Każda mała firma musi planować wykorzystanie zasobów. Musisz upewnić się, że właściwi ludzie pracują nad właściwymi projektami we właściwym czasie. W miarę rozwoju firmy i zarządzania większą liczbą projektów i pracowników, staje się to prawie niemożliwe do wykonania na bieżąco. Właśnie dlatego potrzebujesz oprogramowania do planowania zasobów, aby zagwarantować, że wszystkie projekty będą odpowiednio obsadzone, aby dotrzymać ich terminów.

Odpowiedni system zarządzania zasobami pokazuje, którzy pracownicy są przydzieleni do jakich projektów i ile czasu poświęcają na ich realizację. Ale to nie wszystko, co można dzięki niemu osiągnąć. Umożliwia on planowanie i ustalanie priorytetów projektów na wczesnym etapie. Jeśli priorytety, terminy lub budżety ulegną zmianie, masz ogólny obraz, który pokazuje, jak ponownie przydzielić zasoby. Informuje, którzy pracownicy są niedostatecznie lub nadmiernie wykorzystywani i kto potrzebuje więcej lub mniej przydzielonej pracy.

Narzędzia do planowania wydajności pomagają oderwać się od codziennego zarządzania operacjami i myśleć o wymaganiach długoterminowych. Możesz zobaczyć, gdzie będą Twoje projekty za kilka tygodni lub miesięcy. Będziesz wiedział z dużym wyprzedzeniem, że projekt jest narażony na ryzyko nadmiaru lub niedoboru personelu lub doświadczania wąskiego gardła w napiętym czasie. Można przewidzieć, w jaki sposób zmiany budżetu i priorytetów mogą wpłynąć na zdolność do dotrzymywania terminów. Możesz dostosować harmonogramy i personel, aby nie być zaskoczonym wieloma projektami, które osiągają szczytowe wymagania kadrowe w tym samym czasie.

Dzięki dobremu systemowi zarządzania zasobami wszystkie potrzebne informacje są dostępne na wyciągnięcie ręki w postaci raportów i ekranów. Budżetowane i rzeczywiste godziny pracy mogą być krojone w dowolny sposób. Będziesz wiedział, co musisz wiedzieć, aby być na bieżąco z projektami i zręcznie zmieniać harmonogramy i przydziały, gdy sytuacja się zmieni. Będziesz mieć dane pozwalające podejmować dobre decyzje i być ich pewnym.

Oprogramowanie do planowania wydajności zasobów

Oceniając oprogramowanie do planowania wydajności zasobów, szukasz pakietu, który ułatwia przypisywanie pracowników do projektów zarówno na poziomie zadań, jak i projektów. Wszystkie informacje o planowanych i rzeczywistych godzinach pracy powinny być dostępne od ręki. Wprowadzanie zmian w celu szybkiej zmiany priorytetów i przypisanych zasobów powinno być łatwe.

Sercem dobrego oprogramowania do zarządzania zasobami jest kompleksowy pulpit nawigacyjny. Wszystko, co musisz zrozumieć i wszystko, co możesz zmienić, powinno być dostępne z pulpitu nawigacyjnego. Pulpit nawigacyjny alokacji zasobów BigTime zaczyna się od zapewnienia ogólnego przeglądu. Stamtąd można przejść do godzin budżetowych, całkowitych godzin wejściowych i godzin rozliczeniowych. Można je podzielić na projekty, zadania i pracowników. Dane prezentowane są w formie tabelarycznej i na wykresach. Możesz porównać godziny budżetowe z rzeczywistymi i zobaczyć, jaki procent przydzielonych godzin został wykorzystany.

Dla osoby odpowiedzialnej za zarządzanie zasobami to coś więcej niż tylko liczby. Są to spersonalizowane raporty w czasie rzeczywistym na temat kondycji firmy i jej projektów. Są miarą tego, czy organizacja i pracownicy mogą podjąć więcej pracy. Jeśli są dostępni pracownicy, kierownik projektu może przypisać ich do projektów i zadań bezpośrednio z pulpitu nawigacyjnego.

