Przewodnik dla kupujących: Jak wybrać najlepsze oprogramowanie PSA dla swojej firmy?

Wprowadzenie:

Mając ponad 20-letnie doświadczenie w rozmowach z potencjalnymi klientami, często słyszymy to, co nazywamy "Wielką Trójką".

3 najczęstsze obawy potencjalnych klientów związane z wyborem oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) - strach przed zmianą, pozyskanie zaangażowania ze strony pracowników i niepowodzenie transformacji.

Nasza rada jest zawsze taka sama. "Wielkiej trójki" można uniknąć, wybierając system PSA najlepiej dopasowany do obecnej firmy i do tego, dokąd zmierza. Rozumiemy, że dostępnych jest wiele różnych rozwiązań i że BigTime nie zawsze jest właściwym rozwiązaniem dla każdego. Nie mamy nic przeciwko temu. PSA nie jest oprogramowaniem uniwersalnym, a właściwe rozwiązanie powinno być dokładnie dopasowane do tego, co jest najważniejsze dla Twojej firmy. Niniejszy przewodnik zawiera naszą wieloletnią wiedzę branżową i ogromne doświadczenie z pierwszej ręki w pracy z wieloma klientami, aby upewnić się, że każdy nasz nowy klient jest idealnie dopasowany.

Mamy nadzieję, że skorzystanie z tego przewodnika dla kupujących da ci pewność w podejmowaniu decyzji dotyczących oprogramowania i zaufanie do rozwiązania, do którego przekonujesz wewnętrznych interesariuszy.

Pamiętając o bieżących wyzwaniach, przed którymi stoi Twoja firma, będziesz w stanie zadawać dostawcom właściwe pytania. Oprogramowanie PSA to silnik, który znajduje się w centrum tego, co robi Twoja organizacja, umożliwiając pracownikom podejmowanie krytycznych decyzji dotyczących świadczenia usług i zarządzania zasobami. Ważne jest, aby pamiętać o tym celu końcowym podczas całego procesu oceny. Po wdrożeniu wybranego rozwiązania PSA powinieneś zauważyć znaczną zmianę w tych kluczowych obszarach.

Korzyści z oprogramowania PSA

Oszczędność czasu dzięki ulepszonym przepływom pracy: Wewnętrzne procesy są usprawnione, począwszy od tworzenia projektów, śledzenia zasobów, zatwierdzania czasu i budżetów, po wysyłanie faktur do klientów i otrzymywanie płatności. Oszczędź swojemu zespołowi ręcznych zadań, które można zautomatyzować, aby mogli poświęcić więcej czasu na działania o wyższej wartości, takie jak praca rozliczeniowa. W ten sposób często widzimy, że PSA zwracają się same. Odpowiednie oprogramowanie PSA powinno również pomóc w zrozumieniu obecnej i planowanej wydajności pracowników, aby zmniejszyć wypalenie zawodowe i uzyskać wgląd w to, kiedy należy zatrudnić więcej pracowników i kiedy sprzedawać więcej.

Scentralizowane informacje: Jedno źródło prawdy do gromadzenia wszystkich cennych danych firmy poprzez integrację danych z istniejących systemów w celu uzyskania pełnego obrazu kondycji projektu. Dzięki wglądowi w czasie rzeczywistym możesz dostarczać menedżerom ważne wskaźniki KPI dotyczące usług profesjonalnych, podejmować szybkie decyzje, gdy są one ważne, i prognozować na przyszłość w jednym miejscu. Pozwala to na bardziej proaktywne prowadzenie działalności.

Zwiększona rentowność: Przyspieszenie działalności i zysków dzięki dokładniejszemu zarządzaniu czasem, wydatkami, budżetami, statusem projektu i możliwościami personelu. Dostęp do tych danych w czasie rzeczywistym pozwala lepiej zrozumieć, czy projekt jest zgodny z budżetem w tej chwili i czy będzie zgodny z budżetem w przyszłym miesiącu.

