Efektywne zarządzanie projektami to coś więcej niż alokacja zasobów. Potrzebne są odpowiednie narzędzia do planowania zasobów, narzędzia do zarządzania zasobami i techniki; a techniki te muszą opierać się na wiarygodnych danych wejściowych. Chodzi o rozwiązanie następujących problemów:

Planowanie projektu i ustalanie priorytetów - Planowanie projektu opiera się na najlepszym harmonogramie i realistycznym budżetowaniu. Oprogramowanie do alokacji zasobów może skwantyfikować proces zarówno z rzeczywistym, jak i "hipotetycznym" harmonogramem dostosowanym do realistycznych terminów.

Zrozumienie możliwości i tego, kto jest dostępny do pomocy przy projekcie - możesz zapytać pracownika "Jak idzie praca nad tym projektem i nad czym jeszcze pracujesz?". Możesz też powiedzieć: "Widzę, że dobrze sobie radzisz z tym projektem i masz kilka godzin, które możesz poświęcić na jeden z późniejszych projektów". To drugie można zrobić za pomocą oprogramowania do alokacji zasobów, które śledzi to wszystko. Korzystanie z szablonu planowania wydajności zespołu jest dodatkową korzyścią dla tego procesu.

Patrząc w przyszłość - jeśli możesz zagwarantować, że wszystkie projekty zostaną ukończone na czas i w ramach budżetu w ciągu następnego tygodnia, miesiąca, kwartału lub roku podatkowego, możesz uniknąć nadmiernego przydzielania zadań i ryzyka niedoboru personelu.

Radzenie sobie z nieznanym - nieprzewidywalne zdarzenia wymagają elastyczności, aby zmienić planowanie projektu w mgnieniu oka. Narzędzia i techniki zarządzania zasobami mogą śledzić każde zadanie lub kamień milowy, który może mieć swój własny zestaw zależności. Najlepsze oprogramowanie do planowania wydajności pozwala na zmianę przydziałów i realokację zasobów w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych problemów.

Bieżące informacje - wykresy i diagramy zapewniają pełny obraz sytuacji. Oprogramowanie do planowania wydajności zapewnia w kilka sekund to, co mogłoby zająć godziny badań nad postępem projektu. Przegląd i status każdego projektu, który porównuje rzeczywiste wydatki z przewidywanymi budżetami i postępami każdego pracownika, może dać ci natychmiastową migawkę w czasie, aby zareagować na wyżej wymienione usterki zależności.

Narzędzia planowania wydajności w zarządzaniu operacyjnym

Zarządzanie operacyjne to miejsce, w którym guma spotyka się z drogą po tym, jak droga została zmapowana i oczyszczona. Narzędzia BigTime do alokacji zasobów posiadają kalkulator wydajności i szablon planowania wydajności. Dzięki narzędziom do planowania wydajności w zarządzaniu operacyjnym można wykonać następujące czynności:

Pracownicy projektu zgłaszają przydzielone i ukończone godziny. Uzbrojeni w te dane menedżerowie wiedzą, którzy pracownicy mogą zostać wezwani do pracy nad nadchodzącymi projektami. Często projekt nie może być kontynuowany, dopóki nie zostaną ukończone niektóre zależne zadania. Ta dwukierunkowa komunikacja minimalizuje rotację pracowników i utrzymuje ich zaangażowanie oraz zadowolenie z rozsądnego i przewidywalnego obciążenia pracą.

Dopasowanie umiejętności pracowników do wymagań stanowiska. Każdy projekt wymaga specjalnych umiejętności i roli. Znalezienie odpowiedniego pracownika z zestawem umiejętności jest kluczem do planowania sukcesu. Oceniasz każdego pracownika w skali od 1 do 5. Wyświetlacz umiejętności BigTime zapewnia widok z lotu ptaka ocenianej biegłości każdego pracownika w takich obszarach, jak zarządzanie projektami, analiza statystyczna i pisanie techniczne, aby wymienić tylko kilka. Pracownicy nie mają dostępu do wyświetlania umiejętności BigTime, chyba że menedżer chce je udostępnić jako narzędzie doradcze.

