Jeśli Twoja firma świadczy profesjonalne usługi, musisz dokładnie wystawiać rachunki za te usługi. Co więcej, musisz śledzić czas w stosunku do budżetu, aby upewnić się, że spełniasz potrzeby swoich klientów, a jednocześnie chronisz własną rentowność. Aby zagwarantować, że wszystko to odbywa się prawidłowo, potrzebna jest aplikacja do śledzenia czasu pracy pracowników.

Najlepsza aplikacja do śledzenia czasu pracy to taka, która nie tylko rejestruje godziny, ale także integruje się z zarządzaniem projektami. Po pierwsze, kompleksowe zarządzanie projektami i aplikacja do śledzenia czasu pozwala uniknąć zbędnych wpisów. Po skonfigurowaniu projektów, wystarczy po prostu przypisać ludzi do zadań, które wynikają z planu projektu. Zintegrowany system śledzenia czasu pracy do zarządzania projektami to jednak coś więcej niż tylko ułatwienie wprowadzania danych. To potężne narzędzie, które pomaga lepiej zarządzać projektami.

Dzięki takiemu kompleksowemu systemowi można zobaczyć nie tylko, ile godzin poświęcono na poszczególne zadania, ale także na cały projekt. Otrzymujesz bieżące informacje zwrotne na temat dokładności szacunków projektu. Możesz zobaczyć, gdzie twój projekt wyprzedza lub opóźnia harmonogram i odpowiednio go dostosować. Aplikacja może pomóc w upewnieniu się, że nie spędzisz zbyt wielu godzin na projekcie z ustaloną ofertą.

Możesz zdobyć doświadczenie w szacowaniu, lepiej określając czas trwania zadań. Możesz sprawdzić, czy jesteś bardziej lub mniej wydajny niż standardy branżowe. Możesz być w stanie dostrzec wąskie gardła w swoim procesie.

Dobry system śledzenia czasu pracy w zarządzaniu projektami pozwala trzymać rękę na pulsie projektu bez mikrozarządzania. Widzisz, jak spędzasz czas. Możesz go analizować i podejmować bardziej produktywne decyzje dotyczące kierunku projektu. Możesz zapewnić swoim klientom dokładne dane rozliczeniowe, które zwiększają ich zaufanie i pomagają im zrozumieć, w jaki sposób Twoja praca przynosi im korzyści.

Dobra zintegrowana aplikacja musi posiadać wszystkie funkcje najlepszej aplikacji do śledzenia czasu pracy. Musi obsługiwać konfigurację projektów i zadań oraz przypisywanie opłat i wydatków. Musi obsługiwać szacowanie, fakturowanie i listę płac. Powinna posiadać bogaty system raportowania z danymi wyjściowymi, takimi jak wykresy Gantta, dzięki czemu można zidentyfikować zależności i upewnić się, że nic nie blokuje ścieżki krytycznej.

Idealna aplikacja obejmuje zarządzanie przepływem pracy. Sprawi, że śledzenie i zatwierdzanie godzin będzie naturalnym i prostym procesem. Będzie wystarczająco elastyczna, aby wspierać i ograniczać prawa dostępu. Będzie oczywiste, jaki jest status projektu w odniesieniu do terminów. Będziesz wiedział, czy priorytety projektu muszą zostać dostosowane, aby utrzymać wysiłek na właściwym torze.

Zarządzanie projektami Śledzenie czasu Excel

Możliwe jest skonfigurowanie systemu śledzenia czasu przy użyciu programu Excel. Pobieżne wyszukiwanie pokaże ci wybór więcej niż jednego szablonu osi czasu projektu Excel, który może być dostosowany do twoich potrzeb biznesowych. Możesz nawet znaleźć szablon Excel do śledzenia wielu projektów, który jest zbudowany tak, aby obsługiwać dowolną liczbę projektów.

