Zarządzanie zadaniami, projektami i pracownikami może stanowić wyzwanie, tym bardziej w przypadku raportowania czasu i wydatków. Ponieważ branża produkcji i dostarczania usług uległa znacznemu wyrafinowaniu, odpowiednie jest, aby powiązane procesy przeszły równie głęboki zwrot. Dlatego też tradycyjny Excel i arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu Google Sheets nie są w stanie nadążyć i utrzymać poziomu dostaw, jakiego wymagają firmy i kierownicy projektów, aby nadążyć za duchem czasu.

Można argumentować, że te starsze metody są tańsze i bardziej opłacalne niż płatne rozwiązania, takie jak BigTime - ale to wcale nie jest prawda. Największą przewagą BigTime nad arkuszami kalkulacyjnymi jest automatyzacja śledzenia operacji biznesowych i dokumentacji, co może być krytycznym czynnikiem w dużych firmach i szybko zmieniających się branżach, w których klienci wymagają terminowych aktualizacji.

Inne zalety BigTime w porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi to:

Dokładny pomiar sukcesu

Dzięki Proof of Value, który jest kluczowym elementem w procesach pozyskiwania klientów, firmy mogą dokładnie śledzić i mierzyć wpływ swoich produktów na działalność swoich klientów i ich satysfakcję. Efekt może zostać udokumentowany i przedstawiony jako dowód wiarygodności świadczonych usług.

Ponadto możliwość śledzenia operacji pozwala lepiej zarządzać zasobami i zapewnia wgląd w przyszłość firmy. W ten sposób można dostosować świadczenie usług w celu uzyskania lepszych wyników.

Zarządzanie źródłami punktowymi

Używanie kilku aplikacji do różnych aspektów procesu jest uciążliwe. Na przykład, jako kierownik projektu, musisz korzystać z kalendarza, oprogramowania księgowego i oprogramowania CRM, aby uchwycić większość swojego opisu pracy. Mając uwagę podzieloną między te aplikacje, łatwo jest przeoczyć liczbę lub kluczową zmienną podczas wprowadzania wartości do miesięcznego arkusza czasu pracy. W rezultacie zwiększa się ilość błędów marginalnych.

Lepsze relacje z klientami

Ponieważ każda część produkcji i świadczenia usług jest monitorowana, jesteś w stanie zidentyfikować punktowe awarie w systemie, zamiast polegać wyłącznie na intuicji. Wydajność przepływu pracy w organizacji jest widoczna na wykresach i grafach, dzięki czemu ulepszenia są bardziej widoczne i możliwe do wywnioskowania.

Musisz zrozumieć koncepcje czasu i wydatków, z którymi omawiamy ograniczenia szablonów Excel do śledzenia czasu projektu, aby docenić te zalety.

Czym jest czas i wydatki?

Terminowe ukończenie projektu i zadowolenie klienta mają kluczowe znaczenie w transakcjach zwrotnych, ponieważ każda struktura zależy od wydajności zarządzania zasobami przepływu pracy. Zysk jest kluczem do utrzymania firmy, a wydatki mogą przesunąć marżę w dowolnym kierunku. Mając pełną kontrolę nad kosztami prowadzenia działalności, możesz decydować o tym, jak wszystko się potoczy.

Czas i wydatki to procesy zarządzania, w których czas i wykorzystanie zasobów są rejestrowane i przetwarzane w odniesieniu do projektów. Praktyka ta ma na celu poprawę produktywności pracowników i przydzielanie zadań zgodnie z mocnymi stronami siły roboczej. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, systemy śledzenia czasu i wydatków mogą odmienić firmę pod względem efektywności przepływu pracy, współpracy pracowników, raportów w czasie rzeczywistym i rentowności.

