Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, inżynierowie, konsultanci biznesowi, księgowi, przedsiębiorcy, architekci i dostawcy usług IT mają jedną wspólną cechę. Muszą śledzić i kontrolować trzy ograniczenia, które utrzymują wszystkie projekty w ramach budżetu i na czas - a są to czas, zakres i koszty. Gdy którykolwiek z tych trzech elementów wymknie się spod kontroli, ucierpią na tym pozostałe dwa.

Najlepszym sposobem na śledzenie wielu zadań przy jednoczesnym zachowaniu zakresu umowy i utrzymaniu kosztów na niskim poziomie, aby nie ucierpiała rentowność projektu, jest użycie oprogramowanie do zarządzania projektami. Jednak nie wszystkie aplikacje do zarządzania projektami odpowiadają na konkretne potrzeby tego typu profesjonalistów, którzy są zazwyczaj klasyfikowani jako konsultanci prowadzący własną działalność gospodarczą i zarządzający własnym personelem.

Istnieją różne rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami dla konsultantów. Niektóre z nich są oparte na sieci lub obejmują całe przedsiębiorstwo, dzięki czemu można uzyskać dostęp do projektów z dowolnego miejsca, podczas gdy inne są aplikacjami do zarządzania projektami na komputery stacjonarne, które są używane w biurze. Istnieją również różne rodzaje oprogramowania do zarządzania projektami, które są dostosowane do konkretnych zadań.

Obejmują one planowanie, współpracę, zarządzanie dokumentami, śledzenie czasu pracowników lub zarządzanie kwestiami projektowymi. Bez względu na to, z jakich narzędzi do zarządzania projektami zdecydujesz się skorzystać, upewnij się, że mają one funkcje, które pomogą Ci osiągnąć większość z poniższych:

  • Planowanie projektu
  • Monitorowanie aktywności/zadań
  • Planowanie siły roboczej/zamówień publicznych
  • Kontrola projektu (wykresy Gantta itp.)

Aplikacja do zarządzania projektami powinna być przydatna przez cały cykl życia wszystkich projektów lub spraw klientów. Ale przede wszystkim, najlepsza aplikacja do zarządzania projektami doda poczucie standaryzacji do projektów, tak aby zbudować ramy konkretnych zadań, które są zawsze przestrzegane, z elastycznością, aby uwzględnić unikalne procesy, które są specyficzne dla niektórych klientów lub projektów.

Od rozpoczęcia do zakończenia projektu, dobre oprogramowanie do zarządzania projektami pozwoli skupić się na głównym celu projektu, celach klienta, zgodności z przepisami lub wymogami rządowymi, a także ryzyku projektowym lub wrażliwych obszarach, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

Narzędzia do zarządzania projektami

Dokonując wyboru między aplikacją najlepszą dla firmy konsultingowej lub świadczącej profesjonalne usługi, może sprowadzać się do tego, które narzędzia do zarządzania projektami są najbardziej przydatne do śledzenia klientów, obciążenia sprawami i zakontraktowanych projektów.

Zacznij od przeanalizowania wszelkich obecnych narzędzi i technik zarządzania projektami, z których korzystasz. Procesy te mogą być ręczne i papierowe, ale nadal powinieneś znaleźć odpowiedni zestaw narzędzi do zarządzania projektami, które dobrze pasują do sposobu, w jaki obecnie prowadzisz działalność.

Wymień również oprogramowanie biznesowe, którego obecnie używasz do śledzenia działań projektowych i finansów. Może to być Quicken, arkusze kalkulacyjne Excel, wykresy Gantta lub tablice scrum, baza danych do przechowywania wszystkich informacji o klientach i dostawcach, takich jak adresy, numery telefonów i informacje rozliczeniowe.

Czym są narzędzia do zarządzania projektami?

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami zintegruje najważniejsze narzędzia i techniki zarządzania projektami, z których korzystałeś, a następnie scentralizuje je w jednej aplikacji, która udostępnia informacje na wielu etapach.