Jednakże, gdy pomyślisz o wszystkich rzeczach, których oczekujesz od systemu śledzenia czasu zarządzania projektami, staje się oczywiste, że szablony Excela są rozwiązaniem patchworkowym, które będzie w najlepszym razie "wystarczająco dobre". Dzięki solidnemu systemowi, który jest zarówno oparty na chmurze, jak i dostępny za pośrednictwem aplikacji mobilnej, łatwiej jest zapewnić wszystkie funkcje wymagane przez system zarządzania projektami.

Na początek potrzebne są zabezpieczenia, aby tylko właściwy pracownik mógł wprowadzić swój czas pracy. Potrzebne są oddzielne uprawnienia dla menedżerów, ograniczone do podzbioru pracowników. W większości przypadków system musi być dostępny nie tylko w biurze, ale także w dowolnym miejscu za pośrednictwem przeglądarki lub aplikacji mobilnej. Integracja z systemem księgowym ma kluczowe znaczenie. Potrzebne jest automatyczne fakturowanie. Musi istnieć odpowiedni wgląd w dane projektowe i czasowe, nie tylko na poziomie szczegółowym, ale także w podsumowaniu. Krytyczne rekordy muszą być archiwizowane i przechowywane.

Teraz nie jest niemożliwe zrobienie tych rzeczy za pomocą Excela. Zdolny zespół programistów może wykonać imponującą pracę z arkuszami kalkulacyjnymi. Nie ma jednak szans na znalezienie gotowego rozwiązania Excel, które spełniałoby wszystkie potrzeby związane z zarządzaniem projektami i śledzeniem czasu. Masz lepsze rzeczy, na które możesz poświęcić swój czas i wysiłek, niż zarządzanie złożonym zestawem arkuszy kalkulacyjnych Excel. Dla właściciela firmy, który chce wykorzystać swój talent tam, gdzie jest on najlepiej wykorzystywany, najbardziej sensowny jest obsługiwany, w pełni funkcjonalny system zarządzania projektami i księgowości, taki jak BigTime.

Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu

Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy pracowników posiada wszystkie funkcje, które sprawiają, że śledzenie to jest łatwe, wydajne i intuicyjne. Podczas oceny takiego oprogramowania, niezależnie od tego, czy jest to BigTime, czy inny produkt, upewnij się, że jest to coś więcej niż tylko arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu pracy. Zapytaj o funkcje, które ułatwią Ci życie.

Po pierwsze, system powinien obsługiwać elastyczne wprowadzanie czasu pracy. Powinieneś być w stanie szybko wprowadzać czas bez względu na to, gdzie jesteś. Konfigurowanie zadań i ich przypisywanie powinno być łatwe. Należy mieć możliwość dodawania pól oraz dodawania, usuwania lub zmiany nazw kolumn. Powinieneś być w stanie wprowadzać czas według dnia, tygodnia lub miesiąca, zgodnie z wymaganiami Twojej firmy. Ekran wprowadzania danych powinien być konfigurowalny, aby każdy widział to, czego potrzebuje i tylko to, czego potrzebuje.

Wsparcie przepływu pracy jest ważne. Dla przełożonych powinno być oczywiste, kiedy muszą zatwierdzić czas, w jaki sposób muszą to zrobić i jak powinni wprowadzić poprawki, jeśli to konieczne. System powinien oferować możliwość egzekwowania dokumentowania poprawek. Powinien podpowiadać pracownikom, które zadania są nowe, które w toku, a które zbliżają się do końca.

Raportowanie musi być kompletne i elastyczne. Najlepiej jest mieć pulpity nawigacyjne, a także wygenerowane raporty. Powinny istnieć indywidualne raporty dotyczące czasu pracy, jak również raporty podsumowujące. Status projektu powinien być widoczny na pierwszy rzut oka. Musisz być w stanie kroić dane dotyczące czasu w dowolny sposób, aby zrozumieć status swoich projektów.

System śledzenia czasu pracy musi być zintegrowany nie tylko z zarządzaniem projektami, ale także z księgowością, fakturowaniem i listą płac. Nie powinno być żadnych sytuacji, w których musisz wprowadzać nadmiarowe dane, aby zsynchronizować śledzenie czasu i inne systemy.

