Dla wielu właścicieli firm księgowość jest onieśmielająca i czasochłonna - ale nie musi taka być. Z pomocą najnowocześniejszego oprogramowania BigTime, księgowość Twojej firmy stanie się mniej stresująca i bardziej zorganizowana. Oprogramowanie BigTime to system księgowy zgodny z DCAA z integracją zarówno z QuickBooks, jak i Sage. System podlega rygorystycznym przepisom i wymogom audytowym nadzorowanym przez Agencję Audytu Kontraktów Obronnych (DCAA). 

Program musi również przejść szczegółową listę kontrolną znaną jako lista kontrolna zgodności FAR. Służy ona jako przewodnik dla wykonawców rządowych i określa zasady, przepisy i procesy, z których muszą korzystać wykonawcy. Dotyczy to głównie tworzenia umów, procesów administrowania umowami oraz fazy planowania pozyskiwania towarów i usług przez rząd.

BigTime integruje się z QuickBooks i Sage i kompiluje wszystkie dane firmy zgodne z DCAA w jednym widoku dla raportów dziennika audytu. Program jest łatwy w użyciu i oferuje zaawansowane możliwości filtrowania, które pozwalają firmom przeglądać szczegóły tygodniowych raportów timesheet, konfigurować istniejące konta ze szczegółami dziennika audytu czasu i szybko upraszczać proces płacowy dzięki raportom rozliczanych timesheetów. 

Inne przydatne funkcje oferowane przez BigTime to śledzenie czasu i wydatków, zarządzanie projektami i przepływami pracy, zarządzanie zasobami, rozliczenia i faktury, przetwarzanie płatności, integracje, raportowanie i analizy. Użytkownicy mają nawet dostęp do aplikacji mobilnej, aby śledzić wszystkie elementy systemu. Usługa ta jest odpowiednia dla rządowych usług księgowych ze względu na swoje referencje. Niezależnie od potrzeb Twojej firmy, BigTime z pewnością posiada niezbędne narzędzia. Oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, szukając systemu oferującego zgodność DCAA z QuickBooks.

Zgodność z DCAA

Zgodność z DCAA jest co najmniej złożona. Oferowanie księgowości zgodnej z DCAA oznacza zaznaczenie wielu pól, zwłaszcza podczas pracy nad projektami rządowymi. Szukając systemu księgowego zatwierdzonego przez DCAA, należy wziąć pod uwagę listę kontrolną zgodności z DCAA:

  • Oparte na chmurze i mobilne opcje rejestracji czasu pracy do wykorzystania podczas pracy zdalnej
  • Zautomatyzowane procesy przeglądu i zatwierdzania
  • Opcje integracji z systemem księgowym
  • Możliwość ustawienia różnych poziomów uprawnień i praw dla pracowników
  • Wydajne przepływy pracy dla niezbędnych edycji kart czasu pracy
  • Wymagane pole notatki dla kart czasu pracy
  • Kategoria pracy i CLIN, znane również jako numer pozycji umowy, śledzenie budżetu
  • Zapobieganie przedkładaniu czasu na wcześniejsze daty.
  • Powiadomienia alarmujące kierowników projektów o zagrożeniu budżetu

Elementy te zapewniają, że system księgowy spełnia potrzeby Twojej firmy i daje Ci pewność posiadania narzędzi, których naprawdę potrzebujesz. Certyfikat DCAA BigTime skraca czas poświęcany na te procesy i pomaga w ich sprawnym przebiegu. Oprogramowanie BigTime zawiera pola ewidencji czasu pracy, eliminując prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w przesyłaniu ewidencji czasu pracy. 

Wiele procesów jest również zautomatyzowanych, takich jak przeglądy i zatwierdzenia. Jest to istotny element kwestii zgodności, a automatyzacja sprawia, że zgodność jest bardziej dostępna niż przeszkoda do pokonania. BigTime umożliwia również śledzenie budżetowania w czasie rzeczywistym. Jest to związane z głównym celem rządu, jakim jest utrzymanie wydatków w ramach budżetu, zgodnie z wytycznymi księgowymi DCAA. 

Inne funkcje, takie jak uproszczenie przepływu pracy i integracja systemu księgowego firmy, pomagają utrzymać oprogramowanie BigTime zgodnie z zasadami zgodności DCAA. Narzędzia te automatyzują i zawężają proces, aby skupić się na najlepszych praktykach, a nie na kartach czasu pracy i budżetach.

