Jeśli prowadzisz firmę świadczącą profesjonalne usługi, Twoja produktywność, wydajność i wykorzystanie mocy przerobowych są podstawą zarządzania godzinami rozliczeniowymi. Liczba rozliczanych godzin zależy od tego, jak dobrze zarządzasz operacjami wykorzystania mocy produkcyjnych. Aby to osiągnąć, można skorzystać z formuły wskaźnika wykorzystania zasobów.

Wzór wzór na wskaźnik wykorzystania opiera się na znajomości ilości czasu pracownika poświęconego na rozliczalną i produktywną pracę - tj. pracę, która generuje dochód i rentowność. Wzór ten to ilość czasu pracownika generującego dochód wyrażona w procentach - łączna liczba rozliczanych godzin pracownika podzielona przez liczbę dostępnych godzin pracy pracownika.

W firmie świadczącej profesjonalne usługi, zatrudniającej produktywnych i zmotywowanych pracowników, pracownik pracujący 40 godzin tygodniowo i biorący dwa tygodnie urlopu ma do dyspozycji 2000 godzin rocznie. Jeśli pracownik ten przepracuje 1500 godzin w ciągu roku, to 1500 podzielone przez 2000 daje wskaźnik wykorzystania wynoszący 75%.

Docelowe wskaźniki wykorzystania mogą się różnić w zależności od pracownika, w zależności od tego, ile godzin musi poświęcić na pracę niepodlegającą rozliczeniu. Nie można oczekiwać, że nawet najbardziej produktywny pracownik osiągnie wskaźnik wykorzystania na poziomie 100%.

Kolejnym krokiem w obliczaniu wskaźnika wykorzystania mocy produkcyjnych jest następujący przykład: wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych jest sumą wskaźnika wykorzystania mocy produkcyjnych wszystkich pracowników podzieloną przez całkowitą liczbę pracowników. Wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych jest ważnym obliczeniem, ponieważ pokazuje związek między kosztami, produktywnością i faktycznym wykorzystaniem rozliczanych godzin.

Organizacja o niskim wskaźniku wykorzystania mocy produkcyjnych może tracić ogromną liczbę dostępnych godzin rozliczeniowych, pozostawiając dochód na stole.

Wreszcie, możemy uzyskać optymalną stawkę rozliczeniową poprzez uwzględnienie kosztów zasobów, kosztów ogólnych i marży zysku. Dzielimy to przez wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych i obliczamy stawkę godzinową, którą organizacja musi naliczyć, aby wykazać zysk.

Przykład współczynnika wykorzystania

Rozwińmy przykład wskaźnika wykorzystania i zobaczmy, czego każda organizacja może się nauczyć ze swoich wskaźników wykorzystania.

Po pierwsze, ważne jest, aby wziąć pod uwagę zajętość i wykorzystanie. Obłożenie jest wskaźnikiem używanym do pomiaru wydajności centrum obsługi. Mierzy procent czasu, w którym agent jest zalogowany i faktycznie zapewnia obsługę klienta. Zajętości nie należy mylić z wykorzystaniem. Obłożenie mierzy tylko czas spędzony na stanowisku. Wykorzystanie jest agregatem całkowitego czasu na stanowisku zaangażowanym w pracę podlegającą rozliczeniu.

Spostrzeżenia uzyskane z obliczania i ilościowego określania wskaźników wykorzystania obejmują identyfikację możliwości rozwoju - poprzez przegląd wskaźników wykorzystania pracowników według działów lub funkcji. Działy o najwyższych wskaźnikach wykorzystania mogą wskazywać na potrzebę zatrudnienia większej liczby pracowników. Podobnie, wskaźnik wykorzystania, który często zbliża się do 100%, jest wskaźnikiem zbliżającego się wypalenia pracowników.

I odwrotnie, niski wskaźnik wykorzystania w obszarze funkcjonalnym, który powinien generować dochód, wskazuje, że nie ma wystarczającej ilości pracy w przygotowaniu lub zbyt wiele wysiłku poświęca się na funkcje administracyjne, które nie generują dochodu. Może to być również wskaźnik, że firma korzysta ze zbyt wielu freelancerów.

Określenie idealnego wskaźnika wykorzystania jest więc działaniem równoważącym. Uwzględnia on wydatki organizacji na personel, koszty ogólne i marżę zysku zrównoważoną z docelową stawką rozliczeniową, którą klienci są skłonni zapłacić.

