Oprogramowanie do zarządzania zasobami i projektami jest kluczowym elementem sprawnego wykonywania codziennych zadań w firmie i odnosi się do konkretnych zadań, które organizują zespół do osiągnięcia szeregu celów w określonym terminie. Oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga menedżerom śledzić przeszkody w tworzeniu planów, identyfikować dostępne zasoby i określać, jakie wyniki należy osiągnąć. Narzędzie do planowania wydajności zasobów jest doskonałym dodatkiem, który może w tym pomóc.

W BigTime oferujemy szeroką gamę funkcji z najlepszymi narzędziami do planowania zasobów. Nasze funkcje oprogramowania do zarządzania zasobami uproszczą sposób, w jaki Twoja firma planuje godziny pracy pracowników potrzebne do ukończenia projektów w terminie każdego tygodnia. Możesz skorzystać z raportów, które łączą pracowników, czas i budżety. Kierownicy projektów mogą nawet zobaczyć dostępność swoich pracowników w czasie rzeczywistym, aby sprawdzić, czy mogą podjąć się dodatkowej pracy, czy też muszą ograniczyć swoje projekty. Kierownicy projektów mogą również bezpośrednio przydzielać zadania lub projekty swoim pracownikom, korzystając z oprogramowania do zarządzania zasobami, które jest idealne do planowania zasobów online.

Niektóre z korzyści obejmują:

  • Skrócenie czasu poświęcanego na planowanie i spotkania dotyczące możliwości pracowników.
  • Konsolidacja danych w celu uproszczenia procesu zarządzania projektem
  • Eliminacja konieczności ręcznego wprowadzania danych do arkuszy kalkulacyjnych Excel
  • Łatwo sprawdzić, którzy pracownicy są dostępni w danym dziale lub roli.

Nasze oprogramowanie oferuje również dopasowanie umiejętności, co oznacza, że każdy indywidualny projekt - z jego unikalnymi rolami i potrzebnymi umiejętnościami - może pomóc w dopasowaniu najlepszego pracownika do zadania w zależności od jego umiejętności.

Konfigurowalna kategoria umożliwia grupowanie umiejętności zgodnie z potrzebami biznesowymi.

Kolejną świetną funkcją jest możliwość przeglądania i śledzenia własnych pracowników według ich konkretnych zestawów umiejętności. Możesz także oceniać swoich pracowników w skali od 1 do 5, aby dowiedzieć się, który pracownik jest bardziej wydajny w zakresie określonych umiejętności. Ponadto możesz zaimportować zewnętrzny arkusz kalkulacyjny, jeśli masz już coś, czego używasz.

Korzystanie z naszego pulpitu alokacji jest łatwe; wystarczy wprowadzić przypisane godziny zadań dla każdego projektu i zobaczyć przydzielony czas dla każdego pracownika. Pulpit wykorzystania BigTime wykracza poza zarządzanie projektami, zapewniając wgląd operacyjny. Budżetowane godziny, wprowadzone godziny i rozliczane godziny są podzielone, aby umożliwić firmom diagnozowanie wydajności zasobów i tworzenie niestandardowych raportów w czasie rzeczywistym.

Najlepsze darmowe oprogramowanie do zarządzania zasobami

Jeśli wyszukujesz "darmowe oprogramowanie do zarządzania zasobami", przekonasz się, że chociaż nie oferujemy darmowego oprogramowania do zarządzania dla małych firm, oferujemy bezpłatną wersję próbną dla wszystkich nowych użytkowników. Jest to doskonała okazja do przetestowania naszego oprogramowania i sprawdzenia, czy jest ono najlepsze dla Ciebie i Twojej firmy.

W BigTime zdecydowanie zachęcamy właścicieli firm i kierowników projektów do korzystania z płatnych systemów oprogramowania do zarządzania zasobami w przeciwieństwie do standardowego bezpłatnego oprogramowania, takiego jak szablony Excel. Oto kilka wad korzystania z narzędzi do zarządzania zasobami, takich jak darmowy Excel lub inny darmowy szablon do planowania zasobów, zamiast płatnego profesjonalnego programu, takiego jak narzędzie do planowania wydajności firmy Microsoft.

Arkusze kalkulacyjne nie są zbyt przyjazne dla użytkownika

Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych nie jest po prostu przyjazne dla użytkownika. Chociaż są one konfigurowalne i znajome, będziesz musiał przewijać setki - jeśli nie tysiące - wierszy i kolumn, gdy będziesz musiał obsługiwać duże ilości danych. Tworzenie arkuszy kalkulacyjnych, które są łatwe do pobrania i łatwe do odczytania, może być wyzwaniem.

