Skuteczny proces zarządzania obciążeniem pracą: Wskazówki i przewodnik 

 Według tego badania 75% osób doświadczyło wypalenia zawodowego w pracy, a 40% twierdzi, że doświadczyło wypalenia szczególnie podczas pandemii.

Ma to negatywny wpływ nie tylko na rentowność i projekty firmy, ale przede wszystkim na jej pracowników, którzy mają kluczowe znaczenie dla odniesienia sukcesu. Jednak dzięki odpowiedniemu zarządzaniu obciążeniem pracą, obciążenia pracowników mogą pozostać zrównoważone i łatwe do opanowania, zmniejszając wypalenie zawodowe zespołu. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o skutecznym procesie zarządzania obciążeniem pracą i jak wdrożyć go w swojej organizacji.

Czym jest zarządzanie obciążeniem pracą? 

Zarządzanie obciążeniem pracą to proces przypisywania ludzi lub całych zespołów do zadań i projektów przy jednoczesnym monitorowaniu ich postępów i innych obowiązków, jeśli takie istnieją. Jest to istotna część zarządzania projektami, a także zarządzania zasobami. 

Mówiąc prościej, głównym celem zarządzania obciążeniem pracą jest stworzenie kalendarza przydziałów, który pokazuje, kto co robi i kiedy, przy jednoczesnym unikaniu nadgodzin i ławek w jak największym stopniu. 

Dlaczego zarządzanie obciążeniem pracą jest ważne? 

Wiemy już, czym jest zarządzanie obciążeniem pracą - ale dlaczego w ogóle musimy o tym rozmawiać? 

Jakie problemy można rozwiązać dzięki zarządzaniu obciążeniem pracą? 

Odpowiedź na to pytanie jest dość prosta. To dlatego, że pomaga menedżerom rozwiązywać wiele problemów, z którymi spotykają się na co dzień, w tym:

1. Przepracowani i/lub odsunięci od pracy specjaliści. Proces zarządzania obciążeniem pracą powiadamia kierownika projektu o tych problemach, zanim staną się one bardziej palące. Poprawia również morale członków zespołu, ponieważ nie muszą oni zmagać się ze zbyt dużą liczbą obowiązków lub nierealistycznymi terminami.
2. Zarządzanie wakatami. W procesie zarządzania obciążeniem wakaty są widoczne przed rozpoczęciem projektu. W rezultacie można zatrudnić nowych specjalistów, zanim brak ich umiejętności negatywnie wpłynie na działalność firmy lub innych członków zespołu.
3. Zarządzanie przydziałami. Przy wielu projektach kierownicy projektów mogą mieć czasami trudności z żonglowaniem dostępnością swoich specjalistów i równomiernym rozłożeniem obciążenia pracą zespołu. Zarządzanie obciążeniem pracą może pomóc im przewidzieć sytuację na nadchodzące tygodnie, usprawnić zarządzanie zasobami i dokładnie przygotować się do zadań.
4. Rozwiązywanie konfliktów między różnymi projektami. Niektórzy specjaliści pracują nad kilkoma projektami jednocześnie, a ich kalendarze mogą się nakładać. Zarządzanie obciążeniem pracą przewiduje i rozwiązuje takie sytuacje, zanim staną się one pilne lub uciążliwe dla członków zespołu. 
5. Tworzenie realistycznego harmonogramu pracy dla klienta. Zarządzanie obciążeniem pracą pozwala menedżerom oszacować, ile czasu potrzebują na wykonanie zadania lub projektu. Umożliwia im to dostarczanie klientom dokładnych informacji, a w rezultacie poprawę relacji z nimi. Ma to również pozytywny wpływ na zarządzanie projektami w całej firmie, ponieważ nowe projekty mogą być precyzyjniej dostosowywane w oparciu o już istniejące. 
6. Zarządzanie ryzykiem. Niespodziewane nieobecności są powszechne we wszystkich branżach. Jednak dzięki wdrożonemu procesowi zarządzania obciążeniem pracą można reagować na nie tak szybko, jak to możliwe i znaleźć zastępstwo w ciągu kilku minut, jeśli nie sekund. W rezultacie zarządzanie obciążeniem zespołu nie jest już tak uciążliwe. 

Zarządzanie obciążeniem pracą a potrzeby pracowników

Procesy zarządzania obciążeniem pracą są również korzystne dla pracowników i członków zespołów, choć dostrzegają oni ich wpływ nieco później. 

