Firma konsultingowa zarabia pieniądze, gdy jej pracownicy wykonują pracę, za którą płaci klient. W niektórych umowach klient płaci za rozliczane godziny, a inne zadania są wykonywane na podstawie stałej oferty. Jednak nawet w przypadku umów o stałej stawce ważne jest, aby wiedzieć, jakie jest wykorzystanie czasu. Musisz wiedzieć, jaki procent godzin pracy każdego pracownika przypada bezpośrednio na pracę dla klienta.

Dobre wskaźniki wykorzystania personelu pozwalają zobaczyć, jak dobrze personel jest rozmieszczony, aby realizować projekty na czas i w ramach budżetu. Jeśli są osoby, których wykorzystanie jest zbyt niskie, wiesz, że można im przydzielić dodatkową pracę. Jeśli projekt ma wielu pracowników z bardzo wysokim wskaźnikiem wykorzystania mocy produkcyjnych, być może nadszedł czas, aby dodać trochę zasobów.

Przydatnym ćwiczeniem dla kierownictwa jest porównanie budżetowanego wskaźnika wykorzystania z rzeczywistym wskaźnikiem na różnych etapach projektu. Dyscyplina ta poprawi planowanie projektu i pomoże kierownictwu ustalić idealny poziom zatrudnienia na wczesnym etapie projektu.

Jest to podwójnie przydatne, jeśli zespół zarządzający ma zintegrowany system z pulpitem wykorzystania i pulpitem alokacji. Wówczas na pierwszy rzut oka widać, gdzie wskaźniki wykorzystania są odpowiednie, a gdzie nie. Mogą szybko zmodyfikować przydziały pracy, aby osiągnąć lepszy ogólny wskaźnik wykorzystania.

W najprostszym ujęciu, wskaźnik wykorzystania składa się z godzin rozliczeniowych podzielonych przez łączną liczbę godzin. Jako przykład wskaźnika wykorzystania, pracownik, który rozlicza 30 godzin w 40-godzinnym tygodniu pracy, ma wskaźnik wykorzystania wynoszący 75%. Wyzwanie polega na określeniu liczb, których należy użyć we wzorze, w szczególności liczby użytej w mianowniku. Czy jest to stałe 40 godzin tygodniowo? Czy są to godziny faktycznie spędzone w biurze? Czy nie uwzględnia ona dni wolnych i innych przestojów?

Podczas gdy licznik we wzorze wskaźnika wykorzystania jest prostszy, nie jest on pozbawiony trudności. Czy rozliczane godziny zostały dokładnie zarejestrowane? A co z godzinami, które pracownik poświęcił częściowo na pracę nad projektem, a częściowo na zadania administracyjne?

Kalkulator współczynnika wykorzystania

Podczas gdy formuła obliczania wykorzystania jest prosta, uzyskanie dokładnych liczb do wykorzystania w kalkulatorze wskaźnika wykorzystania jest trudniejsze. Wymaga to pewnych decyzji dotyczących tego, co zostanie uwzględnione w dostępnych godzinach, a co nie.

Wielu ekspertów rozróżnia wskaźnik obłożenia od wskaźnika wykorzystania. W świecie call center niektórzy definiują wskaźnik obłożenia jako liczbę godzin, które przedstawiciel spędza na pracy z klientem jako procent liczby godzin, w których jest dostępny do odbierania połączeń. W innych kontekstach obłożenie jest czasami definiowane jako procent godzin rozliczanych w określonym momencie. Oznacza to, jaki procent personelu wykonuje obecnie pracę podlegającą rozliczeniu. W tym scenariuszu obliczenie wykorzystania obejmuje formułę średniego wykorzystania. Wykorzystanie analizuje obłożenie w czasie.

