Czy Twoja mała firma korzysta już z narzędzia do zarządzania projektami, czy też szukasz go po raz pierwszy? W obu przypadkach ważne jest, aby wiedzieć, jak wybrać narzędzie, które spełni wymagania Twojej organizacji.

Dokonując porównania oprogramowania do zarządzania projektami, należy wziąć pod uwagę szereg czynników. Istnieją rzeczy, których należy oczekiwać od wybranego oprogramowania. Podstawowym zadaniem oprogramowania dojest ułatwienie zarządzania projektami. Powinno zminimalizować ilość czasu spędzanego na powtarzalnych zadaniach i uwolnić ich do pracy na wysokim poziomie

Po pierwsze, narzędzie do zarządzania projektami musi umożliwiać śledzenie budżetu i zadań. Musisz być w stanie skonfigurować wszystkie zadania dla projektu i przypisać do nich personel i wydatki. System musi na bieżąco śledzić wykorzystanie tych zadań. Musisz wiedzieć, czy działasz zgodnie z harmonogramem i budżetem, abyś mógł wprowadzić poprawki, jeśli tak nie jest.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu zależności i ścieżka krytyczna stają się jasne. Będziesz w stanie zidentyfikować wąskie gardła, które będą miały wpływ na ogólny sukces projektu. Możesz dokonać korekt, aby zmienić przydział pracowników i zmodyfikować priorytety zadań, aby spełnić wszystkie wymagane kamienie milowe.

Narzędzia do zarządzania projektami powinny oferować zarządzanie przepływem pracy. Powinno to obejmować ogólny przepływ pracy w projekcie, a także przepływ pracy działań niezbędnych do obsługi projektu. Obejmuje to przepływy pracy dla zadań administracyjnych, takich jak śledzenie czasu i raportowanie budżetu.

Integracja z obecnymi systemami i procesami ma kluczowe znaczenie. Oprogramowanie musi współpracować z systemem księgowym, systemem rozliczeniowym i innymi systemami wspierającymi realizację projektu.

Kolejnym ważnym czynnikiem jest widoczność. Chciałbyś widzieć status każdego projektu podsumowany w jednym miejscu. Powinny istnieć wykresy Gantta i raporty, które sprawiają, że status projektu jest oczywisty. Informacje powinny być dostępne dla wszystkich, którzy ich potrzebują.

10 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami

Jeśli przeszukasz recenzje najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami, przekonasz się, że autorzy list top 10 nie zawsze się zgadzają. Niektóre z narzędzi, które pojawiają się na wielu listach, to Trello, który jest wysoce wizualnym produktem, który szczyci się współpracą, Zoho, który szczyci się elastyczną alokacją pracy i Teamwork Projects, który jest chwalony za zdolność do zarządzania wieloma projektami. Niektóre z najczęściej używanych narzędzi do zarządzania projektami specjalizują się we wspieraniu zwinnego rozwoju, obsłudze przepływu pracy lub zdolności do integracji.

BigTime posiada wszystkie funkcje, których potrzebuje narzędzie do zarządzania projektami, a szczególnie imponuje jako zintegrowany system, który łączy zarządzanie projektami ze wszystkimi finansami projektu. Jest szczególnie skuteczny dla małych firm specjalizujących się w architekturze, inżynierii, księgowości, usługach IT lub wszelkiego rodzaju doradztwie.

Kolejną rzeczą, którą może zrobić BigTime, jest integracja z innym oprogramowaniem, które szczególnie dobrze radzi sobie z jakimś aspektem zarządzania projektami. Na przykład, Jira jest znana ze swoich funkcji raportowania i śledzenia zgłoszeń, a BigTime może przyciągać zgłoszenia Jira do planu projektu, dzięki czemu można je przypisywać i śledzić jako część projektu.

Przykłady narzędzi do zarządzania projektami

Istnieje wiele przykładów darmowych narzędzi do zarządzania projektami lub przynajmniej narzędzi, które mają darmową wersję. Niektóre z nich to Asana, ClickUp, Trillo i Basecamp. Większość z nich oferuje wiele z tego, czego Twoja firma będzie potrzebować w oprogramowaniu do zarządzania projektami. Niektóre z nich są darmowe dla ograniczonej liczby użytkowników lub oferują mniej niż pełną funkcjonalność.  

BigTime nie jest darmowy, ale jesteśmy przekonani, że jest to najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami dla małych zespołów i oferujemy bezpłatną wersję próbną. BigTime jest przeznaczony nie tylko dla małych zespołów, ale można go skalować do większej liczby użytkowników i projektów w miarę rozwoju firmy. W przypadku niektórych "okazyjnych" narzędzi do zarządzania projektami może okazać się, że ich instalacja, integracja z obecnymi systemami i procesami lub modyfikacja w celu zaspokojenia potrzeb w miarę ewolucji wymagań jest trudna.

Dzięki BigTime otrzymujesz pełną gamę możliwości zarządzania projektami, w tym śledzenie budżetu, śledzenie zadań, zarządzanie przepływem pracy, elastyczne raportowanie i integrację z systemem księgowym. Po zainstalowaniu BigTime możesz spojrzeć na swoje projekty z zupełnie innej perspektywy i nauczyć się nowych sposobów na ich ulepszenie.

Narzędzia i techniki zarządzania projektami

Pomyślne prowadzenie projektu zależy od zastosowania najskuteczniejszych technik zarządzania projektami, a najlepsze narzędzia do zarządzania projektami dla małych zespołów wspierają najlepsze techniki. Jedną z podstawowych technik jest dzielenie dużych i złożonych projektów na łatwiejsze do zarządzania części. Po podzieleniu projektu na zadania konieczne jest zrozumienie ścieżki krytycznej i wykorzystanie jej do ustalania priorytetów i podejmowania decyzji. Szczególnie pomocne są w tym informacje graficzne, takie jak wykresy Gantta.

