Niezależnie od branży lub liczby projektów, firmy muszą wiedzieć, jakich zasobów potrzebują i co jest dostępne, aby wykonać swoją pracę. Przydzielenie zasobów, które mają największy wpływ na projekty, może zwiększyć rentowność i stworzyć bardziej zrównoważone obciążenie pracą.

Nie tylko to, ale wdrożenie planu alokacji zasobów może również pomóc w zarządzaniu oczekiwaniami klientów i interesariuszy - ponieważ skuteczny proces oznacza wdrożenie planu alokacji zasobów przed rozpoczęciem projektu. Alokacja zasobów może również pomóc w identyfikacji potencjalnych konfliktów, takich jak luki w dostępności.

Co więcej, oprogramowanie do alokacji zasobów może pomóc określić, w jaki sposób zmiany w harmonogramie wpływają na terminy. Pozwala to reagować na zmiany i skutecznie dostosowywać plan, aby zapewnić optymalne wykorzystanie zespołu i pomyślną realizację projektu.

Przykład alokacji zasobów: Praca zdalna

W dzisiejszych czasach możesz szukać praca zdalna przykład alokacji zasobów. Oprogramowanie do alokacji zasobów zwiększa produktywność i utrzymuje zespół w zgodzie - bez względu na to, gdzie pracują. Na przykład, możesz wysyłać powiadomienia w Slack, które łączą się z pulpitem zadań każdego członka zespołu.

W ten sposób mogą śledzić, kiedy zadanie jest należne i ustalać priorytety swoich zadań. Oprogramowanie do alokacji zasobów pomaga również określić, kto najlepiej nadaje się do każdego zadania, wraz z ich dostępnością. Chociaż fizyczny proces weryfikacji zazwyczaj spowalnia pracę, można dostosować raporty czasu i wydatków dla swoich pracowników, aby usprawnić wszystko, od przeglądów i odrzuceń po zatwierdzenia.

I można to zrobić z dowolnego miejsca, ustawiając powiadomienia.

Jedną z rzeczy, która staje się problemem, gdy firmy przechodzą na tryb zdalny, jest spowolnienie procesów i przepływów pieniężnych. W rezultacie tworzenie faktur zajmuje więcej czasu. Praca zdalna może również spowolnić czas wysyłania i otrzymywania fizycznych płatności.

Dzięki oprogramowaniu do alokacji zasobów Twoja firma może bezpośrednio śledzić czas i wydatki oraz otrzymywać powiadomienia, jeśli projekt zbliża się do budżetu, spełnia go lub przekracza. Łatwo jest skonfigurować faktury tak, aby automatycznie wypełniały się pozycjami dla każdego klienta. Następnie menedżerowie mogą wprowadzać poprawki bez konieczności drukowania kopii lub wysyłania załączników do wiadomości e-mail.

Oprogramowanie do alokacji zasobów umożliwia również szybkie dokonywanie płatności. Użyj niestandardowych szablonów, które zawierają łatwy sposób płatności online. Możesz zapewnić swoim klientom doskonałą obsługę klienta, wybierając płatność elektroniczną, dodając opcjonalny link do płatności do każdej faktury.

Definicja alokacji zasobów

Jaka jest definicja alokacji zasobów? Mówiąc najprościej, teoria alokacji zasobów odnosi się do procesu podziału zasobów, w tym pieniędzy, umiejętności, technologii i zasobów ludzkich.

Innymi słowy, zasoby są zarówno ludzkie, jak i nieludzkie. Plan alokacji zasobów zazwyczaj obejmuje budżet, siłę roboczą, materiały, sprzęt i obiekty. Oczywiście budżet jest najważniejszy. Jest to zasób, który umożliwia działanie wszystkich pozostałych.

Koszty pracy obejmują pracowników i członków zespołu posiadających umiejętności niezbędne do ukończenia projektu. Wszystkie materiały różne to takie rzeczy jak długopisy, papier i surowce, takie jak drewno.

