Większość firm regularnie mierzy różne wskaźniki - takie jak zaangażowanie klientów, współczynniki klikalności, generowanie leadów i konwersja leadów - aby zrozumieć wydajność i zwiększyć rentowność. Jednak bardzo uniwersalnym wskaźnikiem dla każdej firmy jest wskaźnik wykorzystania.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy i rozliczasz klientów za godzinę swoich usług, możesz obliczyć wykorzystanie mocy produkcyjnych za pomocą wzoru wskaźnika wykorzystania. Pokazuje on, jak produktywnie pracownicy wykorzystują dostępną ilość czasu.

Liczby te można zebrać w wykresie wykorzystania zasobów, aby uzyskać przegląd wydajności firmy i pomóc w podejmowaniu lepszych decyzji kadrowych. Informacje te pomogą również zdecydować, czy pracownik powinien zostać nagrodzony w oparciu o jego doskonały wskaźnik wykorzystania zasobów, czy też należy wdrożyć plany poprawy dla pracowników z niższymi wskaźnikami.

Czym więc jest wykorzystanie mocy produkcyjnych? Z definicji jest to procent dostępnych godzin pracy danej osoby spędzonych na wykonywaniu pracy podlegającej rozliczeniu. Co to oznacza? Jeśli pracownik pracuje 40 godzin tygodniowo, jego rozliczalna praca będzie mniejsza niż 40 godzin. Powodem jest to, że żadna osoba - niezależnie od motywacji i entuzjazmu - nie może pozostać wiecznie włączona i produktywna. Przerwy na lunch, przerwy na kawę, spotkania i rozmowy telefoniczne, między innymi, pochłaniają ten czas.

Współczynnik wykorzystania polega na uzyskaniu właściwej równowagi; nie powinien być ani zbyt wysoki, ani zbyt niski. Zamiast tego należy utrzymać optymalny zakres gdzieś pomiędzy.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o wzorze wskaźnika wykorzystania, jak obliczyć wykorzystanie i optymalne stawki rozliczeniowe, czy masz idealny wskaźnik wykorzystania i jak go podnieść, jeśli jest niski.

Jak obliczyć wykorzystanie zasobów w programie Excel?

Aby obliczyć wskaźnik wykorzystania w programie Excel, należy najpierw utworzyć przykładowe dane. Załóżmy, że masz prosty arkusz śledzenia czasu pracy z wpisami takimi jak data, nazwiska pracowników, zadania i liczba przepracowanych godzin.

Oto jak obliczyć wskaźnik wykorzystania w programie Excel przy użyciu opcji tabeli przestawnej. Najpierw utwórz tabelę przestawną i uporządkuj dane w różnych polach: Kolumny, Wiersze i Wartości. Następnie ustaw zarówno docelowe, jak i rozliczalne wykorzystanie jako średnie, a liczby jako wartości procentowe. To wszystko.

Oto jak obliczyć wykorzystanie zasobów w Excelu - ale można powiedzieć, że jest to nieco uciążliwe. Dostępnych jest kilka wykresów wykorzystania zasobów, które to ułatwiają, ale ogólny proces jest po prostu daleki od wydajności.

Jeśli chcesz zbierać rzetelne, dokładne informacje i uzyskać pewny wgląd w swoje wykorzystanie, musisz zainwestować w bardziej zaawansowane rozwiązanie. Pomoże ci to zrozumieć przeszłe trendy i dokładniej prognozować wykorzystanie, dzięki czemu będziesz mógł lepiej planować.

Raport wykorzystania BigTime obejmuje czas, pracowników i budżety oraz zapewnia Tobie lub Twojemu kierownikowi projektu wgląd w dostępność pracowników w czasie rzeczywistym. W ten sposób wiesz, kto musi podjąć więcej lub mniej pracy, i możesz lepiej planować i przydzielać godziny pracy personelu do projektów.

Narzędzia do planowania wydajności BigTime pozwalają lepiej zarządzać zasobami, przeglądać pracowników według unikalnych umiejętności i dopasowywać ich do odpowiednich projektów, zapewniając jednocześnie szeroki wgląd w dane operacyjne. To kompleksowe rozwiązanie.

Co więcej, jeśli już śledzisz którykolwiek z tych parametrów w innym miejscu, możesz je po prostu zaimportować za pomocą naszego szablonu CSV.

Kalkulator współczynnika wykorzystania

Możesz użyć kalkulatora współczynnika wykorzystania, aby obliczyć swój współczynnik wykorzystania. Metoda obliczania wskaźnika wykorzystania jest dość prosta. Współczynnik wykorzystania jest równy liczbie godzin podlegających rozliczeniu podzielonej przez całkowitą liczbę dostępnych godzin, a wynikowa odpowiedź jest mnożona przez 100.

