Czym jest plan awaryjny projektu w zarządzaniu projektami?
Czy tworzysz plan awaryjny projektu?
Jednym z największych zagrożeń dla projektu usług profesjonalnych jest rozpoczęcie go bez zaplanowania czasu na plan awaryjny . Niespodziewane wyzwania zawsze mogą mieć wpływ na realizację projektu, nawet jeśli jest to typowy projekt, relacje z klientem są solidne, a zespół jest w stanie z łatwością go ukończyć. Jeśli nagła przeszkoda uderza w projekt usług profesjonalnych, wszystkie te zalety wyparowują, a liderzy usług starają się znaleźć rozwiązanie przy jednoczesnym utrzymaniu właściwego wykorzystania zasobów.
Plany awaryjne dla projektów usług profesjonalnych lub pracy skoncentrowanej na ludziach są wyjątkowo zniuansowane. Projekty usług profesjonalnych często obracają się wokół założeń, oczekiwań i emocji, które z natury są trudne do przewidzenia. Kierownicy projektów muszą uwzględnić identyfikację ryzyka w zarządzaniu zasobami i planowaniu projektu od samego początku. W związku z tym proces tworzenia planu awaryjnego dla zarządzania projektami powinien rozpocząć się jeszcze przed przedstawieniem projektu potencjalnemu klientowi.
Jak stworzyć plan awaryjny do zarządzania projektami?
Największym błędem, jaki kierownik projektu może popełnić podczas planowania projektu, jest automatyczne przydzielanie dodatkowego czasu na złożone, potencjalnie trudne zadania w początkowym planie projektu. Chociaż wydaje się to rozsądne, kierownik projektu w rzeczywistości komunikuje zespołowi, że może wykorzystać dodatkowy czas na bardziej rutynową pracę. Lepszym podejściem do zarządzania projektami jest agregowanie i reprezentowanie czasu awaryjnego projektu w pojedynczym zadaniu.
Gdy poszczególne zadania nie idą zgodnie z planem, ilość dodatkowego czasu potrzebnego do ich wykonania powinna być rejestrowana w początkowym zadaniu. Metoda ta wskaże, gdzie występują niedociągnięcia w procesie planowania lub realizacji projektu i miejmy nadzieję, że zapobiegnie ich ponownemu wystąpieniu w przyszłości.
Poza włączeniem sytuacji awaryjnych do planu na wysokim poziomie, kierownicy projektów powinni również dokładnie zidentyfikować zależności między zadaniami, zadania niezależne, które są bardziej elastyczne, oraz zadania niekrytyczne. Natychmiastowa wiedza na temat elastyczności planu zadań pomoże kierownikom projektów szybciej reagować na problemy i wykorzystać idealne zasoby. Niezależnie od tego, czy chodzi o przesunięcie obciążenia pracą, czy negocjacje z klientem w celu zmniejszenia zakresu, brak wiedzy o tym, które zadania znajdują się na ścieżce krytycznej, spowoduje dalszą niepewność i utrudni optymalne wykorzystanie.
Wykorzystanie budżetów projektów do planowania awaryjnego
Budżety borykają się z tymi samymi problemami, co plany projektów w zakresie zarządzania awaryjnego. Jeśli kierownik projektu doda do budżetu "float", będzie bardziej skłonny do jego wykorzystania. Zamiast tego lepiej jest zarządzać budżetami na różnych poziomach: zadania, projektu i zaangażowania. Wielopoziomowe budżety umożliwiają zarządzanie awaryjne projektem na wyższym poziomie, takim jak budżet zaangażowania, podczas gdy budżety niższego poziomu reprezentują rzeczywistą ilość pracy szacowaną w celu ukończenia projektu.
Kierownicy projektów powinni być również świadomi zasobów zewnętrznych w stosunku do ich projektu, które mogą pomóc zmniejszyć ryzyko przekroczenia budżetu. Tymi zewnętrznymi zasobami mogą być eksperci merytoryczni, zewnętrzni wykonawcy lub gotowe rozwiązania, które mogą zaspokoić część potrzeb klienta. Niezależnie od tego, jak dobrze przebiega projekt, ważne jest, aby wiedzieć , jakie zasoby są dostępne i kiedy warto je wdrożyć. Jeśli projekt zaczyna obracać się na południe, zewnętrzny zasób może być w stanie go uratować.
Wykorzystanie harmonogramów w planowaniu awaryjnym projektu
Jeśli chodzi o planowanie nieprzewidzianych sytuacji, nacisk kładzie się mniej na całkowitą ilość pracy, a bardziej na określenie, kiedy zespół może ukończyć pracę. Zbliżanie się do terminu i uświadomienie sobie, że po prostu nie ma wystarczającej liczby godzin na ukończenie projektu, jest najgorszym scenariuszem.