Na przykład dane kontaktowe klienta są wprowadzane raz i otrzymują unikalny numer projektu. Następnie wszystkie kolejne działania, wydatki, roboczogodziny i inne zadania projektowe będą płynnie powiązane z tym klientem. Ułatwia to uruchamianie raportów, które porównują to, co wcześniej było dwoma różnymi danymi, ale teraz może być wizualizowane w sposób, który pokazuje, jak jedna funkcja projektu może wpływać na inną, taką jak prognozowane zyski lub planowanie sprzętu i siły roboczej.

Jednak nie wszystkie narzędzia do zarządzania projektami obejmują integrację finansową, taką jak fakturowanie i płatności rachunków, tak jak BigTime. Firma ta oferuje w pełni funkcjonalny system zarządzania projektami opracowany specjalnie z myślą o sposobie działania konsultantów i profesjonalnych dostawców usług. Ponadto można połączyć śledzenie czasu pracowników, zarządzanie projektami oraz fakturowanie i wydatki związane z projektami, aby stworzyć odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami, które spełnią Twoje potrzeby.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami

Nie ma znaczenia, czy jesteś początkującym konsultantem, czy też prowadzisz swoją działalność w zakresie usług profesjonalnych od lat, warto porównać funkcje, aby wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla swojej firmy i takie, które będzie pasować do sposobu działania Twoich klientów. Chociaż przy wyborze odpowiedniej platformy partnerskiej warto wziąć pod uwagę swój budżet, należy również rozważyć, jak solidne są funkcje planowania i harmonogramowania podczas porównywania oprogramowania do zarządzania projektami.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami będzie łatwe w użyciu i pozwoli ci zobaczyć wszystkie terminy projektów w jednym miejscu. Zbyt często konsultanci uważają, że najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami to takie, którego używają duże korporacje. Jest to błąd, ponieważ programy te mogą być uciążliwe w użyciu, trudne do nauczenia i zawierają zbyt wiele zbędnych funkcji.

Najlepsze oprogramowanie nie tylko sprawi, że Twoja firma będzie działać płynniej, ale samo oprogramowanie powinno działać wydajnie. Oznacza to, że powinieneś być w stanie łatwo podzielić większe zadania projektowe na mniejsze podzadania, a następnie przypisać termin ich wykonania, co pozwoli Tobie i Twojemu zespołowi dotrzymać kroku.

Podczas gdy niektóre z przepływów pracy w konsultingu mogą być złożone, oprogramowanie do zarządzania projektami powinno być wręcz przeciwnie - proste i łatwe w użyciu.

Przykłady narzędzi do zarządzania projektami

Celem każdej dobrej aplikacji do zarządzania projektami jest zapewnienie narzędzi potrzebnych do zidentyfikowania działań wymaganych do ukończenia projektu. Jednak lista narzędzi do zarządzania projektami wykracza poza zwykłą listę rzeczy do zrobienia - to dopiero początek.

Oto kilka przykładów narzędzi do zarządzania projektami, które powinny płynnie ze sobą współpracować, aby pomóc ci wytyczyć strategiczną ścieżkę lub stworzyć taktyczny plan, aby przejść od początku do końca twoich projektów. Rozważ poniższą listę narzędzi do zarządzania projektami:

  • Śledzenie wydatków
  • Śledzenie czasu
  • tablice kanban
  • Przetwarzanie płatności
  • Wykresy Gantta
  • Rozliczenia i fakturowanie
  • Kalendarze współpracy
  • Przepływy pracy weryfikacji i zatwierdzania
  • Raporty z projektów

Te narzędzia do zarządzania projektami nie tylko zwiększają funkcjonalność oprogramowania, ale także integrują informacje z jednego narzędzia do drugiego. I to jest ostateczny cel posiadania odpowiednich narzędzi w jednej aplikacji do zarządzania projektami, dzięki czemu nie trzeba inwestować w wiele aplikacji do śledzenia działań projektowych, płatności klientów i kosztów prowadzenia działalności.

Wyobraź sobie możliwość zarządzania zasobami ludzkimi, planowania działań projektowych i tworzenia faktur za pomocą jednego scentralizowanego oprogramowania do zarządzania projektami. Jest to zaleta aplikacji takich jak BigTime.

