To właśnie pod koniec lat 70. arkusze kalkulacyjne pojawiły się jako narzędzie bazodanowe do kompilowania i organizowania badań, danych biznesowych i danych klientów, listy płac pracowników i śledzenia czasu pracy oraz dzienników finansowych i obliczeń podatkowych. Dzisiaj, inteligentni właściciele firm nie śledzą już godzin pracy pracowników za pomocą arkuszy.

Dlaczego? Ponieważ arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu i wydatków utworzony w programie Excel jest po prostu nośnikiem danych z niewielkimi możliwościami obliczania i raportowania. Pełna aplikacja płacowa powinna również zawierać zintegrowany system śledzenia czasu pracy, który może:

  • Śledzenie czasu pracy pracowników w ujęciu dziennym, tygodniowym i miesięcznym
  • Obsługa podatku u źródła i automatycznych wpłat bezpośrednich
  • Zarządzaj wydatkami pracowników, dniami chorobowymi i urlopami
  • Generowanie raportów płacowych w celu uzyskania pełnego wglądu w zarobki pracowników

Po co iść na skróty, jeśli chodzi o dokładność ewidencji czasu pracy pracowników i operacji płacowych? Jeśli do tej pory korzystałeś z arkusza kalkulacyjnego Excel do codziennego śledzenia czasu pracy lub szablonu tygodniowego arkusza kalkulacyjnego Word, ponieważ są one bezpłatną częścią pakietu Microsoft Office - oznacza to, że przegapiłeś niektóre z najnowszych narzędzi programowych do automatyzacji zarządzania biznesem i projektami.

Naprawdę solidny i przydatny arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu i wydatków można opracować w programie Microsoft Excel lub Word, ale wymagałoby to prawdziwego eksperta zarówno w dziedzinie Microsoft, jak i nauki o danych. A jeśli pobierzesz darmowy szablon tygodniowego arkusza czasu pracy, prawdopodobnie nie będzie on zawierał bardziej skomplikowanych funkcji kalkulatorów arkuszy czasu pracy dla wielu pracowników.

Pomyśl o swoich pracownikach, którzy wprowadzają dane do prowizorycznego systemu śledzenia czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym. Tak łatwo jest omyłkowo zmienić formuły i/lub formatowanie liczb, co może powodować błędy w obliczaniu czasu pracy i wynagrodzeń.

Pozostawienie dokładności listy płac przypadkowi to poważna sprawa. Według Amerykańskiego Stowarzyszenia Płacowego (American Payroll Association), "wskaźnik błędów wynosi od 1 do 8% całkowitej listy płac w firmach korzystających z tradycyjnych kart czasu pracy, a około 40% małych firm otrzymuje kary od urzędów skarbowych za niewłaściwe zarządzanie pensjami".

Arkusz kalkulacyjny Excel do śledzenia czasu pracy za darmo

Pobrałeś darmowy arkusz Excel do codziennego śledzenia czasu pracy za darmo, aby wyeliminować koszty zakupu aplikacji do śledzenia czasu pracy dla siebie i/lub swoich pracowników. Pojawia się teraz pytanie, czy ten dokument będzie zgodny z listą płac? Według ADP, światowego lidera w przetwarzaniu płac i płatności:

"Zgodność z przepisami płacowymi oznacza przestrzeganie wszystkich krajowych i lokalnych przepisów regulujących sposób wynagradzania pracowników. Pracodawcy, którzy naruszą którekolwiek z tych przepisów, mogą być narażeni na kary, które mogą negatywnie wpłynąć na ich wyniki finansowe, a nawet doprowadzić do zawieszenia działalności".

Tylko niektóre z wytycznych rządowych, które wpływają na śledzenie czasu pracy pracowników i rozproszenie listy płac, obejmują zgodność z FICA, zgodność z federalnym podatkiem dochodowym, a także zgodność ze stanową i federalną listą płac. Jeśli ubiegasz się lub planujesz ubiegać się o kontrakty rządowe, pobrany darmowy szablon tygodniowej karty czasu pracy prawdopodobnie nie spełni tych wymagań rządowych.

