Struktury umów o świadczenie usług profesjonalnych - porównanie 6 różnych typów

Czym jest umowa o świadczenie usług profesjonalnych?

Struktury umów o świadczenie usług profesjonalnych

Podczas gdy każdy klient chce osiągać dobre wyniki, struktura umowy, która otacza zaangażowanie konsultingowe, odgrywa znaczącą rolę. W rezultacie, struktura umowy o świadczenie usług profesjonalnych wykorzystana do przedstawienia zlecenia może z łatwością doprowadzić do zawarcia lub zerwania umowy. Znajomość mocnych i słabych stron tych 6 rodzajów umów o świadczenie usług jest niezbędna:

1. Umowa na czas i materiały
2. Umowa o świadczenie usług po stałej cenie
3. Umowa na czas nieprzekraczalny (lub czas i materiały z limitem)
4. Umowa o świadczenie usług oparta na wynagrodzeniu
5. Powtarzająca się subskrypcja usługi
6. Umowa o świadczenie usług zarządzanych

W tym wpisie przyjrzymy się trzem najpopularniejszym umowom o świadczenie usług profesjonalnych i przedstawimy przykłady, w których każdy typ będzie działał dobrze. Następnie przeanalizujemy trzy dodatkowe przykłady umów o świadczenie usług profesjonalnych, które zawierają dodatkowe elementy w celu przeniesienia ryzyka, zmniejszenia zmienności i zwiększenia sprzedaży istniejących prac.

Niezależnie od tego, która struktura umowy jest najlepsza dla Twojej organizacji świadczącej usługi profesjonalne (PSO), upewnij się, że Twoje oprogramowanie do usług profesjonalnych w pełni obsługuje śledzenie czasu, prognozowanie, budżetowanie, fakturowanie i zarządzanie przychodami w wydajny i skalowalny sposób.

#1. Struktura umów o świadczenie usług specjalistycznych w oparciu o czas i materiały

Jeden z najczęstszych typów umów o świadczenie usług profesjonalnych, czas i materiały (T&M), umożliwia firmie rozliczanie się z klientami za ilość wykonanej pracy. W ramach tej struktury umowy czas jest śledzony dla każdej osoby wykonującej pracę, a następnie rozliczany według wcześniej wynegocjowanej stawki godzinowej lub dziennej. Poszczególne osoby będą również śledzić wszelkie wydatki poniesione w ramach projektu i przekazywać je klientowi do zwrotu.

Chociaż umowy na czas i materiały są jednym z najprostszych rodzajów umów o świadczenie usług profesjonalnych, firmy odnoszące największe sukcesy będą korzystać z solidnego oprogramowania do księgowania projektów w celu śledzenia ich postępów.

Mocne strony struktur umów czasowych i materiałowych:

• Łatwy do zrozumienia
• Łatwe śledzenie wydajności
• Klient i dostawca usług dzielą się ryzykiem
• Proste fakturowanie i rozpoznawanie przychodów

Słabe strony Struktury umów czasowych i materiałowych:

• Projekty o słabych wynikach mogą wymagać odpisów, zleceń zmian lub nieprzyjemnych rozmów
• Projekty o wysokiej wydajności mogą zakończyć się wcześniej i mogą nie generować pełnego przychodu, jak początkowo szacowano

Kiedy stosować Struktury umów na czas i materiały:

• Jeśli zakres i rezultaty mogą ulec zmianie w trakcie trwania projektu
• Gdy istnieje duże zapotrzebowanie na usługi i nie ma potrzeby podejmowania ryzyka związanego z umową o stałej cenie.

#2. Struktury umów o świadczenie profesjonalnych usług po stałej cenie

Struktury umów o stałej cenie są coraz bardziej popularną strukturą umów na świadczenie profesjonalnych usług. Jest to szczególnie prawdziwe w środowisku ekonomicznym, w którym klienci mają możliwość przeniesienia dodatkowego ryzyka na swoich dostawców. Według najnowszego benchmarku usług profesjonalnych SPI Research, prawie 39% projektów realizowanych jest w oparciu o stałą cenę. Korzystając z tego modelu, klient zgadza się zapłacić stałą cenę za (miejmy nadzieję) dobrze zdefiniowany produkt.

Te struktury umów przenoszą ryzyko na dostawcę usług, ponieważ zgodził się on zrealizować projekt niezależnie od tego, ile wysiłku może on wymagać. Dla firm świadczących profesjonalne usługi, które wiedzą , jak skutecznie zarządzać projektem o stałej cenie, dodatkowe ryzyko związane z projektem o stałej cenie przyniesie znaczną nagrodę.

