Czym jest wykorzystanie zasobów w zarządzaniu projektami?
Chociaż optymalne wykorzystanie zasobów jest jednym z kluczowych wskaźników, który ma znaczący wpływ na rozwój firmy, jest to tylko jeden z nich. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak przestać myśleć o wykorzystaniu zasobów projektowych w próżni i jak zacząć myśleć o zarządzaniu zasobami usług profesjonalnych w całościowym ujęciu, które lepiej pasuje do dzisiejszego stale zmieniającego się środowiska biznesowego.
Co się dzieje, gdy wykorzystanie zasobów podlegających rozliczeniu jest poprawiane w izolacji?
Marka firmy świadczącej profesjonalne usługi i jej sukces zawsze będą napędzane przez talent. Zdolność zespołu usługowego do sprzedaży pracy opartej na projektach, dostarczania wyjątkowych projektów i utrzymywania istniejących klientów jest bezpośrednim wynikiem niezwykłej pracy i solidnej kultury napędzanej przez jej pracowników.
Myślenie o prowadzeniu organizacji wyłącznie przez pryzmat celów wykorzystania, śledzenia czasu pracy i czasu rozliczeniowego może prowadzić do negatywnych konsekwencji, takich jak próba maksymalizacji wskaźników wykorzystania czasu rozliczeniowego tak bardzo, jak to tylko możliwe, bez rozpoznania wpływu na pracowników. Na przykład, zatrudnianie pracowników na pełnych obrotach może zmaksymalizować wykorzystanie zasobów w krótkim okresie czasu, ale kosztem morale, potencjalnego wypalenia i odpływu talentów w dłuższej perspektywie. Może to ostatecznie obniżyć przychody na pracownika, rentowność projektu i zadowolenie klienta.
Oto kilka sposobów, aby przestać myśleć o utylizacji wyłącznie jako o formule wykorzystania podlegającej rozliczeniu i zacząć myśleć o niej z szerszej i bardziej korzystnej perspektywy.
Określenie zdrowego i optymalnego celu wykorzystania zasobów
Wykorzystanie zasobów jest ważnym elementem profesjonalnego biznesu usługowego. Wielu liderów usług nie zdaje sobie sprawy, że wykorzystanie nie tylko mierzy wartość najcenniejszego zasobu zespołu usługowego, jakim są ludzie, ale także to, jak skutecznie ten zasób jest wykorzystywany. W przeciwieństwie do wielu innych firm, które oferują namacalne produkty, firmy usługowe dostarczają niezwykle nietrwały produkt - czas.
Godziny podlegające rozliczeniu i czas spędzony na pracy nad projektem przez wysoko wykwalifikowanego, wysoko opłacanego konsultanta nie mogą być przechowywane i wykorzystane później. Gdy tylko te godziny miną, albo zostaną wykorzystane do wygenerowania wartości dla organizacji, albo zostaną utracone na zawsze.
Chociaż liderzy nie mogą zwiększyć liczby godzin pracy w ciągu dnia lub całkowitej liczby godzin potrzebnych do ukończenia projektu, mogą dowiedzieć się, jak osiągnąć optymalne wykorzystanie zasobów w zarządzaniu projektami. Zdolność do lepszego wykorzystania zasobów w zdrowy sposób może pomóc firmie w osiągnięciu zysków i zrównoważonego rozwoju.
Warto rozważyć, w jakim stopniu wykorzystanie zasobów projektowych jest zdrowe dla firmy. Zwiększenie wskaźników wykorzystania pracowników zwiększa przychód na pracownika, co koreluje bezpośrednio z wynikami finansowymi w postaci zwiększonego zysku. Jednakże, jeśli pracownicy są konsekwentnie zatrudniani na prawie pełnych obrotach, ryzykujesz maksymalizację wykorzystania faktur w krótkim okresie, ale kosztem morale i potencjalnego wypalenia w dłuższej perspektywie.
Przykładowo, biała księga opublikowana przez Projector by BigTime skupiająca się na tym , jak zmaksymalizować retencję pracowników, przedstawia badania wskazujące, że dwie z głównych przyczyn wypalenia zawodowego obejmują czas: niemożliwe do opanowania obciążenie pracą i nieuzasadniona presja czasu. Maksymalizacja celów w zakresie wykorzystania może ostatecznie wykoleić przychód na pracownika, a tym samym rentowność projektu.
Ustalanie celów wykorzystania zasobów
Zwiększenie wykorzystania zasobów może znacząco poprawić zyski, ale tylko wtedy, gdy jest uważnie monitorowane, aby upewnić się, że stale znajduje się w zdrowym zakresie. Wielu kierowników projektów odnosi sukcesy, ustalając zarówno minimalny, jak i maksymalny cel wykorzystania zasobów. Pomaga to kontrolować nadmierne wykorzystanie zasobów i zapewnia, że czas jest strategicznie przydzielany na rozwój personelu, tworzenie własności intelektualnej i inne wewnętrzne zmiany, które pomagają firmie uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku.