Niektóre firmy konsultingowe nie są szczególnie zainteresowane tego rodzaju obliczeniami obłożenia w odniesieniu do specjalistów świadczących usługi konsultingowe. Ważne jest, aby rozumieli swoje wykorzystanie w różnych typach ram czasowych. Muszą wiedzieć, jaki jest wskaźnik wykorzystania na poszczególnych etapach projektu, a także przez cały okres jego trwania. Muszą śledzić ogólne wykorzystanie firmy i być w stanie porównać wskaźniki wykorzystania w różnych rodzajach projektów.

Firmy muszą wybrać mianownik, którego będą używać do obliczania całkowitej liczby godzin oraz być uczciwe i konsekwentne w jego stosowaniu. Jeśli wykluczysz płatny czas wolny i chorobowe, wskaźnik wykorzystania będzie wyższy. Jeśli używasz 40 godzin tygodniowo jako mianownika, a większość twojego personelu pracuje więcej, niektóre z twoich wskaźników wykorzystania mogą przekraczać 100%. Żaden z tych wyborów nie jest z natury dobry lub zły, ale ważne jest, aby zrozumieć, dlaczego robisz to w taki, a nie inny sposób. Co ważniejsze, wybór i gromadzenie danych liczbowych musi być spójne w całej organizacji.

Jak obliczyć współczynnik wykorzystania w programie Excel

Po uzyskaniu godzin rozliczeniowych i godzin całkowitych nie ma tajemnicy, jak obliczyć wskaźnik wykorzystania w programie Excel. Korzystanie z Excela nic nie kosztuje, a z makrami lub bez, nie jest trudno stworzyć system, który łączy rozliczalne i całkowite godziny z różnych źródeł. Możesz łatwo zaprojektować system, który wie, jak obli czyć wykorzystanie w Excelu i wyświetlić je według pracownika, projektu i całej organizacji.

Wadą rozwiązania Excel jest to, że wskaźniki wykorzystania są tylko tak dobre, jak liczby, które do nich trafiają. W programie Excel trudno jest wprowadzić zmiany i procesy, aby zapewnić, że dane wejściowe, w szczególności rozliczane godziny, są tak dokładne, jak powinny.

Bardziej niezawodnym rozwiązaniem jest kompletny system śledzenia czasu i zarządzania projektami, taki jak BigTime. Taki system posiada mechanizmy kontrolne, które zwiększają dokładność wprowadzanych danych. Łatwe ekrany wprowadzania danych pozwalają na codzienne rejestrowanie godzin podlegających rozliczeniu. Ekrany te można dostosować, aby rejestrowanie czasu było proste i oczywiste dla profesjonalistów, którzy chcą to zrobić szybko i wrócić do pracy, za którą otrzymują wynagrodzenie.

Ponadto BigTime oferuje przepływ pracy, który monituje menedżerów o zatwierdzenie wpisu czasu. Liczby godzin do rozliczenia nie będą tak dobre, jeśli nastąpi opóźnienie w ich zatwierdzeniu i wprowadzeniu do wzoru obliczeniowego. Są one bardziej wiarygodne, gdy przełożeni wnoszą dodatkowy zestaw oczu do danych i oznaczają wszelkie dane wejściowe, które wydają się nieuzasadnione.

W przeciwieństwie do niektórych mniej solidnych rozwiązań, BigTime nie jest darmowy. Oferujemy jednak bezpłatną wersję próbną. Możesz sam przekonać się, jak dokładny i łatwy może być zintegrowany system czasu pracy i wykorzystania.

Co to jest dobry wskaźnik wykorzystania?

Jedną rzeczą jest wiedzieć, jak obliczyć wykorzystanie, ale inną jest zrozumienie, co wynikowy wskaźnik wykorzystania oznacza dla organizacji. Wielu ekspertów uważa liczbę około 80 procent za dobrą, wykorzystując łączną liczbę godzin wynoszącą około 2000 rocznie (40 godzin tygodniowo z wyłączeniem dni wolnych od pracy).