Nikt nie chce obarczać pracownika większą ilością pracy niż jest w stanie wykonać jedna osoba, a już na pewno nie chcesz, aby cenny zasób siedział "na ławce", ponieważ żaden menedżer nie widział, jak go wykorzystać. Dzięki narzędziom do planowania wydajności zasobów, ręczne śledzenie zasobów na siedząco należy już do przeszłości. Odpowiedni system wspiera komunikację i zapewnia przejrzystość w zakresie alokacji zasobów. Pomaga zapewnić odpowiedni poziom zatrudnienia na każdym etapie projektu.

Planowanie wydajności zespołu

Planowanie wydajności zespołu to, na podstawowym poziomie, proces dopasowywania dostępnych godzin zespołu do godzin, które będą wymagane przez projekt. Mówiąc o wydajności zespołu, masz na myśli maksymalną ilość pracy, jaką grupa może wykonać w danym przedziale czasowym.

We wszystkich strategiach planowania wydajności pierwsze pytanie, jakie należy zadać w odniesieniu do każdego nowego projektu, brzmi: czy w ogóle jesteś w stanie go zrealizować? To znaczy, czy członkowie twojego zespołu mają wystarczająco dużo dostępnych godzin, aby wykonać wszystkie zadania projektowe zgodnie z harmonogramem, który chcesz zrealizować? Jeśli odpowiedź brzmi "nie", najlepsze na świecie planowanie zdolności kadrowych nie sprawi, że w magiczny sposób się to stanie. Będziesz musiał sprowadzić więcej zasobów, przesunąć termin realizacji projektu lub zastosować kombinację tych dwóch rozwiązań.

Planowanie wydajności zespołu to balansowanie obejmujące kilka czynników, w tym wydajność zespołu, budżet na godziny projektu i wymagania dotyczące osi czasu lub inne wymagania klienta lub interesariusza. Jest to często złożony proces, który stanowi wyzwanie dla umiejętności i pomysłowości każdego menedżera. Aby menedżer mógł sprostać temu wyzwaniu, kluczową bronią jest informacja.

Menedżerowie muszą wiedzieć, w jaki sposób zadania projektowe będą rozłożone w czasie. Zależności w projekcie są znaczące. Istnieją krytyczne zadania, które muszą być wykonane wcześnie i szybko, w przeciwnym razie staną się wąskimi gardłami, które zagrażają całemu harmonogramowi projektu. Menedżerowie muszą wiedzieć, kto i kiedy będzie dostępny, aby upewnić się, że mają wystarczającą ilość zasobów do terminowego wykonania najważniejszych zadań. Muszą być prognostami, aby organizacja nie została przyłapana na braku zasobów w krytycznym momencie.

Nawet najbardziej błyskotliwi i intuicyjni menedżerowie mieliby trudności z wykonaniem tych zadań za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i ręcznych procesów. W tym miejscu z pomocą przychodzi oprogramowanie do planowania wydajności.

Narzędzia planowania wydajności

Dzięki narzędziom do planowania wydajności zespołu, menedżerowie mają broń do wypełniania wszystkich swoich obowiązków związanych z zarządzaniem zasobami. Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania wydajnością daje im pulpit nawigacyjny, który pokazuje, w jaki sposób personel jest mapowany do projektu i zapewnia im możliwość łatwej zmiany. Otrzymują oni wszystkie dane potrzebne do prognozowania zasobów oraz przewidywania i przygotowywania zmian w harmonogramie projektu lub dostępności personelu.

Dobre narzędzie skraca czas potrzebny na przypisywanie i śledzenie zasobów. Skraca czas spotkań i sesji planowania. Na wczesnym etapie staje się jasne, kiedy i gdzie będzie potrzebnych więcej pracowników. System pokazuje, kto może być dostępny z innych działów lub projektów. Informuje, kiedy będą dostępni i ile czasu mogą poświęcić. Jeśli w firmie nie ma wystarczającej liczby pracowników, najlepsze narzędzia programowe w odpowiednim czasie wskazują na potrzebę zatrudnienia dodatkowych zasobów.