Każdy kraj ma przepisy chroniące pracowników przed firmami, które nieuczciwie wypłacają wynagrodzenie. Brak szablonu ewidencji czasu pracy może skutkować błędami i opóźnieniami, co naraża firmę na kary i/lub grzywny. Pójdźmy o krok dalej.

Jeśli śledzenie czasu pracy jest obarczone błędem, co skutkuje niepoprawnymi wypłatami, pracownik może zinterpretować to jako zamierzone działanie. Jako właściciel firmy nie możesz po prostu zrzucić winy za te błędy na pracownika działu kadr, który zdecydował się skorzystać z darmowego szablonu ewidencji czasu pracy.

To kierownictwo firmy jest odpowiedzialne za koszty prowadzenia działalności. Obejmuje to błędy w monitorowaniu czasu pracy, systemie płacowym lub w wypłatach. To pracodawca ponosi odpowiedzialność za posiadanie niezawodnego i dokładnego systemu śledzenia czasu pracy i zarządzania pensjami pracowników. 

Szablon arkusza czasu pracy Excel

Wielu profesjonalistów i konsultantów, którzy prowadzą małe firmy, potrzebuje dokładnej miesięcznej ewidencji czasu, aby móc rozliczać swoich klientów z pracy i wydatków poświęconych na ich projekt lub sprawę. Korzystanie z szablonu miesięcznej ewidencji czasu pracy w Excelu nie będzie tak przejrzyste, jak kompletne rozwiązanie do zarządzania projektami.

Możesz przejść przez wszystkie trudy tworzenia miesięcznego szablonu arkusza czasu pracy w Excelu z formułami, ale nadal nie będziesz mieć przejrzystego dokumentu pokazującego, w jaki sposób doszedłeś do przedstawianego rachunku. A jako freelancer lub profesjonalny konsultant, cały twój czas jest cenny. Prosty szablon miesięcznego rozliczenia czasu pracy nie będzie zawierał wszystkich opcji rozliczeniowych, takich jak koszty za godzinę czasu pracy, overheady lub opłaty z góry, oraz inne finanse związane z prowadzeniem działalności. 

Możesz mieć problem z wymyśleniem dobrego szablonu miesięcznego zestawienia czasu pracy w Arkuszach Google, mimo że jest on darmowy. Niektórzy użytkownicy stwierdzili, że nie ma on szerokiej gamy opcji wizualizacji danych, a formuły są ograniczone do złożonych potrzeb księgowych i biznesowych.

A ponieważ miesięczny szablon arkusza czasu Google znajduje się w chmurze, jest on podatny na włamania i wycieki danych, w przeciwieństwie do aplikacji do zarządzania projektami i śledzenia czasu, takich jak BigTime, które mają wbudowane funkcje szyfrowania, kontroli historii wersji, kontrolowanego dostępu i prywatności.

Zastanów się nad kosztami związanymi z czasem i wysiłkiem, jaki Ty lub jeden z Twoich pracowników poświęcilibyście na stworzenie szablonu miesięcznego zestawienia czasu pracy dla programu Excel 2022. W końcu masz ograniczone funkcje, a mimo to ich stworzenie kosztowało Cię tysiące dolarów czasu, wysiłku i kłopotów.

Szablon śledzenia czasu w Arkuszach Google

Prosty szablon arkusza czasu pracy Google Sheets służy do śledzenia godzin przepracowanych przez pracowników w ramach określonego zadania. Arkusz czasu Google Sheets nie ma jednak takiej wartości, jak automatyzacja oprogramowania projektowego. Weźmy pod uwagę BigTime, autorską aplikację do śledzenia czasu pracy pracowników, która może działać samodzielnie lub jako część kompleksowego programu do automatyzacji zarządzania projektami (PSA).