Kroki do oceny najlepszego oprogramowania PSA dla firmy świadczącej usługi profesjonalne

Uzyskaj pełny obraz swoich opcji

Krajobraz oprogramowania PSA może wydawać się rozległy, ale gdy przebijesz się przez szum, zobaczysz, że każde rozwiązanie mieści się w niszy.

Zanim znajdziesz idealne rozwiązanie dla swojej firmy, zrób sobie przysługę i rozejrzyj się szeroko, abyś wiedział, że masz szeroki wachlarz możliwości. Od większości potencjalnych nabywców słyszymy, że oceniają oni około 3-5 różnych dostawców oprogramowania. Witryny z recenzjami oprogramowania PSA są doskonałym miejscem do rozpoczęcia badań. G2, Capterra i Software Advice udostępniają obszerne listy dostępnych opcji i oceny oparte na recenzjach prawdziwych użytkowników. Serwis G2 opublikował raport porównawczy oprogramowania PS A, dzięki któremu można zaoszczędzić czas na przeglądaniu recenzji oprogramowania PSA i zobaczyć średnią ocenę każdego dostawcy oprogramowania na podstawie zadowolenia klientów, konkretnych funkcji, czasu wdrożenia i innych.

Gdy masz już listę rozwiązań PSA, którymi jesteś zainteresowany, wykorzystaj czas na rozmowę z każdym dostawcą, aby określić swoje podstawowe wymagania. Przypomnij sobie rozmowy z każdym interesariuszem, na którego ta decyzja będzie miała wpływ: Właścicielami/dyrektorami, działami operacyjnymi, finansami, kierownikami projektów, działem IT i pracownikami pierwszej linii. Jak obecnie obsługiwane są procesy? Jakie bóle odczuwała firma, które doprowadziły cię do tego punktu? Skoncentruj się przede wszystkim na tym, co jest niezbywalne dla każdego głównego interesariusza w Twojej firmie.

Zawężenie opcji w celu wybrania najlepszego rozwiązania PSA

Gdy poczujesz, że Twój ogólny obraz zaczyna się układać w całość, prawdopodobnie masz już kilka opcji skreślonych z listy. Teraz nadszedł czas, aby sprawdzić, jak poszczególni dostawcy oprogramowania wypadają w najważniejszych dla firmy obszarach. Ponieważ oprogramowanie PSA ma wpływ na każdy etap cyklu życia zlecenia, zalecamy zawężenie opcji poprzez udostępnienie aktualnych procesów dostawcy, aby zobaczyć bieżący przepływ pracy firmy w nowym rozwiązaniu.

Pozwoli to szybko określić, co działa, co jest zepsute, a co jest lepsze, niż się spodziewałeś. Nowe rozwiązanie programowe może nie odzwierciedlać idealnie każdego ręcznego kroku, który obecnie wykonujesz, ale pamiętaj, że to w porządku - częścią wprowadzania oprogramowania PSA jest odkrywanie bardziej wydajnego sposobu robienia rzeczy.

Poniżej przedstawiliśmy krytyczną ścieżkę projektu typowej organizacji świadczącej usługi profesjonalne, aby pomóc Ci zacząć myśleć o procesach wewnętrznych z pomysłami na to, jakie pytania zadać, o jakich funkcjach się dowiedzieć i jakich interesariuszy włączyć do dyskusji.

Ważne jest, aby pamiętać, że głębokie zagłębienie się w każdy obszar zainteresowania najprawdopodobniej nie będzie konieczne. Sugerujemy skupienie się na tym, co wymaga dodatkowej jasności z ogólnego punktu widzenia lub skąd wynikają największe bolączki i potrzeba dostosowania.

