednocześnie, jeśli szukasz systemu zgodnego z DCAA, możesz zastanawiać się, czy QuickBooks spełni te surowe progi.

Dla tych, którzy zastanawiają się "czy QuickBooks jest systemem księgowym zatwierdzonym przez rząd", odpowiedź brzmi: tak, a przynajmniej w większości przypadków. W zależności od dokładnego charakteru używanej wersji QuickBooks, prawdopodobnie jest ona zgodna z przepisami DCAA. Aby jednak upewnić się, że dana wersja oprogramowania QuickBooks jest zgodna z najnowszymi przepisami DCAA, należy skontaktować się z producentem.

Zgodne z DCAA oprogramowanie księgowe QuickBooks to świetna opcja, aby zapewnić firmie efektywne działanie. Po zsynchronizowaniu ewidencji czasu pracy zgodnej z DCAA z QuickBooks, będziesz w stanie zaoszczędzić ogromną ilość czasu i kłopotów związanych z praktykami księgowymi. Korzystanie z zatwierdzonego przez DCAA systemu księgowego, takiego jak QuickBooks, może pomóc pracownikom zaoszczędzić ogromną ilość czasu, który można poświęcić na inne obszary działalności firmy.

Integracja z QuickBooks zatwierdzona przez DCAA niesie ze sobą szereg istotnych korzyści. Po pierwsze, integracja ta będzie przyjazna dla użytkownika, co oznacza, że nawet osoba, która nie ma dużego doświadczenia w księgowości, będzie mogła stosunkowo łatwo korzystać z programu. Po drugie, wszystkie informacje są wyświetlane w dogodnym miejscu, dzięki czemu nie trzeba tracić czasu na ich wyszukiwanie. I wreszcie, QuickBooks może również zmniejszyć ryzyko regulacyjne. Biorąc pod uwagę wszystkie te korzyści, które są tylko próbką tego, co QuickBooks może osiągnąć, nie powinno dziwić, że niezliczone firmy polegają na QuickBooks w zakresie swoich potrzeb księgowych.

Zgodność z DCAA

Jednym z najważniejszych czynników, które należy wziąć pod uwagę, jest zgodność z DCAA. Kiedy próbujesz poradzić sobie ze szkoleniem w zakresie zgodności z DCAA, ważne jest, aby zapoznać się z listą kontrolną DCAA. Będzie wiele elementów, które powinny zostać uwzględnione, w tym opracowanie zarówno listy płac zgodnej z DCAA, jak i systemów ERP zgodnych z DCAA.

Jeśli starasz się zachować zgodność z DCAA, musisz wziąć pod uwagę kilka czynników. Po pierwsze, gdy próbujesz wygrać kontrakt rządowy, ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy w Twojej firmie są świadomi zasad i przepisów ustanowionych przez DCAA. Zasadniczo rząd USA chce mieć pewność, że żadne z jego poufnych informacji nie zostaną naruszone podczas zawierania umowy z Twoją firmą, a także, że dokumentacja Twojej firmy jest dokładna i dostępna w razie potrzeby.

Następnie należy również upewnić się, że istnieje jasny proces zatwierdzania. Większość odpowiedzialności za śledzenie czasu pracy spoczywa na tym, kto wypełnia dzienną kartę czasu pracy; jednak obowiązkiem menedżera jest również upewnienie się, że wszystkie godziny pracy jego pracowników są dokładne. Na przykład, musisz upewnić się, że śledzisz nadgodziny zarówno na poziomie pracownika, jak i kierownika. Jeśli w końcu zostaniesz skontrolowany przez DCAA, musisz upewnić się, że godziny nadliczbowe są odpowiednio raportowane. Nieprawidłowe rejestrowanie nadgodzin może narazić spółkę na poważne ryzyko wstrzymania lub anulowania kontraktu.

Oprócz nadgodzin, ważne jest również, aby upewnić się, że dokładnie śledzisz czas wolny. Niektóre z najczęstszych przykładów czasu wolnego obejmują święta, żałobę, dni chorobowe i wakacje. Ten czas wolny będzie miał wpływ na pule pracowników, a potencjalnie także na harmonogram dostaw i terminy, dlatego należy go odpowiednio śledzić.