Dobrym miejscem do rozpoczęcia jest ustalenie oczekiwań dotyczących wykorzystania z zespołem projektowym. Luźno zakomunikowane terminy rzadko są osiągane. Zachowaj przejrzystość w zakresie planowania i celów realizacji projektu, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie.
Poza ustaleniem odpowiednich oczekiwań w zakresie zarządzania zadaniami, istotne jest również prowadzenie kompletnego i aktualnego harmonogramu projektu. Omówiliśmy znaczenie harmonogramu w kilku innych postach - w tym w jaki sposób odnosi się on do prognoz, projektów o stałej cenie i poprawy rentowności. Jeśli chodzi o plan awaryjny do zarządzania projektami, aktualny harmonogram zapewnia najlepszą szansę na zidentyfikowanie projektów, które przekroczą budżet lub opóźnią docelową datę dostawy.
Bonus: Pobierz BEZPŁATNY przewodnik, aby dowiedzieć się, jak wykorzystać elementy awaryjne projektu w zintegrowany sposób za pomocą narzędzia PSA. Zawiera dodatkowe strategie sukcesu w realizacji projektu.
Tworzenie zespołów projektowych na wypadek sytuacji awaryjnych
Kierownicy projektów nieustannie starają się wyeliminować niepewność. Liderzy zespołów budują plany, sprawdzają postępy i komunikują, co będzie dalej, a wszystko to w celu zapewnienia jasności co do stanu zaangażowania. Podczas gdy działania podejmowane w trakcie projektu mają zasadnicze znaczenie dla jego sukcesu, doświadczeni kierownicy projektów wiedzą, że skład zespołu projektowego może być równie ważny.
Przed rozpoczęciem projektu menedżerowie muszą mieć jasne zrozumienie umiejętności potrzebnych do wykonania pracy oraz dostępnego potencjału osób w organizacji z tymi umiejętnościami. W zależności od złożoności projektu, dobre połączenie potrzebnych umiejętności może być również atutem. Połączenie młodszych i starszych zasobów zapewnia duże możliwości rozwoju zawodowego dla wszystkich zaangażowanych, a także pozwala menedżerom kierować pracę do właściwej osoby, jeśli projekt zaczyna się ślizgać.
Posiadanie odpowiedniego zespołu projektowego jest ważne, ale wiedza na temat właściwego kontaktu w przypadku pojawienia się problemów jest również cenna. Włączenie nowych talentów może dodać energii istniejącemu zespołowi, zapewnić nowe perspektywy lub pchnąć projekt poza blokadę. Przeprowadzenie analizy umiejętności przed rozpoczęciem projektu może pomóc w strategii wykorzystania zasobów. Rozejrzenie się po puli talentów, aby zidentyfikować nie tylko tych, którzy najlepiej pasują do zespołu projektowego, ale także tych, którzy mogą być w stanie wskoczyć w razie potrzeby, jest dobrym asem w rękawie.
Znajomość klienta i jego celów operacyjnych
Podstawowym elementem, którego brakuje w wielu planach awaryjnych projektów, jest rola klienta. Znajomość priorytetów klienta może pomóc w kształtowaniu rodzaju elastyczności, jaką można wbudować w projekt. Jeśli wiesz, że terminowa dostawa jest kluczowa dla twojego klienta, skup się na wbudowaniu nieprzewidzianych sytuacji w harmonogram projektu. Jeśli wiesz, że budżet jest głównym zmartwieniem, skoncentrowanie planowania i zarządzania zasobami na tym celu jest niezbędne. Jeśli wiesz, że jakość pracy jest najważniejsza, to zidentyfikowanie z góry odpowiednich wykwalifikowanych zasobów będzie satysfakcjonujące przez cały czas realizacji projektu.
Klienci prawdopodobnie będą traktować priorytetowo połączenie jakości, terminowości i kosztów, ale nie wszystkie z nich mogą być ważone równomiernie. Wiedza o tym, za które dźwignie należy pociągnąć, sprawi, że niezręczna rozmowa na temat zmiany zakresu projektu będzie nieco łatwiejsza. Jeśli planowanie awaryjne projektu jest skutecznie zintegrowane ze strategią zarządzania projektem, koncentrując się na właściwych aspektach projektu, wszystko powinno pójść zgodnie z planem.