Aby ustalić optymalną stawkę rozliczeniową, firma musi wiedzieć, ile musi zapłacić za godzinę. Formuła dodaje koszty zasobów do kosztów ogólnych i marży zysku. Następnie dzieli to przez całkowitą średnią liczbę roboczogodzin. Wynik może być optymalny, ale niekoniecznie będzie tym, co klient jest skłonny zapłacić.

To, co klient byłby skłonny zapłacić, to idealny wskaźnik wykorzystania. Aby osiągnąć tę liczbę, organizacja wprowadza pożądaną marżę zysku, opartą na całkowitej liczbie dostępnych godzin pomnożonej przez docelową stawkę rozliczeniową.

Kalkulator współczynnika wykorzystania

Podsumowując, kalkulator wskaźnika wykorzystania jest funkcją pomiaru produktywności poszczególnych pracowników i całej organizacji. Sposób obliczania procentu wykorzystania jest kwestią podstawowej matematyki, działającej od wskaźnika wykorzystania do kalkulatora wskaźnika wykorzystania mocy produkcyjnych. Zasadniczo wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych można obliczyć jako wskaźnik wpływający zarówno na pomiar, jak i generowanie rozliczalnych godzin zgromadzonych przez organizację.

Większość organizacji musi ustalić docelowe wskaźniki wykorzystania pracowników, aby pragmatycznie uznać, że wskaźniki te muszą się różnić w zależności od osoby, w zależności od obowiązków niepodlegających rozliczeniu w stosunku do liczby godzin, które dana osoba musi rozliczyć, aby zarobić na swoje wynagrodzenie.

Tak więc pracownicy z rozsądnym docelowym wskaźnikiem wykorzystania wynoszącym 65% muszą być w stanie poświęcić 65% swojego dostępnego czasu na pracę podlegającą rozliczeniu. Nie więcej niż 35% powinno być przeznaczone na pracę niepodlegającą rozliczeniu - administracyjną, pro bono lub korekty niepodlegające rozliczeniu. Tak długo, jak ci pracownicy utrzymują lub przekraczają docelowe wskaźniki wykorzystania, działają wydajnie.

Aby podnieść wskaźniki wykorzystania mocy produkcyjnych, ważne jest, aby zacząć od samego dołu. Najlepszym pierwszym krokiem jest ustalenie rozsądnych wartości bazowych dla pracowników. Można oczekiwać, że wysoko opłacani pracownicy zaangażowani w pracę rozliczeniową będą wnosić większą wartość dodaną do organizacji i generować przychody przekraczające ich wynagrodzenie. Menedżerowie powinni dzielić się docelowymi wskaźnikami wykorzystania z każdym pracownikiem. Pozwoli to pracownikom zaakceptować koncepcję wskaźników wykorzystania.

Jednym z aksjomatów nadzoru jest to, że ludzie wykonują najlepiej to, co przełożeni ściśle monitorują. Monitorowanie to można przeprowadzić za pomocą profesjonalnego oprogramowania do śledzenia, takiego jak BigTime smart timesheets dzięki czemu wprowadzanie danych pracowników jest prostsze i wygodniejsze. Ta prostota i wygoda ułatwia generatorom dochodu sumienne ubieganie się o każdą godzinę rozliczeniową, która kiedyś była pomijana, ponieważ jej przechwycenie i zarejestrowanie było zbyt trudne lub czasochłonne.

Współczynnik wykorzystania mocy produkcyjnych

Definicja wykorzystania mocy produkcyjnych w Investopedii jest następująca:

"Wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych mierzy procent potencjalnej produkcji organizacji, która jest faktycznie realizowana".

Tak więc wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych, jak wspomniano wcześniej, może być mierzony w celu oszacowania, jak dobrze organizacja osiąga swój potencjał. W przeciwieństwie do indywidualnego wskaźnika wykorzystania mocy produkcyjnych, wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych poniżej 100% w branży, która wytwarza produkty fizyczne, a nie usługi, oznacza, że branża produkuje na poziomie niższym niż jej pełny potencjał.

Idealny wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych uwzględnia średnie wskaźniki wykorzystania pracowników w poszczególnych branżach. Menedżerowie biznesowi mogą wykorzystać wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych do wskazania obszarów, w których można zwiększyć produkcję.

