Automatyzacja zadań biznesowych może zwiększyć zyski firmy w takim samym stopniu, w jakim automatyzacja fabryk wpłynęła na produkcję. Automatyzacja usług profesjonalnych (PSA) polega na eliminacji ręcznych, rutynowych i powtarzalnych biznesowych zadań administracyjnych za pomocą technologii komputerowej, która automatycznie wypełnia formularze informacjami o klientach, pracownikach i rozliczeniach, uzupełnia obliczenia sprzedaży i podatków oraz śledzi rozliczenia czasu i wydatków pracowników, a także wiele, wiele więcej.

Aplikacje do zarządzania biurem i projektami, takie jak śledzenie czasu i wydatków, są odpowiedzialne za odzyskiwanie utraconych dolarów, które wcześniej zostały utracone z powodu błędów pracowników podczas wykonywania obliczeń księgowych, braku szczegółowych zapisów w celu obciążenia klientów wszystkimi wydatkami i niedokładnego śledzenia rozliczanych godzin pracy.

Jednak wiele z dzisiejszych aplikacji do śledzenia czasu i wydatków, oprogramowania do zarządzania projektami oraz narzędzi do automatyzacji rozliczeń i faktur jest uciążliwych i trudnych w nawigacji. Najlepsze narzędzia do rozliczania czasu i wydatków powinny nie tylko automatyzować wiele zadań administracyjnych, ale także być łatwe w użyciu, konfigurowalne, aby pasowały do sposobu prowadzenia profesjonalnych biur i nie były obciążone zbyt wieloma dzwonkami i gwizdkami, które tak naprawdę nigdy nie służą żadnemu prawdziwemu celowi.

Aplikacje do zarządzania czasem i wydatkami są przeznaczone dla profesjonalnych usługodawców zajmujących się projektami i/lub obsługą klientów, jako sposób na efektywne rejestrowanie, śledzenie i rozliczanie przepracowanych godzin i poniesionych wydatków. Najlepsza aplikacja do zarządzania czasem i wydatkami pozwala na wiele sposobów przeglądać karty czasu pracy pracowników i wydatki klientów, aby dopasować je do sposobu pracy konkretnego biura. 

Dlaczego aplikacja do śledzenia czasu i wydatków, taka jak BigTime, to dobra inwestycja?

  • Zapewnia lepszą obsługę rozliczeń klienta
  • Promuje lepszy proces śledzenia czasu pracowników
  • Eliminuje powtarzające się zadania i redukuje błędy manualne
  • Jego zdolność do standaryzacji przepływów pracy rozliczania czasu i wydatków
  • Łatwiej jest monitorować dane pracowników i klientów
  • Zapewnia przydatne narzędzia do raportowania i wizualny wgląd w biuro

BigTime to łatwa w użyciu aplikacja do śledzenia czasu i wydatków dla profesjonalnych usługodawców, która eliminuje zmarnowane lub utracone godziny z powodu czasu i wydatków rozliczeniowych. W końcu profesjonalny konsultant zazwyczaj nalicza opłaty za godzinę, zadanie lub wydatek. Błędy w rozliczeniach lub utracony czas i śledzenie wydatków oznaczają utratę pieniędzy - a słaby przepływ gotówki jest jednym z głównych powodów, dla których małe i średnie firmy upadają w ciągu pierwszych 5 lat.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób śledzenie czasu i wydatków BigTime automatyzuje wiele biurowych procesów administracyjnych i jest właściwym wyborem dla sposobu, w jaki profesjonalne usługi i konsultanci prowadzą działalność.

Oprogramowanie do rozliczania czasu i wydatków

BigTime PSA to oprogramowanie do rozliczania czasu i wydatków, które jest kompleksowym rozwiązaniem do zarządzania biurem, a nie tylko szablonem Excela lub Arkusza Google, który jest trudny w nawigacji z niezgrabnym interfejsem użytkownika. BigTime został stworzony z myślą o sposobie, w jaki profesjonaliści spędzają czas na projektach klientów lub prowadzeniu spraw, a także o tym, jak muszą naliczać opłaty za każdy poniesiony wydatek podlegający rozliczeniu.