Najlepsza aplikacja do śledzenia czasu dla małych firm

Istnieje kilka kwestii unikalnych dla małych firm, które próbują zdecydować się na aplikację do śledzenia czasu pracy i mogą one działać przeciwko sobie. Wiele małych firm nie ma budżetu na zakup drogiej aplikacji do zarządzania projektami. Z drugiej strony, ich pracownicy nie mają czasu na zbędne wprowadzanie danych lub utrzymywanie systemu śledzenia czasu pracy, który wymaga dużo pracy.

Mimo to, większość właścicieli małych firm przekona się, że rozważna inwestycja w aplikację do śledzenia czasu zarządzania projektami zwróci się nie tylko w postaci zaoszczędzonych godzin, ale także w postaci zwiększonej zdolności do zarządzania projektami. Skorzystają oni z funkcji umożliwiających lepszą alokację zasobów oraz identyfikację i rozwiązywanie problemów, które mogą przeszkodzić w ukończeniu zakontraktowanych prac na czas i w ramach budżetu.

Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku małych firm, które specjalizują się w dowolnej formie doradztwa, które rozliczają godziny dla klientów. Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla konsult antów będzie obsługiwać śledzenie czasu, niezależnie od tego, czy pracownicy są opłacani za godzinę, czy za pensję. W małej firmie często zdarza się, że każdy pracownik jest wzywany do noszenia wielu kapeluszy i wykonywania wielu zadań. Aby wykorzystać ich produktywność, aplikacja do śledzenia czasu zarządzania projektami musi wspierać ich w pracy, a nie wymagać od nich dodatkowej pracy i zbędnych wpisów.

Dobry system zapewnia elastyczność, której potrzebuje mała firma, aby szybko zmienić przydział pracowników i utrzymać ich na szczycie krytycznych zadań. Właściciel małej firmy nie może sobie pozwolić na marnowanie niczyich godzin pracy, a odpowiedni system gwarantuje, że tak się nie stanie.

Najlepszy program do śledzenia czasu wolnego

Być może Twoja firma nie jest gotowa na wydawanie pieniędzy na system śledzenia czasu pracy. Jeśli chcesz wprowadzić prosty system śledzenia czasu pracy i nie płacić za niego, istnieją odpowiednie opcje. Jeśli Twoim celem jest po prostu uzyskanie darmowej aplikacji do śledzenia czasu pracy dla pracowników, nie będziesz musiał daleko szukać. Codzienny arkusz kalkulacyjny do śledzenia czasu pracy można znaleźć bezpłatnie w wielu różnych źródłach.

Najlepsze darmowe oprogramowanie do śledzenia czasu pracy może być odpowiednie dla kilku potrzeb biznesowych. Należy jednak pamiętać, że część "bezpłatna" odnosi się tylko do początkowego kosztu zakupu produktu. Będziesz musiał go zainstalować i utrzymywać. Będziesz musiał opracować procesy korzystania z niego. Być może będziesz musiał opracować system raportowania, jeśli nie spodoba ci się to, co jest po wyjęciu z pudełka. Oferowane bezpieczeństwo może, ale nie musi, odpowiadać Twoim standardom. Prawdopodobnie nie będzie szczególnie konfigurowalny lub nie będzie można go dostosować w pożądany sposób.

Będziesz musiał znaleźć sposób na powiązanie go z systemem księgowym. Jeśli nie eksportuje danych w pożądany sposób, będziesz musiał wprowadzić zbędne dane.

BigTime to bogato funkcjonalny system zarządzania projektami i śledzenia czasu, który integruje się z wieloma systemami księgowymi i innymi. Nie jest on darmowy, ale oferuje bezpłatny okres próbny. Zamiast próbować dostosować swoje procesy do darmowego systemu, warto przyjrzeć się solidnemu rozwiązaniu i sprawdzić, czy może ono zrobić wystarczająco dużo, aby koszt był opłacalny.