Oto przykład. Załóżmy, że chcemy znaleźć wskaźnik wykorzystania dla Johna, specjalisty SEO w firmie sprzedającej urządzenia medyczne. Ma on 40 dostępnych godzin w tygodniu. Odpowiadałoby to 2080 godzinom rocznie. Jeśli weźmie miesiąc urlopu, jego łączna liczba godzin dostępnych w ciągu roku wyniesie 1 920.

Załóżmy, że rozlicza 1600 godzin za różne projekty klientów w ciągu roku. Korzystając ze wzoru na średnie wykorzystanie, możemy obliczyć jego wskaźnik wykorzystania jako:

(1,600 / 1,920) × 100 = 83%

Oznacza to, że John rozliczył 83% z możliwych 1 920 godzin. Gdyby rozliczył wszystkie dostępne godziny, jego wskaźnik wykorzystania wyniósłby 100%. Jednak rzadko się to zdarza, a oto dlaczego.

Pracownicy zazwyczaj mają inne obowiązki, które nie są rozliczane. John, na przykład, będąc starszym SEO, musi szkolić rekruterów i wprowadzać ich w procesy firmy. Musi też robić przerwy, czy to na lunch, kawę, czy inne czynności.

Optymalny wskaźnik wykorzystania czasu pracy musi uwzględniać cały ten czas niepodlegający rozliczeniu, aby firma mogła osiągać zyski. W związku z tym większość firm ustala docelowe wskaźniki wykorzystania pracowników, biorąc pod uwagę, ile dostępnego czasu muszą oni poświęcić na pracę niepodlegającą rozliczeniom.

Teraz już wiesz, jak obliczyć wskaźniki wykorzystania każdego pracownika. Jak zrobić to samo dla całej firmy? Wystarczy podzielić sumę wszystkich wskaźników wykorzystania pracowników przez liczbę pracowników. Możesz również skorzystać z kalkulatora wykorzystania zasobów. Solidne rozwiązania do śledzenia czasu pracy, takie jak BigTime, monitorują wskaźnik wykorzystania zasobów automatycznie i w czasie rzeczywistym, zarówno na poziomie pracownika, jak i firmy.

Co to jest dobry wskaźnik wykorzystania pracowników?

Jaki jest dobry wskaźnik wykorzystania pracowników? Nie ma konkretnej liczby, która pasowałaby do wszystkich firm. Wskaźniki wykorzystania różnią się w zależności od osoby i stanowiska. Ogólnie rzecz biorąc, menedżerowie mają niższe docelowe wskaźniki wykorzystania, podczas gdy personel pierwszej linii ma tendencję do wyższych. Ostatecznie każda firma decyduje, co uważa za rozsądny wskaźnik. Niemniej jednak, wyższy poziom wykorzystania jest zazwyczaj lepszy, choć istnieje punkt, w którym wskaźnik ten maleje.

Wskaźnik wykorzystania, który stale zbliża się do 100%, nie jest dobrym znakiem. Najczęściej sugeruje on, że pracownicy są przepracowani i bliscy wypalenia, więc warto zatrudnić nowych pracowników.

Załóżmy, że odnotowujesz znacznie wysokie wykorzystanie i stosunkowo niskie wskaźniki realizacji. W takim przypadku Twój zespół prawdopodobnie spędza zbyt dużo czasu na zadaniach niepodlegających rozliczeniu lub masz zbyt wielu freelancerów podejmujących się projektów - kolejna oznaka potencjalnych problemów.

A gdybyś miał przykład wykorzystania zasobów ze wskaźnikiem powyżej 100%? To również nie jest zbyt dobre i zwykle wskazuje na słabe planowanie lub zbyt wiele działań poza zakresem.

Jaki jest zatem dobry wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych? Większość uważa 65% do 85% lub nieco więcej za dobre wykorzystanie mocy produkcyjnych w branży usługowej. Celem jest jednak zwiększenie wskaźnika wykorzystania mocy przerobowych tak bardzo, jak to możliwe, bez zatapiania pracowników w pracy. Innymi słowy, nie należy podnosić wskaźnika zbyt wysoko, aby nie narazić się na potencjalne problemy związane z odejściami pracowników i nie dopuścić do sytuacji, w której wyniki nie będą zadowalające.

