Bez względu na to, jakiego rodzaju usługi świadczy Twoja mała firma, skuteczny program zarządzania projektami ma kluczowe znaczenie. Jest to ważne, jeśli jesteś firmą prawniczą, inżynieryjną lub architektoniczną, a może nawet ważniejsze, jeśli Twoja firma zajmuje się rozwojem technologii.

Zarządzanie projektem oprogramowania to nadzór nad projektem IT od początku definiowania systemu do pomyślnego wdrożenia oprogramowania. Śledzi zadania, godziny i wydatki na każdym etapie projektu i zapewnia, że produkt końcowy zostanie dostarczony na czas i w ramach budżetu.

Projekt oprogramowania ma zdefiniowane fazy, które niekoniecznie są tymi samymi fazami, które można znaleźć w innych typach projektów. Zazwyczaj zaczyna się od fazy wymagań i analizy, która definiuje dokładnie, co będzie robił budowany system. Następnie przechodzi do fazy projektowania, w której określana jest ogólna struktura gotowego produktu. Następnie rozpoczyna się faza budowania rzeczywistego kodowania i kilka faz testowania, w których system jest udoskonalany, aż działa dokładnie tak, jak chce tego klient.

Różne firmy IT używają różnej terminologii, a granice między fazami niekoniecznie są sztywne. Na przykład w niektórych technikach szybkiego rozwoju istnieje proces iteracyjny, w którym można wielokrotnie przechodzić przez cykl projektowania, budowania i testowania.

Bez względu na to, jak zorganizujesz poszczególne etapy, istnieją ogólne techniki zarządzania projektami, które mają zastosowanie. Są to rzeczy, które mają zastosowanie do każdego projektu, oprogramowania lub innego. Aby skutecznie je realizować, potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania projektami. Najpopularniejsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla konsultantów jest skuteczne zarówno w przypadku projektów związanych z tworzeniem oprogramowania, jak i innych projektów.

Bez względu na rodzaj prowadzonych projektów, należy zdefiniować wszystkie zadania, przypisać do nich zasoby oraz śledzić godziny zasobów i budżet w odniesieniu do tych zadań. Potrzebujesz narzędzia, które nie tylko zadba o szczegóły, ale także pomoże ci spojrzeć na szerszą perspektywę. Tylko wtedy można zidentyfikować zależności i ścieżki krytyczne oraz odpowiednio przypisać zasoby, aby utrzymać projekt zgodnie z harmonogramem.

Czym jest zarządzanie projektami?

Zarządzanie projektami oprogramowania jest podobne do innych rodzajów zarządzania projektami na więcej sposobów niż się od nich różni. Aby zdefiniować zarządzanie projektami, można powiedzieć, że jest to wykorzystanie wiedzy, umiejętności, technik i (zwykle) oprogramowania, aby zobaczyć duże przedsięwzięcie od początku do końca. Jego celem jest pomyślne dostarczenie czegoś wartościowego.

Aby to osiągnąć, kierownik projektu musi nadzorować zestaw kroków zarządzania projektem, aby doprowadzić projekt do skutku. Niektóre z nich to wysokopoziomowe kroki, takie jak konceptualizacja procesu i produktu końcowego lub wyobrażenie sobie zespołu projektowego, który może urzeczywistnić marzenie. Wiele zadań wymaga jednak ogromnej ilości szczegółów i codziennego nadzoru. To właśnie tutaj system zarządzania projektami robi różnicę.

Dużą częścią zarządzania projektami jest śledzenie budżetu i zadań. Ktoś musi zidentyfikować i skonfigurować wszystkie zadania dla projektu. Musi także przypisać budżety opłat i wydatków. Muszą być na bieżąco z wydatkami, aby upewnić się, że nie przekraczają budżetu. Musi istnieć kontrola nad tym, kto może wykonywać tę pracę i kto może na nią patrzeć.

Menedżerowie muszą przypisywać ludzi do wszystkich zadań. Muszą śledzić i zatwierdzać godziny pracy pracowników, być może nad wieloma zadaniami w wielu projektach. Muszą wiedzieć na pierwszy rzut oka, kto nad czym pracuje i czy każde zadanie jest na dobrej drodze do dotrzymania czasu i budżetu.

Wszystkie te szczegóły muszą być dokładne, ale jeszcze ważniejsze jest, aby menedżerowie nie stracili z oczu szerszej perspektywy. System oprogramowania, który zarządza godzinami i budżetem, musi również raportować informacje w sposób umożliwiający menedżerom prawidłowe podejmowanie krytycznych decyzji. Potrzebne są raporty, takie jak wykresy Gantta, które wskazują zależności i postępy w stosunku do kamieni milowych. Menedżerowie muszą widzieć, kiedy nadszedł czas na realokację zasobów, aby ukończyć zadania na ścieżce krytycznej i utrzymać cały projekt na właściwym torze.

Przykłady zarządzania projektami oprogramowania

Jeśli szukasz przykładów narzędzi do zarządzania projektami, nie musisz daleko szukać. Nawet najbardziej pobieżne wyszukiwanie pokaże dziesiątki nazw, z których wszystkie twierdzą, że są najlepszym oprogramowaniem do zarządzania projektami. Niektóre z popularnych to Trello, Asana, Zoho i Teamwork Projects. Microsoft posiada własne narzędzie o nazwie Microsoft Projects.

Wielu z tych producentów oprogramowania oferuje oprogramowanie do zarządzania projektami za darmo, aczkolwiek z mniejszą liczbą funkcji niż ich płatne wersje. Możliwe jest nawet zbudowanie narzędzia do zarządzania projektami z szablonów i makr programu Excel.