Gdy cele dotyczące wykorzystania zasobów są mierzone i śledzone wielokrotnie, organizacja może wykorzystać efektywne wzorce wykorzystania zasobów i poziomy bazowe projektów, aby korygować wskaźniki wykorzystania zasobów i wprowadzać korekty w razie potrzeby.
Bonus: Pobierz bezpłatny przewodnik aby poznać więcej strategii zwiększania wykorzystania zasobów w celu wydajniejszej i bardziej zyskownej realizacji projektów.
Pozytywny wpływ na obliczenia wykorzystania zasobów
Równoważenie zasobów
Jednym ze sposobów na poprawę wykorzystania zasobów jest wdrożenie procesu prognozowania opartego na zasobach. Prognozy oparte na zasobach, znane również jako prognozy oddolne, pozwalają zespołom zaplanować wszystkie zaplanowane prace i odpowiednio dopasować odpowiednie zasoby do projektów, korzystając z ich najlepszej oceny. Planowane prace obejmują zarówno projekty w fazie propozycji, jak i projekty będące obecnie w toku.
Następnie organizacja może przełożyć zaplanowane prace na dokładne, rozłożone w czasie prognozy przychodów, zapewniając wgląd w zdolność zasobów firmy do pomyślnego dostarczenia pracy w szacowanym czasie zakończenia. Ta przejrzystość pozwala zespołom usługowym nie tylko na jasne zrozumienie przebiegu projektu, ale także na optymalizację wskaźników wykorzystania zasobów w całym obciążeniu pracą firmy.
Prognozy oparte na zasobach powinny być monitorowane na bieżąco i odpowiednio dostosowywane w celu podkreślenia niedoborów i nadwyżek mocy produkcyjnych, zwrócenia uwagi na projekty, które są zarówno przed, jak i opóźnione w stosunku do harmonogramu, oraz uwzględnienia nowych prac, które pojawiają się w procesie sprzedaży.
Dopasowanie podaży i popytu
Gdy organizacje mają już prognozy oparte na zasobach, liderzy usług powinni skupić się na zapewnieniu, że mają firmę odpowiedniej wielkości do ilości wykonywanej pracy i odpowiedni talent do rodzaju projektów, które realizują.
Uważne monitorowanie efektywnych wskaźników wykorzystania zasobów i prognoz opartych na zasobach zapewnia jasność nie tylko co do tego, kiedy zatrudnić, ale także kogo zatrudnić, aby zrównoważyć podaż i popyt zarówno pod względem zdolności, jak i umiejętności. Liderzy usług zrozumieją, czy muszą zatrudnić dodatkowe zasoby, utrzymać obecną bazę pracowników, czy też zaangażować wykonawców na zasadzie ad-hoc.
Jeśli zatrudnienie pełnoetatowego pracownika nie mieści się w budżecie organizacji, korzystne może być uzupełnienie go wykonawcami na okres do momentu, gdy ilość rozliczanej pracy będzie wystarczająca, by uzasadnić zatrudnienie docelowego pracownika. Według badań SAP, 65% kadry kierowniczej uważa, że niezależni, zewnętrzni pracownicy są ważni lub bardzo ważni dla ich zdolności do działania z pełną wydajnością i zaspokajania popytu na rynku.
Co więcej, Business Talent Group (BTG) 2021 Skills Index pokazuje, że najbardziej poszukiwaną umiejętnością jest zarządzanie projektami. Wraz z dynamicznie rozwijającą się gospodarką gig, angażowanie niezależnych wykonawców na określoną liczbę godzin jest atrakcyjną inwestycją w zasoby czasowe dla wielu firm.
Spójne oceny wskaźników
Wskaźniki wykorzystania powinny być regularnie badane i dostosowywane w ramach ustandaryzowanego modelu operacyjnego firmy usługowej. Pomocne jest ustalenie benchmarku wydajności wykorzystania w organizacji, a także porównanie ze średnią rynkową. Doskonałym punktem wyjścia jest badanie SPI Research Professional Services Benchmark Survey.
Po ustaleniu punktu odniesienia należy wprowadzić strategiczne zmiany, które wpłyną na metrykę, a także stale dostosowywać i monitorować wskaźniki wykorzystania, aby zapewnić, że pozostaną one zarówno silne, jak i zdrowe. Liderzy usług mogą zdecydować się na włączenie rutynowej konserwacji wskaźników do już istniejących praktyk biznesowych, aby pozostać na dobrej drodze do lepszego wykorzystania zasobów. Na przykład włączenie przeglądu wskaźników do kwartalnych sesji zarządzania wydajnością biznesową organizacji lub sesji planowania budżetu.