Należy więc ustalić docelowe wskaźniki wykorzystania, które zaspokoją dwie kwestie: chęć rozliczania czasu pracy oraz potrzebę utrzymania pracowników w zdrowiu i zadowoleniu. Następnie pozostały czas powinien zostać przeznaczony na działania niepodlegające rozliczeniu, takie jak wakacje, płatny czas wolny, edukacja, rozwój biznesu, zadania administracyjne i działalność zawodowa.

Formuła wykorzystania mocy produkcyjnych

Wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych to średni wskaźnik wykorzystania dla każdego pracownika w organizacji. Można go obliczyć w ten sposób:

Wzór na wykorzystanie mocy produkcyjnych = Suma wszystkich wskaźników wykorzystania pracowników / Liczba pracowników

Jeśli założymy na chwilę, że John pracuje dla małej firmy zatrudniającej tylko pięciu pracowników, możemy obliczyć wykorzystanie w następujący sposób:

Wzór na procent wykorzystania = (83 + 75 + 62 + 80 + 60)% / 5 = 360% / 5 = 72%

W tym przypadku pięć wartości procentowych reprezentuje wskaźniki wykorzystania pięciu pracowników w firmie. Oznacza to, że średni wskaźnik wykorzystania w firmie Johna wynosi 72%.

Liczba ta jest ważna, ponieważ podkreśla efektywność firmy w wykorzystywaniu dostępnych godzin. Firma o niskim wskaźniku wykorzystania mocy produkcyjnych nie wykorzystuje wartości rozliczeniowej wszystkich dostępnych godzin i traci dużo pieniędzy.

Obliczanie optymalnej stawki rozliczeniowej przy użyciu współczynnika wykorzystania mocy obliczeniowej

Idealny wskaźnik wykorzystania dla każdej firmy równoważy pożądaną stawkę rozliczeniową z wydatkami na personel, kosztami ogólnymi i marżą zysku. Aby dowiedzieć się, ile firma powinna pobierać za godzinę pracy, należy skorzystać z poniższego wzoru:

(Koszt zasobów + Koszty ogólne + Marża zysku) / Łączna średnia liczba roboczogodzin

Załóżmy, że średni koszt pracy w firmie Johna wynosi 150 000 USD, koszty ogólne na pracownika wynoszą 25 000 USD, a pożądana marża zysku wynosi 15 000 USD. Jeśli każdy pracownik ma 1 920 dostępnych godzin, można obliczyć stawkę rozliczeniową w następujący sposób:

$(150,000 + 25,000 + 15,000) / 1,920 =

190 000 USD / 1 920 = 99 USD / godz.

Oznacza to, że firma Johna musiałaby pobierać 99 USD za godzinę, aby pokryć wszystkie swoje wydatki i zwrócić pożądany zysk. Jednak liczba ta byłaby możliwa tylko wtedy, gdyby każdy pracownik miał 100% wskaźnik wykorzystania, co nie ma miejsca. Dlatego musimy uwzględnić wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych, aby uzyskać bardziej realistyczną kwotę do rozliczenia. Następnie podzielilibyśmy kwotę, którą otrzymaliśmy powyżej, przez wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych, w następujący sposób:

$99 / .72 (72% dla firmy Johna) = $137.5

W związku z tym firma musiałaby naliczyć 138 USD, aby uwzględnić dostępne, ale niepodlegające rozliczeniu godziny.

W hipotetycznej sytuacji jest to mała firma zatrudniająca pięciu pracowników. Prawdziwe życie jest inne, a obliczanie wskaźników wykorzystania na papierze jest mało wykonalne. Błędy z pewnością się pojawią, a nawet może się zdarzyć, że nie uda się uchwycić niektórych danych. Możesz skorzystać z szablonu Excela z formułą wykorzystania mocy produkcyjnych, ale nawet to okazało się dalekie od skuteczności.

BigTime oferuje Twojej firmie lepsze rozwiązanie

Oprogramowanie BigTime zapewnia wgląd w wykorzystanie pracowników, prognozy zasobów i pomaga w wyznaczaniu celów. Pomaga łatwo znaleźć obszary, w których można poprawić produktywność zespołu, porównać szacowane i rzeczywiste zasoby w celu zwiększenia rozliczanego czasu i zwrotu z inwestycji. Ponadto, oprogramowanie to integruje się płynnie z technologią, z której już korzystasz.

Jeśli nadal nie masz pewności co do płatnego rozwiązania, wypróbuj bezpłatne demo aby dowiedzieć się, jak BigTime może pomóc w lepszym zarządzaniu zasobami i maksymalizacji wykorzystania zespołu.