Gdy specjaliści otrzymują plan pracy z wdrożonymi procesami zarządzania obciążeniem pracą, mogą dokładnie zobaczyć, czego się od nich oczekuje i kiedy. W rezultacie mogą priorytetyzować swoje zadania i być bardziej wydajni niż wcześniej. Dodatkowo, jeśli członkowie zespołu widzą swoje zadania w oprogramowaniu do zarządzania obciążeniem pracą, mają wszystko, czego potrzebują, aby odnieść sukces w projekcie! 

5 kroków do stworzenia procesu zarządzania obciążeniem pracą

Niezależnie od tego, czy chcesz zarządzać obciążeniem pracą jednego pracownika, czy całego zespołu, proces jest podobny. Składa się on z następujących 5 kroków: 

1. Przegląd bieżącego obciążenia pracą

Aby rozpocząć planowanie nowego projektu, należy najpierw ustalić, ile czasu ma każdy członek zespołu i cały zespół. 

Aby to zrobić, musisz obliczyć ich dostępną pojemność, która jest ich całkowitą pojemnością pomniejszoną o nieobecności, święta państwowe i czas zaplanowany na inne projekty i zadania. Poniżej znajduje się krótki przykład, jak to zrobić.

Obliczanie wydajności pracownika na potrzeby zarządzania obciążeniem pracą 

Dla przykładu, załóżmy, że pojedynczy specjalista pracuje średnio 160 godzin miesięcznie - jest to całkowita wydajność pracownika. Wzięła ona jednak trzy dni wolnego, zmniejszając tę liczbę o 24 godziny, i jest już przypisana do innego projektu na kolejne 60 godzin. Po odjęciu tych dwóch wartości od jej całkowitej wydajności, widzimy, że jej dostępna wydajność wynosi 76 godzin. 

Pamiętaj, że musisz wziąć pod uwagę cały czas wolny i nieobecności podczas obliczania wydajności zarządzania obciążeniem pracą lub zarządzania projektami w ogóle; bez nich twoje obliczenia będą nieprawidłowe! 

Obliczanie zdolności zespołu do zarządzania obciążeniem pracą

Przyjrzyjmy się innemu przykładowi - zespołowi specjalistów, którzy potrzebują pilnego zarządzania zasobami. 

Nasz zespół składa się z 3 osób: 

1. Pracownik pełnoetatowy, który w tym miesiącu bierze tydzień wolnego 
2. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin, który pracuje tylko 20 godzin tygodniowo 
3. Pracownik pełnoetatowy, który pracuje również nad innym projektem przez 5 godzin tygodniowo

Załóżmy, że tak jak w powyższym przykładzie, musimy obliczyć miesięczną wydajność tego zespołu dla miesiąca z 20 dniami roboczymi. 

W takim przypadku nasze obliczenia powinny rozpocząć się od indywidualnej wydajności każdego członka zespołu. 

Zarządzanie obciążeniem pracą dla pracowników pełnoetatowych

Przypadek pierwszego członka zespołu jest oczywiście najprostszy. Pracownik zatrudniony na pełny etat będzie przychodził do pracy codziennie na 8 godzin, co daje mu dokładnie 160 godzin - i jest to maksymalna liczba godzin, jaką może poświęcić na pracę w tym miesiącu. 

Zarządzanie obciążeniem pracą dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin

Z drugiej strony, członek zespołu pracujący w niepełnym wymiarze godzin będzie spędzał w pracy tylko 20 godzin tygodniowo. Biorąc pod uwagę 4 tygodnie w kalendarzu, jego wydajność w tym miesiącu wynosi dokładnie 80 godzin. 

Zarządzanie obciążeniem pracą dla pracowników z wieloma przydziałami 

Sprawy komplikują się nieco w przypadku trzeciego pracownika, który jest już przypisany do innego projektu. Jej tygodniowa wydajność jest zatem mniejsza o 5 godzin. Pozostaje jej więc 140 godzin, które może poświęcić na pracę nad innymi przedsięwzięciami. 

Obliczanie wydajności dla całego zespołu

Po obliczeniu wydajności każdego ze specjalistów możemy teraz przewidzieć wydajność całego zespołu - w tym celu wystarczy zsumować poszczególne wydajności.

W naszym przypadku wystarczy dodać 160 godzin z pierwszego przykładu do 80 godzin z drugiego i 140 godzin z trzeciego. W związku z tym wydajność tego zespołu wynosi dokładnie 380 godzin. 

