Większość średnich i dużych firm stosujących rachunkowość memoriałową wykorzystuje oprogramowanie do zarządzania przychodami i ich rozpoznawania, wraz z harmonogramami pomocniczymi, zwykle sporządzanymi w arkuszach kalkulacyjnych. Często oprogramowanie do rozpoznawania przychodów jest częścią pakietu oprogramowania księgowego lub rozwiązania ERP (planowania zasobów przedsiębiorstwa). Jeśli chodzi o rozpoznawanie przychodów dla organizacji usługowych, ważne jest, aby zrozumieć możliwości wyboru oprogramowania, które zapewni zgodność GAAP (ogólnie przyjętych zasad rachunkowości) z przepisami, takimi jak ASC 606, jednocześnie wspierając przepływy pracy zespołów.
W tym poście omówiono 6 często zadawanych pytań dotyczących rozpoznawania przychodów, które zespoły usługowe powinny zadać, myśląc o oprogramowaniu do rozpoznawania przychodów:
Czym jest oprogramowanie do rozpoznawania przychodów?
Oprogramowanie do rozpoznawania przychodów pomaga organizacjom zarządzać procesem rozpoznawania przychodów. Umożliwia im nie tylko rozpoznawanie historycznych przychodów, ale także prognozowanie przyszłych przychodów zgodnie z GAAP. Dzięki automatyzacji rozpoznawania przychodów organizacje mogą lepiej zarządzać procesem rozpoznawania przychodów i uzyskać krytyczny dostęp do dokładnych danych w czasie rzeczywistym oraz narzędzi analitycznych niezbędnych do podejmowania świadomych decyzji dotyczących ich sytuacji finansowej.
Kiedy należy rozpoznać przychód?
Zgodnie z FASB i ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP), przychód można rozpoznać, gdy:
- Cena może zostać ustalona
- Odbiór jest prawdopodobny
- Istnieją przekonujące dowody na istnienie porozumienia
- Dostawa została zrealizowana
To, kiedy organizacja usługowa powinna rozpoznać przychód, może zależeć od rodzaju umowy o świadczenie usług wykorzystywanej w danym projekcie. Typy umów o świadczenie usług profesjonalnych mogą obejmować czas i materiały (T&M), nieprzekroczenie i stałą cenę lub niektóre z nich. Oprogramowanie do rozpoznawania przychodów jest najczęściej używane z pozycjami umowy o stałej cenie.
Organizacje usługowe mogą alokować przychody z projektów ręcznie lub za pomocą oprogramowania do rozpoznawania przychodów SaaS, takiego jak Projector by BigTime. Projector by BigTime umożliwia specjalistom ds. księgowości korzystanie z jednej z trzech opcji rozpoznawania przychodów:
- Procent ukończenia
- Harmonogram przychodów
- Ręczne rozpoznawanie przychodów
Dlaczego rozpoznawanie przychodów jest ważne i czy profesjonalne usługi wymagają oprogramowania do rozpoznawania przychodów?
Spójna i dokładna sprawozdawczość finansowa, zgodność z przepisami i lepsze podejmowanie decyzji to tylko kilka powodów, dla których oprogramowanie do rozpoznawania przychodów ma tak kluczowe znaczenie dla firm usługowych. Oprogramowanie do rozpoznawania przychodów pomaga zapewnić, że organizacja jest zgodna ze wszystkimi obowiązującymi przepisami i regulacjami księgowymi, jednocześnie optymalizując wydajność operacyjną.
Gdy rozpoznawanie przychodów jest częścią zautomatyzowanego rozwiązania PSA (automatyzacja usług profesjonalnych), firmy usługowe są w stanie tworzyć świadome prognozy i lepiej zarządzać swoją działalnością w stosunku do budżetu.
Jak może pomóc oprogramowanie do rozpoznawania przychodów?
Oprogramowanie do rozpoznawania przychodów może pomóc usprawnić i poprawić wiele aspektów sprawozdawczości finansowej organizacji usługowej. Korzyści z oprogramowania do rozpoznawania przychodów obejmują:
- Zwiększona wydajność: Najlepsze oprogramowanie do rozpoznawania przychodów zapewnia, że wszystkie transakcje są przetwarzane prawidłowo i w pełnej zgodności z zasadami GAAP oraz zgodnie z polityką i procedurami firmy w zakresie rozpoznawania przychodów. Oszczędność czasu i redukcja zadań wykonywanych ręcznie. Na przykład, księgowanie wpisów do dziennika i aktualizowanie sald należności odbywa się automatycznie, redukując błędy ludzkie - co prowadzi do kolejnej korzyści...
- Integralność danych: Korzystając z oprogramowania do automatyzacji rozpoznawania przychodów, organizacje uzyskują wgląd w czasie rzeczywistym w krytyczne dane dotyczące przychodów, co skutkuje zwiększoną dokładnością danych oraz poprawą spójności, niezawodności, terminowości i przejrzystości. W programie Projector użytkownicy mogą łatwo przeglądać typ umowy i oś czasu umowy, datę, do której przychód został rozpoznany, kwotę rozpoznanego przychodu oraz przychód pozostały do rozpoznania. Projector pokazuje również, kto i kiedy ostatnio rozpoznał przychód.
