Kiedy mała firma rozpoczyna działalność, ma tylko kilku pracowników i kilka projektów. Śledzenie czasu jest łatwe. Możesz użyć arkusza kalkulacyjnego lub nawet ołówka i papieru. Jeśli musisz ponownie wprowadzić liczby w systemie płac lub w raporcie rozliczeniowym klienta, nie jest to nic wielkiego, ponieważ nie ma zbyt wielu liczb do wprowadzenia.

Wraz z rozwojem firmy to się zmienia. Pojawia się więcej danych wejściowych i większa złożoność. Twoi pracownicy spędzają zbyt wiele czasu na wprowadzaniu liczb w jednym systemie, ponownym wprowadzaniu ich w innym i próbach dopasowania danych wyjściowych i wejściowych.

W pewnym momencie zdajesz sobie sprawę, że musisz użyć aplikacji do śledzenia czasu, aby śledzić czas pracowników online. Potrzebujesz systemu, który nie tylko łatwo i dokładnie rejestruje godziny pracy. Powinien on również zasilać systemy płacowe i rozliczeniowe.

Wiele firm wdrożyło oprogramowanie kawałek po kawałku, aby rozwiązać jeden problem na raz. Ogólnie rzecz biorąc, były one "wystarczająco dobre" i wykonywały rozsądną pracę w określonej funkcji, do której zostały wprowadzone. Być może nadszedł czas, aby przejść na bardziej solidny pakiet, który nie tylko oblicza przepracowane godziny i minuty, ale także obsługuje planowanie projektów, budżetowanie, raportowanie i integrację z księgowością.

Przy miszmaszu systemów i ręcznych procesów pracownicy są sfrustrowani. Wprowadzają nadmiarowe dane. Łatwo jest popełniać błędy. Może być trudno zrozumieć, ile zasobów ludzkich przeznacza się na każdy projekt i do jakich zadań są one przypisane. Być może najgorsze jest to, że pracownicy spędzają godziny na procesach administracyjnych, a te godziny mogliby poświęcić na działania, które generują przychody dla organizacji.

Jeśli tak jest w Twoim przypadku, czas rozejrzeć się za bardziej wydajnym i elastycznym oprogramowaniem do śledzenia czasu pracy. Jeśli wybierzesz system, który zarządza czasem, wydatkami, budżetami i raportowaniem za pomocą jednego scentralizowanego interfejsu, nie tylko zapewnisz dokładne płatności i rozliczenia. Będziesz mieć również narzędzie do nadzorowania projektów i pomocy w utrzymaniu ich na właściwym torze i w ramach budżetu.

Aplikacja do śledzenia czasu pracowników

Co wyróżnia dobrą aplikację do śledzenia czasu pracy pracowników? Czy jest to oprogramowanie zegara czasu pracy, które śledzi, kiedy ludzie wchodzą i wychodzą każdego dnia? Jeśli jesteś organizacją świadczącą profesjonalne usługi, to jak długo ludzie są w pracy nie jest tak ważne, jak wiedza o tym, nad czym pracują, gdy tam są. Kiedy przychodzi czas na przedstawienie klientowi rachunku, nie chcesz żadnych domysłów. Powinno być jasne i oczywiste, za jakie godziny i za jakie zadania ci płacą.

Po pierwsze, wprowadzanie czasu pracy powinno być szybkie, łatwe i dokładne. Ekran wprowadzania musi zawierać wszystkie wymagane pola, z możliwością ich organizowania i układania w dowolny sposób. Tydzień pracy musi być konfigurowalny, aby można go było rozpocząć i zakończyć w dowolnym dniu. Konieczne może być przeglądanie kart czasu pracy zarówno w ujęciu dziennym, jak i tygodniowym. Z pewnością konieczne będzie niestandardowe zdefiniowanie okresu składania wniosków, aby można było odciąć wprowadzanie danych i prowadzić listę płac i księgowość w sposób dopasowany do harmonogramu firmy.

