Być może zastanawiasz się: "czym jest alokacja zasobów w zarządzaniu projektami?". Przydzielając najlepszy zespół do pracy i optymalizując zadania, alokacja zasobów pomaga kierownikom projektów. Znaczenie alokacji zasobów oznacza, że firmy wszelkiego rodzaju dążą do terminowej i budżetowej realizacji projektów. Najcenniejszy zasób organizacji, czyli ludzie, jest sercem każdego udanego projektu. Proces przydzielania zasobów zespołom w celu wsparcia ich projektów i celów strategicznych jest znany jako alokacja zasobów zarządzania projektami oprogramowania.

Korzyści z alokacji zasobów

Alokacja zasobów, od przedsiębiorstw po małe firmy i wszystko pomiędzy, jest najwyższym priorytetem. Rezultatem może być wypalenie, niedotrzymanie terminów i słaba wydajność, jeśli te zasady nie zostaną wdrożone. Oto kilka zalet alokacji zasobów:

Oszczędność kosztów i zasobów

Chociaż zatrudnianie i utrzymywanie zasobów jest kosztowne, nie powinno niszczyć budżetu. Gdy zatrudniasz zasoby, których nie potrzebujesz, kończysz z zasobami, których nie potrzebujesz. Co gorsza, przeciążasz swoją pulę talentów. Posiadając odpowiednie narzędzia, możesz zobaczyć status projektów w przygotowaniu. Alokacja zasobów może w dłuższej perspektywie zmniejszyć niepotrzebne wydatki. Pozwala to również uniknąć przepracowania zespołów, zapobiegając wypaleniu członków i ich odejściu. Alokacja zasobów zgodnie ze specyfikacją zadań w organizacji zapewnia poziom przejrzystości, który pozwala uniknąć dezorientacji lub wyczerpania pracowników.

Informowanie interesariuszy

Interesariusze chcą wiedzieć, jak przebiegają projekty. Zwykle oznacza to informowanie wszystkich o statusie zadań, kamieni milowych i zagadnień. Ręczne narzędzia zwiększają ryzyko popełnienia błędów i pochłaniają czas.

Poprawa morale i samopoczucia zespołu

Wsparcie i zaangażowanie pracowników są ważne dla utrzymania zdrowego i szczęśliwego środowiska pracy. Często pracownicy przychodzą do pracy z negatywnym nastawieniem z powodu trudności w życiu domowym. Ważne jest, aby upewnić się, że są wspierani i otrzymują odpowiednie narzędzia, aby przyczynić się do szczęśliwszego miejsca pracy. Im bardziej zaangażowani i szczęśliwi są pracownicy, tym bardziej pozytywne i produktywne będzie miejsce pracy.

Rodzaje alokacji zasobów w zarządzaniu projektami

Ważne jest, aby określić najlepsze praktyki alokacji zasobów i plany integracji. Poniżej przedstawiono trzy rodzaje alokacji zasobów w zarządzaniu projektami, które można wykorzystać do właściwego wykorzystania zasobów i dostosowania alokacji zasobów i harmonogramu w razie potrzeby:

1. Metoda ścieżki krytycznej

Metoda ścieżki krytycznej (CPM) jest procesem normatywnym, który stanowi strategię wyprzedzającą mającą na celu utrzymanie projektu zgodnie z harmonogramem. W CPM ścieżki krytyczne to najdłuższe linie zadań w projekcie, które są od siebie zależne. Ponieważ pierwsze zadanie musi zostać rozpoczęte na czas, ścieżka krytyczna identyfikuje najbardziej krytyczne zadania w projekcie. CPM oblicza czas rozpoczęcia i zakończenia przy użyciu tego łańcucha.

2. Metoda łańcucha krytycznego

Istnieje kilka kluczowych różnic między metodą łańcucha krytycznego (CCM) a metodą ścieżki krytycznej (CPM). CPM tworzy harmonogramy projektów w oparciu o zależności zadań, ale CCM zmienia je w celu uwzględnienia ograniczonych zasobów. Oznacza to, że można je stosować samodzielnie lub razem z CPM. CCM nie kładzie takiego nacisku na znalezienie idealnego rozwiązania jak CPM - CCM jest bardziej zainteresowany wykonaniem pracy.

