Podejmowanie nowych zleceń rządowych może być zniechęcające, jeśli nie masz aktualnej wiedzy na temat DCAA. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy potrzebujesz lekkiego odświeżenia wiedzy, odpowiedzieliśmy na najważniejsze pytania dotyczące Zgodność z DCAA aby upewnić się, że firmy są na właściwej drodze.
Kim jest DCAA?
Agencja Audytu Kontraktów Obronnych(DCAA) przeprowadza wszystkie audyty kontraktów dla Departamentu Obrony Stanów Zjednoczonych. Chociaż jest członkiem Departamentu Obrony, DCAA pomaga również innym agencjom rządowym w zakresie usług księgowych i doradztwa finansowego. Celem DCAA jest upewnienie się, że podatnicy i dolary wojskowe są wydawane dokładnie, a audyty mają na celu sprawdzenie procesów.
Co to jest rejestracja czasu pracy zgodna z DCAA?
Rejestrowanie czasu pracy zgodne z DCAA jest zgodne z przepisami ustanowionymi w celu zapewnienia, że wykonawcy rządowi przestrzegają zasad federalnych przepisów dotyczących zakupów (FAR). System FAR zapewnia, że każdy proces, w którym rząd kupuje towary lub usługi, jest taki sam. W przypadku zakontraktowanych usług, wydane pieniądze związane z przepracowanymi godzinami wymagają określonego zestawu zasad mających na celu zapobieganie niedokładnemu śledzeniu czasu. Aby zapoznać się z konkretnymi działaniami niezbędnymi do zapewnienia zgodności zDCAA, odwiedź nasz blog kroki do prowadzenia ewidencji czasu pracy zgodnie z DCAA.
Dlaczego zgodność z przepisami jest ważna?
Nieprzestrzeganie przepisów DCAA doprowadzi do słabej ścieżki audytu, czego konsekwencją będzie wykluczenie firmy z dalszych zamówień rządowych. DCAA może również zalecić wstrzymanie płatności za bieżący projekt. Dlatego też procedury te mają kluczowe znaczenie dla prowadzenia udanych zleceń z udziałem grupy rządowej.
Czego szukają podczas audytu?
Głównym celem audytu jest sprawdzenie kosztów projektu. Pieniądze wydane przez rząd muszą być sklasyfikowane w inny sposób niż standardowa firma może zapłacić za zakontraktowaną pracę. Najczęściej kontrolowane przez DCAA są: koszty dopuszczalne, koszty niedopuszczalne, koszty bezpośrednie, koszty pośrednie, pule kosztów i łączenie kosztów pośrednich. Zgodna z przepisami ewidencja czasu pracy ma wpływ na zgodną z przepisami rachunkowość, zapewniając dokładny czas spędzony na wystawianiu rachunków. Każdy etap procesu zgodności jest ważny dla audytu, aby uniknąć efektu domina błędów. Więcej informacji na temat elementów kontrolowanych podczas audytu można znaleźć nastronie FAR.
Czego powinienem szukać w oprogramowaniu do ewidencji czasu pracy zgodnym z DCAA?
Korzystanie z oprogramowania do ewidencji czasu pracy, w przeciwieństwie do ręcznego śledzenia, pomaga zapobiegać naruszaniu zasad przez pracowników. Poszukaj oprogramowania do rozliczania czasu pracy, które można skonfigurować tak, aby automatycznie przestrzegało przepisów DCAA, takich jak blokowanie późnego wprowadzania czasu lub zapobieganie przesyłaniu kart czasu pracy z błędami. Posiadanie systemu z ustalonymi procesami przeglądu i zatwierdzania również ułatwia zachowanie zgodności z przepisami. Wreszcie, upewnij się, że wybrany przez Ciebie system rejestracji czasu pracy może być zintegrowany z wybranym przez Ciebie narzędziem księgowym, ponieważ głównym celem oprogramowania do śledzenia czasu pracy zgodnego z DCAA jest zagwarantowanie dokładnej księgowości i fakturowania.
Jakie zasoby zapewnia DCAA, aby pomóc w audycie?
Oficjalny przewodnik po procesie audytu nosi nazwę DCAAInformation for Contractors. Dokument ten zawiera przegląd procesu audytu, listy kontrolne zapewniające zgodność z przepisami oraz informacje o tym, czego można się spodziewać, podejmując się zlecenia rządowego. Konkretni konsultanci DCAA są również dobrym źródłem informacji, które pomogą Twojemu zespołowi zorganizować się z ustalonym procesem i sposobami zapewnienia zgodności.
Co jeśli muszę edytować czas, który został już przesłany? Czy jest to możliwe?
Nie, niestety po podpisaniu i przesłaniu kart czasu pracy przesłane wpisy są blokowane do zatwierdzenia i niedostępne do edycji. Tylko administratorzy systemu mogą aktualizować i wprowadzać zmiany.
Czy mogę dodać czas na dzień inny niż dzisiejszy?
Niezależnie od tego, czy korzystasz z oprogramowania do ewidencji czasu pracy, czy z procesu ręcznego, możesz edytować swoją kartę czasu pracy, aby uwzględnić wpis dotyczący poprzedniego dnia - ale nie przyszłej daty. Przy każdym wpisie i aktualizacji czasu zostaniesz poproszony o wyjaśnienie przyczyny tej zmiany w notatkach z dziennika kontroli. Notatki muszą być widoczne dla kierownika po podpisaniu i przesłaniu karty czasu pracy.
Aby dowiedzieć się więcej o oprogramowaniu do rozliczania czasu pracy i fakturowania BigTime zgodnym z DCAA, poproś o demo , aby zobaczyć je w akcji i uzyskać odpowiedzi na swoje pytania.
