Czym jest planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami?
Efektywne planowanie podaży i popytu jest podstawą skutecznego zarządzania operacyjnego i może zwiększyć zdolność dostaw, ujawnić nieefektywności i złagodzić ryzyko. Ostatecznie, zrozumienie i skuteczne zarządzanie wydajnością może oznaczać różnicę między zyskownym biznesem a takim, który przestaje działać.
W produkcji planowanie zdolności produkcyjnych w zarządzaniu operacjami obejmuje zrozumienie, ile produktów można wyprodukować w danym okresie w oparciu o dostępne materiały i sprzęt. Weźmy na przykład piekarnię. Zrozumienie, ile ciast można wyprodukować i upiec w danym dniu przy użyciu istniejącego sprzętu i personelu (wydajność) pozwala piekarni zaplanować, ile ciast może sprzedać i ile potrzebuje zasobów (personel, jabłka itp.).
W przypadku organizacji opartych na projektach, które nie mają sprzętu, a jedynie ludzi, planowanie wydajności obejmuje zrozumienie zakresu i harmonogramu wszystkich bieżących i planowanych prac oraz dostępności i umiejętności osób, które będą je wykonywać.
Organizacje usługowe i ich zespoły projektowe stoją przed prawdziwym wyzwaniem: próbują zoptymalizować zarządzanie personelem i zasobami w celu wygenerowania jak największej liczby rozliczanych godzin, unikając jednocześnie wypalenia pracowników, opóźnień w realizacji projektu lub utraty celów w zakresie przychodów. Prowadzenie organizacji usługowej wymaga ciągłego balansowania i oznacza, że planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami musi odbywać się na kilka sposobów, aby naprawdę osiągnąć wydajność operacyjną.
4 rodzaje planowania wydajności w zarządzaniu operacyjnym
Istnieje kilka rodzajów planowania wydajności w zarządzaniu operacjami, które mogą informować o ogólnych strategiach. Cztery typy planowania wydajności obejmują:
- Planowanie wydajności zasobów jest podstawą wglądu firmy usługowej w to, jaka praca może zostać sprzedana i dostarczona. Wydajność zasobów na wysokim poziomie to po prostu obliczenie liczby pracowników pomnożonej przez oczekiwane godziny rozliczeniowe dostępne w danym tygodniu. W przypadku większości organizacji optymalne planowanie zasobów wymaga uwzględnienia co najmniej kilku dodatkowych czynników, takich jak zestawy umiejętności, docelowe wykorzystanie i praca w ramach zarządzania oraz w procesie sprzedaży.
- Z kolei planowanie wydajności projektu uwzględnia dany projekt w organizacji oraz czas i zasoby, których potrzebuje. Kierownicy projektów szacują ilość czasu, jaką przydzielony im zespół może przepracować w danych ramach czasowych, aby zrównoważyć obciążenie pracą w stosunku do kamieni milowych realizacji projektu. Strategie planowania wydajności projektów muszą być zrównoważone z silnym zarządzaniem zasobami, zapewniając, że personel nie jest przepracowany (co prowadzi do wypalenia zawodowego) lub niedopracowany (co prowadzi do niższych zysków).
- Planowanie pojemności zespołu jest przydatne w przypadku grup, które zazwyczaj działają lub pracują razem. Na przykład zespoły IT o wyspecjalizowanych umiejętnościach mogą wspólnie pracować nad jednym lub kilkoma projektami. Kierownicy projektów będą korzystać z planowania wydajności zespołu, aby zrozumieć, ile pracy można wykonać z tygodnia na tydzień i jak te wysiłki wpłyną na oś czasu projektu.
- Planowanie potencjału kadrowego jest podobne do planowania zasobów, ale jest prowadzone przez grupę HR, która przy określaniu potencjału może brać pod uwagę inne czynniki związane z rozwojem zawodowym, zdolnością do zatrudniania i wdrażania nowych pracowników oraz budżetem na nowych pracowników.
Proces planowania wydajności
Najbardziej efektywny proces planowania wydajności rozpoczyna się od tych kroków:
- Zrozumienie obecnych możliwości. Jakimi projektami, z wykorzystaniem jakich osób, obecnie zarządzamy? Jaki dodatkowy czas mają ludzie, aby wykonać więcej pracy?
