Jeśli jesteś małą firmą, która rozlicza godziny pracy dla rządu, wiesz, jak ważne jest śledzenie czasu i wydatków zgodnie ze standardami DCAA. Potrzebujesz rządowego oprogramowania księgowego, które pomoże Ci sprostać audytom. Zdajesz sobie sprawę, że istnieją systemy, takie jak QuickBooks i Sage Intacct, które spełniają niektóre wymagania oprogramowania rządowego.

BigTime wyróżnia się wśród przykładów księgowości rządowej. Jest to w pełni funkcjonalny, zgodny z DCAA system śledzenia czasu pracy i fakturowania dla organizacji świadczących profesjonalne usługi. Integrujemy się z QuickBooks i Sage Intacct, aby zapewnić funkcjonalność spełniającą wszystkie wymagania DCAA. Po zintegrowaniu BigTime z systemem księgowym możesz mieć pewność, że masz wszystko, czego potrzebujesz, aby pomyślnie przejść audyt DCAA.

Potrzebujesz funkcjonalności, którą zapewnia solidny system śledzenia czasu pracy. Obejmuje to ustawienie wszystkich prawidłowych kodów zadań i przypisanie ich dokładnie do projektów i personelu. Obejmuje to ograniczenia dotyczące ewidencji czasu pracy, aby zapobiec naruszeniom standardów DCAA. Odpowiedni system uniemożliwia rejestrowanie czasu pracy z wyprzedzeniem, a karty czasu pracy są blokowane po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Wszelkie zmiany w uprzednio zablokowanych kartach czasu pracy muszą zostać zatwierdzone przez upoważnionych przełożonych i odpowiednio udokumentowane.

Dobry system śledzenia czasu pracy to nie tylko seria ekranów, na których wprowadza się godziny. Powinien on pomagać w zarządzaniu przepływem pracy. Obejmuje to włączanie kart czasu pracy i monitowanie przełożonych, gdy muszą przejrzeć i zatwierdzić wprowadzony czas. Obejmuje to wymuszony proces poprawiania poprzednich błędów oraz zatwierdzania i dokumentowania zmian. System musi współgrać z procedurami Twojej organizacji i współpracować ze standardowymi najlepszymi praktykami Twojej firmy.

Co więcej, systemy takie jak BigTime dostarczają informacji, które pomagają w zarządzaniu firmą. W przypadku każdego projektu możesz zobaczyć, na jakim etapie jesteś z poniesionymi wydatkami i rozliczonymi godzinami. Będzie jasne, czy istnieją blokady drogowe lub wąskie gardła, które wymagają realokacji zasobów.

Oprogramowanie księgowe dla wykonawców rządowych

Istnieją zatwierdzone przez DCAA wymagania dotyczące rządowego systemu księgowego, które musi spełnić każdy wykonawca rządowy. Wiele z nich odnosi się do unikalnych sposobów, w jakie rząd wymaga raportowania godzin i wydatków. Firmy oferujące oprogramowanie dla instytucji rządowych powinny oferować możliwość segregowania godzin w sposób wymagany przez DCAA.

Niezależnie od tego, czy masz kontrakty na oprogramowanie rządowe, czy kontrakty na świadczenie innych usług dla rządu, musisz na przykład rozróżnić koszty bezpośrednie i pośrednie. Należy oddzielić koszty niedozwolone, takie jak koszty rozrywki, aby móc je śledzić, ale nie wystawiać rachunków. Jeśli używasz swojego systemu jako oprogramowania dla władz lokalnych, możesz nie podlegać audytowi DCAA, ale nadal będziesz dobrze służyć, mając wszystkie funkcje wymagane przez system zgodny z DCAA.

Jedną z korzyści, jakie BigTime zapewnia wykonawcom rządowym, jest elastyczny system raportowania. Opiera się on na bogatym zbiorze danych w bazie danych dziennika audytu, która jest w pełni zintegrowana z Centrum raportowania. Łatwo jest sprawdzić, którzy pracownicy rozliczyli jaki czas w jakim projekcie. Komentarze z dziennika audytu można dodawać do raportów, gdy są potrzebne, a pomijać, gdy nie są potrzebne. System raportowania daje ci pewność, że twoje wewnętrzne procesy robią to, co powinny, a godziny, które zgłaszasz rządowi, są dokładne i zawierają wszystkie niezbędne informacje.

