Wszystko, co musisz wiedzieć: Umowy o stałej cenie i ujmowanie przychodów z usług profesjonalnych

Czym jest umowa o stałej cenie w zarządzaniu projektami?

Umowy o stałej cenie dla organizacji świadczących usługi profesjonalne

Zarządzanie umowami o stałej cenie jest źródłem trudności dla wielu organizacji świadczących profesjonalne usługi. Zarówno organizacje prywatne, jak i spółki publiczne muszą nakreślić obraz tego, jak kompletny jest projekt w celu rozpoznania przychodów. Ponadto firmy muszą to robić w sposób uzasadniony dla zarządu, akcjonariuszy, audytorów i Urzędu Skarbowego, jednocześnie oddzielając nieuporządkowane światy zarządzania projektami i planowania zasobów.

Zbyt powolne rozpoznawanie przychodów skutkuje oskarżeniem o "sandbagging". Zbyt agresywne rozpoznawanie przychodów skutkuje pójściem do więzienia.

A co by było, gdyby istniał sekret łatwego i dokładnego rozpoznawania przychodów z umów o stałej cenie? Świat, w którym nie masz już szeregu arkuszy kalkulacyjnych i tablic, które opowiadają "prawdziwą" historię przychodów lub rentowności w połowie miesiąca, ale zamiast tego jeden podstawowy system operacyjny, który w dowolnym momencie informuje Cię, na jakim etapie znajduje się Twój projekt.

Czy brzmi to intrygująco? Jeśli tak, zanurzmy się i dowiedzmy się wszystkiego, co musisz wiedzieć o umowach o stałej cenie i rozpoznawaniu przychodów, aby uzyskać przewagę konkurencyjną.

Definicja projektu ze stałą opłatą

Umowa o stałej cenie za usługi lub umowa o stałej opłacie za projekt to struktura umowy, w której klient jest rozliczany stałą kwotą pieniędzy, bez względu na to, ile lub jak mało wysiłku włożono w realizację projektu. W rezultacie kontrakty ze stałą ceną mogą stanowić szansę lub ryzyko dla organizacji, w zależności od tego, jak dobrze praca jest określona i wykonana. Umowa o stałej cenie jest przykładem przeniesienia ryzyka z kupującego na sprzedającego.

Na przykład, jeśli sprzedający może skutecznie zarządzać projektem o stałej cenie i kontrolować koszty, dostawca usług uzna znaczącą nagrodę. Z drugiej strony, jeśli sprzedawca przekroczy swój budżet i przydzieli więcej zasobów niż zamierzał, istnieje maksymalne ryzyko, że projekt zostanie zrealizowany ze stratą.

Według najnowszego benchmarku usług profesjonalnych SPI Research, prawie 39% projektów jest realizowanych na podstawie umowy ryczałtowej lub umowy o stałej cenie. Prowadzi nas to zatem do pytania, kiedy stosować umowę o stałej cenie? Aby pomóc odpowiedzieć na to pytanie, przyjrzyjmy się niektórym zaletom i wadom tego rodzaju struktury umowy.

Plusy i minusy umów o stałej cenie

Zalety umów o stałej cenie

• Gwarantuje uzgodnioną kwotę przychodów dla firmy; oznacza to brak niespodzianek
• Wycena może być oparta na wartości, a nie na wysiłku.
• Sprzedaż klientom może być łatwiejsza (mniejsza niepewność co do ceny).
• Jeśli są dobrze zarządzane, mogą przynosić wysokie marże w sprawozdaniach finansowych.
• Jeśli masz dobrze zdefiniowaną ofertę usług, niskie ryzyko przekroczenia budżetu projektu i możliwość uzyskania przewagi konkurencyjnej poprzez zgodę na przyjęcie większego ryzyka, możesz rozważyć ten rodzaj umowy, aby czerpać korzyści

Wady umów o stałej cenie  

• Zwiększone ryzyko, ponieważ możesz nie otrzymać pełnej wartości projektu. Konieczne jest ścisłe monitorowanie procesu dostawy, aby upewnić się, że nie zaczniesz przekraczać budżetu
• Argumenty dotyczące zakresu mogą pojawić się, gdy projekty przekraczają budżet
• Szczególną uwagę należy zwrócić na planowanie awaryjne i zobowiązania do wykonania, aby zabezpieczyć marże zysku i kontrolować koszty.
• Prognozowanie przychodów wymaga solidnych narzędzi operacyjnych, aby zmniejszyć obciążenie administracyjne; jednak dzięki odpowiednim narzędziom można przekształcić tę wadę w przewagę konkurencyjną firmy

