Jako właściciel małej firmy, obsługa kontraktów przy jednoczesnym przestrzeganiu przepisów Defense Contract Audit Agency (DCAA) dotyczących ewidencji czasu pracy, bez żadnej pomocy, jest uciążliwa. Nieprawidłowe rejestrowanie czasu pracy, niedokładne rejestrowanie godzin pracy pracowników i brak systemu, który zapewniałby, że księgi rachunkowe są odporne na audyt, naraża na ryzyko dobre relacje z innymi firmami lub klientami. Zgodność z DCAA obejmuje prowadzenie dokładnych, przejrzystych ewidencji czasu pracy, aby udowodnić brak nadzoru nad godzinami pracy pracowników.

Dzięki BigTime możesz łatwo organizować rejestry i raporty swoich kart czasu pracy i nie martwić się o audyty. BigTime to oprogramowanie do ewidencji czasu pracy zgodne z DCAA, które płynnie integruje się z systemem księgowym, aby wyeliminować kłopoty związane z utrzymaniem standardów zgodności. Nie tylko uchronisz się przed niepokojem związanym z audytem, ale Twoje zapisy będą dokładne, eliminując błędy w ostatniej chwili dzięki wykorzystaniu oprogramowania do śledzenia czasu pracy BigTime zgodnego z DCAA.

To zgodne z przepisami oprogramowanie do rejestracji czasu pracy wykracza poza śledzenie czasu pracy. Możesz płynnie wdrożyć oprogramowanie z QuickBooks i Sage, aby śledzić swoje wydatki i zbudować łatwy w użyciu, prosty system księgowy, który jest odporny na audyt. Dzięki efektywnemu zarządzaniu czasem pracy i dokumentacją rozliczeniową zgodnie ze standardami zgodności, BigTime pozwala skupić się na innych aspektach działalności, w tym na świadczeniu usług i negocjacjach z klientami.

Od stosowania ograniczeń dotyczących ewidencji czasu pracy w celu ochrony i zabezpieczenia ścieżki audytu po egzekwowanie procesów uwierzytelniania, które uniemożliwiają pracownikom wcześniejsze logowanie się do ewidencji czasu pracy, oprogramowanie do ewidencji czasu pracy tworzy skuteczny system, który przynosi korzyści Twojej firmie. Dostęp do wszystkich danych można uzyskać z jednego prostego pulpitu nawigacyjnego z zaawansowanymi funkcjami filtrowania, które zapewniają solidne doświadczenie w zakresie raportowania.

BigTime oferuje usługi, których potrzebujesz, aby przenieść swój wewnętrzny przepływ pracy na wyższy poziom w sposób zgodny z DCAA, skuteczny i bezstresowy. W ten sposób można zwiększyć wydajność i łatwość procesu płacowego.

Lista kontrolna audytu kart czasu pracy DCAA

Audyty mogą być zniechęcające, zwłaszcza gdy nie ma gwarancji, że ewidencja czasu pracy i wydatków jest zgodna z programami audytu DCAA. BigTime zapewnia dokładną ścieżkę dokumentacji biznesowej, aby odpowiednio odpowiedzieć na pytania audytowe dotyczące ewidencji czasu pracy i zachować pewność siebie podczas każdego audytu. Zgodnie z zasadami audytu zawartymi w Podręczniku audytu umów DCAA, oprogramowanie to umożliwia odhaczenie pozycji na liście kontrolnej audytu kart czasu pracy DCAA, takich jak:

  • Pracownicy muszą samodzielnie rejestrować godziny pracy
  • Ewidencja godzin pracy musi obejmować urlopy bezpłatne, urlopy wypoczynkowe i nadgodziny.
  • Do godzin pracy musi być dołączony projekt, którym pracownik zajmował się w tym okresie

Podręcznik audytu umów DCAA to oficjalna publikacja, która określa zasady audytu, procedury i wytyczne, których audytorzy przestrzegają w celu oceny adekwatności procesów biznesowych. BigTime zastępuje przyziemne ręczne karty czasu pracy elektronicznymi kartami czasu pracy, które tworzą zautomatyzowany i wygodny system rejestracji czasu pracy.

Możesz łatwo zarządzać zautomatyzowanym systemem ewidencji czasu pracy, aby mieć dokładnie szczegółową ścieżkę audytu dokumentacji biznesowej, co pozwoli ci bez wysiłku poradzić sobie z audytem DCAA dotyczącym ewidencji czasu pracy. Niezależnie od tego, czy używasz QuickBooks czy Sage jako systemu księgowego, możesz go łatwo zintegrować, aby efektywnie zarządzać informacjami, takimi jak godziny pracy pracowników, szczegóły projektu i lista płac.

