Profesjonalni konsultanci, korporacje i branże usługowe, od inżynierii przez opiekę zdrowotną po technologie informatyczne, wymagają odpowiednich narzędzi do zarządzania projektami w celu śledzenia harmonogramów projektów, siły roboczej i budżetów. W przypadku każdego projektu bardzo ważne jest, aby wiedzieć, kiedy stosować określone techniki i określone zespoły w różnych momentach, od koncepcji projektu do jego zakończenia. Każdy projekt ma ograniczenia czasowe. Projekty, które dotrzymują terminów na czas i mieszczą się w budżecie, to te, które są dobrze zarządzane.

Dobre zarządzanie projektem oznacza jego dobrą organizację. Bez strategicznego planowania, śledzenia i nadzoru, każde przedsięwzięcie wymagające zaopatrzenia w materiały, dostaw sprzętu, planowania siły roboczej i instalacji systemów byłoby chybione, przypadkowe i obarczone niedotrzymanymi terminami i przekroczonym budżetem.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami online to skuteczny sposób na zapewnienie spójnej współpracy między różnymi zespołami i najlepszy sposób na informowanie wszystkich o zaplanowanych spotkaniach i działaniach, od planowania i realizacji po zamknięcie.

Upewnij się, że wybierasz narzędzia do zarządzania projektami, które są łatwe do opanowania i mogą być szybko wdrożone dla odpowiednich członków zespołu. Uważaj na duże, nieporęczne aplikacje do zarządzania projektami, które są skomplikowane i uciążliwe w użyciu. W końcu jaki jest pożytek z narzędzia do zarządzania projektami, jeśli członkowie zespołu boją się otwierać i używać oprogramowania?

Głównym celem narzędzi do zarządzania projektami jest umożliwienie kierownictwu szybkiego nadania kierunku projektowi. W rezultacie wszyscy koncentrują się na wykonywanych zadaniach z jasno określonymi działaniami i celami.

Oprogramowanie do zarządzania projektami online może również służyć jako narzędzie kontroli jakości. Często wszyscy są pod presją, aby ukończyć przypisane im działania. Aplikacje do zarządzania projektami mogą być wykorzystywane do upewnienia się, że terminy nie są niedoszacowane, a procesy nie są przyspieszane. Rezultatem jest lepsza jakość pracy każdego lidera zespołu i lepsza realizacja projektu dla interesariuszy.

Oprogramowanie do zarządzania projektami

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami powinno być oparte na rodzaju potrzeb korporacyjnych lub biznesowych. Na przykład, większość projektów obejmuje zarówno projekty nadrzędne, jak i podrzędne, czyli te mniejsze projekty, które podlegają większemu projektowi. A może powinieneś rozważyć najlepsze narzędzia do zarządzania projektami dla małych zespołów. Te mniejsze zespoły mogą mieć mniej wyspecjalizowanych ról i mogą wymagać większego nadzoru ze strony kierownika projektu.

W przeszłości kierownicy projektów tworzyli arkusze kalkulacyjne do planowania i śledzenia projektów. Obecnie można skorzystać z dedykowanego oprogramowania do zarządzania projektami, które zdecentralizuje projekty i zapewni pomoc w szerszym zakresie zadań. Korzyścią dla projektu są bardziej ograniczone koszty i solidna współpraca zespołowa, która może mieć kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu. Odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami nie tylko ułatwiają zarządzanie projektami, ale także zapewniają ich lepszą organizację.

Kilka przydatnych przykładów narzędzi do zarządzania projektami można znaleźć w aplikacjach najlepszych deweloperów, takich jak BigTime, Basecamp, Google Workspace (dawniej G Suite) i aplikacjach open-source, takich jak Google Project Management Tool. BigTime stworzył swoje oprogramowanie na zamówienie, aby zapewnić śledzenie czasu, fakturowanie i zarządzanie projektami dla wielu branż, takich jak księgowość, architektura i inżynieria, doradztwo, kreatywność, kontrakty rządowe, usługi IT i kancelarie prawne.