- Prognozowanie przyszłego popytu. Jakie projekty znajdują się na naszej liście sprzedaży, jak pewne jest ich zamknięcie i kiedy się rozpoczną. Jakie umiejętności będą wymagane w tych projektach?
- Określenie, skąd mogą pochodzić dodatkowe możliwości. Czy możemy pracować w dodatkowych godzinach, rozwijać nowe umiejętności? Czy powinniśmy zatrudnić więcej osób?
- Oceń ryzyko. Czy ludzie wypalą się, jeśli zwiększymy ilość pracy? Co się stanie, jeśli nie zaspokoimy popytu? Oblicz i skwantyfikuj ryzyko niższej satysfakcji klienta, jeśli projekt nie może rozpocząć się na czas, lub koszt zatrudnienia i przekwalifikowania pracowników, jeśli ludzie odejdą. Nie zapominaj też o kosztach utraconych możliwości związanych z brakiem możliwości sprzedaży usług, gdy popyt jest wysoki.
Poradzenie sobie z niedoborem personelu dzięki inteligentniejszemu planowaniu wydajności
Zaletami skutecznego planowania wydajności w zarządzaniu operacjami jest możliwość podejmowania większej liczby projektów, unikanie wypalenia zawodowego pracowników i lepsza obsługa klienta na napiętym rynku pracy, ale może to również doprowadzić do upadku firmy.
Biorąc pod uwagę, że trendy w zatrudnianiu pracowników nadal wskazują na mniejszą liczbę dostępnych wykwalifikowanych pracowników i rosnące zapotrzebowanie na ich usługi, niezwykle ważne jest, aby firmy były proaktywne w zakresie zrozumienia ich przyszłych potrzeb kadrowych. Wgląd w wydajność przekłada się na więcej czasu na mądre planowanie wydatków, niezależnie od tego, czy oznacza to podnoszenie kwalifikacji obecnego personelu i/lub zatrudnianie wykonawców lub pracowników pełnoetatowych.
Narzędzia do planowania wydajności i jak zacząć
Odpowiednie narzędzia do planowania wydajności zależą od wielkości i dojrzałości organizacji. Mniejsze organizacje prawdopodobnie poradzą sobie z raportami czasowymi, planami projektów i danymi CRM, aby zrozumieć, kiedy mogą przyjąć więcej pracy lub pracowników.
Wraz z rozwojem firmy rośnie jednak potrzeba zwiększenia wydajności operacyjnej, a zarządzanie danymi i procesy stają się coraz ważniejsze. Oprogramowanie do planowania wydajności jest niezbędne do zarządzania bardziej złożonymi prognozami, które opierają się na wielu zestawach danych w całej organizacji. To właśnie wtedy większość firm sięga po narzędzie PSA.
Oprogramowanie PSA zapewnia wgląd w ciągłe długoterminowe, średnioterminowe i krótkoterminowe planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami. Funkcjonalność ta pozwala na elastyczność operacyjną oraz optymalizację zatrudnienia i wykorzystania personelu.
Ten rodzaj oprogramowania do planowania wydajności służy do tworzenia mapy drogowej dla wszystkich w organizacji, od kierowników projektów, przez menedżerów zasobów, po kadrę kierowniczą wysokiego szczebla. Odpowiedni PSA dla Twojej organizacji będzie tym, który pozwoli Ci efektywnie skalować działalność, wykorzystując popyt i jednocześnie kontrolując koszty operacyjne.
Gdzie uzyskać pomoc w zakresie planowania wydajności w zarządzaniu operacyjnym?
Chcesz uzyskać większą pomoc w planowaniu wydajności? Rozważ pobranie naszej białej księgi, Planowanie wydajności dla skalowalnego wzrostu. Lub przeczytaj nasz post na temat planowania wydajności zasobów dla lepszej obsługi klienta. I jak zawsze, skontaktuj się z nami w dowolnym momencie, jeśli chcesz zobaczyć wersję demonstracyjną BigTime Software, wiodącego oprogramowania PSA używanego przez klientów na całym świecie do skalowania i rozwijania działalności usługowej.
Często zadawane pytania dotyczące planowania wydajności w zarządzaniu operacjami
Czym jest planowanie wydajności w zarządzaniu operacjami?
Planowanie zdolności produkcyjnych w zarządzaniu operacyjnym to proces równoważenia popytu na towary lub usługi ze zdolnością producenta lub organizacji do wyprodukowania wystarczającej ilości, aby zaspokoić popyt.