Zarządzanie projektami i zasobami

Kogo uwzględnić: Operacje, kierownicy projektów

Co należy wziąć pod uwagę:

• Śledzenie i zarządzanie budżetem w czasie rzeczywistym
• Śledzenie zadań, czasu i wydatków związanych z projektem
• Struktury procesu przeglądu i zatwierdzania czasu i wydatków
• Planowanie zasobów i zarządzanie potencjałem pracowników
• Śledzenie wskaźników wykorzystania na poziomie projektu i firmy

Pytania, które należy zadać:

• Czy istnieje wgląd w bieżącą i przyszłą dostępność zasobów dla projektów?
• Jak upewnić się, że przydzielono najlepszego pracownika do otwartego zadania/projektu?
• Czy menedżerowie mają wgląd w umiejętności i koszty, aby planować najwyższą rentowność?
• Gdzie mogę sprawdzić ogólną kondycję projektu?
• Czy dane są wyświetlane w czasie rzeczywistym, dzięki czemu w razie potrzeby mogę podjąć działania naprawcze, aby przywrócić budżet na właściwe tory?
• Czy zlecenia będą przesyłane z mojego CRM, abym mógł przewidzieć przepływ przyszłych projektów?

Fakturowanie, przegląd kolekcji i płatności

Kogo należy uwzględnić: Finanse

Co należy wziąć pod uwagę:

• Dostępne modele rozliczeń i możliwość konfiguracji
• Niestandardowy branding (logo firmy, czcionki, kolory)
• Elastyczne szablony faktur do dostosowania do potrzeb klienta
• Możliwość dodawania potwierdzeń wydatków
• Przeglądanie i zatwierdzanie przepływów pracy dla faktur
• Terminowe pobieranie płatności za faktury
• Opcja pobierania płatności za pośrednictwem ACH lub karty kredytowej

Pytania, które należy zadać:

• Czy oprogramowanie połączy się z naszym BI lub hurtownią danych w celu uzyskania dodatkowych informacji?
• Jak mogę śledzić rachunki kontrahentów i dostawców?
• Czy oprogramowanie może obsługiwać transakcje w wielu walutach i jak to działa?
• Jakie są dostępne opcje udostępniania klientom faktur za usługi profesjonalne i informacji o projektach?
• Czy system płatności jest bezpieczny i zgodny z PCI?

Raportowanie i analityka

Kogo uwzględnić: Operacje, finanse i dyrektorzy

Co należy wziąć pod uwagę:

• Raportowanie w czasie rzeczywistym wskaźników KPI potrzebnych do skalowania działalności, w tym:
• Kalkulacja kosztów pracy i marże projektu
• Realizacja klienta irentowność projektu
• Budżet a dane rzeczywiste
• Windykacja AR i zobowiązania
• Zwrot kosztów
• Prognozowanie przychodów
• Opcje dostosowywania do filtrowania danych
• Regulowane uprawnienia użytkowników do raportów
• Łatwe do przyswojenia wizualizacje
• Pełny obraz wykorzystania personelu i stanu projektów

Pytania, które należy zadać:

• Czy istnieją możliwości prognozowania, dzięki którym można podjąć działania naprawcze w bieżących projektach i dostosować koszty pracy na przyszłość?
• Czy istnieje miejsce, w którym można na żywo sprawdzić produkcję w toku (WIP) wraz z niezafakturowanym czasem i wydatkami?
• Czy to rozwiązanie będzie działać jako spójne źródło prawdy dla analityki biznesowej i podejmowania decyzji?
• Czy można wysyłać powiadomienia i alerty, aby ostrzegać zespoły o przekroczeniu lub bliskim przekroczeniu budżetu?
• Jak mogę dostosować planowanie wydajności personelu w czasie rzeczywistym w oparciu o dane dotyczące wykorzystania?
• Czy istnieje możliwość sprawdzenia, które projekty są najbardziej opłacalne dla mojej firmy?

Integracja ze stosem technologii

Kogo uwzględnić: Menedżerowie IT i działy operacyjne

Co należy wziąć pod uwagę:

• Oprogramowanie księgowe (QuickBooks, Sage Intacct, Intuit Lacerte)
• Platformy do zarządzania relacjami z klientami (CRM) (Salesforce, Hubspot)
• Oprogramowanie do zarządzania projektami (Jira, Asana, Smartsheet)
• Oprogramowanie komunikacyjne (Slack, aplikacje Google)

Pytania, które należy zadać:

• Czy obecne oprogramowanie księgowe, CRM, PM i narzędzia komunikacyjne będą zintegrowane z rozwiązaniem PSA?
• Czy integracje są dwukierunkowe z synchronizacją dwukierunkową?
• Jakiego rodzaju informacje są udostępniane tam i z powrotem do CRM? Jak wygląda synchronizacja transakcji z oprogramowaniem księgowym? W jaki sposób wymieniasz dane dotyczące podziału pracy z narzędziami PM?
• Jakie rodzaje powiadomień i wiadomości można udostępniać za pomocą narzędzia do współpracy?
• Jeśli kiedykolwiek będziemy chcieli zmienić nasze oprogramowanie do księgowania projektów, jak będzie to wyglądać dla naszego systemu PSA?