Ważne jest, aby informacje o projekcie były aktualizowane w czasie rzeczywistym, bez konieczności ingerencji z zewnątrz ze strony kierowników projektu lub członków zespołu. Działania projektowe mogą szybko zmieniać się w terenie, więc aktualizacje w czasie rzeczywistym pozwolą całemu zespołowi na bieżąco śledzić postępy projektu.

Darmowe narzędzia do zarządzania projektami online

Niektóre firmy biorą pod uwagę darmowe oprogramowanie do zarządzania projektami, które zazwyczaj ma charakter open-source. Oznacza to, że chociaż możesz mieć swobodę uruchamiania i rozpowszechniania oprogramowania w swojej firmie, może ono mieć ukryte koszty, będzie miało ograniczone funkcje, często jest trudne w użyciu lub nie zostało stworzone specjalnie jako oprogramowanie do zarządzania projektami usług profesjonalnych.

Darmowe szablony do zarządzania projektami będą pozbawione narzędzi do dostosowywania, które można uzyskać za pomocą bardziej zaawansowanego płatnego systemu, takiego jak BigTime. Zamiast korzystać z darmowych szablonów do zarządzania projektami, warto rozważyć inwestycję w solidną, w pełni funkcjonalną aplikację do zarządzania projektami. Taką, która przyniesie zwrot z łatwości wdrożenia, szkoleń na pokładzie i możliwości modyfikowania szablonów w celu spełnienia konkretnych potrzeb. 

Na przykład, BigTime ma prosty, łatwy w użyciu interfejs z inteligentnymi polami wyszukiwania, aby zmniejszyć liczbę kliknięć i wyeliminować przewijanie. Podczas zarządzania dużym projektem, ta jedna funkcja może zaoszczędzić czas i kłopoty. BigTime posiada również narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi, które pozwalają dowiedzieć się, którzy pracownicy są dostępni do pracy nad projektami i ile czasu jest dostępne dla każdego pracownika.

Nawet najlepsze darmowe szablony do zarządzania projektami będą miały ograniczone funkcje, pulpity nawigacyjne i trudne do odczytania interfejsy, problemy z kompatybilnością i trudności z importowaniem danych z istniejącego systemu zarządzania projektami.

10 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami

Istnieje wiele narzędzi i funkcji do zarządzania projektami, które sprawią, że zarządzanie każdym rodzajem projektu będzie łatwiejsze i bardziej zorganizowane. BigTime oferuje narzędzia do zarządzania projektami (PM) nie tylko dla małych i średnich firm, ale także oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) dla większych korporacji, które obejmuje dodatkowe funkcje, takie jak alokacja zasobów połączona ze śledzeniem czasu / wydatków, budżetowaniem oraz fakturowaniem i przetwarzaniem płatności. 

Po co brać pod uwagę oprogramowanie do zarządzania projektami, które nie posiada odpowiednich narzędzi spełniających potrzeby biznesowe? Najbardziej odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami pomoże zarówno liderom projektów, jak i członkom zespołu skupić się na pracy nad pomyślnym ukończeniem projektu.

Niezależnie od wielkości projektów, istnieje kilka podstawowych narzędzi do zarządzania projektami, które powinny być częścią wybranego oprogramowania. Oto 10 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszej aplikacji do zarządzania projektami:

  • Wykresy Gantta - aby łatwo zobaczyć zadania projektu lub zdarzenia wyświetlane w czasie. Pomaga to utrzymać projekt na dobrej drodze do osiągnięcia głównych kamieni milowych.
  • Śledzenie budżetu i zadań - bezpieczne przypisywanie budżetów wydatków na zadania, zamówienia zakupu, nieprzekraczalne limity
  • Zarządzanie przepływem pracy - do planowania siły roboczej wraz z terminami wykonania każdego przypisanego zadania. 
  • Śledzenie czasu - które jest wystarczająco elastyczne, aby zaplanować 2-godzinną usługę lub 2-miesięczny projekt.
  • Ustawienia bezpieczeństwa i prywatności - aby kontrolować dostęp do projektu dla określonych pracowników lub działań.
  • Rozliczenia i fakturowanie - w celu zapewnienia dokładnej dokumentacji zobowiązań i należności
  • Walidacja przepływu pracy - w celu dokładnej weryfikacji i zatwierdzania czasu i wydatków.
  • Śledzenie wydatków - utrzymanie budżetu dzięki rejestrowaniu każdego wydatku w czasie rzeczywistym.
  • Przechwytywanie kart kredytowych - automatyczne obciążanie niektórych wydatków określonymi kartami kredytowymi
  • Dostęp mobilny - do śledzenia czasu i wydatków w podróży, w dowolnym miejscu i czasie.