Dokonaj korekty kursu, zanim będzie za późno. Duży obraz każdego projektu jest dostępny na wykresach stanu projektu BigTime. Śledź budżet w porównaniu z rzeczywistymi wydatkami i zobacz, jak kluczowi członkowie zbliżają się do końca projektu. Porównaj planowany/szacowany budżet i zasoby ludzkie z rzeczywistym zużyciem/godzinami i w razie potrzeby dokonaj realokacji.

Zatrudniaj nowych pracowników na podstawie decyzji opartych na danych. Scentralizowany widok możliwości personelu wraz z dostępnymi wskaźnikami wykorzystania według działu, roli lub pracownika to tylko bilet do podejmowania najlepszych decyzji o zatrudnieniu. Ustawienia raportowania BigTime pomagają w tworzeniu spersonalizowanych i dostosowanych narzędzi planowania do zarządzania zasobami.

Darmowe narzędzia do planowania wydajności

Można znaleźć wiele szablonów programu Excel, zarówno w postaci bezpłatnych ofert online, jak i za pośrednictwem usług subskrypcyjnych. Zasadniczo dla każdego wymogu planowania wydajności istnieje arkusz roboczy oparty na programie Excel, który wykona jeden lub więcej aspektów dużego zadania. Produkty te są dostępne do bezpłatnego pobrania lub za pośrednictwem usług subskrypcyjnych.

Poniżej znajdują się przykłady najlepszych narzędzi i szablonów Excela do zarządzania wydajnością oraz ich zastosowań:

  • Szablon Excel narzędzia do planowania wydajności - szacuje zapotrzebowanie, określa wydajność, aby użytkownicy mogli podjąć niezbędne działania. Szablony te są dostępne dla kierowników projektów i IT i mogą być używane przez liderów zespołów Agile.
  • Planowanie zasobów ludzkich - zapewnia przegląd zasobów ludzkich, których organizacja będzie potrzebować, aby zapewnić terminową realizację projektu. Ten szablon generuje również widok tabeli przestawnej.
  • Planowanie wydajności projektu - przewiduje wymagania dotyczące zasobów dla projektu i zapewnia dostępność niezbędnych zestawów umiejętności i zasobów.
  • Szablon planowania wydajności zespołu - zawiera tabelę zadań i listę pracowników przypisanych do zadań. Szablon ten zapewnia wgląd w zadania projektowe zespołu i może prognozować przyszłe wymagania dotyczące wydajności dla firmy.

Inne szablony obejmują szablony planowania zasobów Agile dla rozwoju oprogramowania. Szablon planowania zasobów Scrum może być również wykorzystywany jako część planowania zasobów Agile. Scrum wykorzystuje przyrostowe procesy tworzenia oprogramowania i wykorzystuje zespoły wielofunkcyjne do dostosowywania się do zmian i osiągania ogólnych celów projektu.

Każde z powyższych narzędzi Excel wymaga umiarkowanej lub zaawansowanej wiedzy na temat projektowania arkuszy kalkulacyjnych Excel. Są to zasadniczo mini-aplikacje i każda z nich musi być dostosowana do lokalnego użytku. Są więc pracochłonne i wymagają dogłębnej wiedzy na temat planowania wydajności, wymagając od użytkownika łączenia kropek, gdy wymagany jest więcej niż jeden zasób programu Excel. Arkusze kalkulacyjne mają również tę wadę, że są "szerokie i głębokie" i wymagają skrupulatnego wprowadzania danych oraz zwracania uwagi na funkcje programowania arkuszy kalkulacyjnych, aby uniknąć uszkodzenia danych.

Narzędzia planowania wydajności Microsoft

Jako kolejny wybór narzędzi do planowania wydajności, zarządzanie zasobami projektowymi Microsoft oferuje szereg narzędzi i rozwiązań. Obejmują one szeroki zakres możliwości, od flagowej aplikacji Microsoft Project po Microsoft Planner. Microsoft oferuje również narzędzia i funkcje planowania wydajności Agile, które można zsynchronizować z narzędziami do planowania wydajności Jira.

