Dużą częścią zarządzania projektami jest przeprowadzanie oceny wykorzystania zasobów ludzkich w celu określenia, ilu pracowników terenowych lub freelancerów i pracowników wewnętrznych będzie potrzebnych do ukończenia projektu. Co więcej, jako profesjonalny właściciel firmy wiesz, że Twoje zyski są bezpośrednio powiązane z tym, jak dobrze wykorzystujesz swoje zasoby, aby utrzymać się w budżecie i zgodnie z harmonogramem.

BigTime oferuje uproszczony sposób tworzenia raportów wykorzystania. Wiele osób może się jednak zastanawiać - czym jest raport wykorzystania? Jest to sposób na zsynchronizowanie dostępnych godzin pracy z dostępnym personelem i budżetem, aby uzyskać wgląd w czasie rzeczywistym w to, którzy pracownicy mogą podjąć więcej pracy lub które operacje mogą być przeciążone lub wąskie gardło.

Z tego miejsca kierownicy projektów mogą bezpośrednio przydzielać zadania do wykonania różnym członkom zespołu lub modyfikować godziny zadań, aby dopasować je do zbliżającego się terminu. Dzięki BigTime wszystko to odbywa się w ramach pulpitu nawigacyjnego zasobów. Zamiast uczyć się, jak przygotować raport wykorzystania zasobów, pozwól BigTime poprowadzić Cię przez ten proces, zaczynając od oceny wykorzystania siły roboczej.

Właściciele małych firm i profesjonalni konsultanci mogą tracić wiele czasu na spotkania i planowanie w celu określenia poziomu zatrudnienia niezbędnego do pomyślnego ukończenia projektu. Wykres wykorzystania zasobów może być wykorzystany do skuteczniejszego i szybszego zrównoważenia dostępnej siły roboczej i godzin pracy zespołu w stosunku do godzin wolnych. Skutkuje to łatwiejszym zarządzaniem projektem i płynniejszym przebiegiem całego projektu.

Raport wykorzystania pozwala skonfigurować różne profile personelu, a następnie uruchomić analizę raportu, aby zobaczyć, jak dobrze poprzedni projekt mógł być lepiej obsadzony lub, co ważniejsze, ilu pracowników i / lub załogi będziesz potrzebować do nowego i nadchodzącego projektu lub działania. Raportowanie wykorzystania personelu w przeszłości, obecnie i w przyszłości pomaga podejmować mądrzejsze decyzje dotyczące zarządzania projektami.

A co najlepsze, BigTime oferuje rozwiązania do zarządzania projektami, które pozwalają skonsolidować wszystkie cenne dane pracowników, projektów i klientów w jednym scentralizowanym miejscu, aby wyeliminować potrzebę ręcznego wprowadzania arkuszy Excel w celu śledzenia zasobów.

Przykładowy raport wykorzystania Excel

Chociaż BigTime nie oferuje bezpłatnego rozwiązania w zakresie pojemności i wykorzystania, można znaleźć wiele ważnych korzyści z inwestowania w oprogramowanie stworzone specjalnie dla tego procesu, zamiast polegać na szablonach Excela. Po pierwsze, mimo że Excel istnieje od lat 80-tych, nie został stworzony do współpracy zespołowej. Darmowy szablon Excel do planowania zasobów jest przeznaczony do użytku indywidualnego. Każdy darmowy szablon Excel do planowania zasobów zespołu będzie miał ograniczoną funkcjonalność i będzie wymagał eksperta Excel do włączenia zaawansowanych funkcji.

Nawet zwinny szablon Excel do planowania wydajności do pobrania za darmo będzie zawierał tylko podstawowe funkcje, które są ogólne, zaprojektowane dla korporacji i nie są dostosowane do sposobu działania małej i średniej firmy. Zamiast tego BigTime zawiera szablon planowania zasobów projektu, który pomaga szybko rozpocząć tworzenie raportu wykorzystania i nie tylko.