Koszty sprzętu obejmują niezbędne narzędzia - wszystko, od sprzętu komputerowego i oprogramowania po wiertarki i buldożery (w zależności od zadania). Obiekty to miejsca, w których odbywa się praca, zdalnie, w biurze lub magazynie.

Uproszczenie procesu

Alokacja zasobów staje się problemem, gdy ich podaż jest ograniczona. Z drugiej strony, posiadanie wszystkiego w jednym miejscu usprawnia zarządzanie zasobami fizycznymi, wirtualnymi i ludzkimi oraz zapewnia stały przepływ pracy.

Doskonały przykład planu alokacji zasobów wykorzystuje technologię, aby skrócić czas spędzany na spotkaniach. To tylko jeden z powodów, dla których alokacja zasobów jest istotną częścią zarządzania projektami. Każde opóźnienie może zepchnąć cały projekt z harmonogramu, od spotkań, terminów, po utrzymanie budżetu.

Brak zasobów z powodu niewłaściwej alokacji jest często problemem. Jednak oprogramowanie BigTime pomaga menedżerom we wszystkim, od oceny ryzyka, od dodatkowych kosztów i zmiany sprzętu, po opóźnienia w określonych zadaniach. Pomaga również menedżerom zaplanować projekt z uwzględnieniem możliwości personelu.

BigTime pomaga firmom świadczącym profesjonalne usługi w konsolidacji danych dotyczących zasobów w celu efektywnego zarządzania projektami. Oprogramowanie do alokacji zasobów eliminuje również potrzebę ręcznego wprowadzania danych w arkuszu Excel w celu śledzenia zasobów.

Zrozumienie i wdrożenie skutecznej alokacji zasobów oznacza optymalizację wydajności pracowników, materiałów, sprzętu i pieniędzy. Oprogramowanie do alokacji zasobów od BigTime może pomóc w prognozowaniu i unikaniu opóźnień, a także dodatkowych wydatków.

Na przykład praca ze zdalnym lub rozproszonym zespołem może powodować problemy z powodu różnych stref czasowych. Jednak BigTime przewiduje takie rzeczy, aby zarządzać nieporozumieniami i unikać opóźnień. Pomaga wizualizować i definiować zakres projektu.

Następnie można podzielić je na zadania i przypisać je tam, gdzie mają największy wpływ. Oprogramowanie do alokacji zasobów pozwala kontrolować czas każdego zadania i śledzić, ile czasu zajmuje jego wykonanie.

Przykład alokacji zasobów w zarządzaniu projektami

Znaczenie alokacji zasobów w zarządzaniu projektami jest oczywiste, ponieważ pozwala organizacjom na bardziej efektywne wdrażanie projektów. Poprawia jakość pracy zespołu i ogranicza wypalenie zawodowe. Ostatecznie, alokacja zasobów w zarządzaniu projektami poprawia atmosferę dla zespołu, interesariuszy i klientów.

Oprogramowanie do alokacji zasobów BigTime zapewnia funkcje, które mogą uprościć sposób, w jaki organizacja planuje między innymi godziny pracy personelu. Możesz szybko określić dostępność personelu według roli lub działu. Oprogramowanie umożliwia również przypisywanie zadań do różnych pracowników, monitorowanie postępów projektu i wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym na pulpicie nawigacyjnym zasobów.

Zarządzanie projektami za pomocą oprogramowania BigTime

Ten przykład zarządzania projektami alokacji zasobów jest dostępny za pośrednictwem pulpitu nawigacyjnego Zarządzanie. Ekran Lista projektów według klienta zawiera oddzielne raporty - zwane widokami - dotyczące klientów i projektów.

Ekran listy projektów BigTime zapewnia główny widok projektu w tym przykładzie alokacji zasobów w zarządzaniu projektami. Widoki podsumowują budżety, czas, wydatki i inne dane krytyczne dla zarządzania tymi projektami. Po kliknięciu na link projektu, jego zawartość otworzy się w nowym oknie.

Widok można dostosować, aby wyświetlić listę aktywnych projektów w systemie. Można też wyświetlić podsumowanie postępów projektu w porównaniu z jego ogólnym budżetem. Ponadto dostępny jest widok podsumowania czasu naliczonego dla projektu za okres trzech, sześciu i 12 miesięcy.