Jeśli Twój system posiada funkcje śledzenia, fakturowania i raportowania, które zostały zaprojektowane z myślą o wykonawcach rządowych, łatwiej jest mieć pewność, że wypełniłeś wszystkie zobowiązania wobec rządu i DCAA.

Rządowe oprogramowanie do fakturowania

Rozliczenia i fakturowanie nie są jedynymi funkcjami systemu oferowanego przez rządową firmę programistyczną, ale są one widoczne i ważne. Faktury muszą wyglądać profesjonalnie, być zrozumiałe i dokładne. Twój system rozliczeniowy powinien prezentować informacje w dowolny sposób, w jaki rząd (lub jakikolwiek inny klient) chce je zobaczyć. Na każdej fakturze można umieścić tyle informacji, ile chce agencja rządowa.

Aby pozostać po właściwej stronie DCAA i mieć pewność, że można przejść audyt DCAA, nic nie jest ważniejsze niż dokładność w śledzeniu i fakturowaniu zgodnie z wymogami DCAA. Odpowiedni system może pomóc w konfiguracji umowy, konfiguracji finansowania, ewidencji czasu pracy lub prawidłowej dystrybucji siły roboczej. Kiedy DCAA przeprowadza audyt, chce sprawdzić, czy pracownicy pracują nad tym, nad czym według nich pracują. Będziesz w stanie to wykazać.

Audytorzy muszą mieć pewność, że koszty są prawidłowo alokowane. Muszą mieć pewność, że koszty bezpośrednie, które można przypisać do pojedynczego projektu, zostały prawidłowo oddzielone od kosztów pośrednich, takich jak godziny zarządzania, które są rozliczane w ramach kilku projektów. Będą chcieli upewnić się, że nie fakturujesz żadnych niedozwolonych kosztów lub godzin, które pracownicy spędzili pracując nad projektami innymi niż rządowe.

Prawidłowe rozliczanie czasu pracy w przypadku rachunków rządowych jest tak skomplikowane, jak tylko może być. Przy wystarczającym nakładzie pracy można sprawić, że każdy system rozliczeniowy zrobi to, co należy zrobić, ale bogaty system, taki jak BigTime, jest skonfigurowany tak, aby ułatwić spełnienie wymagań DCAA.

Standardowy system rachunkowości dla agencji rządowych

Jeśli jesteś nowym konsultantem rządowym, wymagania mogą być nieco przytłaczające. Skąd wiesz, że masz odpowiednie oprogramowanie do kontraktu z rządem federalnym, a nawet wystarczająco dobre oprogramowanie do księgowości miejskiej? Potrzebny jest system, który obejmuje kluczowe pozycje na liście kontrolnej zgodności z DCAA.

Po pierwsze, dobry system będzie egzekwował wszystkie wymagania dotyczące ewidencji czasu pracy. Wymusi wypełnienie wszystkich wymaganych pól. Nie będzie pozwalał na przesyłanie czasu na daty w przyszłości. Blokuje wypełnione karty czasu pracy i przygotowuje je do przeglądu. Odblokuje je tylko z odpowiednią autoryzacją i dokumentacją.

Najlepsze systemy będą wspierać przepływ pracy. Właściwe autoryzacje będą egzekwowane. System poinformuje przełożonych, kiedy nadejdzie czas na działanie i zapewni, że wszystkie śledzenia i zatwierdzenia są uporządkowane.

Raportowanie ma kluczowe znaczenie nie tylko dla dokładnych rozliczeń, ale także dla informacji wewnętrznych. Pomaga w budżetowaniu i zapewnieniu, że przychody i wydatki są zgodne z planem.

Integracja z systemem księgowym nie jest wymogiem DCAA, ale jej posiadanie ułatwi życie. Inną niewymaganą, ale przydatną funkcją jest dostępność z chmury lub urządzeń mobilnych.