Sekret rozpoznawania przychodów

W zarządzaniu projektami o stałej cenie chodzi o to, że istnieje nieco złożona interakcja między procesem rozpoznawania przychodów z umów o stałej cenie a posiadaniem wystarczających metod prognozowania, aby upewnić się, że projekt nie wypadnie z torów. Rozwiązania do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) mogą pomóc w zarządzaniu tymi złożonościami.

Istnieją trzy cele, które należy osiągnąć w odniesieniu do widoczności ujmowania przychodów dla umów o stałej cenie.

Ujmowanie przychodów z umów o stałej cenie na zarządzanie projektami

1. Dokładny
2. Czas rzeczywisty
3. Łatwość wykonania

Dokładny

W wielu rozwiązaniach programowych, gdy organizacja zdecyduje, ile przychodów należy rozpoznać, powiedzmy, do końca roku, system ustala stawki godzinowe za pozostałą pracę do końca projektu, tak aby wartość umowy była przestrzegana. Proces ten faktycznie działa dobrze i zapewnia dokładny obraz projektu... ale tylko w danym momencie.

Czas rzeczywisty

Po upływie tygodnia to, co mówi system, może odbiegać od rzeczywistości, czasem nieznacznie, a czasem znacznie. Godziny zgłoszone w ostatnim tygodniu mogą różnić się od zaplanowanych. Zasoby mogły zostać zamienione miejscami. Harmonogramy mogły ulec zmianie lub zadania mogły zostać ponownie przypisane. Kontrakty mogły zostać renegocjowane z klientem lub daty dostaw mogły zostać ponownie zaplanowane. Wszystkie te zmienne sprawiają, że obraz, który był dokładny w sekundę po ostatnim przeglądzie, może być nieco lub znacznie niedokładny zaledwie tydzień później.

Łatwość wykonania

W rozmowach z wieloma doświadczonymi menedżerami ds. usług profesjonalnych widzieliśmy różne obejścia:

• Arkusze kalkulacyjne lub tablice utrzymywane poza PSA z pełną odpowiedzialnością za przedstawienie "prawdziwej" historii przychodów lub rentowności w połowie miesiąca.
• Cotygodniowa ankieta Gallupa wśród kierowników projektów, którzy ręcznie obliczają i przedstawiają prognozy przychodów i siły roboczej poza PSA, z zastrzeżeniem wszelkich korekt.
• Okresowe "próbne" ujmowanie przychodów z tytułu umów o stałej cenie w celu uzyskania realistycznego obrazu przy zastosowaniu rachunkowości zgodnej z rzeczywistością.

Jak widać, istnieje kilka podejść, ale żadne z nich nie jest szczególnie dokładne, łatwe ani działające w czasie rzeczywistym. Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych rozwiązuje ten problem i zapewnia dokładny, działający w czasie rzeczywistym i niezawodny wgląd w projekty o stałej cenie.

Funkcjonalność oprogramowania PSA dla umów o stałej cenie

Oprogramowanie PSA powinno poradzić sobie z ciężką pracą w odniesieniu do czegoś, co nazywamy "dynamiczną alokacją przychodów" lub w skrócie DRA. Fajną częścią DRA jest to, że jest dynamiczny. Zamiast przyjmować zamrożoną w czasie migawkę ostatniego uruchomienia rev rec, DRA nieustannie dokonuje ponownej oceny świata za każdym razem, gdy zadajesz mu pytanie... czy to na pulpicie nawigacyjnym, w projekcie, czy w raporcie.

Czego należy szukać w rozwiązaniach PSA

Wiele rozwiązań oprogramowania PSA jest w stanie osiągnąć tylko niektóre z trzech celów rozpoznawania przychodów (dokładne, w czasie rzeczywistym i łatwe do wykonania), a nie wszystkie trzy. Upewnij się, że zapoznałeś się z poniższymi funkcjami, określ, co jest ważne dla Twojej organizacji i upewnij się, że Twoje narzędzie PSA wykonuje te funkcje i wykonuje je dobrze. 