Śledzenie czasu zgodności z DCAA

Celem DCAA jest zapobieganie marnotrawstwu i oszustwom. Ważne jest, aby pamiętać, że rządowe przepisy dotyczące ewidencji czasu pracy różnią się w porównaniu do innych firm. Prowadzenie ewidencji czasu pracy dla wykonawców rządowych ma swój własny zestaw zasad. Prowadzenie ewidencji czasu pracy zgodnie z DCAA wymaga od firm zorganizowanego prowadzenia dokumentacji. Oprogramowanie BigTime jest skonfigurowane tak, aby usprawnić istniejący przepływ pracy w firmie i zachować zgodność z przepisami dotyczącymi ewidencji czasu pracy. 

Jedną z pierwszych zasad oprogramowania jest to, że wymaga ono jedynego w swoim rodzaju hasła dla każdego użytkownika, aby uzyskać dostęp i kontrolować swoje karty czasu pracy. Hasła te są aktualizowane co sześć miesięcy, a użytkownicy są powiadamiani o zmianach. Ścieżki audytu powinny być przejrzyste i rejestrować wszystkie transakcje w oprogramowaniu, w tym transakcje i system księgowy. 

Skuteczne oprogramowanie powinno również zawierać dokument dotyczący zasad lub procedur, który szczegółowo opisuje kroki dokładnego pomiaru czasu. Informacje te powinny zostać przekazane wszystkim pracownikom, w tym tym, którzy nie pracują bezpośrednio nad projektem rządowym. Szkolenie z oprogramowania do śledzenia czasu pracy zgodnego z DCAA powinno być przeprowadzane co roku, aby być na bieżąco.

Arkusze czasu pracy są składane codziennie w celu weryfikacji dokładności i żadne godziny nie mogą zostać pominięte. Dotyczy to również urlopów, świąt i dni chorobowych. Każdy przedłożony czas musi zostać sprawdzony i zatwierdzony przez przełożonego pracownika.

Przesłane korekty mogą być wprowadzane wyłącznie przez pracownika i muszą zostać ponownie zatwierdzone przez przełożonego. Korekty pracownika nie mogą być edytowane przez zespół księgowy lub administratora bez zgody pracownika. Karty czasu pracy i korekty muszą być przechowywane przez co najmniej dwa lata. co najmniej dwa lata, podczas gdy projekty kontraktów rządowych muszą być przechowywane przez trzy lata do celów audytu po dokonaniu płatności końcowej. DCAA ma codzienne wymagania dotyczące ewidencji czasu pracy, których należy ściśle przestrzegać, aby zapewnić płynne działanie firmy, a te zasady pomagają w tym.

Audyt systemu księgowego DCAA

Rządowe firmy kontraktowe napotykają kilka rodzajów audytów. Można więc zadać sobie pytanie: "Kiedy wymagany jest audyt DCAA?". Audyty są przeprowadzane wyłącznie na żądanie lub w razie potrzeby przez podmiot federalny, a nie przez wykonawcę.

Audyt systemu księgowego DCAA wymaga szczegółowych informacji zawartych we wnioskach o certyfikację DCAA. Wnioski zwykle zawierają szczegółowe informacje, takie jak okres realizacji, koszt działania, kopia wniosku wykonawcy, wymagane kroki lub określone kryteria regulacyjne, które mogą mieć zastosowanie do żądanego audytu. DCAA oferuje te informacje wykonawcom w celu zapewnienia właściwego procesu audytu dla firm.

Oprogramowanie BigTime z certyfikatem DCAA zapewnia, że wszelkie zapisy dotyczące śledzenia czasu i wydatków w firmie są zgodne ze standardami DCAA. W ten sposób, gdy DCAA dokona przeglądu, nie będzie żadnych problemów. Audyt systemu księgowego DCAA firmy BigTime pozwala na prawidłową ścieżkę papierową, dzięki czemu firmy mogą śledzić swoją dokumentację i dostarczać ją w razie potrzeby. Gwarantuje to, że firmy pozostaną zorganizowane i gotowe do następnego audytu systemu księgowego DCAA.