Nawet bardziej niż zwykłe oprogramowanie zegara czasu pracy, system śledzenia czasu pracy musi być bezpieczny. Oznacza to między innymi blokowanie kart czasu pracy po zakończeniu okresu raportowania. Wszelkie zmiany w wypełnionych kartach czasu pracy muszą być ograniczone do kilku upoważnionych menedżerów i muszą być udokumentowane. Istnieją różne rodzaje uprawnień dla przełożonych oraz pracowników i wykonawców, którzy faktycznie wprowadzają godziny.

Jednak najlepsze funkcje wprowadzania danych na świecie nie wystarczą, jeśli system nie pasuje do innego oprogramowania i procesów. Dlatego też najlepsze systemy śledzenia czasu pracy nie tylko śledzą czas pracy. Zarządzają one również projektami i zapewniają elastyczny, scentralizowany system raportowania. Płynnie łączą się z systemami płacowymi i rozliczeniowymi oraz integrują z innymi systemami księgowymi.

Oprogramowanie do śledzenia czasu pracy dla konsultantów

Jeśli prowadzisz jakąkolwiek działalność konsultingową, w której rozliczasz godziny dla klientów, niezwykle ważne jest posiadanie scentralizowanego systemu, w którym śledzenie czasu jest częścią ogólnego zarządzania projektem. W ten sposób możesz skonfigurować każde zadanie w każdym projekcie z budżetowanymi godzinami i datami zakończenia. Do zadań można przypisać kwoty rozliczeń. Możesz przypisać do nich konkretny personel.

Jeśli istnieje kompletny i elastyczny system raportowania, można użyć wykresów Gantta i innych raportów graficznych i tabelarycznych, aby trzymać rękę na pulsie projektu. Jeśli jakieś zadanie na ścieżce krytycznej ma problemy, będziesz o tym wiedzieć na czas, aby przenieść zasoby do tego zadania i utrzymać cały projekt na czas. Jeśli istnieje niebezpieczeństwo, że pracownicy będą mieli "czas na ławce", będziesz w stanie zobaczyć, do jakich zadań mogą zostać przydzieleni.

Rachunki przedstawiane klientom muszą wyglądać dobrze i być dokładne. Twój profesjonalny wizerunek jest na szali. Najlepsza aplikacja do śledzenia czasu pracy rozszerza się na rozliczenia i umożliwia tworzenie niestandardowych faktur, które wyglądają tak, jak chcesz i które klient może zrozumieć. Zwiększa to zaufanie klienta do Twojej zdolności do dostarczania usług.

Jeśli spojrzysz na listę oprogramowania do śledzenia czasu pracy, zobaczysz dziesiątki opcji. Istnieją oferty, które nazywają się najlepszym tanim oprogramowaniem i najlepszym darmowym oprogramowaniem do śledzenia czasu pracy. Jednak nie znajdziesz innych tak kompletnych jak BigTime, jeśli chodzi o wsparcie profesjonalnej firmy usługowej. Na początek mamy wszystkie funkcje ekranu wejściowego, które sprawiają, że rejestrowanie czasu jest dziecinnie proste. Poza tym BigTime oferuje śledzenie i zarządzanie projektami, integrację z innym oprogramowaniem i odpowiednie raportowanie, którego inne systemy śledzenia czasu pracy nie mogą dorównać.

Aplikacja zegara dla małych firm

Istnieją pakiety oprogramowania, które oferują zegar czasu pracownika online, ale nie wykraczają poza to wystarczająco daleko, aby być naprawdę skuteczne dla małej firmy. BigTime specjalizuje się w oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy pracowników dla małych firm i rozumiemy, czego potrzebujesz, aby wesprzeć swoją praktykę konsultingową, niezależnie od tego, czy zajmujesz się inżynierią, architekturą, prawem, usługami IT czy inną formą doradztwa.

Nasz zespół pokaże Ci, jak dostosować BigTime w sposób, który najlepiej wspiera Twoją wyjątkową małą firmę. System będzie skalowany wraz z rozwojem firmy. Możesz zainstalować BigTime i rozpocząć pracę bez większego nakładu czasu i wysiłku, a następnie dostosowywać system, aby w coraz większym stopniu wykorzystywać jego możliwości.