Wybierz sposób sortowania lub grupowania listy projektów. Wybierz jedną z opcji Grupuj według z listy wyboru. Domyślnie w widokach projektów wyświetlane są tylko aktywne projekty. Możesz jednak zaznaczyć pole nieaktywne i kliknąć GO, aby zobaczyć nieaktywne projekty na ekranie.

Każdy z widoków listy projektów ma inne kryteria filtrowania. Widok listy projektów jest jednak najbardziej kompleksową listą w systemie. Nie ma dołączonych kryteriów filtrowania.

BigTime posiada również widok Moje projekty i Wszystkie projekty, zapewniając menedżerom wygodny sposób ograniczania dostępu do systemu. Administrator systemu widzi wszystkie projekty w systemie. Mogą oni przyznawać innym użytkownikom prawo do przeglądania projektów i inne określone prawa bezpieczeństwa.

Istnieją trzy różne rodzaje opcji budżetowych, w tym budżety szacunkowe, potokowe i alokacyjne. Można je również łączyć i dopasowywać, aby znaleźć poziom szczegółowości budżetowania, który działa najlepiej. Budżety alokacji umożliwiają menedżerom podział pracy na pracowników i okresy.

Strategia alokacji zasobów

Strategia alokacji zasobów ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania projektami. Monitorowanie terminów i zasobów projektu jest ciągłym zobowiązaniem, od początku do końca. Nie wspominając już o tym, że solidna strategia alokacji zasobów może zaoszczędzić czas i pieniądze.

Rzecz w tym, że planowanie i ustalanie priorytetów projektów jest trudne bez oprogramowania do alokacji zasobów. Być może zastanawiasz się, jakie są trzy najważniejsze decyzje dotyczące alokacji zasobów, które mogą mieć wpływ? Oprogramowanie do alokacji zasobów może dostarczyć danych umożliwiających podjęcie świadomej decyzji.

Generalnie jednak odpowiedź brzmi: budżet, wydajność zespołu i harmonogram. Jakie decyzje dotyczące alokacji zasobów wpływają na wydajność zespołu? Solidna strategia alokacji zasobów pomaga zrozumieć wydajność.

W przykładzie można zobaczyć, jak wygląda przeglądanie projektu przez pracownika w celu dokonywania wyborów związanych z wydajnością w projektach kadrowych. BigTime może zapobiec nadmiernemu przydzielaniu zadań pracownikom projektu i konfliktom z innymi projektami.

Innym aspektem strategii alokacji zasobów jest możliwość planowania. BigTime sprawia, że alokacja zasobów w specyfikacji zadań organizacji, monitorowanie postępów projektu i wprowadzanie niezbędnych zmian jest łatwiejsze i bardziej wydajne.

Dodatkowo, praktyczna strategia alokacji zasobów pozwala zobaczyć wszystkie projekty organizacji jednocześnie. Ważne jest, aby mieć ogólne zrozumienie całej pracy. Dzięki oprogramowaniu BigTime można sprawdzić status dowolnego projektu, zadania, a nawet członka zespołu.

Jeśli chodzi o zarządzanie projektami, najlepiej jest być wystarczająco elastycznym, aby w razie potrzeby szybko i skutecznie zmodyfikować plan. Narzędzie do zarządzania projektami BigTime pomoże Twojej organizacji dostosować się do zmian.

Na przykład narzędzie BigTime Shift Allocations pozwala na zmianę zasobów bez konieczności ponownego wprowadzania czegokolwiek. Możesz wprowadzać poprawki i ponownie przydzielać pracowników i zadania, utrzymując tempo pracy. 

Sprawa wygląda następująco. Oprogramowanie do zarządzania projektami powinno być aktualizowane w czasie rzeczywistym, zapewniając szybki dostęp do informacji. Chcesz usprawnić zarządzanie projektami w swojej organizacji? W takim razie poproś o demo od BigTime, aby dowiedzieć się więcej o naszym oprogramowaniu do alokacji zasobów.