Oprogramowanie do zarządzania rządem

Idealne oprogramowanie do zarządzania rządem jest zgodne z DCAA, dzięki czemu może poprawnie wystawiać rachunki i faktury dla agencji federalnych, ale jego przydatność nie kończy się na tym. Funkcje systemu takiego jak BigTime sprawiają, że dobrze nadaje się on do wszelkiego rodzaju praktyk konsultingowych, nie tylko jeśli twoim klientem jest agencja federalna, ale także jeśli używasz pakietu jako oprogramowania dla władz stanowych lub miejskich.

Każdy stan lub gmina będzie mieć swoje własne wymagania, a system wystarczająco solidny, aby być oprogramowaniem do zarządzania DCAA, może być również oprogramowaniem do zarządzania gminami. BigTime jest odpowiedni dla każdej firmy, która rozlicza godziny pracy, niezależnie od tego, czy godziny te dotyczą doradztwa, prawa, architektury, IT czy inżynierii. Jest to prawdą niezależnie od tego, czy system jest używany jako oprogramowanie rządu federalnego, oprogramowanie komunalne czy oprogramowanie dla klientów prywatnych.

Jako oprogramowanie do zarządzania rządem, system jest czymś więcej niż tylko oprogramowaniem do fakturowania. Pomaga w nadzorowaniu całej relacji z klientem.

QuickBooks dla kontraktów rządowych

QuickBooks to popularny system księgowy wśród małych firm konsultingowych. Posiada on ograniczoną liczbę funkcji zgodnych z DCAA. Wymaga on ulepszeń lub integracji z innymi systemami, aby stał się oprogramowaniem zgodnym z DCAA dla małych firm. Nawet jeśli korzystasz z QuickBooks dla władz lokalnych, prawdopodobnie będziesz musiał go rozbudować, aby zrobić wszystko, czego potrzebujesz.

Aby zbudować system księgowy zatwierdzony przez DCAA, QuickBooks działa najlepiej, gdy jest zintegrowany z systemem takim jak BigTime. Umożliwia to płynną synchronizację danych między tymi dwoma systemami. Dane z QuickBooks będą automatycznie migrowane do BigTime. Do BigTime można również importować historyczne karty czasu pracy i faktury z QuickBooks. Kody usług i wydatków można łączyć bez zbędnego wprowadzania danych. Timesheety i wydatki mogą być księgowane tam i z powrotem, a każdy system wygeneruje dla Ciebie faktury.

Sprawienie, by QuickBooks spełniał wszystkie wymagania DCAA jest trudnym zadaniem, ale integracja systemu księgowego z BigTime znacznie ułatwia osiągnięcie zgodności z przepisami.

Rządowe oprogramowanie księgowe do pobrania za darmo

Kto nie lubi darmowych rozwiązań? Nawet pobieżne przeszukanie Internetu pozwoli znaleźć szereg opcji darmowego rządowego oprogramowania księgowego, w tym wszystko, od szablonów Excela po systemy małych dostawców, które zapewniają bezpłatne oprogramowanie księgowe na komputery PC.

Jedną rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, że w przypadku bezpłatnego oprogramowania księgowego tylko początkowy zakup jest bezpłatny. Instalacja, zrozumienie, jak z niego korzystać, utrzymanie go, modyfikowanie i zapewnienie zgodności z DCAA wiąże się z kosztami. Może się okazać, że będziesz stale dostosowywać swoją firmę i procedury, aby działały z pakietem księgowym.

BigTime nie jest darmowym oprogramowaniem księgowym, ale oferujemy bezpłatną wersję próbną. Zamiast poświęcać czas i energię na coś, co jest darmowe, ale może nie oferować wszystkich potrzebnych funkcji, dlaczego nie sprawdzić, w jaki sposób bardziej zaawansowany pakiet oprogramowania może poprawić Twoje życie. Odkryjesz korzyści, których nigdy nie znalazłbyś w darmowym pakiecie rozliczeniowym.