W zarządzaniu projektami usług profesjonalnych chodzi przede wszystkim o bardziej efektywną realizację projektów i zwiększenie ich wykorzystania. Jednak nawet w światowej klasy organizacjach usługowych najlepsi kierownicy projektów i członkowie zespołów od czasu do czasu doświadczają przekroczenia budżetu projektów , co skutkuje przekroczeniem kosztów projektu. Jeśli więc gdzieś po drodze przekroczyłeś budżet w zarządzaniu projektami, oto 5-stopniowy przewodnik, aby uniknąć przekroczenia kosztów i budżetu, z naciskiem na krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami, aby przywrócić projekt na właściwe tory.
Dlaczego projekty przekraczające budżet powodują przekroczenie kosztów?
Krok 1: Identyfikacja problemu
Prawdopodobnie najtrudniejszą częścią projektów ponad budżetowych w zarządzaniu projektami jest identyfikacja problemów, zanim staną się one nienaprawialne. Im dłużej problem narasta w projekcie, tym trudniej go naprawić. W celu skutecznego wykrywania problemów w projekcie, kierownik projektu musi dobrze znać cały cykl życia projektu. Kierownik projektu musi rozumieć, na jakim etapie znajduje się obecnie projekt i ile wysiłku jeszcze pozostało. Zazwyczaj te dwa czynniki są określane jako stan projektu:
- Dotychczasowe wyniki
- Szacowanie do ukończenia
Identyfikacja problemów projektowych wymaga zrozumienia, na jakim etapie znajduje się obecnie projekt i ile wysiłku pozostałodo jego ukończenia. Po dodaniu tych dwóch elementów otrzymamy szacunkową wartość ukończenia projektu lub wartość, którą należy śledzić w stosunku do budżetu. Śledzenie szacunkowego ukończenia projektu w stosunku do jego budżetu działa jak wskaźnik wczesnego ostrzegania w przypadku projektów przekraczających budżet, ostrzegając kierowników projektów, gdy określony aspekt projektu mógł wymagać więcej wysiłku niż zamierzano. Aby być skutecznym, kierownicy projektów muszą jednak utrzymywać dokładne prognozy zarządzania zasobami i wgląd w projekt w czasie rzeczywistym. Dodatkową zaletą jest to, że przy zastosowaniu odpowiednich narzędzi, szacunki dotyczące ukończenia projektu mogą być wykorzystywane w modelach prognozowania przychodów organizacji. Pomaga to stworzyć bardziej dokładną i całościową prognozę przychodów dla firmy. W przypadku przekroczenia budżetu projektu lub problemów z zarządzaniem budżetem projektu, może być jeszcze czas na planowanie awaryjne i korektę kursu. Gdy harmonogram i budżet projektu zbaczają z toru, oto kilka metod budżetowania zarządzania projektami, które zapewnią sukces realizacji projektu.
Co zrobić, gdy projekt przekracza budżet?
Krok 2: Określenie statusu projektu
Po zauważeniu, że coś poszło nie tak, kolejnym celem projektu jest ustalenie, co się stało. Początkową reakcją kierownika projektu (lub kogokolwiek innego) jest często pytanie, kto jest odpowiedzialny za błąd. Zamiast tracić czas na szukanie winnych, należy zapytać, dlaczego w ogóle doszło do przekroczenia budżetu projektu. I nie pytaj dlaczego tylko raz; zapytaj o to kilka razy, aby spróbować naświetlić podstawową przyczynę projektów przekraczających budżet. Skutecznym sposobem na rzucenie światła na daną kwestię jest zastosowanie techniki 5 powodów, aby oddzielić każdą warstwę problemu. Technika ta nie tylko pomoże zapobiec powtórzeniu się tego samego problemu w przyszłych projektach, ale może również zapewnić krytyczną ścieżkę do ostatecznego skorygowania budżetu zarządzania projektami. Oprócz zidentyfikowania pierwotnej przyczyny problemu, warto zwrócić uwagę na ścieżkę krytyczną projektu. Wykres Gantta w przejrzysty sposób przedstawia kamienie milowe projektu w odniesieniu do faktycznych i szacowanych do ukończenia etapów, dzięki czemu można określić, gdzie znajduje się ścieżka krytyczna projektu pod względem innych zależności, priorytetów i terminów. Po zidentyfikowaniu przyczyn przekroczenia budżetu projektu, można teraz zająć się źródłem problemu i poprawić wydajność projektu, zanim sytuacja się pogorszy.
Jak radzić sobie z przekroczeniem kosztów projektu i przywrócić go na właściwe tory?