Jak ułatwić obliczanie wydajności 

Podczas gdy obliczenie wydajności dla jednego pracownika lub zespołu jest dość proste, obliczenie tych wartości dla każdego specjalisty w firmie może być trudne, a przynajmniej czasochłonne. 

Jednak wiodące firmy świadczące profesjonalne usługi nie wykonują wszystkich obliczeń ręcznie; zamiast tego używają oprogramowania do zarządzania zasobami, które natychmiast dostarcza im takich informacji.

2. Oszacowanie czasu potrzebnego do ukończenia projektu i każdego z jego etapów

W tym momencie załóżmy, że ukończyłeś pierwsze kroki cyklu życia projektu i wiesz już, co musisz jeszcze zrobić, aby projekt zakończył się sukcesem. Teraz musisz sprawdzić, ile czasu zajmie Twoim pracownikom ukończenie pracy poprzez wykonanie kolejnych zadań projektowych. W tym celu należy obliczyć ekwiwalent pełnego czasu pracy dla projektu.

Ekwiwalent pełnego czasu pracy w zarządzaniu obciążeniem pracą

Ekwiwalent pełnego czasu pracy to jednostka miary używana przez firmy do obliczania pracy pracowników i prognozowania potrzeb kadrowych. Reprezentuje on po prostu liczbę godzin spędzonych przez pełnoetatowego pracownika w firmie. 

Nie skupiajmy się jednak na definicji - spójrzmy na przykład. Jeśli będziemy kontynuować przykład z pierwszego kroku tego procesu, w którym pracownik pełnoetatowy pracuje 160 godzin miesięcznie, jeden miesięczny ekwiwalent pełnego czasu pracy wynosi dokładnie 160 godzin. W związku z tym 160 godzin staje się jednostką bazową dla harmonogramów projektów, zarządzania czasem i planowania obciążenia pracą. 

Na tym etapie procesu zarządzania obciążeniem pracą można użyć jednostki do sprawdzenia, ilu pracowników potrzeba do ukończenia projektu lub jego części. 

Załóżmy na przykład, że ukończenie etapu projektu wymaga 480 godzin. Oznacza to, że potrzebujesz co najmniej 3 osób pracujących w pełnym wymiarze godzin nad projektem przez miesiąc, aby go zrealizować. 

Jest to szczególnie przydatne w zarządzaniu obciążeniem pracą zespołu, ponieważ dzięki takim szacunkom wiesz dokładnie, ile czasu zespół potrzebuje na wykonanie swojej pracy. 

3. Tworzenie planu obciążenia pracą 

Mając gotowe szacunki, możesz teraz utworzyć plan obciążenia pracą, który będzie działał jako zarys całego projektu. 

Na tym etapie należy znaleźć pracowników z dostępnym potencjałem, przeanalizować ich umiejętności i przypisać ich do etapów projektu, do których najlepiej się nadają. Jeśli chcesz, możesz również przydzielać zadania i szczegółowo zarządzać obciążeniem pracowników. 

Najlepiej jest zarządzać obciążeniem pracowników na osi czasu lub wykresie Gantta. Tego typu wizualizacje pozwalają uzyskać szerszy obraz projektu, który nie jest zbyt zagmatwany. Są one również doskonałym wyborem do zarządzania projektami lub przypisywania zadań. 

Korzystając z informacji na wykresie Gantta, można łatwo zobaczyć osoby, które są odpowiednio przydzielone, a także te, które są przepracowane lub mają niewiele do zrobienia. 

Plan zarządzania obciążeniem pracą: Co robić, a czego nie 

Po pierwsze, należy pamiętać, że dobry plan nigdy nie zajmuje więcej niż 80% całkowitego czasu pracownika. Pozostałe 20% czasu jest zwykle poświęcane na sprawy wewnętrzne, inne projekty lub po prostu zarządzanie nieoczekiwanymi zdarzeniami. 

Aby stworzyć plan obciążenia pracą, zalecamy skorzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami. Są one wyposażone w liczne funkcje, które po prostu ułatwiają to zadanie. Obejmuje to: 

• Optymalizacja alokacji zasobów poprzez uwzględnienie umiejętności, doświadczenia i dostępności w celu zwiększenia liczby rozliczanych godzin i ogólnej rentowności.
• Śledzenie produktywności zasobów w czasie rzeczywistym w celu ułatwienia ciągłych ulepszeń.
• Dopasowanie umiejętności i kompetencji do projektów przy użyciu kompleksowej dokumentacji pracowniczej.
• Identyfikowanie luk w umiejętnościach i określanie potrzeb szkoleniowych w celu wspierania indywidualnego rozwoju i awansu zawodowego.
• Wykorzystaj konfigurowalne pulpity nawigacyjne do wizualizacji dostępności, pojemności i wykorzystania zasobów.
• Usprawnienie procesów rekrutacyjnych poprzez przewidywanie wymagań dotyczących umiejętności dla nadchodzących projektów.