Niektóre narzędzia PSA wymagają zakupu oddzielnego integratora dla niektórych z tych funkcji lub limitów wsadowych w zakresie rozpoznawania przychodów. Należy pamiętać o tych pomocnych wskazówkach dotyczących tego, co powinno być w stanie zrozumieć skuteczne oprogramowanie PSA do rozpoznawania przychodów:

• Warunki umowy wynegocjowane z klientem
• Jakie nakłady pracy zostały poniesione do tej pory i jakie są przewidywane nakłady w przyszłości.
• Kiedy ostatnio rozpoznano przychód, jaka kwota została rozpoznana do tej pory i jaka kwota przychodu jest prognozowana.
• Zasady uzgodnione z audytorami dotyczące proporcjonalnego podziału tych przychodów lub wcześniej ustalone harmonogramy przychodów.
• Koszt robocizny w odniesieniu zarówno do umów o stałej cenie, jak i umów na czas i materiały, dzięki czemu organizacje mogą uzyskać pełne zrozumienie rentowności projektu (i zasobów).
• Szczegółowa struktura dziedziczenia stawek robocizny umożliwiająca organizacjom modelowanie stawek robocizny na różnych poziomach szczegółowości, od stawek mieszanych według uogólnionego stanowiska i poziomu doświadczenia do określonych stawek dla poszczególnych osób i projektów.
• Jak modelować członków zespołu jako wynagradzanych na podstawie pensji lub stawek godzinowych oraz umiejętność dokonywania odpowiednich obliczeń w celu przydzielenia tych kosztów pracy do wykonywanej przez nich pracy.
• Analiza rentowności obejmująca wyłącznie projekty podlegające rozliczeniu i/lub personel podlegający rozliczeniu lub obejmująca działania podlegające rozliczeniu i niepodlegające rozliczeniu/administracyjne, skutecznie pomagająca organizacjom w zrozumieniu marż, w tym kosztów ogólnych, jeśli to konieczne.
• Zdolność do obsługi GAAP (ogólnie przyjętych zasad rachunkowości), a także rachunkowości kasowej.

Znalezienie odpowiedniego dostawcy PSA

Teraz, gdy masz już pojęcie o krytycznych elementach skutecznego zarządzania projektami o stałej cenie, w jaki sposób możesz określić, który dostawca PSA jest w stanie najlepiej zaspokoić potrzeby Twojej organizacji?

Tak naprawdę sprowadza się to do jednego: nawiązania rozmów z kilkoma dostawcami i rozpoczęcia współpracy. Dostawcy, którzy są świetnymi partnerami, będą w stanie rozpoznać, kiedy profesjonaliści biznesowi są uwięzieni w mniej niż wydajnych systemach i powinni być w stanie pomóc w przejściu od nieefektywnych procesów biznesowych, które wymagają niezręcznych obejść, do lepszych sposobów robienia rzeczy - sposobów, które zapewniają prawdziwszy obraz rzeczywistości.

Rozmawiamy z różnymi potencjalnymi klientami i pracujemy z różnymi klientami. Niektórzy z nich dopiero otwierają swoje firmy świadczące profesjonalne usługi i mogą nie znać terminu "Professional Services Automation" (PSA). Inni mają dziesięciolecia doświadczenia w prowadzeniu firm usługowych, rozumieją złożoność zarządzania długotrwałymi umowami o stałej cenie i zostali spaleni przez inne PSA lub nieudolne procesy biznesowe w przeszłości. Jednak bez względu na to, jakie są Twoje wcześniejsze doświadczenia, zawsze najlepiej jest zacząć od rozmowy.

Ta rozmowa często brzmi mniej więcej tak:

Czasami rozmowa koncentruje się na wadach poprzedniego systemu:

Przemyślenia końcowe

Opowiedzenie historii o tym, jak myśleć o zarządzaniu kontraktem ze stałą ceną, zajęło mi ponad tysiąc słów, ale są pewne rzeczy, których po prostu nie da się skondensować w ładnym, ciasnym bajcie dźwiękowym. Podsumowując:

• Upewnij się, że Twój system automatyzacji usług profesjonalnych działa dla Twojej firmy - naturalnie, dokładnie i w czasie rzeczywistym.
• Prowadź strategiczne rozmowy z dostawcami oprogramowania, aby sprawdzić, jak ich produkt radzi sobie z projektami o stałej cenie.
• Rzuć wyzwanie sprzedawcom i zadaj im pytania dotyczące stawek mieszanych w zarządzaniu projektami, nierównomiernego harmonogramowania, historii zasobów, fałszywie dodatnich ostrzeżeń o ogólnej alokacji, hierarchicznego dziedziczenia stawek, ksiąg pomocniczych księgowania projektów... masz pomysł!