Czym jest planowanie wydajności usług profesjonalnych?
W przypadku organizacji opartych na projektach lub usługach profesjonalnych, planowanie wydajności lub planowanie wydajności usług obejmuje zrozumienie zakresu i harmonogramu wszystkich bieżących i planowanych prac oraz dostępności i umiejętności osób, które będą je wykonywać.
Jakie są cztery etapy planowania wydajności?
Cztery kroki planowania wydajności to:
1. Zrozumienie obecnej wydajności.
2. Prognozowanie przyszłego popytu.
3. Określenie, skąd może pochodzić dodatkowa wydajność.
4. Ocena ryzyka.
Dlaczego planowanie wydajności jest ważne w zarządzaniu operacjami?
Celem skutecznego planowania zdolności w zarządzaniu operacjami jest poprawa i zwiększenie wydajności operacji biznesowych. Planowanie wydajności pozwala firmom zoptymalizować zarządzanie personelem i zasobami w celu wygenerowania jak największej liczby rozliczanych godzin, unikając jednocześnie wypalenia pracowników, opóźnień w realizacji projektu lub utraty celów w zakresie przychodów.
Jakie są rodzaje planowania wydajności w zarządzaniu operacjami?
Cztery typy planowania wydajności obejmują:
1. Planowanie wydajności zasobów - Planowanie wydajności zasobów na wysokim poziomie to po prostu obliczenie liczby pracowników pomnożonej przez oczekiwane godziny rozliczeniowe dostępne w danym tygodniu.
2. Planowanie wydajności projektu - Kierownicy projektów szacują ilość czasu, jaką przydzielony im zespół może przepracować w danych ramach czasowych, aby zrównoważyć obciążenie pracą w stosunku do kamieni milowych realizacji projektu.
3. Planowanie wydajności zespołu - Ten typ jest przydatny dla grup, które zazwyczaj działają lub pracują razem. Śledzenie i prognozowanie na poziomie zespołu jest przydatne dla kierowników projektów, aby spojrzeć na grupę "całościowo".
4. Planowanie zasobów ludzkich - jest to podobne do planowania zasobów, ale przeprowadzane przez grupę HR, która może wziąć pod uwagę inne czynniki związane z rozwojem zawodowym, zdolnością do zatrudniania i wdrażania nowych pracowników oraz budżetem dla nowych pracowników przy określaniu zdolności.
Czym są narzędzia do planowania wydajności?
Właściwe narzędzia do planowania wydajności w zarządzaniu operacjami zależą od wielkości i dojrzałości organizacji. Mniejsze organizacje prawdopodobnie poradzą sobie z raportami czasowymi, planami projektów i danymi CRM, aby zrozumieć, kiedy mogą przyjąć więcej pracy lub pracowników. Jednak wraz z rozwojem firmy oprogramowanie do planowania wydajności jest niezbędne do zarządzania bardziej złożonymi prognozami, które opierają się na wielu zestawach danych w całej organizacji. To właśnie wtedy większość firm zwraca się ku oprogramowaniu PSA.
Czym jest planowanie pojemności zasobów?
Planowanie wydajności zasobów zapewnia firmom usługowym wgląd w ilość pracy, którą można sprzedać i dostarczyć, aby zaspokoić popyt klientów. Wydajność zasobów na wysokim poziomie to po prostu obliczenie liczby pracowników pomnożonej przez oczekiwane godziny rozliczeniowe dostępne w danym tygodniu.
Czym jest proces planowania wydajności?
Planowanie wydajności to proces równoważenia popytu na profesjonalne usługi z zasobami i umiejętnościami niezbędnymi do zaspokojenia zapotrzebowania klientów.
Czym jest wydajność w zarządzaniu operacjami?
Termin zdolność produkcyjna w zarządzaniu operacyjnym odnosi się do najwyższego poziomu towarów lub usług, które firma może wyprodukować, aby zaspokoić popyt.
Czym jest planowanie wydajności projektu?
Planowanie wydajności projektu to proces, w którym kierownicy projektów szacują ilość czasu, jaką przydzielony im zespół może przepracować w danych ramach czasowych, aby zrównoważyć obciążenie pracą w stosunku do kamieni milowych realizacji projektu.