Mocne strony struktur umów o stałej cenie:

• Prostsza sprzedaż klientom (mniejsza niepewność co do ceny)
• Jeśli są dobrze zarządzane, mogą przynosić wysokie marże
• Wycena może być oparta na wartości, a nie na wysiłku.

Słabe strony struktur umów o stałej cenie:

• Źle oszacowane lub zarządzane projekty mogą przynieść niskie marże lub straty.
• Prognozowanie przychodów wymaga solidnych narzędzi operacyjnych
• Argumenty dotyczące zakresu mogą pojawić się, gdy projekty przekraczają budżet

Kiedy stosować struktury umów ze stałą ceną?

• Gdy dobrze zdefiniowane oferty usług mają niskie ryzyko przekroczenia budżetu
• W scenariuszach, w których zgoda na absorpcję większego ryzyka zapewnia przewagę konkurencyjną

#3. Nieprzekraczalne struktury umów o świadczenie usług specjalistycznych

Gdyby umowa na czas i materiały oraz umowa na stałą cenę połączyły się i miały dziecko, byłaby to umowa typu "not to exceed" (NTE). Te struktury umów, które są również nazywane umowami na czas i materiały z limitem, mają na celu zmniejszenie ryzyka ponoszonego przez klienta jeszcze bardziej niż w przypadku umowy o stałej cenie.

Korzystając z tego modelu, firma będzie dostarczać pracę w oparciu o czas i materiały do pewnego momentu. Po osiągnięciu tego punktu, profesjonalna firma usługowa nie jest już w stanie wystawić rachunku za dodatkową pracę, ale nadal jest zobowiązana do ukończenia rezultatów umowy.

Te struktury kontraktowe są zwykle najgorszym z możliwych światów dla PSO, ponieważ przychody generowane w ramach projektu nie mogą przekroczyć wynegocjowanego limitu, jeśli nakłady pracy okażą się wyższe niż początkowe szacunki, tak jak miałoby to miejsce w przypadku umowy T&M. Jeśli jednak nakłady pracy okażą się niższe od wstępnych szacunków, nie ma możliwości wystawienia klientowi rachunku na pełną wartość kontraktu, jak miałoby to miejsce w przypadku umowy o stałej cenie.

W związku z tym PSO mają tendencję do korzystania z umów NTE tylko wtedy, gdy są absolutnie konieczne, gdy produkty są dobrze zrozumiałe i przewidywalne oraz gdy jest prawdopodobne, że będą w stanie negocjować z klientami w dobrej wierze zlecenia zmian lub podwyżki limitów.

Mocne strony umów typu "not to exceed":

• Jeszcze bardziej zmniejsza ryzyko po stronie klienta, co z kolei ułatwia sprzedaż.
• Pomaga zespołom dostawczym skupić się na utrzymaniu budżetu.

Słabe strony struktur umów typu "not to exceed":

• Ogranicza potencjał zysku projektu
• Zasady rozpoznawania przychodów stają się skomplikowane, jeśli po przekroczeniu limitu projektu wymagane są znaczne ilości pracy

Kiedy stosować struktury nieprzekraczające umowy?

• Doskonały do budowania zaufania z nowym klientem
• Dobre dla zespołów, które badają nowe oferty usług i wciąż poruszają się po krzywej uczenia się.

#4. Struktury umów o świadczenie usług profesjonalnych oparte na wynagrodzeniu

Retainery nie są już zarezerwowane wyłącznie dla prawników, ale coraz częściej pojawiają się we wszelkiego rodzaju umowach o świadczenie usług profesjonalnych i umowach konsultingowych. W kontekście usług profesjonalnych, retainery są często stosowane, gdy istnieje niepewność co do tego, kiedy praca zostanie wykonana i wymagany jest szybki czas realizacji. Warunki umów opartych na retainerach mogą się znacznie różnić, ale podstawowym założeniem jest to, że klient zapłaci z góry określoną kwotę za świadczenie usług w ustalonym okresie świadczenia usług.

Jeśli PSO wykona mniej pracy niż obejmuje umowa, PSO zatrzyma pozostałą kwotę. Jeśli PSO wykona więcej pracy niż obejmuje umowa, PSO wystawi fakturę za wszelkie nadwyżki na podstawie czasu i materiałów.