Krok 3: Dostosowanie kluczowych obszarów wyników
Nadzieja jest wieczna, ale nie naprawi nieudanego projektu lub projektów przekraczających budżet. Największym błędem, jaki może popełnić kierownik projektu, gdy coś pójdzie nie tak, jest nadzieja, że wszystko w końcu się ułoży. Może się to wydawać oczywiste, ale zdarza się to cały czas - idea, że mały błąd tu czy tam w końcu się "zmyje". Częściej niż nie, zamiast "zmyć się", błędy te sumują się. Kiedy zadanie wymaga nieco więcej wysiłku niż oczekiwano, łatwo jest nie myśleć o tym zbyt wiele. Jednak obowiązkiem kierownika projektu jest dostosowanie się do tych rozbieżności w miarę postępów w realizacji planu projektu. Jednym z działań taktycznych, które kierownicy projektów mogą podjąć w celu kontroli nad projektami budżetowymi, jest identyfikacja kluczowych obszarów wyników projektu, znanych również jako krytyczne czynniki sukcesu w zarządzaniu projektami. Są to elementy o dużym budżecie, które muszą zostać ukończone na czas i w wysokim stopniu jakości, aby osiągnąć sukces projektu. Podobnie jak w skomplikowanej grze w szachy, kierownicy projektów mogą zmieniać priorytety, aby uwzględnić rozbieżności w planie projektu. Na przykład, jeśli wiesz, że klientowi bardziej zależy na budżecie niż na czasie, możesz pobawić się wykorzystaniem zasobów w zarządzaniu projektem. Możesz przyciąć zespół, aby trzymać się budżetu, ale kosztem czasu wprowadzenia produktu na rynek. Jeśli zakres lub jakość są czynnikami, które można dostosować, możesz być w stanie dokonać niewielkich redukcji, które nie zagrażają ostatecznemu celowi projektu, a jednocześnie nadal osiągają kluczowe obszary wyników.
Krytyczny czynnik sukcesu w zarządzaniu projektami
Krok 4: Wgląd klienta w wydajność projektu
Jeśli zmiana priorytetów nie wystarczy, aby uratować projekty przekraczające budżet, nadszedł czas, aby porozmawiać z klientem. Ważne jest, aby rozpocząć rozmowę otwarcie, aby pracować nad rozwiązaniem korzystnym dla obu stron. Ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, jest przejście od razu do defensywy. Przedstaw analizę przyczyn źródłowych i dostosuj priorytety, aby klient wiedział, że nie zamierzasz po prostu rzucić ręcznika. Jeśli celem rozmowy jest renegocjacja zakresu lub budżetu propozycji projektu, pomóż klientowi zrozumieć, dlaczego w interesie wszystkich leży zapewnienie pewnego marginesu swobody. W końcu trzymanie się napiętego lub nierozsądnego budżetu projektu często skutkuje pójściem na skróty i wykonaniem pracy niższej jakości. Jeśli klient szuka widocznej wartości, to w jego najlepszym interesie jest bycie elastycznym. Jednym z podejść, które warto zbadać, jest ponowna analiza założeń i zależności projektu, które zostały uzgodnione jako podstawa budżetu projektu i struktury umowy. Założenia i zależności projektu są często tworzone przez członka zespołu wyższego szczebla podczas procesu ustalania zakresu lub podczas pisania szablonu propozycji projektu. Jeśli klient kieruje kierownikiem projektu z dala od tych A i D w trakcie trwania projektu, może to szybko doprowadzić do problemów i przekroczenia budżetu projektu. Jeśli analiza przyczyn źródłowych wykaże problemy w tym obszarze, może to być dobra okazja do renegocjacji budżetu projektu z klientem i przywrócenia spraw na właściwe tory. Niezależnie od tego, jakie podejście przyjmiesz podczas rozmowy z klientem, istnieje jedna ważna zasada, której należy przestrzegać - renegocjuj raz i tylko raz. Praca z klientem w celu dostosowania budżetu lub zakresu projektu jest czymś więcej niż tylko nieprzyjemnym doświadczeniem. Podważa zaufanie i zagraża długoterminowej relacji. Tak, czasami jest to niezbędny krok, który należy podjąć, ale jeśli uważasz, że zrobienie tego raz jest złe, spróbuj zrobić to dwa razy w tym samym projekcie. Upewnij się, że w pełni odkryłeś powód, dla którego Twój projekt przekroczył budżet, rozumiesz, co będzie potrzebne, aby przywrócić go na właściwe tory i raz wynegocjuj korektę. Komunikacja z klientem jest zazwyczaj zarówno przykładem sukcesu, jak i porażki projektu - upewnij się, że jesteś skuteczny, proaktywny i przejrzysty przez cały cykl życia projektu.