Arkusze kalkulacyjne nie są tak bezpieczne

W przeciwieństwie do dedykowanych systemów, arkusze kalkulacyjne mogą być dystrybuowane do każdego, w dowolnym miejscu, poprzez wysłanie wiadomości e-mail. Niezadowoleni lub nieuczciwi pracownicy są bardziej skłonni do udostępniania potencjalnych klientów i danych klientów zewnętrznym źródłom (konkurencji).

Arkusze kalkulacyjne (ich użytkownicy) są podatne na błędy

Arkusz kalkulacyjny nie popełnia błędów, ale jego użytkownicy już tak. To naturalne, że arkusze kalkulacyjne zawierają błędy, ponieważ tak wiele osób pracuje nad nimi w tym samym czasie, a tak wiele edycji i obliczeń odbywa się jednocześnie. Właśnie dlatego warto korzystać z oprogramowania bazodanowego, które ma możliwość samodzielnego rozwiązywania błędów lub oznaczania ich w celu zwrócenia na nie uwagi. Łatwo jest przeoczyć błędy w dużych arkuszach kalkulacyjnych, zwłaszcza jeśli nie przeczesuje się dokładnie każdego wiersza.

Wizualizacja danych jest znacznie trudniejsza

Wizualizacja danych może być irytująca podczas pracy z zespołem. Arkusze kalkulacyjne mogą zawierać setki wierszy i są trudne do odczytania i udostępnienia. Tworzenie takich arkuszy jest niezwykle czasochłonne i nie zawsze konieczne. Ponadto Excel jest nieuporządkowany i nie radzi sobie z formatem danych JSON, który jest często używany w analizie danych. Może to utrudniać zarządzanie projektami w małych firmach.

Oprogramowanie do planowania wydajności zasobów

Firmy są w stanie porównywać obciążenia produkcyjne z dostępnymi mocami produkcyjnymi za pomocą systemów planowania wydajności zasobów. Tworzenie planów wydajności może zapobiec powstawaniu wąskich gardeł produkcyjnych, które mogą mieć negatywny wpływ na cały łańcuch dostaw. Oprogramowanie Microsoft do planowania zasobów może rozdzielać potrzeby produkcyjne na dostępne moce produkcyjne maszyn w oparciu o dane dotyczące materiałów, dostępności sprzętu oraz roboczogodzin i kosztów, tak aby popyt mógł zostać zaspokojony na czas.

Oprogramowanie do zarządzania zasobami dla małych firm

Oprogramowanie do zarządzania zasobami jest szczególnie przydatne dla małych firm z następujących pięciu powodów:

1. Trzymaj się harmonogramu i budżetu

Małe firmy mają niewiele miejsca na błędy, więc konieczne jest przestrzeganie harmonogramu i budżetu projektu. Masz większe szanse na osiągnięcie swoich celów na czas i w ramach budżetu, jeśli planujesz i zarządzasz projektem efektywnie od początku do końca.

2. Zwiększone szanse na sukces

Zdolność kierownika projektu do stworzenia szczegółowego harmonogramu często decyduje o tym, czy projekt zakończy się niepowodzeniem, czy sukcesem.

Czy projekt był ściśle monitorowany, aby upewnić się, że kamienie milowe zostały osiągnięte na czas i czy wprowadzono poprawki, aby powrócić na właściwe tory, gdy pojawiły się nieprzewidziane przeszkody? Niestety, większość małych firm nie docenia znaczenia tej części projektu.

3. Zapewnia większą kontrolę

Brak pracowników, których można rozdzielić, aby wykonywali inne ważne zadania, może sprawić, że projekt wymknie się spod kontroli i zwiąże zasoby organizacji. Dlatego należy wdrożyć zarządzanie projektami, aby uniknąć ciągłych przerw w działalności.

4. Daje wgląd, który można wykorzystać

Dobry kierownik projektu dokumentuje dane, gromadzi je i zapewnia odpowiedzialność. Po zakończeniu projektu można przejrzeć wyniki, ocenić, czy coś poszło dobrze, czy źle, i odpowiednio dostosować przyszłe projekty.

Lepiej być przygotowanym, niż miotać się po omacku, skazanym na powtarzanie błędów z przeszłości lub ignorowanie wcześniejszych sukcesów.