Lista kontrolna zgodności z DCAA

Musisz zarządzać swoją firmą, a także upewnić się, że odpowiednio kierujesz swoimi zasobami, aby doskonale realizować dany projekt. W związku z tym nie masz czasu na śledzenie wytycznych i zasad dotyczących ewidencji czasu pracy. Oprogramowanie do ewidencji czasu pracy zgodne z DCAA rozwiązuje wszystkie problemy związane z przestrzeganiem elementów listy kontrolnej zgodności z DCAA.

BigTime umożliwia skierowanie większej liczby pracowników do projektu, a jednocześnie skutecznie dba o wyniki na liście kontrolnej adekwatności DCAA, w tym:

  • Powiadamianie kierowników projektów o krytycznych obszarach, takich jak zagrożony budżet.
  • Zapewnienie opartych na chmurze i mobilnych opcji rejestracji czasu pracy dla pracowników pracujących zdalnie.
  • Egzekwowanie poziomów autoryzacji z różnymi politykami dla pracowników przy jednoczesnym zapobieganiu przedwczesnemu przesyłaniu wpisów czasu pracy przed terminem.
  • Wdrażanie szczegółowych przepływów pracy dla zalecanych edycji kart czasu pracy
  • Dodanie wymaganego pola notatki do wyszczególniania projektów powiązanych z kartami czasu pracy.
  • Dokładne śledzenie kategorii pracy i budżetów CLIN (numer pozycji kontraktu)
  • Automatyczna obsługa procesów przeglądu i zatwierdzania

Wymogi federalnego wykonawcy dotyczące czasu pracy

Wymogi DCAA w zakresie ewidencji czasu pracy obejmują wytyczne, których wykonawcy rządowi muszą przestrzegać przy prowadzeniu dokumentacji, aby uniknąć kar. Przestrzegając tych federalnych wymogów dotyczących ewidencji czasu pracy, udowadniasz, że Twoja firma jest skrupulatna w swoich procesach prowadzenia dokumentacji. Z pomocą oprogramowania do ewidencjonowania czasu pracy, które zapewnia firmie wygodne przestrzeganie tych wymogów, można łatwo nadążyć za rządowymi przepisami dotyczącymi ewidencji czasu pracy, które obejmują:

Zapewnienie pracownikom szczegółowej dokumentacji

Powinieneś dostarczyć szczegółowe dokumenty wyjaśniające pracownikom, jak skutecznie rejestrować dane na kartach czasu pracy. W ten sposób wszyscy pozostaną na bieżąco, a liczba błędów, które mogą wpłynąć na dokładność zapisów, będzie niewielka lub zerowa.

Codzienne przesyłanie kart czasu pracy DCAA

Karty czasu pracy DCAA należy składać codziennie, aby mieć pewność, że dokumentacja jest bardzo dokładna. System odrzuca karty czasu pracy przesłane z wyprzedzeniem lub po okresie, ponieważ takie zapisy nie są zgodne z przepisami. Codzienne składanie kart czasu pracy obejmuje rejestrowanie wszystkich godzin pracy w danym dniu, nie pomijając żadnej.

Zatwierdzanie zapisów w celu zapewnienia ich poprawności

Dane dotyczące czasu pracy przesyłane przez pracowników muszą zostać zatwierdzone przez ich przełożonych, aby zapewnić dokładność zapisów i uniknąć jakichkolwiek niedopatrzeń. Jeśli pracownik musi wprowadzić poprawki do wpisu, tylko on może wprowadzić takie poprawki, które zatwierdzi jego przełożony.

Inne wymagania federalnych kontrahentów w zakresie ewidencji czasu pracy obejmują przejrzyste ścieżki audytu, uwierzytelnianie dostępu i kompleksowe notatki. Funkcje BigTime spełniają wszystkie te wymagania, zapewniając spokój ducha podczas obsługi firmy.

Codzienne wymagania DCAA dotyczące ewidencji czasu pracy

Nieprzestrzeganie wytycznych DCAA w zakresie codziennego rejestrowania timesheets może prowadzić do kilku problemów. Dokładność ewidencji czasu pracy jest w znacznym stopniu powiązana z czasem, jaki upływa od momentu jej zarejestrowania do momentu jej złożenia przez pracownika. Opcje takie jak składanie kart czasu pracy lub rejestrowanie czasu pracy z wyprzedzeniem są fałszywe, ponieważ pracownik nie wykonał pracy zaplanowanej na ten czas, ale ponieważ pracownik może nadal nie wykorzystać tego okresu do wykonania pracy.