Nierzadko zdarza się, że pracownicy składają fałszywe raporty czasu pracy i wydatków w celu uzyskania wyższego wynagrodzenia - zwłaszcza w przypadku korzystania z ręcznego arkusza kalkulacyjnego do śledzenia czasu pracy i wydatków. Najnowsze aplikacje do śledzenia czasu i wydatków wyeliminowały takie przypadki. Kierownicy projektów mogą monitorować działania pracowników podczas wykonywania zadań, upewniając się, że rejestrują oni prawidłowe liczby. W rezultacie operacje biznesowe są bardziej przejrzyste.

Poprawa produktywności pracowników jest zawsze postrzegana przez pryzmat przydziału zadań, zapewnienia odpowiedniego czasu na odpoczynek między projektami i ustalania realistycznych terminów. Niewiele uwagi poświęca się jednak terminowemu wypłacaniu wynagrodzeń. Time and Costs zapewnia, że pracownicy otrzymują należne im wynagrodzenie w terminie, ponieważ arsenał narzędzi zintegrowanych z oprogramowaniem BigTime ułatwia automatyzację obliczeń księgowych.

Zarządzanie czasem i wydatkami

W przypadku dużych organizacji z kilkoma działami i złożonymi interaktywnymi procesami, ręczne wprowadzanie znaczników czasu każdego pracownika lub obliczanie różnych wskaźników, które tworzą ramy Twojej firmy, może być żmudne. Te zautomatyzowane rozwiązania i kompleksowe narzędzie, takie jak BigTime, mogą być przełomowe dla Twojej firmy.

Według SPI Research, organizacje korzystające z płatnego, zautomatyzowanego oprogramowania i usług osiągają lepsze wskaźniki produktywności nawet o 71%. Podczas gdy użytkownicy arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia czasu i wydatków nie są tak daleko w tyle z 68%, musisz zrozumieć, że marginalne różnice w zyskach mogą być wszystkim, co jest potrzebne do skalowania organizacji. BigTime pomaga skupić się na poszczególnych elementach działalności, zidentyfikować niedociągnięcia i poprawić je. Możesz dokładnie określić i zmierzyć wydatki i zyski dla każdego typu projektu oraz zrestrukturyzować swoje modele cenowe, aby dostosować je do aktualnych trendów i sytuacji rynkowej.

Jednak liczba pojawiających się aplikacji sprawia, że trudno jest określić, w które warto zainwestować. Niektóre czynniki należy wziąć pod uwagę podczas poszukiwania najlepszej aplikacji do śledzenia czasu i wydatków, które mogą nie być przełomowe dla innych potencjalnych klientów.

Najlepsze aplikacje do zarządzania czasem i wydatkami mogą obsługiwać podstawy księgowości, ułatwiać wiele opcji raportowania finansowego, oferować wsparcie w chmurze i są praktyczne. Jeśli wszystkie te podstawy są zintegrowane, być może znalazłeś odpowiednią aplikację do śledzenia czasu i wydatków dla swojej firmy.

Niektóre aplikacje, takie jak Expensify, spełniają te wymagania, ale nie biorą pod uwagę życia swoich klientów poza miejscem pracy. Klient opinie aplikacji Expensify na Trustradius koncentrują się wokół nadgorliwego i politycznego marketingu, błędów na stronie internetowej i zawyżonych cen planów w porównaniu do BigTime.

Oprogramowanie do zarządzania czasem i wydatkami

Oprogramowanie do zarządzania czasem i wydatkami to aplikacje używane przez firmy do śledzenia czasu spędzonego na danym zadaniu i kosztów jego realizacji. Dobre oprogramowanie do zarządzania czasem i wydatkami musi być w stanie zestawiać pokwitowania wydatków, przetwarzać powiązane roszczenia i spłacać pracownikom dług zaciągnięty podczas wykonywania zadania. Co więcej, procesy te powinny być zautomatyzowane, nie wymagać ręcznego wprowadzania danych oraz być widoczne i mierzone w czasie rzeczywistym.