1. Rozwiązywanie wszelkich pojawiających się problemów

Żaden plan nie jest bezbłędny - ważne jest, aby dostrzec problemy, zanim staną się zbyt poważne. Dlatego po stworzeniu planu należy sprawdzić, czy nie zawiera on błędów, które mogą być szkodliwe dla projektu lub, co gorsza, dla pracowników. 

Typowe problemy w zarządzaniu obciążeniem pracą

Najczęstsze problemy, jakie można napotkać na tym etapie, obejmują: 

• Overbooking. Jest to szczególnie częste w przypadku starszych specjalistów, na których jest duże zapotrzebowanie. Wskazuje to na brak pracowników o określonych umiejętnościach i/lub problemy z procesami rekrutacyjnymi. 
• Wakaty. Posiadanie kilku wakatów zazwyczaj nie jest powodem do zmartwień. Jeśli jednak są one połączone z wysokim wskaźnikiem rotacji lub dużymi lukami w rozwoju projektów, wakaty należy traktować bardzo poważnie.
• Ławki. Bezczynni pracownicy generują koszty, nie przynosząc żadnych zysków. Jeśli widzisz wiele osób, które nie mają nic w swoich kalendarzach, powinieneś rozważyć pozyskanie nowych projektów lub wykorzystanie umiejętności bezczynnych pracowników poprzez dodanie ich do istniejących projektów. 
• Nierealistyczne wymagania lub terminy. Na tym etapie zarządzania obciążeniem pracą można również sprawdzić, czy na niektórych etapach procesu brakuje czasu. Należy natychmiast zająć się tym problemem.

5. Dostosowanie obciążenia pracą w razie potrzeby

Jeśli ukończyłeś poprzedni krok, z pewnością wiesz już, co jest największym zagrożeniem dla działalności Twojej firmy. Teraz nadszedł czas, aby się ich pozbyć! 

Na tym etapie procesu zarządzania obciążeniem pracą należy: 

• Ustal realistyczne terminy 
• Ograniczenie nadmiernej liczby rezerwacji poprzez znalezienie zastępstw lub dodanie osób do projektu. 
• Przenieś istniejące przydziały lub zmień czas ich trwania 
• Wypełnienie istniejących wakatów 

Wskazówki dotyczące efektywnego zarządzania obciążeniem pracą

Plan zarządzania obciążeniem pracą może wydawać się całkiem prosty - ale wciąż można go ulepszyć! 

1. Ustal priorytety. Skup się na najważniejszych celach zamiast poprawiać małe zadania. 
2. Zwróć uwagę na święta. Wpływają one na wydajność pracowników, a jeśli zostaną zlekceważone, mogą stać się przyczyną wszystkich opóźnień w operacjach.
3. Śledź czas. Niektóre zadania mogą trwać dłużej niż oczekiwano, a inne krócej. W każdym z tych przypadków należy dostosować plan projektu. 
4. Komunikacja. Każda zmiana w harmonogramie wpływa na pracę Twoich specjalistów. Upewnij się, że wiedzą, co ich czeka w przyszłości.
5. Unikaj rezerwowania 100% możliwości. Opóźnienia, projekty wewnętrzne, a nawet przerwy również wpływają na możliwości pracowników. Nigdy nie zakładaj, że nie będą oni robić nic poza pracą nad projektem w godzinach pracy. 
6. Automatyzacja procesów. Raportowanie, monitorowanie, śledzenie czasu i wiele innych procesów może odbywać się bez nadzoru człowieka. Wykorzystaj oprogramowanie do zarządzania zasobami na swoją korzyść. 
7. Zidentyfikuj potencjalne przeszkody. Każdy projekt wiąże się z pewnym ryzykiem, które należy uwzględnić w zarządzaniu obciążeniem pracą. Zidentyfikuj je, zanim utrudnią pracę. 
8. Monitoruj postępy. Korzystaj z zaawansowanych raportów i analityki biznesowej, aby być na bieżąco.