Rejestrowanie czasu pracy dzień po może być również obarczone błędem, a godziny pracy mogły zostać zapomniane lub nie mogą zostać rozliczone przez przełożonego. Przestrzeganie codziennych wymogów DCAA w zakresie ewidencji czasu pracy ma na celu poprawę dokładności federalnych kart czasu pracy, zapewniając, że zapisy są prawidłowe, a przełożeni mogą wskazać wszelkie poprawki, które pracownicy mogą wdrożyć tak szybko, jak to możliwe, bez wpływu na procesy biznesowe.

Dzięki skutecznemu oprogramowaniu do rejestracji czasu pracy można zapewnić, że pracownicy codziennie rejestrują swój czas pracy zgodnie z przepisami i uniknąć marnowania czasu na sprawdzanie błędów wynikających z korzystania z ręcznych systemów, które pracownicy muszą rejestrować atramentem.

Oprogramowanie księgowe zgodne z DCAA

Jedną z najlepszych funkcji BigTime jest płynna integracja z oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks i Sage Intacct, aby stworzyć zatwierdzony przez DCAA system księgowy, który usuwa wszystkie przyziemne zadania związane z raportami finansowymi i platformą rozliczeniową. Możesz wdrożyć efektywne rozliczenia bez wprowadzania tych samych danych dwa razy, skutecznie śledzić czas swoich pracowników i łatwo obsługiwać harmonogramy. Ponadto można łatwo połączyć z QuickBooks i Sage Intacct, aby wdrożyć systemy z praktykami, które składają się na rozwiązanie księgowe zgodne z DCAA.

Korzystaj z zatwierdzonego przez FAR systemu księgowego, który dostosowuje się do potrzeb Twojej firmy, niezależnie od skali procesów. Od wygodnego importowania niezbędnych danych z innych kont lub lokalizacji po wydajne przesyłanie i księgowanie szczegółowych kart czasu pracy bezpośrednio w oprogramowaniu księgowym, możesz mieć pewność, że Twoje dane w kilku systemach i projektach pozostaną dokładne i spójne. Nasze oprogramowanie umożliwia również tworzenie faktur, przesyłanie ich do oprogramowania księgowego i łatwe rejestrowanie płatności.

Nasz zespół zapewnia wsparcie potrzebne do wygodnego przejścia listy kontrolnej audytu systemu księgowego DCAA. Dzięki takim korzyściom jak śledzenie czasu pracy, planowanie i synchronizacja ze wszystkimi projektami bez przestojów, możesz cieszyć się procesami księgowymi bez błędów ludzkich. Korzystanie ze zautomatyzowanego systemu do dokładnego obliczania godzin, stawek i wydatków umożliwia szybkie wysyłanie faktur do wielu systemów.

Oprogramowanie księgowe dla małych firm zgodne z DCAA

Procesy księgowe, takie jak tworzenie faktur, śledzenie płatności i wydatków, prowadzenie rejestrów odpowiednich danych i księgowanie kart czasu pracy, to tylko część Twojej działalności. Oprogramowanie księgowe zgodne z DCAA dla małych firm może skutecznie zarządzać tą częścią działalności, pomagając efektywnie wykorzystać zasoby i zapewnić płynną współpracę między systemami poprzez automatyzację procesów księgowych.

Dzięki BigTime możesz zarządzać wszystkimi bieżącymi przepływami pracy, wydatkami i raportami z jednej centralnej, wolnej od bałaganu przestrzeni, która łatwo integruje się z innymi platformami. Korzystając z najlepszego oprogramowania księgowego zgodnego z DCAA, możesz produktywnie śledzić swoje przepływy pracy dzięki szczegółowym raportom dotyczącym wpisów czasu pracy, autoryzowanych zatwierdzeń i notatek z dziennika audytu. Pomagamy w odpowiednim monitorowaniu kluczowych wskaźników KPI i natychmiast zauważamy, gdy sprawy zbaczają z toru.

Niezależnie od tego, jakiego oprogramowania księgowego używasz do zarządzania wymaganiami księgowymi swojej małej firmy, czy to QuickBooks, czy Sage Intacct, z łatwością zintegruj je, aby zwiększyć wydajność procesów księgowych przy jednoczesnym przestrzeganiu wytycznych DCAA.

Dowiedz się więcej otrzymując wersję demonstracyjną i dowiedz się, jak możesz poprawić rentowność swoich projektów dzięki oprogramowaniu księgowemu zgodnemu z DCAA dla QuickBooks.