W firmach usługowych obliczenie wskaźnika wykorzystania mocy produkcyjnych, czyli rzeczywistej liczby godzin podlegających rozliczeniu podzielonej przez potencjalną liczbę godzin podlegających rozliczeniu pomnożoną przez 100, pokazuje, jak blisko lub daleko organizacja znajduje się od swojego pełnego potencjału, biorąc pod uwagę, że osiągnięcie poziomu poniżej 100% wynika z ludzkich ograniczeń.

Oprogramowanie BigTime zostało stworzone dla branży usług profesjonalnych, która polega na ludzkim wkładzie i wydajności. Platforma BigTime integruje się z popularnym oprogramowaniem biznesowym, takim jak QuickBooks, Excel, G-Suite, Zapier i Zira, aby zwiększyć możliwości wykorzystania przez użytkowników:

  • Zarządzanie zasobami i planowanie - optymalizacja możliwości personelu i zwiększenie wskaźników wykorzystania poszczególnych osób
  • Śledzenie czasu pracy i wydatków - usprawnione i łatwe wprowadzanie kart czasu pracy w celu uniknięcia powielania.
  • Rozliczenia i płatności - wykorzystanie standardowych modeli rozliczeniowych, takich jak QuickBooks i optymalizacja wydajności godzin rozliczeniowych.
  • Business Intelligence - uzyskiwanie wglądu i podejmowanie decyzji opartych na danych oraz zwiększanie wskaźnika wykorzystania możliwości organizacji.
  • Zarządzanie projektami - widoczność i wgląd w istniejące i przyszłe projekty.

Tak więc, choć matematyka jest prosta, nie wszystko, co warto robić, jest proste. Obliczanie zdolności wykorzystania wymaga helikopterowego widoku danych biznesowych organizacji. Można to zrobić za pomocą głębokich i szerokich arkuszy kalkulacyjnych Excel lub skonsolidowanego, bezpośredniego podejścia oferowanego przez BigTime.

Jak obliczyć wykorzystanie w programie Excel

Dzięki kalkulatorowi wykorzystania użytkownicy programu Excel mogą wprowadzać zmienne do komórek i tworzyć złożone relacje między arkuszami. Arkusze kalkulacyjne Excel online są dostępne jako oddzielne szablony lub w formie dołączonych miniaplikacji.  

Poniżej przedstawiono kilka przewodników online na temat obliczania wykorzystania mocy produkcyjnych w programie Excel, a także przykłady szablonu formuły wykorzystania mocy produkcyjnych w programie Excel:

  • A Planer pojemności zasobów (Excel) z instrukcjami na stronie Indzara Support.
  • Bezpłatny szablon kalkulatora wykorzystania środków w programie Excel do pobrania ze strony educba.com. (Wymaga zalogowania się i weryfikacji adresu e-mail).
  • Scrum Szablon planowania wydajności - Szablon Excel dla kierowników projektów i zespołów Scrum do śledzenia różnych projektów.
  • Plan pojemności zasobów Szablon Excel - Spełnia wymagania planowania zasobów pod względem pojemności.
  • Szablon do planowania zasobów ludzkich - szablon Excel do planowania zasobów ludzkich z templatesfreedownlaod.com.

Istnieje wiele innych darmowych szablonów Excel, a także płatnych produktów premium do obliczania zdolności wykorzystania.

Poleganie na szablonach Excel ma tę wadę, że nie obejmują one całego spektrum wykorzystania rozliczanych godzin. Szablony Excel wymagają również dobrej znajomości programowania arkuszy kalkulacyjnych i dostosowywania każdego z nich do lokalnego użytku. Ponadto arkusz kalkulacyjny może przestać działać, jeśli wprowadzone dane zostaną uszkodzone lub komórka z formułą zostanie przypadkowo usunięta.

BigTime nie oferuje darmowego rozwiązania, ale ma tę zaletę, że jest samodzielną, zaawansowaną i w pełni obsługiwaną platformą SaaS. W związku z tym nie są wymagane żadne aktualizacje oprogramowania ani kapitału. Podobnie jak większość produktów SaaS, BigTime to oparta na chmurze, skalowalna platforma z wielopoziomowymi planami cenowymi aby zaspokoić potrzeby klientów.

Klienci ci obejmują świat biznesu od doradztwa publicznego, prawnego, IT, inżynierii, marketingu i księgowości po kontrakty rządowe. Zobacz, co nasza eklektyczna grupa zadowolonych klientów mówi o BigTime - jedynej pojedynczej platformie, która łączy wszystko, czego klienci potrzebują do rejestrowania niezafakturowanego czasu i przeglądania wszystkiego za pomocą łatwego, intuicyjnego interfejsu użytkownika.