Czasami pracownicy mniejszych firm mogą nosić wiele kapeluszy lub śledzenie umiejętności każdego pracownika w większej firmie może być niemożliwe. BigTime umożliwia łatwe wyszukiwanie dostępnych pracowników według roli lub działu za pomocą łatwego w użyciu pulpitu nawigacyjnego. Każdy z Twoich projektów będzie miał zadania, które wymagają różnych umiejętności lub poziomów wiedzy specjalistycznej.

BigTime ułatwia dopasowanie unikalnych umiejętności i ról pracowników do zadań, które wymagają wykonania. A jeśli chodzi o zadania, potrzebujesz tylko pracownika, który najlepiej nadaje się do danej pracy. BigTime pomaga znaleźć takiego pracownika w krótszym czasie i przy mniejszym wysiłku. Osiąga się to, gdy oceniasz pracowników w skali od 1 do 5, aby móc z nich korzystać w przyszłości. W ten sposób możesz wyraźnie zobaczyć, kto jest najbardziej biegły w każdej umiejętności, ale dzięki ustawionym poziomom prywatności Twoi pracownicy nie zobaczą tych ocen, chyba że tego chcesz.

Znaczenie raportu użytkowania

Definicja wykorzystania to czynność polegająca na używaniu czegoś. Ogólnie rzecz biorąc, może to być ilość lub jakość wykorzystania personelu, narzędzi, sprzętu lub przestrzeni. Innymi słowy, chodzi o to, jak dobrze wykorzystujesz swoje aktywa biznesowe i jak dobrze firma realizuje swoje podstawowe działania biznesowe. Raport utylizacji oznacza gromadzenie i przeglądanie danych pomocniczych, które wyjaśniają, jakie osoby są potrzebne do wykonania wymaganej pracy w wyznaczonym czasie.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania wykorzystaniem i wydajnością działa wstecz i do przodu, umożliwiając wgląd w historyczne wskaźniki wykorzystania w oparciu o poniesione godziny lub prognozowanie przyszłego wykorzystania w oparciu o nadchodzące harmonogramy.

Definicja wykorzystania w zarządzaniu operacjami to zdolność do przetwarzania czasu i określania wydajności w każdym punkcie operacji biznesowych. Oznacza to przyjrzenie się wszystkim zasobom dla każdej operacji, związanym z nimi zadaniom i temu, ile czasu te zadania zajmą. W ten sposób można z wyprzedzeniem wizualizować wąskie gardła w operacjach. Wąskie gardło to każdy proces lub działanie, które ma najniższą wydajność. Innymi słowy, jest to najsłabsze ogniwo w operacjach i punkt, w którym menedżerowie operacyjni dokonują oceny lub realokują zasoby.

Przykładowe zastosowanie raportu wykorzystania to sytuacja, w której pracownicy muszą przepracować określoną liczbę godzin nadliczbowych (X). Raport wykorzystania może być wykorzystany do upewnienia się, że firma jest zgodna z zasadami zmęczenia OSHA, aby odfiltrować pracowników, którzy już zarobili godziny nadliczbowe większe lub równe liczbie godzin nadliczbowych dozwolonych w okresie rozliczeniowym.

Szablon raportu wykorzystania

BigTime pozwala użytkownikowi rozpocząć od szablonu raportu wykorzystania, który pozwoli mu szybciej stworzyć użyteczny raport wykorzystania zespołu na następne spotkanie dotyczące planowania wydajności. Jeśli firma posiada starsze systemy, może również pobrać poprzedni szablon raportu wykorzystania Excel do BigTime.

Jeśli zdecydujesz się użyć szablonu Excel do planowania zasobów dla wielu projektów, oto niektóre z pól, które mogą zostać uwzględnione:

  • Dostępna pojemność
  • Planowana pojemność
  • Wymagana pojemność
  • Imię i nazwisko pracownika
  • Rola pracownika
  • Drużyna A, drużyna B itd.
  • Inne zasoby
  • Godziny pracy
  • Przydzielone wykorzystanie
  • Zadanie A, zadanie B itd.