Księgowość DCAA

Jak wygląda prowadzenie ksiąg DCAA? Księgowość DCAA wykorzystuje listę kontrolną DCAA w celu zabezpieczenia informacji i upewnienia się, że są one przekazywane na czas. Obejmuje to faktury, podatki od sprzedaży, raporty wpłat i listy płac. Wiele z tych elementów ma miejsce co miesiąc, więc regularne rejestrowanie ma kluczowe znaczenie. 

W ramach księgowości DCAA, zwłaszcza prowadzonej przez księgowych GovCon, DCAA wymaga, aby firmy przestrzegały ogólnie przyjętych zasad rachunkowości, znanych również jako GAAP. Są to standardy, które podsumowują szczegóły, aspekty prawne i złożoność rachunkowości biznesowej i korporacyjnej. GAAP obejmuje dziesięć zasad:

  1. Zasada regularności
  2. Zasada spójności
  3. Zasada szczerości
  4. Zasada trwałości metod
  5. Zasada braku rekompensaty
  6. Zasada ostrożności
  7. Zasada ciągłości
  8. Zasada okresowości
  9. Zasada istotności 
  10. Zasada najwyższej dobrej wiary

Te dziesięć zasad sprawia, że proces księgowania DCAA jest przejrzysty, przy jednoczesnej standaryzacji definicji, założeń i metod. GAAP jest podstawą najlepszych praktyk w księgowości, dlatego też DCAA wymaga ich w odniesieniu do prowadzenia ksiąg rachunkowych. BigTime posiada narzędzia upraszczające doradztwo i księgowość DCAA oraz wykorzystuje QuickBooks, aby usprawnić ten proces. 

Jak dostosować QuickBooks do wymogów DCAA

To, co sprawia, że BigTime jest jeszcze bardziej wydajnym narzędziem, to fakt, że jest to oficjalna zintegrowana aplikacja Intuit, która synchronizuje się z QuickBooks Online i Desktop, aby wspierać proces księgowy Twojej firmy. Możesz się zastanawiać, czy QuickBooks Online jest zgodny z DCAA, i może być - tylko nie sam. 

QuickBooks może być zgodny z wymogami DCAA poprzez konfigurację spełniającą przepisy i wymagania DCAA. W przypadku QuickBooks obejmuje to codzienne automatyczne przypomnienia, które weryfikują, czy członkowie zespołu składają swoje karty czasu pracy na koniec każdego dnia roboczego, pełną ścieżkę audytu i raportowanie w czasie rzeczywistym. Ścieżka audytu archiwizuje, kiedy członkowie zespołu zaktualizowali lub edytowali swoje karty czasu pracy, kto dokonał tych zmian i dlaczego zostały one wprowadzone.

Po zatwierdzeniu i przeniesieniu QuickBooks jako oprogramowania księgowego zgodnego z DCAA, QuickBooks zainstaluje dodatek zgodności z DCAA. Włączone zostaną codzienne przypomnienia o złożeniu karty czasu pracy, a funkcja klikania za pośrednictwem wiadomości tekstowych i wybierania numeru zostanie wyłączona. Uprawnienia w całej firmie, które umożliwiają członkom zespołu dostęp do całkowitej liczby przepracowanych godzin na ich ręcznej karcie czasu pracy, zostaną włączone, a pracownicy nie będą mogli logować się i wylogowywać na urządzeniach mobilnych lub w Internecie.

BigTime wykorzystuje QuickBooks do jednorazowego wprowadzania danych projektu i integruje resztę danych dla wszelkich potrzeb firmy. Współpracują one ze sobą, aby utrzymać zorganizowane środowisko, wykonując zadania, takie jak wysyłanie faktur i szybsze płacenie pracownikom poprzez automatyczne obliczanie godzin, stawek i wydatków. 

Usprawnij swoją działalność dzięki systemowi księgowemu BigTime zgodnemu z DCAA 

DCAA jest trudna w nawigacji, ale BigTime pomoże Ci w tym, niezależnie od tego, czy wysyłasz faktury, czy szukasz sposobów na usprawnienie przepływu pracy w Twojej firmie. Doświadczony zespół BigTime z siedzibą w Chicago jest zaangażowany w pomoc klientom w zarządzaniu profesjonalnymi firmami usługowymi w najbardziej efektywny sposób. Dzięki naszemu programowi z certyfikatem DCAA i partnerstwu z QuickBooks, gwarantujemy, że Twoja firma pozostanie zorganizowana i wykona swoją pracę.