3. Wyrównywanie i wygładzanie zasobów

Podczas gdy metody takie jak ścieżka krytyczna i łańcuch krytyczny optymalizują wydajność i zapewniają dodatkowy czas na radzenie sobie z niepowodzeniami, zdarzają się sytuacje, w których konieczne jest wprowadzenie zmian w planie projektu. W zależności od tego, co należy zmienić, stosuje się wygładzanie zasobów lub poziomowanie zasobów. Harmonogram projektu jest dostosowywany w oparciu o dostępność przy użyciu poziomowania zasobów. Zmniejsza to zapotrzebowanie na zasoby i chroni pracowników przed wypaleniem spowodowanym nadmiernym zaangażowaniem. W rezultacie można również przydzielać zasoby bardziej efektywnie, zamiast spieszyć się z ukończeniem zadań.

Jeśli chodzi o nasze rodzaje alokacji zasobów, oferujemy funkcje, w tym dopasowywanie umiejętności, pulpity nawigacyjne alokacji i przeglądy. Poziomowanie zasobów wykorzystuje dostępność zasobów jako ograniczenie, podczas gdy strategia wygładzania zasobów wykorzystuje dostępny czas jako kluczowe ograniczenie.

Jeśli chcesz zrozumieć więcej, przeczytaj ten plik PDF z alokacją zasobów w zarządzaniu strategicznym, który oferujemy naszym klientom. Będzie on pomocny w tworzeniu strategii alokacji zasobów na dłuższą metę.

Problem alokacji zasobów w zarządzaniu projektami

Jak wiemy, alokacja zasobów w zarządzaniu projektami to proces zarządzania i delegowania zasobów oraz upewniania się, że są one wykorzystywane wydajnie i skutecznie w całym projekcie. Istnieje kilka problemów związanych z alokacją zasobów, których należy być świadomym, aby prawidłowo alokować zasoby i zarządzać nimi w całym projekcie:

Zmiany w relacjach z klientami

Jeśli jesteś kierownikiem projektu, prawdopodobnie doświadczyłeś już, jak zmiany w zakresie, harmonogramie lub budżecie mogą wpłynąć na jego ukończenie. To samo dotyczy alokacji zasobów; prowadzenie aktualnego kalendarza pozwoli ci płynnie dostosowywać zasoby, gdy zauważysz zmiany.

Dostępność zasobów

Rozpoczynając nowy projekt, powinieneś być w stanie wykorzystać wszelkie zasoby dostępne w Twojej firmie. Co się stanie, jeśli twoja agencja prowadzi wiele projektów i zasoby muszą być współdzielone z innymi kierownikami? Co się stanie, gdy członek zespołu zachoruje? Realizacja projektu może być zagrożona przez zmiany w dostępności, więc musisz ją stale monitorować.

Niepewność dotycząca projektów

Zawsze są rzeczy, których nie można przewidzieć podczas rozpoczynania projektu, nawet po sprawdzeniu wszystkich pól i omówieniu budżetu i harmonogramu. Zarządzanie zasobami wymaga umiejętności reagowania na niepewność projektu, na przykład poprzez zmianę przydziału lub przesunięcie zasobów z innych projektów.

Priorytety w całej firmie

Jest prawdopodobne, że Ty i Twoi współpracownicy będziecie musieli dzielić się ograniczonymi zasobami w podobnych ramach czasowych, jeśli Twoja firma prowadzi wiele projektów jednocześnie. Nawet jeśli uda się osiągnąć porozumienie w sprawie zasobów, priorytety jednego z projektów mogą ulec zmianie.

Alokacja zasobów w zarządzaniu strategicznym

Jeśli chcesz lepiej zarządzać projektami, co może być trudne. Śledź budżety i terminy swoich projektów każdego dnia. Wykorzystanie alokacji zasobów pomoże Twojej firmie uniknąć błędów, zapewniając dostępność personelu i czasu na dotrzymanie każdego terminu projektu. Ponadto alokacja zasobów może pomóc w dotrzymaniu harmonogramu i budżetu, utrzymując projekty na czas. Oto kilka typowych trudności związanych z alokacją zasobów w zarządzaniu strategicznym:

Ustalanie priorytetów i planowanie projektów

Ważne jest, abyś pamiętał, jak dużą masz kontrolę. Może to być nieco przytłaczające, gdy zrozumiesz, że to na tobie spoczywa odpowiedzialność za planowanie projektów dla twojej firmy; w końcu dużo pieniędzy i czasu zależy od twojej zdolności do podejmowania decyzji dotyczących dokładnych planów i dopilnowania ich do końca. W każdej chwili możesz popełnić błąd w budżetowaniu lub planowaniu, ryzykując zrujnowanie całego projektu.