Ostatecznie, aby zachować zgodność z DCAA, cała dokumentacja musi być dokładna i taka pozostać. Upewnij się więc, że przyjrzałeś się swoim księgom i upewniłeś się, że są poprawne, zanim spróbujesz ubiegać się o kontrakt DCAA.

Podręcznik audytu DCAA

W przypadku ubiegania się o kontrakt DCAA, ważne jest również zapoznanie się z podręcznikiem audytu DCAA. Jeśli chodzi o audyt systemu księgowego DCAA, dobrym pomysłem jest skorzystanie z listy kontrolnej audytu systemu księgowego DCAA. Korzystając z listy kontrolnej audytu DCAA, upewnisz się, że Twoja firma znajduje się w najlepszej możliwej pozycji do konkurowania o te lukratywne kontrakty. 

Jednak ręczne rejestrowanie czasu pracy w ramach audytu DCAA jest tylko jednym z najważniejszych elementów śledzenia pracowników. W przypadku ubiegania się o kontrakt rządowy, podstawową kwestią są koszty. Istnieje duża różnica między księgowością prowadzoną przez wykonawcę rządowego a księgowością prowadzoną przez firmę komercyjną. Istnieje również wiele elementów firmy, które będą badane podczas audytu, w tym między innymi koszty niedozwolone, pule kosztów, koszty pośrednie i koszty bezpośrednie. DCAA przeprowadzi wiele różnych audytów, a każdy z nich będzie inny. Dlatego tak ważne jest, aby regularnie przyglądać się procesowi audytu i upewnić się, że firma jest przygotowana na kontrolę w tych różnych obszarach.

Program audytu DCAA

Program audytu DCAA jest ważną częścią upewniania się, że firmy są zgodne z najnowszymi przepisami. Jeśli zostaniesz poddany audytowi przez program audytu systemu księgowego DCAA, istnieje wiele rodzajów audytu systemu biznesowego DCAA, które mogą się pojawić. Na przykład, DCAA może zdecydować się na przeprowadzenie przeglądu systemów zakupowych kontrahenta (co jest jednym z najczęstszych rodzajów audytu) lub może zdecydować się na przeprowadzenie audytu wynagrodzeń i świadczeń. Co więcej, urzędnicy zamawiający mogą również zażądać niezależnej opinii finansowej, jeśli chodzi o określone elementy oferty. Może nawet zostać przeprowadzony proces zwany ankietą przed udzieleniem zamówienia, który jest zwykle przeprowadzany w celu upewnienia się, że firma posiada środki finansowe i odpowiedni system księgowy do obsługi projektu, na który składa ofertę.

Upewnij się, że jesteś przygotowany na wszystkie programy audytowe DCAA. Planując z wyprzedzeniem te potencjalne audyty, zapewnisz swojej firmie najlepszą możliwą pozycję do odniesienia sukcesu w ubieganiu się o kontrakt rządowy w USA.

Śledzenie czasu zgodności z DCAA

Ostatecznie kluczowe znaczenie dla firmy ma współpraca z oprogramowaniem do śledzenia czasu pracy zgodnym z DCAA. Jeśli chodzi o karty czasu pracy zgodne z DCAA, ważne jest, aby upewnić się, że spełniają one wymagania DoD. Korzystanie z listy kontrolnej audytu kart czasu pracy DCAA jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia, a następnie upewnij się, że przyjrzałeś się również indywidualnym przykładom kart czasu pracy DCAA, aby upewnić się, że są one dokładne.

Sprawdzanie każdej pojedynczej karty czasu pracy pod kątem potencjalnych nieścisłości może wymagać ogromnego nakładu pracy, więc jednym z najlepszych sposobów na uniknięcie tego bólu głowy jest zainwestowanie w oprogramowanie, które może zautomatyzować ten proces i inne podobne. Korzystanie z oprogramowania zgodnego ze wszystkimi wymogami DCAA może zaoszczędzić wiele czasu i stresu. Co więcej, pokazując DoD, że jesteś gotów zainwestować w odpowiednie oprogramowanie, upewnisz się również, że Twoja firma jest tak konkurencyjna, jak to tylko możliwe, jeśli chodzi o składanie ofert na te lukratywne kontrakty.