5. Zapewnia odpowiedzialność

Zarządzanie projektami w małych firmach często wiąże się z kwestią odpowiedzialności. Kiedy role są niejasne, ważne zadania mogą pójść na marne.

W ramach dobrego zarządzania projektem role pracowników są jasno określone i przypisane, tak aby nie było wątpliwości, kto jest za co odpowiedzialny.

Techniki i narzędzia zarządzania zasobami

Codzienne pilnowanie terminów i budżetów projektów ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania projektami; może to jednak stanowić wyzwanie. Jeśli chcesz uniknąć błędów, powinieneś zacząć wykorzystywać alokację zasobów w swojej organizacji, aby zapewnić, że każdy z twoich projektów zostanie ukończony na czas i przy udziale niezbędnego personelu.

Utrzymując projekty zgodnie z harmonogramem i budżetem oraz korzystając z tych procesów zarządzania zasobami projektu, alokacja zasobów oszczędza firmie zarówno czas, jak i pieniądze. Zapoznaj się z kilkoma narzędziami i technikami zarządzania zasobami, które pomogą Ci osiągnąć postęp w tym zakresie:

Pamiętaj, aby myśleć długoterminowo

Aby efektywnie alokować zasoby, musisz spojrzeć w przyszłość, gdzie twój projekt i twoi pracownicy będą za tygodnie, miesiące, a czasem lata. Inteligentny sposób podejmowania wiarygodnych decyzji dotyczących sposobu zarządzania projektami jest niezbędny, jeśli chcesz zagwarantować, że nie przekroczą one budżetu i dotrzymają wszystkich terminów.

Utrzymywanie projektów na właściwym torze poprzez ustalanie priorytetów

Pamiętaj, że masz pełną kontrolę. Konieczność planowania projektów firmy może być przytłaczająca: dużo czasu i pieniędzy zależy od zdolności do opracowania dokładnych planów i doprowadzenia ich do końca. Błędy w harmonogramie lub budżecie mogą zrujnować projekt w dowolnym momencie.

Bądź zawsze na bieżąco

Potrzebujesz natychmiastowego i łatwego dostępu do postępów i statusu zadań każdego pracownika. W końcu jesteś osobą, która trzyma rękę na pulsie każdego projektu. Korzystanie z eleganckiej i bogatej w informacje grafiki oraz dobrego oprogramowania do zarządzania zasobami projektowymi sprawi, że będziesz na bieżąco informowany o nadchodzących projektach Twojej firmy.

Poznaj możliwości swojej firmy

Dostępność pracowników w firmie może być trudna do przewidzenia. Dobry plan projektu powinien uwzględniać wydajność pracowników, czyli to, ile godzin pracownicy są w stanie przepracować średnio w ciągu miesiąca. Te narzędzia i techniki zarządzania zasobami projektu będą niezwykle pomocne na dłuższą metę.

Pozwól BigTime zarządzać Twoimi procesami

Czy jesteś gotowy na wdrożenie oprogramowania do zarządzania zasobami w swojej firmie? Nie szukaj dalej niż BigTime! Oprogramowanie BigTime pomaga najlepszym na świecie firmom świadczącym profesjonalne usługi osiągnąć ich pełny potencjał. Księgowi, architekci, inżynierowie, konsultanci IT i wykonawcy polegają na naszym wielokrotnie nagradzanym oprogramowaniu PSA, aby zwiększyć rentowność i produktywność. Arkusze czasu pracy nie są wystarczające w gospodarce usługowej. Potrzebują systemu, który pozwoli im zarządzać komunikacją w zespole, projektami, zasobami, fakturowaniem i finansami. Nasze techniki zarządzania zasobami w zarządzaniu projektami mogą zaoferować każdemu członkowi zespołu narzędzia potrzebne do ukończenia projektów na czas i w ramach budżetu.

Możesz zorganizować członków swojego zespołu i zarządzać wszystkimi przepływami pracy, raportami i wydatkami za pomocą naszego oprogramowania do zarządzania projektami, które płynnie integruje się z dowolną platformą. Upewnij się, że porównujesz rzeczywiste godziny pracy z przewidywanymi budżetami, śledzisz wszelkie potrzebne kwoty i budżety projektów oraz przypisujesz opłaty, stawki godzinowe i budżety wydatków dla każdego projektu. Poproś o demo aby dowiedzieć się więcej o naszej ofercie.