BigTime nie tylko sprawia, że wprowadzanie czasu pracy jest szybkie i łatwe, ale także wspiera usprawniony przepływ pracy. Proces jest tak zautomatyzowany, jak tego potrzebujesz, a karty czasu pracy są przenoszone od strony do strony w celu sprawdzenia i zatwierdzenia.

Dla małych firm ważne jest, aby ustalić swoją tożsamość. Nasze zestawienia rozliczeniowe można dostosować tak, aby korzystnie prezentowały firmę, wraz z logo firmy i danymi kontaktowymi. Po skonfigurowaniu szablonu fakturowania może on być automatycznie wysyłany do klienta w każdym cyklu rozliczeniowym.

Częścią tego, co sprawia, że BigTime jest najlepszą aplikacją do śledzenia czasu dla małych firm, są pulpity raportowania z aktualnym wglądem w status projektu. Wskaźniki KPI są wyświetlane w widocznym miejscu. Raporty te pozwalają być na bieżąco z aktualnym stanem wszystkich projektów. Ten sam system, który wyświetla raporty, udostępnia ekrany wprowadzania, na których można modyfikować zadania w odpowiedzi na wszelkie problemy związane z projektem.

W dzisiejszym środowisku konsultingowym dla małych firm, Ty i Twoi pracownicy nie zawsze jesteście w biurze. Właśnie dlatego, oprócz przeglądarek na komputery Mac i PC, BigTime zapewnia dostęp mobilny. Możesz śledzić czas i zatwierdzać oraz sprawdzać status projektu bez względu na to, gdzie jesteś.

Najlepsze oprogramowanie do śledzenia czasu pracowników

Jeśli zdecydowałeś, że nadszedł czas, aby zainwestować w system śledzenia czasu pracy, być może już zapoznałeś się z niektórymi opcjami. Wybór jest szeroki, od aplikacji do śledzenia czasu pracy pracowników po bogaty zintegrowany pakiet, który zajmuje się śledzeniem czasu pracy i kilkoma powiązanymi funkcjami. Istnieją tanie opcje, a nawet można uzyskać bezpłatną aplikację do śledzenia czasu pracowników. Na poziomie "zrób to sam" dostępne są makra i szablony Excela skonfigurowane do śledzenia czasu pracy.

Podejmując decyzję, zastanów się, jakie problemy chcesz rozwiązać. Być może masz kombinację ręcznych i nieco zautomatyzowanych procesów, które są żmudne, czasochłonne i nigdy nie pozwalają ci poczuć, że masz wszystko pod kontrolą. Prawdopodobnie wprowadzasz nadmiarowe dane. Być może ręcznie generujesz faktury dla każdego ze swoich klientów. I prawie na pewno nie możesz korzystać z obecnych narzędzi do nadzorowania postępów projektu i dokonywania korekt w celu zapewnienia sukcesu swoich projektów.

Przyglądając się darmowym lub tanim narzędziom, należy pamiętać, że opłaty licencyjne stanowią tylko część kosztów systemu. To "darmowe" oprogramowanie może być bezpłatne do licencjonowania i użytkowania, ale wiąże się z wydatkami związanymi z dopasowaniem aplikacji do praktyki (lub, co gorsza, modyfikacją procesów tak, aby działały z aplikacją). Nauka aplikacji i jej integracja z istniejącymi systemami wiąże się z kosztami.

Korzystając z "okazyjnego" narzędzia do śledzenia czasu pracy, rezygnujesz również z niektórych korzyści. Rozwiązanie takie jak BigTime nie tylko zarządza wprowadzaniem i zatwierdzaniem czasu pracy, ale także obejmuje listę płac, fakturowanie, konfigurację projektów, zarządzanie projektami i raportowanie. BigTime nie jest darmowy, ale oferujemy bezpłatny okres próbny. Być może nadszedł czas, aby dowiedzieć się, w jaki sposób kompleksowe rozwiązanie może sprawić, że każdy aspekt zarządzania projektami będzie bardziej owocny dla Twojej organizacji.