- Zmniejszony wyciek przychodów: Kluczową korzyścią wynikającą z wdrożenia narzędzia PSA z funkcjami rozpoznawania przychodów jest ograniczenie wycieków przychodów spowodowanych niedostatecznym fakturowaniem, obciążeniami zwrotnymi, ręcznymi procesami oraz utraconym lub brakującym czasem.
- Lepsza widoczność: Zautomatyzowane raportowanie rozpoznawania przychodów nie tylko zmniejsza wycieki przychodów, ale także umożliwia firmom usługowym tworzenie bardziej świadomych prognoz i przewidywań w celu poprawy wyników.
Na co należy zwrócić uwagę przy ocenie oprogramowania do rozpoznawania przychodów?
Rozpoznawanie przychodów jest jednym z fundamentów rachunkowości, dlatego równie ważne jest, aby wybrać odpowiednie oprogramowanie do rozpoznawania przychodów dla potrzeb biznesowych. Oceniając narzędzia do rozpoznawania przychodów, należy pamiętać o kilku czynnikach:
- Jak wygląda twój obecny ekosystem i kto ma do niego dostęp?
- Czy posiadasz aktualny proces, który mógłby zostać dostosowany do nowego oprogramowania, czy też musiałbyś całkowicie zmienić swój model rozpoznawania przychodów?
- Czy może on być natywnie zintegrowany z istniejącym systemem księgowym?
- Czy oprogramowanie zostało zaprojektowane z myślą o elastyczności dostosowanej do Twoich potrzeb? Czy jesteś w stanie skonfigurować różne elementy tak, aby jak najlepiej pasowały do struktury Twojej organizacji i przepływów pracy w porównaniu do pracy z podejściem typu "cookie cutter"?
- Czy oprogramowanie jest przeznaczone do tego typu usług? Wybór dostawcy, którego oprogramowanie specjalizuje się w rozpoznawaniu przychodów, ma nie tylko sens finansowy, ale także pozwala zaoszczędzić cenny czas i wysiłek.
W jaki sposób najlepsze PSA, takie jak Projector, pomaga w rozpoznawaniu przychodów?
Korekty w zakresie ujmowania przychodów mogą być konieczne, gdy klienci wynegocjowali limit kwoty, jaką zgodzili się zapłacić za konkretne zlecenie. W takich przypadkach organizacje muszą ustalić tempo, w jakim rozpoznają lub uzyskują przychody w oparciu o to, jaka część projektu została faktycznie ukończona, niezależnie od tego, kiedy dokonywane są faktyczne płatności za pracę.
Projector by BigTime oblicza stawkę, według której rozpoznawane są przychody, tak aby na koniec projektu pełna kwota rozpoznanych przychodów nie przekraczała wynegocjowanego limitu cenowego. Zasady dotyczące tego, czy ostateczna kwota rozpoznanego przychodu może być niższa niż wynegocjowany limit cenowy, różnią się w zależności od tego, czy umowa była umową o stałej cenie, czy umową na czas i materiały z limitem.
Oto jak Projector by BigTime oblicza zalecane przychody do rozpoznania: Elastyczna architektura programu Projector umożliwia dzielenie umów na części składowe, ale śledzenie ich na poziomie umowy zwanym poziomem "zaangażowania". Projector by BigTime oblicza przychody na poziomie zaangażowania, aby skorelować je z umową.
Rozpoznawanie przychodów w Projector by BigTime
Jedną z mocnych stron Projector by BigTime jest to, że wszystkie dane niezbędne do dokładnego rozpoznania przychodów są zarządzane w ramach jednego systemu. Obejmuje to ilość pracy nad projektem do tej pory (za pomocą kart czasu pracy) oraz przewidywaną ilość pracy w przyszłości w celu ukończenia uzgodnionego zakresu (za pomocą zaksięgowanych godzin). Ponieważ dane te są na bieżąco utrzymywane za pomocą oprogramowania Projector, rozpoznawanie przychodów zostanie automatycznie włączone bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności (przy założeniu, że dane są dokładne i aktualne przed wykonaniem procesu rozpoznawania przychodów).
Rzeczywisty proces zarządzania rozpoznawaniem przychodów w Projector by BigTime obejmuje następujące kroki:
- Określenie podstawy procentowej kompletności - należy określić metodę, która zostanie wykorzystana do obliczenia, jaki procent zaangażowania jest kompletny (odbywa się to raz dla całej organizacji).
- Określenie warunków umowy czasowej - w przypadku umów czasowych z ustaloną ceną należy określić kwotę wstrzymania (może wynosić zero) i określić metodę ujmowania przychodów (tj. procent ukończenia lub harmonogram przychodów).
- Aktualizacja danych dotyczących zaległych prac - zespoły serwisowe muszą zapewnić, że dane są aktualne, ponieważ odnoszą się do prac, które są nadal potrzebne do ukończenia projektu.