Problem z arkuszami kalkulacyjnymi polega na tym, że trzeba być prawie ekspertem w Excelu, aby stworzyć użyteczny arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu i wydatków. Większość profesjonalistów nie ma takiego doświadczenia z Microsoft Excel lub Arkuszami Google - a jeśli tak, to po prostu nie mają czasu na tworzenie formularzy, osadzanie obliczeń i generowanie potrzebnych raportów.

BigTime dokładnie przyjrzało się temu, jak profesjonaliści obsługujący bazę klientów pracują i rozliczają czas oraz wydatki. Obejmuje to księgowych, prawników, lekarzy medycyny naturalnej, generalnych wykonawców, konsultantów IT, doradców finansowych, architektów, inżynierów, grafików, osobistych asystentów i kreatywnych specjalistów ds. marketingu.

Zalety oprogramowania do śledzenia czasu pracy i fakturowania dla konsultantów w porównaniu z arkuszami kalkulacyjnymi obejmują:

  • BigTime oferuje kontrolę historii wersji, dzięki czemu masz dowód edycji, usuwania i dodawania informacji.
  • Możesz być na bieżąco z ważnymi biznesowymi wskaźnikami KPI bez konieczności kompilowania danych z arkuszy kalkulacyjnych Excel.
  • Automatyzacja usług profesjonalnych usprawnia operacje i integruje wiele procesów.
  • Łatwe duplikowanie bieżących formularzy projektów do wykorzystania w nowych projektach w celu ich szybszego uruchamiania.
  • Pobiera dane finansowe dotyczące czasu i wydatków w celu tworzenia raportów w czasie rzeczywistym.

Chociaż BigTime nie jest darmowy, oferuje bezpłatny okres próbny, dzięki czemu można przekonać się, jak łatwa w użyciu i nawigacji jest ta profesjonalna aplikacja do automatyzacji usług. Ponadto, twoi klienci zobaczą różnicę w sposobie raportowania i rozliczania czasu i wydatków w profesjonalny, łatwy do naśladowania sposób. Przejrzyste rozliczenia oznaczają, że klienci czują się bardziej komfortowo z Twoimi opłatami i czują się bardziej komfortowo płacąc na czas.

Znaczenie czasu i wydatków

Oprogramowanie do zarządzania czasem i wydatkami jest podzbiorem oprogramowania do zarządzania biurem i/lub projektami. W rzeczywistości znaczenie wydatków T&E jest połączeniem obu tych ważnych profesjonalnych operacji usługowych. T&E czyli finanse to zdobywanie pieniędzy poprzez płacenie za przepracowane godziny i wydatki poniesione w związku z wykonywaną pracą.

Znaczenie czasu i wydatków obejmuje nawet opłaty związane z usługami, takie jak koszty, które generalny wykonawca może ponieść przy składaniu wniosku o pozwolenie na budowę lub koszty profesjonalnego druku potrzebnego, gdy zatrudniasz grafika do stworzenia nowego logo firmy.

Niektóre przykłady czasu i wydatków ponoszonych przez profesjonalistów, za które należy zapłacić, obejmują:

  • Opłaty godzinowe lub inne bezpośrednie opłaty za czas spędzony nad projektem
  • Czas podróży i koszty paliwa, a także zakwaterowanie i wyżywienie podczas realizacji projektu
  • Czas poświęcony na wyszukiwanie i gromadzenie informacji
  • Czas i koszty drukowania, zestawiania i oprawiania dokumentacji
  • Opakowanie, opłata pocztowa i koszty wysyłki
  • Wydatki na materiały eksploatacyjne bezpośrednio związane z projektem
  • Opłaty za zwłokę lub opóźnienia w płatnościach z powodu braku płatności

Jak widać, znaczenie wydatków T&E to coś więcej niż śledzenie przepracowanych godzin. Musi obejmować wszystkie wydatki związane z projektami, w przeciwnym razie firma może spodziewać się kosztów z własnej kieszeni, jeśli nie będzie w stanie udowodnić tych wydatków za pomocą dokładnych danych. Najlepsze aplikacje do zarządzania czasem i wydatkami zapewniają wiele sposobów śledzenia czasu i różnych sposobów rejestrowania wydatków. Następnie powinieneś być w stanie łatwo skonfigurować raport, który pokaże twoim klientom pełny obraz tego, jak spędziłeś czas i wysiłki podczas pracy nad ich projektem.