Mocne strony struktur umów opartych na wynagrodzeniu:

• Gdy klient nie żąda usług, możliwe są wyższe marże
• Klient ponosi większość ryzyka

Słabe strony struktur umów opartych na wynagrodzeniu:

• Gdy klient nie żąda usług, otrzymuje mniejszą wartość
• Obciążenie pracą jest mniej przewidywalne i często ma charakter reakcyjny.

Kiedy stosować struktury umów oparte na wynagrodzeniu:

• Jeśli istnieje niepewność co do zakresu prac i wymagają one szybkiego czasu realizacji
• Gdy posiadanie określonych zasobów lub zespołu zarezerwowanego na czas, gdy klient ich potrzebuje, jest cenne dla klienta.

#5. Usługa subskrypcji cyklicznej

Usługi oparte na subskrypcji szybko stają się podstawową ofertą w arsenale firm świadczących usługi profesjonalne. W zależności od rodzaju usług oferowanych przez PSO, korzystanie z modelu subskrypcji może być bardzo skuteczne. W ramach tego rodzaju podejścia klienci będą płacić stałą miesięczną opłatę za powtarzające się produkty. Rezultaty te mogą obejmować dostęp do zastrzeżonego oprogramowania, szczegółowe miesięczne raporty i analizy lub mniejsze rezultaty, które narastają z czasem.

W ostatnim czasie pojawiło się sporo dyskusji na temat produktyzacji usług. Model subskrypcji usług cyklicznych jest idealny dla usług, które zostały pomyślnie wyprodukowane.

#6. Umowy o świadczenie profesjonalnych usług zarządzanych

Umowy o świadczenie usług zarządzanych stają się również powszechnym narzędziem wdrażanym przez tradycyjne firmy świadczące usługi profesjonalne i firmy konsultingowe. W przeszłości dostawcy usług zarządzanych (MSP) sprzedawali umowy na usługi zarządzane, które koncentrowały się na dostarczaniu określonego poziomu usług przez dłuższy czas. Typowe przykłady obejmują outsourcing usług IT, konserwację sprzętu i outsourcing funkcji biznesowych, takich jak lista płac.

W ramach umowy o świadczenie usług zarządzanych, usługodawca udziela konkretnych gwarancji dotyczących dostępności, czasu reakcji, zakresu rozwiązania i ogólnej odpowiedzialności. Klient prawdopodobnie zapłaci stałą stawkę w zamian za te gwarancje.

W tradycyjnym kontekście usług profesjonalnych, umowy na usługi zarządzane stają się popularne jako dodatek do niestandardowych prac związanych z tworzeniem oprogramowania. Zamiast pobierać od klientów opłaty za naprawę pojawiających się problemów w oparciu o czas i materiały (co może być kosztowne i nieprzewidywalne), dodatkowe usługi wsparcia są sprzedawane jako oferta pakietowa. 

Wybór struktury umowy o świadczenie usług profesjonalnych

Wybór struktury umowy o świadczenie usług profesjonalnych w celu realizacji projektu to delikatna równowaga. Dość często wybrana struktura umowy będzie zależeć od relacji z klientem, doświadczenia z usługami i profesjonalnego oprogramowania usługowego używanego do zarządzania firmą. Niezależnie od wybranej struktury umowy o świadczenie usług profesjonalnych lub rodzaju umowy konsultingowej, zarządzanie projektem zgodnie z tą umową ma zasadnicze znaczenie. Najskuteczniejsze firmy świadczące usługi profesjonalne wykorzystują w tym celu swoje rozwiązanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA). 

Oprogramowanie PSA pomaga firmom PSO wprowadzić ścisłą kontrolę nad planowaniem, śledzeniem i fakturowaniem pracy. Jest to szczególnie ważne w przypadku umów o świadczenie usług profesjonalnych, które przenoszą ryzyko z klienta. Posiadanie jasnego obrazu postępów, rentowności w połowie projektu i kondycji budżetu daje zespołowi zarządzającemu projektem narzędzia potrzebne do zapewnienia, że kontrakty na usługi profesjonalne przyniosą oczekiwane zyski. 

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Oto post na temat umów o świadczenie usług profesjonalnych, ujmowania przychodów i zgodności z ASC 606.

Możesz też obejrzeć nasze webinarium na temat wydłużenia okresu eksploatacji systemu księgowego, aby zrozumieć, w jaki sposób Projector by BigTime wykorzystuje możliwości księgowania projektów w całej organizacji.

A jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak BigTime Software może wspierać Twoje profesjonalne typy umów o świadczenie usług, umów się na prezentację PSA już dziś.

Często zadawane pytania dotyczące struktur umów o świadczenie usług profesjonalnych