Liderzy usług często zastanawiają się, jaki jest wzór na wykorzystanie zasobów do obliczenia wykorzystania w projekcie. Jednak bardziej efektywne jest mierzenie wydajności wykorzystania w całej puli zasobów lub organizacji, niż skupianie się na poszczególnych projektach. Zastanów się, jak podzielić raporty wykorzystania zasobów na różne wskaźniki zarządzania zasobami, takie jak dział, zespół, tytuł, zestaw umiejętności itp. Ten rodzaj pomiaru alokacji zasobów jest czymś, czego nie można osiągnąć za pomocą samego szablonu prognozowania zasobów w programie Excel.
Niewielkie usprawnienia w zakresie wykorzystania zasobów do fakturowania stanowią znaczącą różnicę w skali typowych organizacji świadczących usługi profesjonalne. Jako przykład wykorzystania zasobów, 7% poprawa wykorzystania może przełożyć się na kilka dodatkowych milionów dolarów dodatkowych przychodów w ciągu 40 godzin tygodniowo przez 52 tygodnie w roku, w zależności od wielkości organizacji i średnich stawek rozliczeniowych.
Bez względu na to, jak zorganizowana jest organizacja oraz kiedy i gdzie sensowne jest włączenie przeglądów wskaźników, należy upewnić się, że odbywają się one konsekwentnie i w czasie rzeczywistym.
Obejrzyj pełne webinarium aby zagłębić się w elementy składowe strategicznego wykorzystania zasobów.
Liczące się wskaźniki usług profesjonalnych: Optymalizacja wykorzystania zasobów
Peter Drucker, lider zarządzania biznesem i konsultant ds. zarządzania z 1900 roku, ukuł słynny cytat: "Jeśli nie możesz tego zmierzyć, nie możesz tego poprawić".
Jakie inne kluczowe wskaźniki wydajności należy mierzyć i monitorować, aby osiągnąć nowe kamienie milowe wzrostu? Wykorzystanie faktur, powodzenie dostaw i rentowność projektów to krytyczne elementy, a każdy z tych wskaźników jest równie ważny do zmierzenia. Liderzy usług powinni skupić się na stworzeniu harmonijnej równowagi tych kluczowych wskaźników wydajności usług profesjonalnych, zamiast dążyć wyłącznie do poprawy wykorzystania.
Kiedy liderzy usług mierzą i starają się poprawić wykorzystanie zasobów, mając na uwadze najcenniejsze aktywa firmy, jej pracowników i klientów, staje się jasne, że nie można wpływać na wykorzystanie zasobów w oderwaniu od innych czynników. W najlepszym interesie firmy jest optymalizacja wykorzystania zasobów w połączeniu z rentownością projektu i sukcesem dostawy.
Poprawi to wyniki biznesowe, zrównoważony wzrost i zadowolenie klientów.
Dowiedz się więcej o strategiach wykorzystania zasobów
Od bardziej wydajnej realizacji projektów po lepsze wykorzystanie zasobów, system automatyzacji usług profesjonalnych pomaga firmom usługowym uniknąć przekroczenia projektu i konsekwentnie realizować go w ramach budżetu.
.png)
Często zadawane pytania dotyczące optymalnego wykorzystania zasobów
Czym jest wykorzystanie zasobów?
Wykorzystanie zasobów mierzy, jak efektywnie organizacja usług profesjonalnych wykorzystuje dostępne zasoby, a także czy zasoby są nadmiernie lub niedostatecznie wykorzystywane.
Czym jest optymalne wykorzystanie zasobów?
Optymalne wykorzystanie zasobów mierzy wartość najcenniejszego zasobu zespołu usługowego, jakim są ludzie, poprzez wykorzystanie tego zasobu w możliwie najbardziej efektywny sposób. Zdolność do optymalizacji wykorzystania i dostępności zasobów może pomóc w zapewnieniu dobrej kondycji projektu, zysków i zrównoważonego wzrostu.
Dlaczego wykorzystanie zasobów jest ważne?
Wykorzystanie zasobów mierzy wartość najcenniejszego zasobu zespołu usługowego, jakim są ludzie, a także efektywność wykorzystania tego zasobu w celu optymalizacji świadczenia usług.
Czym są cele wykorzystania zasobów?
Wielu kierowników projektów odnosi sukcesy, ustalając zarówno minimalny, jak i maksymalny cel wykorzystania zasobów i wykorzystując te punkty odniesienia do podejmowania działań w razie potrzeby. Pomaga to kontrolować nadmierne wykorzystanie zasobów i zapewnia, że czas jest strategicznie przydzielany na rozwój personelu, tworzenie własności intelektualnej i inne wewnętrzne zmiany, które pomagają firmie uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku.