Zarządzanie zarówno czasem spędzonym przez pracowników, jak i wydatkami poniesionymi na każdego klienta przyniesie wymierne korzyści. Po wprowadzeniu danych do PSA można wizualizować kluczowe wskaźniki wydajności, które są ważne dla firmy. 

  • Planowanie czasu przeznaczonego na zadanie a korekty harmonogramu
  • Szacowany czas projektu a czas już wykorzystany
  • Rzeczywiste godziny przepracowane przez pracowników a godziny szacowane
  • Dzienny czas produktywności/Nieobecności/n=Nadgodziny
  • Zwrot z inwestycji czasowej

Jak widać, pracownik nie byłby w stanie nauczyć się tworzenia arkusza czasu pracy w Arkuszach Google, który mógłby generować tego typu raporty, dlatego, że arkusz czasu pracy w Arkuszach Google nie obsługuje zaawansowanych formuł. 

Szablon Excel do śledzenia czasu projektu

Inną opcją dla właścicieli firm, którzy uważają, że mogą obniżyć koszty oprogramowania biznesowego, jest pobranie i korzystanie z szablonu Excel do śledzenia czasu projektu. Jednak darmowy szablon arkusza kalkulacyjnego może być podatny na błędy. Dlaczego? Ponieważ sposób wprowadzania danych nie jest zazwyczaj kontrolowany. Oznacza to, że pracownicy używają niewłaściwego formatu czasu, kopiują i wklejają błędy lub popełniają błąd i nieświadomie nadpisują inne dane.

Nie ryzykuj swoich krytycznych danych finansowych firmy, korzystając z prostego szablonu planu projektu Excel do pobrania za darmo, który został stworzony przez programistę open source. Takie pliki do pobrania mogą otworzyć dostęp do systemu komputerowego, zawierać ukryte wirusy lub oprogramowanie szpiegujące.

Arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu projektu, który został opracowany przez nieznaną stronę trzecią, może po prostu nie mieć funkcji bezpieczeństwa, które można znaleźć w narzędziu do śledzenia czasu. Dodatkowo takie szablony są często przestarzałe. 

W ostatecznym rozrachunku należy spodziewać się, że zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy będziecie sfrustrowani szablonem Excela do śledzenia godzin według zadań. Ponadto jest on podatne na błędy w fakturowaniu, co prowadzi do niezadowolenia pracowników lub klientów.

Darmowy szablon arkusza czasu pracy Excel dla wielu pracowników

Po co szukać darmowego szablonu arkusza czasu pracy w Excelu, skoro oprogramowanie do rozliczania czasu pracy i wydatków jest stworzone dla dowolnej liczby pracowników, klientów, zadań lub projektów? Kalkulator czasu pracy dla wielu pracowników to pojedynczy arkusz kalkulacyjny Excel, który śledzi czas wejścia i wyjścia wszystkich pracowników w każdym siedmiodniowym okresie. Ale to wszystko, co robi!

Jeśli masz doświadczenie i wiedzę, możesz pobrać lub utworzyć szablon arkusza czasu pracy Excel z formułami. Ale czy chcesz ryzykować, że Twój system ulegnie awarii lub się zawiesi właśnie wtedy, gdy musisz rozpocząć pracę nad kolejną listą płac? Często zdarza się, że szablon miesięcznej listy płac dla wielu pracowników zawiera błędy, które nie są widoczne aż do ostatniej chwili. 

Dla ciągłości swojej działalności i dla dobra swoich pracowników, zamiast korzystać z szablonu Excel, odwiedź BigTime online. Tutaj odkryjesz wiele korzyści płynących z naszych narzędzi: od śledzenia czasu pracy pracowników, do tworzenia faktur dla klientów i zarządzania każdym szczegółem, każdym wydatkiem i każdą godziną spędzoną na pracy.