10 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami

Dobrym pomysłem jest porównanie różnych programów do zarządzania projektami dla profesjonalnych dostawców usług, takich jak księgowi, inżynierowie, prawnicy, konsultanci, eksperci IT i inni właściciele firm zorientowanych na usługi. Zacznij od darmowych narzędzi do zarządzania projektami, które są oferowane przez twórców oprogramowania do zarządzania projektami typu open source. Aplikacje te dadzą ci dobre wyobrażenie o minimum, jakiego powinieneś oczekiwać.

Następnie przejdź do porównania 10 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, które pasują do różnych typów systemów zarządzania projektami, takich jak systemy na poziomie przedsiębiorstwa, samodzielne i internetowe. Oto porównanie 3 najlepszych aplikacji do zarządzania projektami i tego, na co należy zwrócić uwagę:

Narzędzia do zarządzania projektami Microsoft Project - aby w pełni wykorzystać możliwości Microsoft Project, zazwyczaj potrzebne są inne aplikacje Microsoft, a niektóre z bardziej zaawansowanych funkcji wymagają licencji, która jest dostępna po wyższej cenie lub w ramach płatnej subskrypcji. Ponadto Microsoft Project ma długą i trudną krzywą uczenia się. Jednak dla przedsiębiorstw, które już płacą za pełne pakiety Microsoft Suites, może to być dobry wybór.

BigTime Project Management - BigTime to oprogramowanie do zarządzania projektami opracowane specjalnie dla profesjonalistów z branży usługowej, takich jak konsultanci ds. zarządzania i finansów, architekci i inżynierowie itp. Zostało zaprojektowane tak, aby pasowało do ich sposobu prowadzenia działalności dzięki śledzeniu czasu i wydatków, rozliczeniom i fakturowaniu oraz mechanizmowi raportowania typu "przeciągnij i upuść", aby łatwo uzyskać analizy biznesowych KPI.

Asana Project Management - ta aplikacja jest mniej przeznaczona dla indywidualnych konsultantów i profesjonalistów, którzy prowadzą własną firmę i jest bardziej odpowiednia dla zespołów projektowych, takich jak zespół marketingowy i reklamowy, który uruchamia nową kampanię produktową dla klienta. Pomaga użytkownikom komunikować się ze sobą, jednocześnie śledząc budżet projektu i kamienie milowe w trakcie jego trwania.

BigTime to jedna z niewielu aplikacji do zarządzania projektami, która została opracowana specjalnie z myślą o potrzebach profesjonalistów z branży usługowej i ich interakcji z klientami w ramach poszczególnych projektów.

Najlepsze narzędzia do zarządzania projektami dla małych zespołów

Właściciele małych firm, tacy jak ci, którzy świadczą profesjonalne usługi swoim klientom, mogą uzyskać więcej dzięki najlepszym narzędziom do zarządzania projektami dla małych zespołów, takim jak BigTime. Tego typu aplikacje do zarządzania projektami są łatwiejsze do pobrania, wdrożenia, nauki i użytkowania od pierwszego dnia.

Gdy mniejsze firmy inwestują w duże, nieporęczne aplikacje, które są obecnie modne, często pozostają one nieużywane lub użytkownicy nigdy nie otrzymują pełnej wartości swoich pieniędzy, ponieważ poznanie wszystkich tajników oprogramowania zajmuje zbyt dużo czasu.

The najlepsza aplikacja do zarządzania projektami, taka jak BigTimenie jest darmowa, ale oferuje bezpłatny okres próbny. Daje to czas na przetestowanie aplikacji i sprawdzenie, jak łatwo jest się jej nauczyć i z niej korzystać. Deweloperzy sprawili, że interfejs jest prosty i łatwy w nawigacji, ale nadal zawiera wiele zaawansowanych funkcji bez kłopotów z ogromną krzywą uczenia się.

BigTime okazał się jedną z najlepszych aplikacji do zarządzania projektami dla zapracowanych profesjonalistów. A co najlepsze, możesz połączyć różne funkcje, takie jak fakturowanie, śledzenie czasu i zasoby ludzkie, aby stworzyć program do zarządzania projektami, który idealnie pasuje do sposobu prowadzenia działalności.

Odwiedź BigTime online, aby dowiedzieć się, w jaki sposób możemy pomóc usprawnić zarządzanie projektami i rozliczeniami, aby ułatwić Ci życie i poświęcić więcej czasu na świadczenie usług swoim klientom.