Dzięki tym narzędziom do zarządzania projektami można oczekiwać lepszej produktywności wraz z danymi w czasie rzeczywistym, które mogą pomóc kierownikom projektów w podejmowaniu świadomych decyzji. Wyobraź sobie korzyści płynące z szybkiego sprawdzenia, które przepływy pracy są opóźnione, którzy dostawcy mają długie terminy realizacji lub które zadania projektowe wkrótce przekroczą budżet.

Narzędzie do zarządzania projektami Google za darmo

Jeśli masz doświadczonych techników, kierowników lub pracowników biurowych, którzy są świetni w planowaniu i byliby doskonałymi kierownikami projektów, rozważ ukończenie przez nich kursu zarządzania projektami Google. Ta szybka ścieżka do zarządzania projektami nauczy podstaw organizowania projektów i utrzymywania ich na właściwym torze. 

Aby zdobyć certyfikat zarządzania projektami Google, wybrani pracownicy ukończą takie kursy jak:

  • Szacowanie czasu i budżetu
  • Jak prowadzić spotkania projektowe
  • Jak identyfikować ryzyka projektowe i zarządzać nimi
  • Umiejętności przywódcze dla kierowników projektów
  • Promowanie pracy zespołowej i współpracy

Programy edukacyjne online Google dotyczą niektórych z najszybciej rozwijających się sektorów technologicznych i zapewniają lepszą ścieżkę dla osób fizycznych, aby przełożyć istniejące umiejętności zawodowe na nowe obszary, takie jak zarządzanie projektami. Nawet obecni kierownicy projektów mogą zaktualizować swoją wiedzę, korzystając z bezpłatnego narzędzia Google do zarządzania projektami.

Kurs jest skonstruowany tak, aby był korzystny dla osób z 4-letnim dyplomem lub bez, z doświadczeniem menedżerskim lub bez niego. A jeśli chodzi o zarządzanie projektami, to często najlepszymi kierownikami projektów są ci wysoce techniczni pracownicy terenowi lub profesjonaliści, tacy jak inżynierowie ze znaczną bazą wiedzy i wieloletnim doświadczeniem.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami

BigTime jest jednym z najlepszych programów do zarządzania projektami dla konsultantów. Jest wysoko oceniany przez Business Software and Services Reviews (G2) i pozostaje jednym z najpopularniejszych programów do zarządzania projektami. Podobnie jak FinancialForce i Mavenlink, można go w 100% wdrożyć w chmurze publicznej i prywatnej.

BigTime jest również jednym z najlepszych programów do zarządzania projektami dla małych zespołów ze względu na łatwość konfiguracji i użytkowania. Małe projekty wiążą się z wyjątkowymi wyzwaniami, takimi jak wielozadaniowość i ograniczone ramy czasowe. Projekty te wymagają narzędzi, które nie są uciążliwe i aplikacji do zarządzania projektami, która eliminuje stratę czasu i koncentruje się na najważniejszych etapach projektu.

Większe firmy powinny unikać korzystania nawet z najlepszego darmowego oprogramowania do zarządzania projektami 2020. Programy te mają zazwyczaj ograniczone funkcje i niewiele funkcji księgowych lub możliwość łatwej integracji z oprogramowaniem księgowym. BigTime opracował swoje oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych, aby zapewnić narzędzia do zarządzania projektami i księgowości w całym przedsiębiorstwie, które przewyższają konkurencję, taką jak Accelo i Clarizen One, przy najkrótszym czasie wdrożenia.

Zanim zdecydujesz się na aplikację do zarządzania projektami, odwiedź BigTime, aby zamienić czas w zysk dzięki śledzeniu projektów, budżetowaniu i planowaniu w czasie rzeczywistym.