Jak można się spodziewać, średnie wskaźniki wykorzystania pracowników różnią się w zależności od branży. Niektóre badania pokazują, że usługi IT stanowią około 80%, podczas gdy usługi doradztwa prawnego i strategicznego są nieco niższe. Istotnym czynnikiem jest nie tyle to, które branże mają wyższe wykorzystanie. Chodzi o to, że niezależnie od branży, w której działasz, zwiększenie wskaźnika wykorzystania pracowników zwiększa opłacalność i zyski.

Możesz śledzić swoje wykorzystanie w porównaniu ze średnim wskaźnikiem wykorzystania firmy konsultingowej w Twojej branży. Liczby te są w pewnym stopniu przydatne, ale nie informują, jakie założenia przyjęły inne firmy ani jak dokładne jest ich śledzenie godzin pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, bardziej korzystne jest śledzenie własnej stawki i sprawdzanie, jak zmienia się ona w czasie i w różnych projektach. Zawsze będzie istniał czas niefakturowany, a jego ilość zależy od innych istotnych funkcji biznesowych, których wykonania oczekujesz od swoich pracowników.

Niektóre rodzaje czasu niepodlegającego rozliczeniu są ważne i stanowią wartość dodaną dla firmy. Przykładami są planowanie, badania i rozwój oraz dbanie o kulturę organizacyjną. Inny czas nie podlegający rozliczeniu jest po prostu koniecznością. Doskonałym przykładem jest administracyjne zadanie rejestrowania i zatwierdzania czasu pracy. Wszystko, co możesz zrobić, aby pomóc swoim pracownikom w dokładnym rejestrowaniu godzin i mniejszym skupieniu się na pracy z klientami, jest plusem. Właśnie dlatego w pełni funkcjonalny system śledzenia i wykorzystania czasu pracy, który sprawia, że proces ten jest łatwy i dokładny, jest jedną z najlepszych inwestycji, jakie można poczynić.

Benchmark wskaźnika wykorzystania pracowników

Jaki powinien być wskaźnik wykorzystania pracowników? Co oznacza produktywne wykorzystanie pracowników dla Twojej firmy?

Wskaźnik wykorzystania na poziomie 80 procent może być dobry, a wskaźnik 90 procent może być punktem odniesienia, do którego należy dążyć, ale wskaźnik bliski 100 procent sugeruje, że przepracowujesz swoich ludzi. Być może nadszedł czas, aby zatrudnić więcej pracowników, wziąć na siebie mniej pracy lub wydłużyć ramy czasowe niektórych projektów. Z drugiej strony, niski wskaźnik wykorzystania może oznaczać, że po prostu nie masz wystarczająco dużo pracy. Może to również oznaczać, że pracownicy spędzają zbyt dużo czasu na zadaniach administracyjnych. Może to oznaczać, że zasoby ludzkie nie są przydzielane efektywnie, co skutkuje zbyt dużą liczbą dostępnych zasobów "na ławce".

Ostatecznie, wskaźnik wykorzystania zasobów jest miarą tego, jak efektywnie zasoby są wykorzystywane do wykonywanej pracy. Trudno jest zoptymalizować sposób, w jaki organizujesz pracę dla swoich klientów, jeśli nie wiesz, jaki jest wskaźnik wykorzystania zasobów. Jeśli masz historię projektów ze znanymi wskaźnikami wykorzystania na różnych etapach, masz potężne narzędzie do planowania nowych projektów. Będziesz w stanie lepiej prognozować, dostarczać dokładne szacunki swoim klientom i optymalnie przydzielać zasoby w miarę realizacji projektów.

Wprowadzanie czasu i zarządzanie stopniem wykorzystania nie powinny być oddzielnymi procesami. Zamiast tego powinny być zintegrowane z ogólnym schematem zarządzania projektami. Dlatego warto zainwestować w kompleksowy pakiet do zarządzania projektami, taki jak BigTime. Gdy wszystkie aspekty zarządzania projektem są zintegrowane, potrzeba mniej wydatków i wysiłku, aby płynnie rejestrować rozliczane godziny i wykorzystać bogactwo informacji o wykorzystaniu, które stają się dostępne.