Liderzy profesjonalnych firm usługowych od dziesięcioleci zawsze szukali sposobów radzenia sobie z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem utylizacją. Nie mogli znaleźć niezawodnego systemu, który sprawiłby, że delegowanie zadań byłoby bezstresowe, ustalanie właściwej ceny za usługi bez obawy o zaniżanie opłat i tworzenie skutecznego systemu zatrudniania.

Przez krótki czas kierownicy projektów byli w stanie opanować ten problem, uczestnicząc we wszystkich procesach, od wdrażania nowych klientów po świadczenie usług. Jednak wraz ze wzrostem liczby klientów i pracowników, skuteczne wykonywanie ich obowiązków stało się wyzwaniem. Powróciliśmy do problemu zarządzania utylizacją, tym razem ze względu na liczbę zadań.

Co trzeba zrobić, aby rozwiązać rosnące problemy firm usługowych związane z zarządzaniem utylizacją? Zatrudniać więcej kierowników projektów i mieć nadzieję, że organizacja nie rozrośnie się bardziej, niż jest to możliwe? Te pytania doprowadziły do opracowania oprogramowania do zarządzania zasobami, takiego jak BigTime, którego celem jest zapewnienie pełnego zestawu narzędzi programowych potrzebnych do skutecznego prowadzenia firmy.

Zanim przejdziemy dalej, musimy odpowiedzieć na pytanie "czym jest zarządzanie utylizacją?" dla tych, którzy jeszcze tego nie wiedzą, ponieważ będzie to kluczowe dla zrozumienia, dlaczego BigTime jest najbardziej odpowiednim oprogramowaniem do zarządzania utylizacją.

Zarządzanie wykorzystaniem to zestaw zasad i procesów, które pomagają określić ilość czasu i pracy potrzebnych do wykonania każdego zadania, przy jednoczesnym obraniu najbardziej opłacalnej trasy. Ta forma zarządzania jest szczególnie widoczna w organizacjach świadczących usługi, takich jak systemy opieki zdrowotnej, ponieważ w większości przypadków znajdują się one pod największą presją przestrzegania ścisłej zgodności z zasadami i przepisami.

Przegląd wykorzystania

Koncepcja, którą obecnie znamy jako zarządzanie utylizacją, była kiedyś określana jako przegląd utylizacji. Jednak termin "przegląd wykorzystania" jest techniką stosowaną do oceny sposobu korzystania z usługi. Czy dana praca jest wykonywana wydajnie i właściwie? Są to rodzaje pytań, na które przegląd utylizacji pomaga odpowiedzieć.

Końcowym rezultatem przeglądu wykorzystania jest zapewnienie, że firmy klientów są traktowane tak, jak na to zasługują. Pomaga nadzorować kierowników projektów, aby upewnić się, że właściwi ludzie z odpowiednimi zestawami umiejętności są przypisani do określonych stanowisk w organizacji. A jeśli tak, przegląd wykorzystania idzie o krok dalej, aby sprawdzić, czy istnieją jakiekolwiek kwestie zgodności, którymi należy się zająć.

Jeśli przestrzegany jest każdy proces przeglądu wykorzystania, powinieneś mieć projekt z przydzielonymi najlepszymi dostępnymi pracownikami, którzy wykorzystali najbardziej standardowe w branży i pomysłowe metody, aby wykonać swoją pracę.

Przyjrzyjmy się temu przykładowi przeglądu utylizacji:

Załóżmy, że jesteś właścicielem mediów z zespołem wewnętrznych analityków danych, a długoterminowy klient potrzebuje twojego zespołu pisarzy, aby przygotować komunikat prasowy, który będzie wyraźnie odzwierciedlał metrykę wzrostu, która według nich jest wspierana przez zestaw danych, który nie został jeszcze przeanalizowany. Załóżmy również, że Twój zespół pracuje nad marketingiem treści związanym z wprowadzeniem na rynek produktu o wysokim priorytecie.

Co zrobiłby odpowiedzialny kierownik projektu? To proste. Kierownik projektu musiałby zastosować procesy przeglądu wykorzystania, aby jak najlepiej wykorzystać wszystkich w takiej sytuacji. Korzystając z oprogramowania do zarządzania zasobami BigTime, kierownik projektu przygląda się obciążeniu pracą każdego członka zespołu, ich zestawom umiejętności specyficznych dla nowego zadania (pisanie i analiza danych), ich biegłości i dostępności poprzez porównanie godzin podlegających rozliczeniu z godzinami niepodlegającymi rozliczeniu.

W ten sposób kierownik projektu może podejmować decyzje oparte na danych, które przyniosą pożądane rezultaty dla starego zadania o wysokim priorytecie, nowego zadania od długoterminowego klienta i zadowolenia pracowników z braku przepracowania.

Utilization Review Job

Po przeczytaniu poprzedniej sekcji i zapoznaniu się z liczbą rzeczy, które nadzorujący kierownik projektu musi wykonać prawidłowo, można pokusić się o pytanie: "czy przegląd utylizacji jest stresujący?".

Cóż, tak jest. Ale nie musi tak być - nie, jeśli nie korzystasz z BigTime.

BigTime pomaga wyeliminować wszystkie niepotrzebne procesy, przez które zwykle przechodzisz, jeśli korzystasz z tradycyjnej dokumentacji papierowej i systemu archiwizacji dla swojego zadania przeglądu utylizacji. Dzięki naszemu oprogramowaniu do zarządzania zasobami możesz pracować z centralnego punktu. Pomaga zarządzać wszystkimi działaniami, od pozyskiwania nowych klientów i aktywnego zarządzania projektem po raportowanie i wysyłanie faktur po zakończeniu pracy.