Raport wykorzystania zespołu może być wykorzystany do zrównoważenia budżetowanej ilości pracy i zasobów z rzeczywistą ilością pracy i zasobów potrzebnych do ukończenia projektu lub zadania. Gdy rzeczywista wydajność potrzebna do ukończenia projektu jest większa niż zaplanowana w budżecie, można przejść do innych narzędzi do zarządzania projektami, aby sprawdzić, z jakich zadań pracownicy mogą zostać przeniesieni, aby pomóc w działaniach o wyższym priorytecie, które wkrótce nadejdą.

Jak obliczyć wykorzystanie zasobów

Narzędzie do zarządzania projektami BigTime zostało zaprojektowane tak, aby wyeliminować zamieszanie i tajemnice związane z obliczaniem wykorzystania zasobów. Dobry wskaźnik procentowy wykorzystania pracowników wynosi od 85% do 95%. Pokazuje on ilość możliwego do rozliczenia czasu z całkowitego dostępnego czasu pracownika. Istnieją różne sposoby obliczania wskaźników wykorzystania przy użyciu różnych wzorów. Wszystko zależy od tego, co próbujesz zrozumieć: koszty pracowników, potrzeby związane z zatrudnianiem lub zdolność do podjęcia innego projektu.

Jeśli wskaźnik wykorzystania przekracza 100%, może to oznaczać, że proponowany projekt jest poza zakresem dla wielkości firmy. Może to też wskazywać na słaby poziom planowania. W takim przypadku należy użyć dobrego narzędzia do zarządzania projektami, aby ponownie przydzielić zasoby, sprzęt i czas.

Oto jak obliczyć procent wykorzystania pracowników:

  • Zacznij od liczby dni roboczych (52 tygodnie x 5 dni)
  • Odliczaj godziny wolne od pracy, aby dopasować je do swojej firmy:
    • Dni urlopu
    • Dni chorobowe
    • Szkolenia lub spotkania pracowników
  • Liczba ta będzie teraz wskazywać, ile zdolności rozliczeniowej klientów masz w swoim zespole.
  • Po podzieleniu tej liczby przez całkowitą liczbę dni roboczych otrzymujemy procentowy docelowy wskaźnik wykorzystania.

Nauka tworzenia raportów wykorzystania mocy produkcyjnych za pomocą oprogramowania BigTime eliminuje wiele ręcznych obliczeń wymaganych we wzorze wykorzystania mocy produkcyjnych. BigTime eliminuje konieczność zgadywania przy obliczaniu, ile mocy przerobowych jest potrzebnych do ukończenia projektów.

Raport wykorzystania pracowników

BigTime to oprogramowanie dla branży usług profesjonalnych, w tym architektów, inżynierów, usług IT, konsultantów, księgowych i firm prawniczych. Zaletą raportu wykorzystania pracowników jest możliwość obliczenia średnich wskaźników wykorzystania pracowników według branży. Inne korzyści obejmują:

  • Może być używany do oceny jakości pracownika lub jego "rozliczalności".
  • Raporty wykorzystania mogą pomóc zmaksymalizować zasoby i zyski.
  • Ważny wskaźnik biznesowy, który pomaga określić, o ile więcej pracy możesz wykonać.
  • Może to pomóc w określeniu, kiedy należy zatrudnić więcej pracowników, aby zmniejszyć 100% wykorzystanie.

BigTime pomaga przydzielać zasoby, dzięki czemu można lepiej zarządzać projektami. Procent wykorzystania zasobów jest zawsze widoczny, wraz z harmonogramami operacji biznesowych w toku i do wykonania. Gdy zauważysz luki w możliwościach w stosunku do zadań projektowych, możesz dokonać korekt, takich jak zatrudnienie tymczasowej pomocy lub poproszenie pracowników o pracę w godzinach nadliczbowych.

Oprogramowanie BigTime zostało zaprojektowane, aby zapewnić profesjonalnym firmom usługowym większą władzę i kontrolę nad ich operacjami biznesowymi. Znaczna część potencjału firmy leży w jej pracownikach. Posiadanie systemu, który ujednolica wszystkie działania projektowe, komunikację zespołową i zarządzanie zasobami, wraz z finansami, takimi jak fakturowanie, daje możliwość konkurowania na wyższym poziomie.