Narzędzie do planowania wydajności, takie jak BigTime, posiada bogatą funkcjonalność raportowania. Dostępne są standardowe i niestandardowe raporty dotyczące różnych aspektów kondycji firmy i projektu. Są one dostępne natychmiast na podstawie najbardziej aktualnych danych. Możesz generować wykresy, które pokazują budżety w porównaniu do rzeczywistych wyników w czasie. Możesz ocenić swoją wydajność miesiąc po miesiącu.

Oprogramowanie pojemnościowe

Jedną z zalet BigTime jest sposób, w jaki integruje się z szeroką gamą oprogramowania dla małych firm. W szczególności oprogramowanie do planowania wydajności BigTime dobrze współpracuje z Jira, bardzo popularnym narzędziem do zarządzania projektami i śledzenia zgłoszeń. Dzięki BigTime i Jira planowanie wydajności zespołu jest harmonijną, kompleksową funkcjonalnością. Jeśli jesteś fanem Jira i jego możliwości, nie musisz rezygnować z jego możliwości zarządzania projektami lub wewnętrznych procesów, które zbudowałeś wokół Jira.

Oba systemy współpracują ze sobą w celu synchronizacji aktywnych projektów. Pobieranie danych z Jira do BigTime jest bardzo proste. Informacje te obejmują aktywne projekty Jira i zgłoszenia z powszechnie podziwianego narzędzia do śledzenia zgłoszeń Jira. BigTime może przypisywać pracowników do spraw Jira, a także projektów i zadań. Możesz skorzystać ze słynnych możliwości zarządzania projektami Jira wraz z zaawansowanym planowaniem i śledzeniem wydajności, które pochodzą z BigTime.

Menedżerowie i członkowie zespołu mogą pracować w dowolnym systemie, który jest dla nich najwygodniejszy. Wszędzie tam, gdzie wprowadzane są dane, są one współdzielone między pakietami, dzięki czemu nie ma zbędnych wpisów. Jira ma własne możliwości raportowania, ale można użyć elastycznego narzędzia BigTime do raportowania statusu projektu Jira wraz ze śledzeniem budżetu BigTime.

Czym jest planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami?

Planowanie wydajności ma zarówno aspekt planowania, jak i aspekt operacyjny. Narzędzia i techniki zarządzania zasobami projektu obejmują czynności wykonywane przed rozpoczęciem faktycznego projektu. Przykłady obejmują określenie, czy posiadasz wystarczającą liczbę pracowników, aby ukończyć projekt na czas, przypisanie zasobów do prac projektowych oraz utworzenie wstępnej listy zadań projektowych i przypisanego personelu.

W trakcie faktycznego nadzoru nad projektem do gry wkraczają narzędzia planowania wydajności w zarządzaniu operacjami. Pozwalają one wyprzedzić potencjalne problemy i w razie potrzeby dodać lub przenieść pracowników. Dostarczają danych, które pokazują, czy decyzje dotyczące personelu są prawidłowe, dzięki czemu można je w razie potrzeby dostosować.

Skuteczne planowanie zdolności operacyjnych charakteryzuje się przejrzystością i odpowiedzialnością. Dzięki narzędziu takiemu jak BigTime jasne jest, kto i kiedy powinien wykonywać określone zadania, a także kto jest odpowiedzialny za ich realizację. Planowanie i monitorowanie wydajności zapewnia, że zadania na ścieżce krytycznej mają priorytet i personel, którego potrzebują.

Informacja to potęga w planowaniu i zarządzaniu wydajnością, a najlepsze narzędzia do zarządzania zasobami informują o wszystkim, czego potrzebujesz, aby utrzymać projekt na właściwym torze. Ułatwiają one dostosowanie personelu, które jest wymagane, aby zagwarantować, że zadania posuwają się naprzód w kierunku dotrzymania terminów projektu.