Zrozumienie możliwości zespołu

Wiedza o tym, którzy członkowie zespołu są dostępni do pracy nad danym projektem, może stanowić wyzwanie. Właśnie dlatego jednym z najlepiej strzeżonych sekretów alokacji zasobów w zarządzaniu strategicznym jest zrozumienie wydajności. Zasadniczo oznacza to wiedzę o tym, ile godzin miesięcznie każdy pracownik jest średnio dostępny do pracy.

Zachowanie elastyczności w każdej kwestii

Często zdarza się, że niezależnie od tego, jak ciężko pracowałeś nad projektem, nic nigdy nie pójdzie zgodnie z planem. Dlatego ważne jest, aby zawsze pozostać elastycznym i gotowym do zmiany tego, jak wygląda planowanie projektu w dowolnym momencie. Jeśli kiedykolwiek nadejdzie moment, w którym będziesz musiał zmodyfikować harmonogram, zakres, budżet lub personel projektu, będziesz chciał mieć narzędzie do zarządzania projektami, które pomoże ci łatwiej dostosować się do tych zmian.

Informowanie się na bieżąco

Gdy jesteś osobą, w której rękach znajduje się każdy projekt w Twojej firmie, musisz mieć możliwość łatwego i natychmiastowego wglądu w status i postęp zadań każdego pracownika. System oprogramowania do zarządzania projektami sprawi, że będziesz na bieżąco i w czasie rzeczywistym informowany o projektach swoich pracowników.

Przykład alokacji zasobów

Rozbicie definicji alokacji zasobów i zobaczenie, jak to wygląda na przykładzie miejsca pracy, obejmuje ustalenie, jak wygląda dostępność pracownika, a nie tylko to, co jest zapisane na papierze. Na przykład, zamiast po prostu obliczać 40 godzin tygodniowo na pracownika, który pracuje w pełnym wymiarze godzin, oprogramowanie weźmie pod uwagę czas urlopu, potencjalne dni chorobowe i wszelkie inne rodzaje zadań na liście rzeczy do zrobienia danego pracownika w pracy. To dopasowanie umiejętności pracownika do odpowiednich zadań i upewnienie się, że każdy projekt zostanie wykonany prawidłowo.

Usprawnij swoje projekty już dziś dzięki BigTime

Czy jesteś gotowy, aby Twoja firma zaczęła korzystać z alokacji zasobów do zarządzania projektami oprogramowania lub potrzebujesz przykładowego planu alokacji zasobów? Jeśli tak, to BigTime jest firmą dla Ciebie! Dzięki naszemu oprogramowaniu do zarządzania projektami i zasobami możesz utrzymywać członków swojego zespołu na bieżąco i zarządzać wszystkimi przepływami pracy, raportami i wydatkami z jednej lokalizacji, która płynnie integruje się z innymi platformami. Przygotuj się na porównywanie rzeczywistych godzin z przewidywanymi budżetami, śledzenie wszelkich niezbędnych kwot i budżetów projektów oraz konfigurowanie zadań dla każdego projektu i przypisywanie budżetów opłat, godzin i wydatków. Twoja firma może również korzystać z naszych interaktywnych wykresów Gantta, które oferują wizualizację krytycznych ścieżek i kamieni milowych oraz wzmacniają pozycję kierowników projektów, oferując jasną ścieżkę sukcesu i widoki wszelkich blokad drogowych. W Bigtime rozumiemy, że czas to pieniądz i chcemy mieć pewność, że nie marnujesz go na przestarzałe procesy, które po prostu nie działają. Dowiedz się więcej o tym, co możemy zaoferować, prosząc o demo już dziś!