Ważne jest, aby znaleźć system automatyzacji usług profesjonalnych, który faktycznie działa dla Ciebie, a nie taki, który musisz obejść. Może to oznaczać różnicę między myśleniem o umowie o stałej opłacie jako szansie, a nie ryzyku; i między prosperowaniem, a po prostu trzymaniem się.

Zapoznaj się z innymi zasobami dotyczącymi zarządzania umowami i projektami o stałej cenie. Pobierz nasz e-book na temat tego, jak napędzać wzrost i zyski, jednocześnie zmniejszając wyciek przychodów z umów o stałej cenie. Możesz też zapoznać się z naszym przewodnikiem po księgowości projektów na blogu lub naszym webinarium na temat przedłużania żywotności systemu księgowego.  

Często zadawane pytania dotyczące umów o stałej cenie

Co to jest umowa o stałej cenie?

Umowy o stałej cenie (lub projekty o stałej cenie) na usługi profesjonalne wykorzystują strukturę umowy, w której klient jest rozliczany stałą kwotą pieniędzy, bez względu na to, ile lub jak mało wysiłku włożono w realizację projektu.

Jaki jest przykład umowy o stałej cenie?

Umowa o stałej cenie jest przykładem przeniesienia ryzyka z kupującego na sprzedającego. Na przykład, jeśli sprzedawca może skutecznie zarządzać projektem o stałej cenie i kontrolować koszty, usługodawca otrzyma znaczną nagrodę. Z drugiej strony, jeśli sprzedawca przekroczy swój budżet i przydzieli więcej zasobów niż zamierzał, istnieje maksymalne ryzyko, że projekt zostanie zrealizowany ze stratą.

Kiedy stosować umowę o stałej cenie?

Umowy ze stałą ceną (lub projekty ze stałą ceną) są zazwyczaj stosowane w przypadku prostszych projektów, w których usługodawca może z pewnością zaplanować przewidywane koszty.

Jakie są zalety kontraktów ze stałą ceną?

Zalety umów o stałej cenie dla projektów obejmują:

- Brak niespodzianek; gwarancja uzgodnionej kwoty przychodów
- Wycena może opierać się na wartości w stosunku do wysiłku
- Może być łatwiejsza do sprzedania klientom z mniejszą niepewnością co do ceny
- Może przynieść wysokie marże w sprawozdaniach finansowych, jeśli jest dobrze zarządzana
- Niższe ryzyko przekroczenia budżetu projektu i możliwość uzyskania przewagi konkurencyjnej

Jakie są wady umów ze stałą ceną?

Wady i zalety umów o stałej cenie dla projektów obejmują:

- Zwiększone ryzyko; konieczne jest ścisłe monitorowanie realizacji usług, aby upewnić się, że nie dojdzie do przekroczenia budżetu
- Mogą pojawić się spory dotyczące zakresu, jeśli projekty przekroczą budżet
- Należy zwrócić szczególną uwagę na planowanie awaryjne i zobowiązania do wykonania, aby kontrolować koszty i chronić marże zysku
- Prognozowanie przychodów wymaga solidnych narzędzi operacyjnych

Jakie są trzy cele niezbędne do zapewnienia widoczności ujmowania przychodów w przypadku umów o stałej cenie?

Trzy cele osiągnięcia widoczności ujmowania przychodów dla umów o stałej cenie obejmują:

1. Dokładność
2. Widoczność w czasie rzeczywistym
3. Łatwa realizacja

Jak zarządzać umowami o stałej cenie?

Umowami o stałej cenie można zarządzać za pomocą solidnych narzędzi operacyjnych, takich jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA). Oprogramowanie PSA zapewnia dokładny i niezawodny wgląd w projekty o stałej cenie w czasie rzeczywistym.