Wspólny temat wszystkich planów awaryjnych projektu
Wnioski oparte na danych są wspólnym wątkiem wszystkich planów awaryjnych projektów. Zależności między zadaniami, zmiany w budżecie, poziomowanie harmonogramu oraz analiza umiejętności i zdolności wymagają informacji o pracownikach, projektach i postępach. Niektóre firmy świadczące profesjonalne usługi mają wiele narzędzi, które odnoszą się do każdego z tych różnych obszarów. Holistyczne podejście do tworzenia planu awaryjnego projektu zapewni kierownikom projektów skonsolidowany obraz całego procesu realizacji.
Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) zaprojektowane specjalnie dla firm usługowych skoncentrowanych na projektach może obejmować cały proces realizacji. Dostęp do planów projektu, harmonogramów, analiz wydajności projektu i matryc umiejętności zasobów w jednym systemie PSA umożliwia menedżerom wykorzystanie różnych elementów planowania awaryjnego kosztów w zintegrowany sposób, który napędza zrównoważoną strategię realizacji projektu.
-1.png)
Często zadawane pytania dotyczące awaryjności projektu
Czym jest awaryjność w zarządzaniu projektami?
Plan awaryjny w zarządzaniu projektami to zdefiniowany sposób postępowania w celu identyfikacji i zarządzania ryzykiem oraz nieoczekiwanymi zdarzeniami, które mogą wystąpić w trakcie realizacji projektu. Celem jest zminimalizowanie wpływu nieoczekiwanych zdarzeń na projekt, aby utrzymać możliwie najprostszą drogę do pomyślnej realizacji projektu.
Czym są koszty nieprzewidziane w zarządzaniu projektami?
Nieprzewidziane koszty w zarządzaniu projektami lub budżet awaryjny to budżet przydzielony do projektu w celu sfinansowania nieoczekiwanych zdarzeń lub działań związanych z zarządzaniem ryzykiem, które mogą okazać się konieczne przed zakończeniem projektu.
Co należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia planu awaryjnego projektu?
Podczas tworzenia planu awaryjnego projektu należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:
- Nie przydzielaj automatycznie dodatkowego czasu na złożone, potencjalnie trudne zadania w początkowym planie projektu.
- Agregacja i reprezentacja czasu awaryjnego projektu w pojedynczym zadaniu.
- Zidentyfikuj zależności zadań, zadania niezależne, które są bardziej elastyczne, oraz zadania niekrytyczne.
- Zarządzanie budżetami awaryjnymi projektu na różnych poziomach: zadania, projektu i zaangażowania.
- Znajomość priorytetów klienta pomaga w kształtowaniu elastyczności projektu.
- Należy pamiętać o zasobach zewnętrznych w stosunku do projektu, które mogą pomóc zmniejszyć ryzyko przekroczenia budżetu.
- Ustal oczekiwania dotyczące wykorzystania z zespołem projektowym.
- Zachowaj przejrzystość w zakresie harmonogramu i celów realizacji projektu, aby wszyscy byli na tej samej stronie.
- Prowadzenie kompletnego i aktualnego harmonogramu projektu.
- Wykonaj analizę umiejętności przed rozpoczęciem projektu, aby pomóc w strategii wykorzystania zasobów.
Jak zarządzać budżetem awaryjnym w zarządzaniu projektami?
Budżety awaryjne w zarządzaniu projektami powinny być zarządzane na różnych poziomach: zadania, projektu i zaangażowania. Wielopoziomowe budżety umożliwiają zarządzanie awaryjne projektem na wyższym poziomie, takim jak budżet zaangażowania, podczas gdy budżety niższego poziomu reprezentują rzeczywistą ilość pracy szacowaną do ukończenia projektu. Kluczowe znaczenie ma również wiedza o tym, jakie zasoby zewnętrzne są dostępne dla projektu w przypadku, gdy projekt nie zostanie zrealizowany.
Czym jest zarządzanie projektem budżetu awaryjnego?
Budżet awaryjny w zarządzaniu projektami to budżet przydzielony do projektu w celu sfinansowania nieoczekiwanych zdarzeń lub działań związanych z zarządzaniem ryzykiem, które mogą stać się konieczne przed zakończeniem projektu.
Czym jest czas awaryjny w zarządzaniu projektami?
W zarządzaniu projektami czas awaryjny to dodatkowy czas dodany do harmonogramu w celu uwzględnienia przewidywanych kwestii, które mogą mieć wpływ na harmonogram. Gdy wystąpi problem, kierownik projektu wykorzystuje ten czas, aby zapobiec negatywnym skutkom, które mogą wynikać z nieoczekiwanego zdarzenia (zdarzeń).