Organizacje używają oprogramowania do kart czasu pracy do monitorowania kosztów projektów, przydzielania zadań i projektów oraz śledzenia produktywności i skuteczności strategii. Ponieważ raporty dotyczące czasu i wydatków są wrażliwe i mogą wpływać na prognozy wzrostu i postrzeganie, aplikacje do śledzenia wydatków mają wbudowane komponenty sztucznej inteligencji, aby złagodzić błędy wynikające z interwencji człowieka (takie jak wielokrotne wprowadzanie znaczników czasu).

Chociaż firmy i korporacje mogą mieć podobne zastosowanie i wykorzystanie aplikacji, wyniki nigdy nie są jednokierunkowe. Śledzenie faktur i płatności może poprawić komunikację z klientami i skłonić ich do ponawiania transakcji. Inni czerpią satysfakcję z operacji biznesowych, względnej płynności i wydajności. Spektrum satysfakcji jest nieskończone w przypadku korzystania z oprogramowania do śledzenia czasu i fakturowania dla konsultantów.

Zaletą, która jest często pomijana przy korzystaniu z oprogramowania BigTime, jest łatwość, z jaką firma może działać bez ograniczania i ograniczania działalności administracyjnej. Narzędzia do śledzenia wydatków mogą być zintegrowane z kartami kredytowymi, co oznacza, że wydatki mogą być śledzone w czasie rzeczywistym i na bieżąco, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. Ponadto oprogramowanie jest dostosowane do specyfiki firmy i pozwala na zastosowanie polityki organizacji w celu przyspieszenia weryfikacji i zatwierdzania wydatków bez konieczności przestrzegania "właściwego procesu".

Aplikacja Czas i wydatki

Jedną z najważniejszych funkcji każdego oprogramowania do zarządzania czasem i wydatkami, jakie można dziś znaleźć, jest obsługa chmury. To niesamowite, jak można uzyskać dostęp do danych, informacji i plików na tych platformach z dowolnego miejsca na świecie za pośrednictwem Internetu. Część klientów potrzebuje jednak wariantu na smartfony, w którym szybkie logowanie do aplikacji może być wykorzystane do śledzenia produktywności i przypisywania zadań. W przeciwieństwie do smartfonów, stacje robocze są nieporęczne i nieruchome - to zdecydowana wada w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu.

BigTime zaspokaja potrzeby tej podgrupy klientów, którzy potrzebują bardziej przyjaznego dla kieszeni wariantu oprogramowania. Aplikacja jest lekka i wydajna, dzięki czemu działa płynnie na telefonach o najmniejszej mocy obliczeniowej. Z wyjątkiem większego ekranu komputera roboczego, aplikacja na smartfony posiada podobne funkcje i ma tę zaletę, że jest znacznie bardziej przenośna i wygodna w codziennym użytkowaniu. Posiadanie aplikacji pod ręką pomaga zapewnić, że pracownicy przechwytują niezbędne informacje w odpowiednim czasie.

Przepis ten ułatwia wykonywanie zadań związanych z czasem i wydatkami oraz powiązanych zadań. Obejmuje to między innymi porównywanie kosztów projektów, sortowanie wydatków oraz ocenę potencjalnych i przyszłych strategii w celu usprawnienia operacji biznesowych. Chociaż zadania te są niezwykle ważne z punktu widzenia śledzenia biznesu, pracownicy mogą uznać je za żmudne i nużące. Zapewnienie narzędzi, które pozwalają pracownikom prowadzić dokładną dokumentację biznesową, a jednocześnie czuć się produktywnym przez cały dzień, jest scenariuszem korzystnym dla obu stron.

Zamów wersję demonstracyjną już dziś, aby uzyskać ulepszone raportowanie czasu i wydatków dzięki BigTime

Wraz z rosnącą potrzebą poprawy rentowności i poziomów wydajności wśród firm i dużych korporacji, raportowanie czasu i wydatków szybko staje się jednym z najbardziej krytycznych aspektów operacji biznesowych. BigTime zapewnia dokładny, ale zautomatyzowany pomiar i śledzenie czasu i wydatków dla każdego projektu. Poproś o demo aby dowiedzieć się więcej już dziś!