Przepływ pracy pracowników pierwszej linii

Kogo należy uwzględnić: Personel operacyjny i pierwszej linii

Co należy wziąć pod uwagę:

• Jak szybkie i łatwe jest przesyłanie czasu i wydatków
• Niestandardowe uprawnienia użytkowników i ustawienia domyślne w celu zmniejszenia liczby błędów
• Opcja, aby pola były wymagane
• Śledzenie czasu pracy zgodne z DCAA (jeśli dotyczy)

Pytania, które należy zadać:

• Czy pracownicy mają możliwość zdalnego wprowadzania czasu i wydatków?
• Czy można obciążyć projekt kartą kredytową?
• Jak będzie wyglądał proces wdrażania pracowników?
• Jak szybko możemy uruchomić konsultantów i rozpocząć śledzenie czasu?

Co jeszcze należy wziąć pod uwagę (oprócz funkcji produktu i przepływów pracy)?

Jednym z ostatnich kroków w procesie oceny najlepszego oprogramowania PSA powinno być sprawdzenie, ile czasu zajmie jego uruchomienie. Łatwa adopcja i wdrożenie są kluczowe podczas poszukiwania rozwiązania, które ma zaoszczędzić czas i pieniądze.

Równie ważne jest to, w jaki sposób dostawca oprogramowania będzie wspierał firmę przez cały okres współpracy. Jeśli cel rozwiązania PSA zostanie osiągnięty, firma będzie się skalować, a potrzeby biznesowe będą się zmieniać wraz z jej rozwojem.

Na ostatnim etapie oceny najlepszego oprogramowania PSA dla Twojej organizacji zdecydowanie zalecamy spojrzenie poza funkcje. Chcesz dokonać najlepszego wyboru narzędzia PSA dla miejsca, w którym Twoja firma znajduje się obecnie i gdzie będzie za 5, 10 lat. Nawet najdoskonalsze rozwiązanie może napotkać wyboje na drodze; sprawdź, który dostawca oprogramowania będzie do Twojej dyspozycji, gdy będziesz potrzebować wsparcia i skalowania w górę.

Bezwstydna wtyczka: BigTime zajmuje pierwsze miejsce w rankingu satysfakcji klientów, najczęściej wdrażanym przez prawdziwych użytkowników od 2018 roku.

Co należy wziąć pod uwagę:

• Harmonogram wdrożenia
• Zasoby szkoleniowe dostępne dla zespołu
• Funkcje, z których nie korzystasz i jeśli będą one bardziej skomplikowane
• Dostępne są opcje stałego kontaktu z pomocą techniczną
• Jakie branże najczęściej obsługuje rozwiązanie
• Pewność firmy: start-up vs firma o ugruntowanej pozycji

Pytania, które należy zadać:

• Jak będzie wyglądał proces wdrożenia dla naszego zespołu? Czy harmonogram zakłada podejście etapowe czy jednorazowe wdrożenie?
• Jakie zasoby są dostępne, aby pomóc mi wdrożyć mój zespół?
• Czy wsparcie jest wewnętrzne czy zlecane na zewnątrz?
• Dlaczego warto powierzyć wam przechowywanie naszych danych? Jak bezpieczna jest wasza platforma?
• Jaka jest Twoja idealna baza klientów? Czy masz doświadczenie w pracy z klientami podobnej wielkości i z podobnej branży co my?
• Jak często aktualizowane są produkty i funkcje?
• Czy słuchasz opinii klientów podczas wprowadzania zmian w oprogramowaniu? Czy masz przykład lub referencję, którą możesz się podzielić?