Inna funkcja wydatków T&E obejmuje pracowników zatrudnionych do pomocy w realizacji projektu. Powinni oni również być w stanie wprowadzić swój czas i wydatki na różne projekty, abyś ty, właściciel, mógł monitorować i śledzić ich działania związane z pracą i opłaty.

Zarządzanie czasem i wydatkami

Najlepszym sposobem na dodanie mocy do projektów jest zarządzanie czasem i wydatkami. Zarządzanie czasem i wydatkami ma nie tylko kluczowe znaczenie dla utrzymania codziennych działań na właściwym torze, ale może być również wykorzystywane do prognozowania, czy dotrzymasz docelowych terminów projektów i celów finansowych firmy na dany miesiąc. Ten rodzaj możliwości oprogramowania do zarządzania czasem i wydatkami wykracza poza wykorzystanie BigTime jako sposobu na śledzenie rozliczanych wydatków i godzin pracy, aby naprawdę zarządzać projektami w celu dotrzymania harmonogramu i budżetu.

Rozważ korzyści płynące z jednej scentralizowanej lokalizacji do śledzenia projektów, aby uzyskać lepszy wgląd w stan finansów firmy. A podczas spotkań z klientami masz do dyspozycji dane w czasie rzeczywistym na temat tempa i postępu ich projektu. Gdy klienci otrzymują raport czasu i wydatków, wiedzą, że firma działa w sposób przejrzysty i uczciwy.

Oprogramowanie do zarządzania czasem i wydatkami pełni funkcję nadzoru administracyjnego. Gdy wszyscy wprowadzają swoje wydatki i przepracowane godziny do jednego, wspólnego raportu czasu i wydatków, umożliwia to firmom zmniejszenie liczby błędów, wyeliminowanie zduplikowanych wpisów dotyczących tej samej daty lub tej samej aktywności, a także zmniejsza ilość czasu potrzebnego na zarządzanie kartami czasu pracy.

Najlepsza aplikacja do śledzenia czasu i wydatków umożliwia zdalne wprowadzanie danych, dzięki czemu nawet podczas pracy w terenie lub lunchu z klientem można łatwo zarejestrować swój czas jako podlegający rozliczeniu wydatek lub przepracowane godziny. Teraz masz codzienny zapis aktywności, do którego możesz się odnieść i dokładnie wiedzieć, gdzie znajduje się kondycja finansowa Twojej firmy.

Czas pracy i wydatki

Zadania związane z czasem i wydatkami, które wcześniej były przypisane do pracownika administracyjnego, można całkowicie wyeliminować, pomagając właścicielom małych firm zmniejszyć koszty ogólne. Jednym z najlepszych sposobów na obniżenie kosztów ogólnych związanych z czasem i wydatkami jest korzystanie z rozwiązań cyfrowych. BigTime jest takim rozwiązaniem, oferując w pełni funkcjonalną aplikację do śledzenia czasu i wydatków, która obejmuje wszystkie role występujące w opisie zadań związanych z czasem i wydatkami.

Dobry opis zadań związanych z czasem i wydatkami ułatwi wprowadzanie czasu i wydatków dzięki inteligentnym kartom czasu pracy, które automatycznie wypełniają powtarzające się wpisy danych. Różne poziomy prywatności i bezpieczeństwa rekordów umożliwiają ustawienie niestandardowych praw użytkownika, które pozwalają przełożonym na zastępowanie danych lub wprowadzanie danych w imieniu innego pracownika.

Gdy pracownicy widzą zbyt wiele informacji na temat danych gromadzonych i przechowywanych przez kierownictwo, mogą mieć wrażenie, że są zbyt dokładnie kontrolowani. Kolejną dużą zaletą BigTime jest możliwość dostosowania aplikacji do raportowania czasu i wydatków, tak aby pracownicy widzieli tylko to, czego potrzebują, aby dodać do swoich wydatków i przepracowanych godzin, i widzieli tylko te pola, które muszą wypełnić.

Głównym celem opracowania aplikacji do zarządzania czasem i wydatkami dla profesjonalistów i konsultantów jest dostosowanie sposobu pracy PSA oraz ułatwienie wprowadzania czasu i wydatków dzięki inteligentnym kartom czasu pracy i zautomatyzowanemu raportowaniu. BigTime osiągnął to i wiele więcej, aby pomóc w utrzymaniu wszystkich projektów i spraw na czas i w ramach budżetu.