Wybierając system zarządzania projektami, najlepiej jest wybrać taki, który łączy zarządzanie projektami i finanse projektów. Ważne jest również, aby sprawdzić, jak dobrze narzędzie kandydata współpracuje z systemami i procesami, które już posiadasz.

BigTime nie jest darmowym narzędziem do zarządzania projektami, ale oferujemy bezpłatną wersję próbną. Nie ma potrzeby poświęcania czasu i wysiłku na instalację produktu, który może nie obejmować wszystkich potrzebnych funkcji lub integracji z systemem księgowym i innymi systemami. Okres próbny z BigTime pokaże ci, co może zrobić w pełni funkcjonalne, integrowalne narzędzie do zarządzania projektami.

Dlaczego zarządzanie projektami oprogramowania jest ważne?

Nie jest przesadą stwierdzenie, że skuteczne zarządzanie projektami oprogramowania jest różnicą między porażką a sukcesem projektu. Zastanów się, czym jest proces zarządzania projektem. Pomyśl o najważniejszych czynnikach, które składają się na udany projekt.

Komunikacja jest najważniejsza. Zespoły projektowe i wszyscy interesariusze muszą być zgodni co do tego, co się wydarzy, kiedy to się stanie i ile to będzie kosztować. Wszystkie aspekty projektu muszą być przejrzyste, aby wszystkie strony posiadały niezbędną wiedzę na jego temat. Elastyczny system raportowania jest koniecznością.

Wszystkie procedury i struktury komunikacyjne muszą być wdrożone w momencie rozpoczęcia projektu. Jednak kierownik projektu naprawdę zarabia na swoje wynagrodzenie, gdy projekt jest w toku. Rzadko który projekt przebiega od początku do końca dokładnie tak, jak został zaplanowany. Znaczenie zarządzania projektami w organizacjach staje się jeszcze bardziej oczywiste, gdy sytuacja się zmienia.

Jeśli projekt dotyczy oprogramowania, zespół musi być szczególnie elastyczny i dobrze zarządzany. Pomyśl o wszystkich nieoczekiwanych zdarzeniach, które mogą wystąpić w projekcie oprogramowania. Biznes może się zmienić, powodując zmianę wymagań interesariuszy. Prośby o zmianę zakresu projektu są powszechne. Kierownik projektu oprogramowania musi być przygotowany i reagować na czynniki stresowe zarówno w zespole projektowym, jak i poza nim.

Rzadko kto potrafi zarządzać wszystkimi aspektami projektu programistycznego na bieżąco. Być może taka osoba nawet nie istnieje. W rezultacie nietrudno dostrzec znaczenie narzędzi do zarządzania projektami w zapewnieniu pomyślnego zarządzania i ukończenia projektu.

Kurs zarządzania projektami oprogramowania

Niektóre aspekty zarządzania projektami są intuicyjne, a osoba z odpowiednimi predyspozycjami może je przyswoić na bieżąco. Biorąc jednak pod uwagę cel i znaczenie zarządzania projektami, większość osób, które chcą odnieść sukces jako kierownicy projektów, skorzysta z kursu zarządzania projektami IT.

Tego rodzaju szkolenia są dostępne w wielu formatach. Przykładami są szkolenia stacjonarne, samodzielna nauka online i seminaria internetowe. Niektóre programy prowadzą do uzyskania profesjonalnej certyfikacji, co jest wartościowym poświadczeniem zwiększającym wiarygodność każdego, kto reklamuje się jako kierownik projektu.

Zarys kursu zarządzania projektami oprogramowania da studentowi pewne wyobrażenie o tym, czego może się spodziewać. Zazwyczaj obejmują one narzędzia i techniki powszechnie stosowane przez kierowników projektów. Nauczysz się tworzyć budżety, ustalać priorytety zadań i korzystać z narzędzi do zarządzania projektami. Dowiesz się, jak radzić sobie z ryzykiem i tworzyć plany zarządzania ryzykiem.

Najlepsze kursy kładą nacisk na zarządzanie ludźmi. Odbędą się szkolenia z zakresu dynamiki zespołu, zarządzania oczekiwaniami interesariuszy oraz podnoszenia i eskalowania problemów. Odpowiedni kurs zarządzania projektami oprogramowania wyposaży menedżera w umiejętność inicjowania, planowania, prowadzenia i pomyślnego kończenia projektów.

Znaczenie zarządzania projektami oprogramowania

Dlaczego planowanie projektów jest tak ważne w obecnym scenariuszu? Dzieje się tak dlatego, że projekty, którymi zarządzasz dzisiaj, a także te, które planujesz na przyszłość, nie będą produktywne, jeśli nie zostaną odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone. Biorąc pod uwagę znaczenie zarządzania projektami oprogramowania w organizacji, łatwo jest zrozumieć, w jaki sposób system zarządzania projektami może być kluczowym czynnikiem wpływającym na to, jak dobrze radzi sobie zespół projektowy.

Wiele może się wydarzyć w trakcie trwania projektu programistycznego. Priorytety mogą ulec zmianie. Członkowie zespołu mogą przychodzić i odchodzić. Może nawet zajść konieczność zatrudnienia nowego kierownika w połowie cyklu projektu. Dlatego w firmie musi istnieć akceptowany i powszechnie rozumiany proces zarządzania projektami.

O wiele łatwiej jest przestrzegać standardowej metody zarządzania projektami oprogramowania, gdy jest ona wspierana przez narzędzie do zarządzania projektami. Jeszcze bardziej pomocne jest posiadanie systemu takiego jak BigTime. Zapewnia on funkcje śledzenia, elastyczne raportowanie i silną integrację z obecnymi systemami i procesami. Są to narzędzia pomocnicze, których menedżerowie potrzebują, aby ukończyć każdy projekt na czas i poprawić jego rentowność.