Szablony oceny oprogramowania PSA do wykorzystania w badaniach

Gotowy do działania? Mamy nadzieję, że zabierzesz ten przewodnik ze sobą, a aby pomóc w uporządkowaniu badań i notatek, przygotowaliśmy dwa szablony oceny oprogramowania PSA.

Jak działają:

Szablon oceny oprogramowania PSA

Po pobraniu kopii dodaj dostawców wybranych podczas badania "dużego obrazu" do górnego wiersza. Stamtąd możesz dodać wymagania, które musisz spełnić, zebrane podczas wewnętrznych rozmów w kolumnie po lewej stronie. Następnie, przechodząc przez rozmowy z dostawcami, dodajesz notatki i ocenę dla każdego z podstawowych obszarów przepływu pracy i wymagań zidentyfikowanych w tym przewodniku. Formuła szablonu uszereguje następnie oceny, aby pomóc w wyborze najlepszego oprogramowania PSA dla Twojej firmy.

Szablon planu wzajemnych działań

Czas jest najważniejszy. Wzajemne Plany Działania to plany projektowe do oceny oprogramowania, mające na celu zapewnienie, że dostawcy pracują nad wsparciem procesu w tym samym tempie, co Ty. Najlepszym sposobem korzystania z tego szablonu jest praca wstecz i najpierw zidentyfikowanie docelowej daty uruchomienia oraz terminu, w którym ludzie na platformie mają śledzić czas. Następnie użyj każdej karty arkusza kalkulacyjnego dla każdego dostawcy, z którym rozmawiasz, aby zobaczyć, jak wygląda oś czasu. W ten sposób, jeśli dostawca nie będzie w stanie obsłużyć twojego harmonogramu, dowiesz się o tym na wczesnym etapie lub jeśli harmonogram ma sens dla obu stron, to narzędzie pomoże ci śledzić twój plan.

Podsumowanie

Artykuł jest przewodnikiem po tym, jak wybrać najlepsze oprogramowanie PSA (oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych) dla firmy. Trzy najczęstsze obawy, które słyszymy od potencjalnych klientów przy wyborze oprogramowania PSA, to strach przed zmianą, uzyskanie zaangażowania ze strony pracowników i niepowodzenie w przejściu na nowe rozwiązanie. Obaw tych najlepiej uniknąć, wybierając najlepsze rozwiązanie PSA, które odpowiada potrzebom firmy nie tylko dziś, ale także w przyszłości. 

Etapy oceny i wyboru najlepszego oprogramowania PSA dla organizacji obejmują:

1. Zapoznaj się z dostępnymi opcjami, przeglądając strony z recenzjami oprogramowania PSA
2. Zawężenie opcji dzięki rozmowom zapoznawczym
3. Zaangażowanie interesariuszy w dokumentowanie potrzeb i procesów oraz określenie pytań, które należy zadać na każdym etapie realizacji projektu.
4. Dzielenie się bieżącymi procesami i pytaniami z dostawcami oraz planowanie demonstracji, aby zobaczyć przepływy pracy replikowane w ich rozwiązaniach.
5. Rozważenie czasu wdrożenia
6. Zachowaj porządek dzięki szablonom oceny PSA

Wybór odpowiedniego systemu PSA dla firmy świadczącej profesjonalne usługi to kluczowa decyzja. Niniejszy przewodnik pomoże ocenić dostępne opcje i podjąć świadomą decyzję dotyczącą sposobu wdrożenia PSA, równoważąc cele biznesowe ze strategicznymi wynikami w perspektywie długoterminowej. 

Ostatecznie znalezienie najlepszego narzędzia PSA dla swojej firmy polega na znalezieniu tego, które pasuje. Mamy nadzieję, że czujesz się teraz bardziej upoważniony i przygotowany do zadawania właściwych pytań i podjęcia decyzji, która jest odpowiednia dla Twojej organizacji. Pobierz nasz przewodnik i szablony oceny oprogramowania PS A, aby pomóc w tym procesie, i skontaktuj się z nami, wysyłając wiadomość e-mail na adres sales@bigtime.net lub prosząc o demo, aby zobaczyć, jak BigTime może pomóc.