Organizacje muszą ustalić własne zasady dotyczące tego, jak często korygować rozpoznane przychody i dla jakich projektów proces ten powinien mieć miejsce. Większość organizacji świadczących profesjonalne usługi i firm konsultingowych rozpoznaje przychody jednorazowo w każdym okresie rozliczeniowym, a proces ten można przeprowadzić, jeśli okres rozliczeniowy, na który przypada, jest otwarty lub zamknięty. To, gdzie trafiają przychody po zakończeniu procesu rozpoznawania przychodów, zależy jednak od tego, czy okresy rozliczeniowe są otwarte.
Podsumowanie
Podsumowując, istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszego oprogramowania do rozpoznawania przychodów dla organizacji usługowej. Kluczowe kwestie, które należy wziąć pod uwagę, obejmują sposób, w jaki oprogramowanie będzie współpracować z modelem rozpoznawania przychodów, bieżącymi przepływami pracy i bieżącym systemem księgowania projektów.
Czy rozwiązanie do rozpoznawania przychodów uwzględnia typy umów, z których obecnie korzystasz, a także te, które możesz chcieć zastosować w przyszłości? I czy koszt narzędzia zwróci wartość od samego początku, a ROI w akceptowalnych ramach czasowych? Jeśli jesteś zainteresowany rozważeniem PSA jako narzędzia do rozpoznawania przychodów SaaS lub jeśli ktoś w Twojej organizacji ocenia oprogramowanie PSA, pobierz nasz przewodnik dla kupujących Professional Services Automation (PSA), aby uzyskać jeszcze więcej pomysłów na ocenę i wybór oprogramowania.
Zachęcamy do skontaktowania się z nami w dowolnym momencie w przypadku pytań dotyczących solidnych możliwości BigTime Software w zakresie księgowości, w tym księgowości projektów, możliwości obsługi wielu biur i wielu walut oraz, oczywiście, szczegółowego rozpoznawania przychodów.
.png)
Najczęściej zadawane pytania dotyczące oprogramowania do rozpoznawania przychodów
Czym jest oprogramowanie do rozpoznawania przychodów?
Oprogramowanie do rozpoznawania przychodów pomaga organizacjom zarządzać procesem rozpoznawania przychodów. Umożliwia im rozpoznawanie historycznych i prognozowanych przychodów zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami finansowymi i księgowymi, takimi jak ASC 606.
Czym jest system rozpoznawania przychodów?
Systemy rozpoznawania przychodów zarządzają comiesięcznymi zadaniami księgowymi, takimi jak fakturowanie, jednocześnie zapewniając zgodność organizacji z przepisami dotyczącymi raportowania przychodów.
Kiedy rozpoznać przychód?
Aby spółka mogła ująć przychód w swoich księgach, muszą zaistnieć dwa warunki: musi nastąpić zdarzenie sygnalizujące transakcję (na przykład sprzedaż towaru lub projektu), a płatność za produkt lub usługę jest skorelowana z uzgodnioną ceną.
Jakie są przykłady ujmowania przychodów?
Firma usługowa zgadza się dostarczyć projekt w oparciu o czas i materiały. W miesiącu 1 zespół spędził 20 godzin pracując nad tym projektem przy stawce 250 USD za godzinę - w związku z tym może rozpoznać 5.000 USD przychodu w miesiącu 1. W miesiącu 2, jeśli firma poświęci 10 godzin na ten projekt, może rozpoznać 2.500 USD przychodu w miesiącu 2.
Czym jest rozpoznawanie przychodów w systemie ERP?
Dla firm z dużymi budżetami, narzędzia ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa) łączą księgowość, CRM, łańcuch dostaw i inne w jednym rozwiązaniu. Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) jest bardziej przystępną cenowo opcją dla wielu organizacji usługowych.
Jakie są rodzaje metod ujmowania przychodów?
Główne 5 rodzajów ujmowania przychodów to: podstawa sprzedaży, ukończenie i zapewnienie płatności, procent ukończenia, odzyskiwalność kosztów i raty.
Czym jest automatyczne rozpoznawanie przychodów?
Zautomatyzowane oprogramowanie do rozpoznawania przychodów, takie jak PSA (automatyzacja usług profesjonalnych), agreguje dane w organizacji w zautomatyzowanym procesie, który jest zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości (GAAP).
Jaki jest kluczowy punkt rozpoznawania przychodów?
Prawidłowe ujmowanie przychodów zgodnie z zasadami GAAP zapewnia przejrzystość finansową i rzetelne rozliczanie wyników biznesowych spółki.
Dlaczego ujmowanie przychodów jest ważne dla zrozumienia przepływów pieniężnych w działalności usługowej?
Poza zwykłą wiedzą o tym, ile gotówki jest dostępne w danym momencie, rozpoznawanie przychodów zapewnia wgląd w to, jakich przyszłych przepływów pieniężnych może oczekiwać firma.
Dlaczego rozpoznawanie przychodów stanowi istotne ryzyko?
Ryzyko związane z niewłaściwym rozpoznawaniem przychodów obejmuje: zawyżone lub fałszywe dane finansowe, niedokładne raportowanie, a nawet działania prawne lub kary dla większych firm, które mają zobowiązania wobec akcjonariuszy lub inwestorów.