Efektywne zarządzanie projektami usługowymi
Krok 5: Poprawa wydajności projektu w celu poprawy wyników biznesowych
Podsumowując, prędzej czy później każdy kierownik projektu znajdzie się na czele projektu, który boryka się z trudnościami lub przekracza budżet. Zdolność do skorygowania takiego projektu jest cenną umiejętnością i jednym z wielu krytycznych czynników sukcesu w zarządzaniu projektami. Niezależnie od podejścia przyjętego w celu uratowania projektu, ważne jest, aby przeanalizować, co poszło nie tak, co zrobiłeś, aby skorygować budżet projektu i co zrobisz, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu takiej sytuacji. Kierownicy projektów, którzy mają dobry wgląd w swoje portfolio projektów, odnoszą największe sukcesy, jeśli chodzi o wykrywanie, korygowanie i wyciąganie wniosków z projektów z problemami. Jeśli każdy projekt, który prowadzisz, wydaje się być heroiczną wyprawą, a nie dobrze zaplanowaną podróżą, prawdopodobnie nadszedł czas, aby przejrzeć swoje procesy, aby zobaczyć, gdzie można uzyskać większą widoczność i większą kontrolę. W końcu cel każdego kierownika projektu jest taki sam - dostarczanie na czas i w ramach budżetu udanych projektów, aby ostatecznie poprawić wyniki biznesowe.
Podsumowanie
Przekroczenie budżetu projektu lub przekroczenie kosztów projektu ma miejsce, gdy budżetowany koszt po zakończeniu projektu jest wyższy niż pierwotnie szacowany. Istnieje 5 kroków, które organizacje świadczące profesjonalne usługi mogą wdrożyć, aby uniknąć przekroczenia budżetu projektów i zoptymalizować zarządzanie kosztami projektu:
- Identyfikacja problemu
- Określenie statusu projektu
- Dostosowanie kluczowych obszarów wyników
- Zapewnienie klientowi wglądu w wydajność projektu
- Poprawa wydajności projektu w celu poprawy wyników biznesowych
Jeśli dojdzie do przekroczenia kosztów projektu, musisz zrozumieć, co należy zrobić, aby wrócić na właściwe tory. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób BigTime Software może wesprzeć te wysiłki i zwiększyć skuteczność realizacji projektów, już dziś umów się na prezentację naszego oprogramowania do zarządzania budżetem projektu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o przeprowadzaniu analizy rentowności projektu i pobierz naszą białą księgę Metrics That Matter, aby zagłębić się w inne podstawowe wskaźniki, które wpływają na ogólny sukces projektu i organizacji usługowej.
.png)
Często zadawane pytania dotyczące przekroczenia budżetu projektów i sposobów radzenia sobie z przekroczeniem kosztów projektu
Dlaczego projekt przekracza budżet?
Projekt może przekroczyć budżet w przypadku słabego śledzenia dotychczasowych i szacunkowych wyników projektu w stosunku do jego budżetu. Kierownicy projektów muszą utrzymywać dokładne prognozy zarządzania zasobami i mieć wgląd w projekt w czasie rzeczywistym.
Jak projekty mogą uniknąć przekroczenia budżetu?
Kierownicy projektów potrzebują silnego wglądu w portfolio projektów, aby uniknąć przekroczenia budżetu. Procesy powinny zostać poddane przeglądowi, aby sprawdzić, gdzie można uzyskać większą widoczność, zidentyfikować krytyczne czynniki sukcesu i uzyskać większą kontrolę.
Jak radzić sobie z przekroczeniem kosztów projektu?
Istnieje 5 kroków, jak radzić sobie z przekroczeniami kosztów projektu i unikać zarządzania projektami przekraczającymi budżet: 1. Identyfikacja problemu 2. Określenie statusu projektu 3. Dostosowanie kluczowych obszarów wyników 4. Zapewnienie klientowi wglądu w wyniki projektu 5. Poprawa wydajności projektu w celu poprawy wyników biznesowych
Jak kierownik projektu może skutecznie zarządzać budżetem projektu?
Prawdopodobnie najtrudniejszą częścią zarządzania projektem jest identyfikacja problemów, zanim staną się one nienaprawialne. W celu skutecznego wykrywania problemów projektowych i przekroczeń budżetu, istnieją dwa czynniki, które kierownik projektu musi znać, aby zrozumieć status projektu: actuals-to-date i estimate-to-complete.
Czym jest przekroczenie w zarządzaniu projektami?
Przekroczenie budżetu lub kosztów w zarządzaniu projektami ma miejsce, gdy projekt powoduje nieoczekiwany wzrost budżetu, który skutkuje wyższymi niż przewidywano całkowitymi kosztami projektu.
Dlaczego zarządzanie kosztami projektu jest ważne?
Zarządzanie kosztami projektu obejmuje metody budżetowania zarządzania projektami, które wspólnie pomagają kontrolować koszty, aby zapewnić, że budżet projektu nie zostanie przekroczony.