Aby złagodzić stres związany z rejestrowaniem znaczników czasu dla każdej czynności, BigTime jest zbudowany z praktycznych i responsywnych kart czasu pracy, które wymagają edycji tylko potrzebnych pól. BigTime można również łatwo dostosować do swojej działalności w miarę rozwoju firmy. Ponadto można go zintegrować z narzędziami do zarządzania, które są już znane, z których niektóre obejmują QuickBooks, Sage Intacct, Salesforce i Slack.

Przegląd utylizacji jest specyficzny dla profesjonalnych firm i organizacji usługowych. Każda branża w ramach tej szerokiej terminologii ma swoje własne zasady i plan kariery, jak rozpocząć pracę jako ekspert ds. przeglądu utylizacji. System opieki zdrowotnej wymaga, abyś był już profesjonalistą medycznym, zanim będziesz mógł wziąć udział w programach certyfikacyjnych dotyczących przeglądu utylizacji. Podczas gdy w innych sektorach wystarczy zostać kierownikiem projektu, a w zależności od wymagań pracodawcy może być konieczne, aby w przeszłości pracować w danej dziedzinie.

Schemat procesu weryfikacji wykorzystania

Schemat procesu przeglądu utylizacji zawiera cztery procesy, których musi przestrzegać każdy przegląd utylizacji. Po pierwsze, należy wziąć pod uwagę koszt świadczonych usług. Wymóg wykonania pracy należy ocenić, aby zrozumieć, ile czasu to zajmie, koszty siły roboczej i wydatki na wykonanie rzeczywistych zadań.

Po uwzględnieniu kosztów można teraz ocenić jakość pracy, którą można wykonać przy budżecie, jaki klient jest skłonny przeznaczyć. Czy jakość sprawi, że produkt końcowy będzie mniej bezpieczny? Czy budżet doprowadzi do jakichkolwiek kompromisów w zakresie zgodności? Co można zrobić, aby poprawić jakość projektu? Po dokładnym przeanalizowaniu każdej z odpowiedzi możesz teraz zdecydować o wprowadzeniu niezbędnych korekt.

Zaangażowanie klienta jest trzecim etapem procesu zarządzania utylizacją. Komunikowanie się z klientem i edukowanie go pomaga zrozumieć, jaki powinien być ostateczny cel. Dzięki temu istnieje większe prawdopodobieństwo pozyskania stałych klientów i długoterminowej współpracy niż w przypadku założenia, czego potrzebuje klient.

Czwartym i ostatnim etapem jest gromadzenie danych i raportowanie. Dzięki jednoczesnemu przeglądowi wykorzystania można ponownie ocenić wszystkie etapy zaangażowania klienta i interakcji oraz poszukać lepszych sposobów, w jakie zespół mógł zrealizować projekt.

Struktura BigTime jest skonfigurowana w taki sposób, że każdy z kroków potrzebnych do kompleksowego przeglądu wykorzystania jest spakowany w funkcję. Zarządzanie zasobami jest dostępne za konkurencyjną roczną opłatę abonamentową. Dlaczego nie warto korzystać z darmowych rozwiązań, takich jak szablony Excel do zarządzania zasobami? Podamy pięć powodów.

  • Arkusze kalkulacyjne są podatne na błędy, ponieważ trzeba ręcznie wprowadzać znaczniki czasu
  • Współpraca może być frustrująca, ponieważ nie można kontrolować wprowadzanych zmian
  • Nie można zintegrować się z narzędziami takimi jak Jira
  • Arkusze kalkulacyjne nie pozwalają na luksus "szybkiego spojrzenia"
  • Excel jest zbyt restrykcyjny, ponieważ nie można mierzyć postępów projektu.

Wytyczne dotyczące zarządzania wykorzystaniem

Każda jednostka gospodarki usługowej podlega zestawowi standardowych i opartych na badaniach praktyk mających na celu zaspokojenie potrzeb klientów, zwanych inaczej wytycznymi zarządzania wykorzystaniem. Wytyczne te pomagają firmom usługowym zrównoważyć popyt na usługi, dostępność zasobów i zadowolenie klientów.

W przypadku usług przeglądu wykorzystania wytyczne pomagają im określić procesy, obowiązki i zasady, których każdy członek zespołu powinien przestrzegać. Zapewniają również, że przeglądy utylizacyjne są nadzorowane przez wykwalifikowanego specjalistę, a wyniki audytu są poprawiane.

Wytyczne dotyczące zarządzania utylizacją mogą być wykorzystywane do wszystkich rodzajów przeglądu utylizacji: prospektywnego, równoległego i retrospektywnego.

Przegląd prospektywny ocenia zapotrzebowanie na usługę jeszcze przed jej rozpoczęciem, przegląd równoległy to ocena usługi w trakcie trwania projektu, a przegląd retrospektywny analizuje każdą część świadczenia usługi po jej dostarczeniu.

Każdy rodzaj przeglądu ma swoje zalety i powinien być przeprowadzany od czasu do czasu, aby właściwie zrozumieć sposób działania firmy. Przeprowadzenie wszystkich trzech przeglądów tworzy bardziej holistyczne podejście do poprawy świadczenia usług.

Usprawnij zarządzanie wykorzystaniem i przeglądanie dzięki BigTime

Aby odpowiednio zarządzać zasobami organizacji, potrzebny jest system, który promuje współpracę i może być zintegrowany z dowolnymi narzędziami niezbędnymi do ukończenia projektu. BigTime umożliwia kierownikom projektów komunikację, zarządzanie zasobami i fakturowanie finansów z poziomu tej samej kompleksowej platformy. Chcesz dowiedzieć się więcej? Poproś o demo.