Oto krótki przegląd narzędzi do planowania wydajności oferowanych przez Microsoft:

Microsoft Project Resource Manager istnieje już od ponad 20 lat. To oprogramowanie do zarządzania projektami jest przeznaczone dla menedżerów, którzy chcą opracować harmonogram, przypisać zasoby do zadań, śledzić postępy, zarządzać budżetem i analizować obciążenie pracą. Często określana jako "800-funtowy goryl" wyróżniający się w gąszczu lekkich konkurentów, aplikacja ta oferuje olśniewającą gamę raportów, generuje wykresy i złożone wykresy oraz zarządzanie budżetem na najwyższym poziomie. Uruchamianie zarządzania zasobami Microsoft Project wymaga szczególnego poświęcenia i nie jest dla tych, którzy preferują czysty i prosty produkt pracy.

Microsoft Planner to podstawowa aplikacja do planowania na platformie chmurowej Microsoft 365. Jest to narzędzie internetowe do zarządzania pracą i obsługuje mniejsze projekty bez większego wysiłku związanego z planowaniem. Planner jest zasadniczo narzędziem zorientowanym na pracę zespołową, które obejmuje współdzielone pliki, koordynację zespołu i organizację. Możesz gromadzić i przydzielać zadania, komunikować się i współpracować z innymi użytkownikami w jednym miejscu.

Microsoft Team Planner to podstawowe narzędzie dla użytkowników Microsoft Teams. Za pomocą Microsoft Team Planner można organizować zadania, dodając karty do kanału zespołu. Korzystając z dodatkowej karty, można pracować nad planem z poziomu aplikacji Teams lub w sieci. Możesz usunąć lub skasować swój plan i otrzymać powiadomienie w Teams, gdy nowe zadanie zostanie dodane do Twojego obciążenia.

Narzędzia Agile firmy Microsoft można znaleźć zarówno w usłudze Azure DevOps, jak i aplikacji Microsoft Project. Na platformie Azure brakuje wbudowanych map drogowych projektów (omówionych poniżej) i nie ma ona kompleksowego narzędzia do zwinnego raportowania, dzięki czemu zespoły mają dostęp do dziesiątek raportów.

Kalkulator pojemności sprintu

BigTime jest oficjalną aplikacją Jira. Firmy świadczące usługi IT mogą korzystać z synchronizacji BigTime z Jira w celu śledzenia czasu i budżetu. Dzięki kalkulatorowi Sprint Capacity, Jira śledzi ustalony okres czasu przeznaczony na cykle rozwojowe dla zespołów. Nieodłącznym elementem procesu tworzenia oprogramowania są nieuniknione zaległości. Zwinny rozwój obejmuje planowanie wydajności z punktami fabularnymi.

Historyjka użytkownika jest ważnym narzędziem zwinnego tworzenia oprogramowania. Zespoły spotykają się na początku i decydują o opisie funkcji oprogramowania z perspektywy użytkownika. Historia zawiera profesjonalny profil potencjalnych użytkowników, czego chcą i dlaczego tego chcą. Najlepsza historia oddaje anegdotyczną esencję tego, czego szuka użytkownik. Najlepszym rezultatem jest spotkanie umysłów między właścicielem produktu oprogramowania a zespołem programistów.

Agile User Story Mapping w Jira to sposób na zarządzanie potrzebami użytkowników oprogramowania z perspektywy użytkownika i jego wymagań, a także na planowanie planów rozwoju i wydań na przejrzystej osi czasu. Punkty fabularne planowania wydajności to kamienie milowe w godzinach, które zespół programistów może ukończyć. Pojemność odnosi się do maksymalnie sześciu zagadnień związanych z wątkiem. Jira umożliwia zarządzanie pojemnością na osi czasu historii i oblicza pojemność zespołów dla obu zespołów Agile, takich jak Scrum i Kanban.

Narzędzia szablonów planowania wydajności infrastruktury IT BigTime dla Jira zamykają pętlę, pomagając zespołom programistów w planowaniu wydajności i fakturowaniu. Integracja Jira z BigTime to idealny sposób na uniknięcie podatnego na błędy podwójnego wprowadzania danych. Synchronizacja danych już wprowadzonych do Jira zachowuje funkcjonalność Jira, jednocześnie dostosowując i wykorzystując szablon planowania infrastruktury IT do procesu planowania Agile.

Powyższe dostosowanie wykorzystuje niestandardowe możliwości raportowania BigTime. Pracownicy zajmujący się planowaniem Agile mogą synchronizować i monitorować swoje zadania projektowe i pracowników natychmiast, w łatwym do zrozumienia i przejrzystym interfejsie użytkownika.