Jest to połączenie najlepszych narzędzi i technik zarządzania procesami, które zapewniają sukces projektu. Niezbędne narzędzia do zarządzania projektami to te, które są zgodne z technikami i ułatwiają menedżerom stosowanie sprawdzonych technik.

Jedną z ważnych technik jest konfigurowanie i zarządzanie przepływem pracy w projektach i procesach. Inną jest przeglądanie najnowszych informacji zarówno w formie tabelarycznej, jak i graficznej w celu oceny statusu projektu i wprowadzania zmian w razie potrzeby. Jeszcze inną techniką jest analizowanie luk i nakładania się zasobów w przypisywaniu ich do zadań. System taki jak BigTime, który łączy wszystkie aspekty zarządzania projektami, ułatwia identyfikację miejsc, w których należy przesunąć zasoby i łatwo skonfigurować wszystkie nowe zoptymalizowane zadania.

Narzędzia do zarządzania projektami firmy Microsoft

Microsoft jest obecny w prawie każdym aspekcie oprogramowania biznesowego, więc nieuniknione jest, że oferuje oprogramowanie do zarządzania projektami Microsoft. Nazywa się ono Microsoft Projects i ma pewne zalety i wady, których można oczekiwać od produktu Microsoftu. Jedną z jego zalet jest to, że ekran główny będzie wyglądał znajomo dla każdego, kto kiedykolwiek korzystał z pakietu Office lub innego oprogramowania Microsoft. MS Projects posiada funkcję śledzenia czasu, niestandardowe raportowanie i możliwość zarządzania zasobami. Jest również dobrze skalowalny. 

Jedną z jego wad jest to, że nie integruje się łatwo z innym oprogramowaniem. Całkiem dobrze współpracuje z innymi pakietami Microsoftu, ale nie tak dobrze z systemami zewnętrznymi. Kolejną wadą jest to, że ma nieco krzywą uczenia się. Recenzenci określają ją jako "nie dla początkujących".

Dla wielu osób komfortem jest pozostanie w rodzinie Microsoft. Jednak większość małych firm znajdzie przewagę w wyjściu poza to, co ma do zaoferowania duży gracz i przyjrzeniu się oprogramowaniu od dostawców specjalizujących się w zarządzaniu projektami. Skorzystają na relacjach z firmą taką jak BigTime, która od samego początku koncentrowała się na tym, jak usprawnić zarządzanie projektami dla małych firm.

Najpopularniejsze oprogramowanie do zarządzania projektami

Istnieje wiele programów dostępnych w każdej dziedzinie małej firmy, a jest to szczególnie prawdziwe w przypadku oprogramowania do zarządzania projektami. W większości miejsc recenzenci będą mówić o pięciu lub 10 najlepszych narzędziach, ale recenzje oprogramowania do zarządzania projektami często wymieniają 20, 40 lub 50 pakietów, które mogą rozważyć małe firmy.

Obejmuje to przykłady oprogramowania do zarządzania projektami, o których już wspomnieliśmy, a także dziesiątki innych, w tym takie przykłady oprogramowania do zarządzania projektami, jak Wrike, Nifty, Workfront i Smartsheet. Każdy z nich twierdzi, że jest najlepszą aplikacją do zarządzania projektami i umożliwia szybszą i lepszą pracę.

Niektóre z nich są popularne ze względu na swoją elastyczność lub łatwość konfiguracji. Inne zapewniają krótką krzywą uczenia się. Niektóre chwalą się prostotą, inne skalowalnością. Są też takie, które chwalą się wsparciem dla współpracy lub możliwościami przepływu pracy.

Możesz chcieć wiedzieć, które pakiety są najbardziej popularne dla firm w ogóle, ale tak naprawdę liczy się to, co jest najbardziej efektywne dla Ciebie. Zastanów się, jakich funkcji oczekujesz od systemu zarządzania projektami. Dla większości właścicieli firm jest to połączenie obsługi zadań i budżetu, elastycznego raportowania całościowego i szczegółowego, zarządzania procesami i przepływem pracy oraz integracji z tym, co już jest w firmie.

Oprogramowanie do zarządzania projektami klienta

Ważną częścią zarządzania projektami jest zarządzanie relacjami z klientem. BigTime to oprogramowanie do zarządzania projektami z portalem klienta. Ta funkcja pokazuje klientom, na czym stoją w odniesieniu do wszystkich projektów i zadań, które dla nich wykonujesz.

Nazywa się BigTime Wallet i jest to system faktur i płatności, który upraszcza życie zarówno Tobie, jak i Twoim klientom. Zachęca do szybkich płatności i pomaga w przepływie gotówki. Integruje systemy rozliczeniowe i fakturujące, dzięki czemu nigdy nie ma zbędnych wpisów ani przeróbek w przedstawianiu rzeczywistego rachunku klientowi.

BigTime Wallet pozwala klientom płacić w dowolnym czasie i z dowolnego miejsca. Widzą oni wszystkie swoje faktury wraz z kwotą, terminem płatności i statusem każdej z nich. Mogą wybrać, które z nich chcą zapłacić, a także zapisać metodę płatności, aby móc szybko i łatwo użyć jej ponownie.

Co najlepsze, oszczędza czas na tworzeniu faktur oraz akceptowaniu i przetwarzaniu płatności. Zarówno tworzenie faktur, jak i przetwarzanie płatności są dobrze zintegrowane z BigTime i systemem księgowym. Dzięki BigTime Wallet z łatwością przygotujesz profesjonalnie wyglądające faktury, a po wdrożeniu systemu nie będziesz musiał martwić się o terminowe pobieranie płatności.