Często zadawane pytania dotyczące wyboru najlepszego oprogramowania PSA

Czym są narzędzia PSA?

Narzędzia do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) to platformy oprogramowania zaprojektowane, aby pomóc organizacjom świadczącym usługi profesjonalne w zarządzaniu i automatyzacji różnych aspektów ich działalności biznesowej. Narzędzia te zazwyczaj obejmują szereg funkcji i funkcjonalności, które mogą pomóc organizacjom usprawnić i poprawić wydajność w takich obszarach jak:

• Zarządzanie projektami
• Zarządzanie zasobami
• Księgowość projektów
• Śledzenie czasu
• Raportowanie i analityka

Jakie jest najlepsze oprogramowanie PSA?

Określenie "najlepszego" oprogramowania PSA (automatyzacja usług profesjonalnych) dla konkretnej organizacji zależy od jej konkretnych potrzeb i wymagań. Różne rozwiązania PSA mogą mieć różne funkcje, modele cenowe i poziomy dostosowania, a to, co jest najlepsze dla jednej organizacji, może nie być najlepsze dla innej. Zaleca się, aby mieć jasne wyobrażenie o potrzebach biznesowych i budżecie, a następnie zbadać różne opcje oprogramowania PSA dostępne na rynku i porównać je.

Kto korzysta z oprogramowania PSA?

Oprogramowanie Professional Services Automation (PSA) jest używane głównie przez organizacje świadczące profesjonalne usługi, takie jak doradztwo, księgowość, inżynieria, usługi IT i marketing. Wielkość organizacji korzystających z oprogramowania PSA waha się od 5 do ponad 500 zasobów.

Czym jest PSA w oprogramowaniu?

PSA to skrót od Professional Services Automation. Służy ono do automatyzacji przepływów pracy i usprawniania procesów biznesowych przy jednoczesnej centralizacji danych w celu zapewnienia kompleksowego wglądu w działalność organizacji.

Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych?

Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) pomaga zespołom usługowym usprawnić dostarczanie, zwiększyć wykorzystanie zasobów i rentowność oraz napędzać skalowalny wzrost.

Czym zajmuje się oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych?

Rozwiązania PSA pomagają organizacjom wypełnić lukę między ich systemami CRM (zarządzania relacjami z klientami) a systemami księgowymi, zapewniając zespołom wyjątkową pracę dla klientów, przy jednoczesnym zachowaniu rentowności i wydajności.

W jaki sposób oprogramowanie PSA zintegruje się z naszymi istniejącymi systemami?

Firmy zajmujące się oprogramowaniem PSA mogą oferować różne podejścia do integracji z innymi używanymi narzędziami, takimi jak CRM, oprogramowanie księgowe i system śledzenia czasu. Przykłady integracji obejmują natywne, konfigurowane kliknięciem, oprogramowanie pośredniczące i otwarty dostęp.

Czy oprogramowanie PSA można dostosować do naszych konkretnych potrzeb biznesowych?

Niektóre oprogramowania PSA mogą być bardziej elastyczne niż inne, umożliwiając dostosowanie platformy do unikalnych wymagań biznesowych.

Ile kosztuje oprogramowanie PSA?

Koszt oprogramowania PSA (automatyzacja usług profesjonalnych) może się znacznie różnić w zależności od czynników, takich jak zawarte w nim funkcje, dostawca i wielkość organizacji. Niektórzy dostawcy oprogramowania PSA oferują podstawowy, podstawowy pakiet za niższą kwotę na użytkownika, podczas gdy inni oferują bardziej zaawansowane pakiety za wyższe koszty na użytkownika rocznie. Ponadto niektóre programy PSA są oferowane w modelu subskrypcyjnym, w którym użytkownik płaci miesięczną lub roczną opłatę za dostęp do oprogramowania i jego funkcji. Inne mogą być oferowane jako jednorazowy zakup, z dodatkowymi kosztami za wsparcie, aktualizacje i konserwację.