Jako szef organizacji lub kierownik projektu, jednym z wyzwań, na które najprawdopodobniej napotkasz, są te graniczące z odpowiednim zarządzaniem zasobami i zaangażowaniem w zadania. Musisz znaleźć najbardziej opłacalny kompromis między czasem rozliczeniowym, budżetem i dostępną siłą roboczą. W tym celu należy wziąć pod uwagę kilka wskaźników, takich jak generowanie leadów i zadowolenie klientów, a następnie dokonać fachowych dedukcji.
Kierownicy projektów, którzy nie mierzą najważniejszych elementów i nie podejmują pochopnych decyzji, niemal na pewno poniosą porażkę, ponieważ zasoby nie zostaną w pełni wykorzystane. Podczas gdy rozległe doświadczenie może przydać się w alokacji zasobów, doświadczeni kierownicy projektów rozumieją, że korzystanie z narzędzi do zarządzania, takich jak BigTime, jest pierwszym krokiem do sukcesu. W tym artykule zbadamy, dlaczego obliczanie wykorzystania zasobów jest niezbędne i w jaki sposób może ułatwić proces podejmowania decyzji w zarządzaniu zadaniami zawodowymi.
Co to jest współczynnik wykorzystania?
Mówiąc prościej, wskaźnik wykorzystania to część całkowitego czasu pracy pracownika, która jest produktywna. Jako kierownik projektu musiałeś pogodzić się z faktem, że całkowity czas pracy pracownika nie jest w całości przeznaczony na stworzenie pożądanej przez klienta produkcji. Wiele procesów prowadzi do faktycznego wykonania pracy. Organizujesz spotkania w celu oceny projektu, robisz przerwy na lunch między zadaniami, a nawet szkolisz się, aby zdobyć niezbędne umiejętności wymagane do pracy.
Wszystkie te procesy są niezbędne i przyczyniają się do ogólnej jakości produktu końcowego. Załóżmy, że wskaźnik wykorzystania mocy produkcyjnych jest bardzo wysoki; w takim przypadku oznacza to, że nie angażujesz wystarczającej ilości zasobów w pracę i prawdopodobnie kładziesz nacisk na rentowność, a nie na zadowolenie klienta. Musi istnieć równowaga w wykorzystaniu kalkulatora wykorzystania mocy produkcyjnych i alokacji zasobów.
Dlaczego obliczanie współczynnika wykorzystania jest ważne?
Jako kierownik projektu, Twoim zadaniem jest wiedzieć, w jaki sposób wykorzystywane są zasoby Twojej organizacji, zwłaszcza jeśli rozliczasz klientów za godzinę. Obliczanie procentu wykorzystania pomaga dokładnie ocenić alokację zasobów wewnętrznych na projekt i sprawdzić, czy naliczona kwota jest opłacalna dla firmy.
W miarę jak firma otrzymuje coraz więcej zleceń, może się okazać, że wskaźnik wykorzystania w różnych projektach jest różny, ponieważ jedna metoda podejścia może nie być skuteczna dla wszystkich typów zadań. Obliczaniewskaźników wykorzystania pomaga analizować poszczególne podejścia do metod realizacji zadań i optymalizować je, aż będą wydajne.
Jak obliczyć procent wykorzystania?
Procent wykorzystania można obliczyć, dzieląc łączną liczbę godzin produktywnych przez łączną liczbę godzin dostępnych, a następnie mnożąc przez 100. Jeśli produktywny i podlegający rozliczeniu czas pracownika w 40-godzinnym tygodniu pracy wynosi 26 godzin, wskaźnik wykorzystania wynosi 65% (26 / 40 * 100). W zależności od tego, na co chcesz zwrócić uwagę i co chcesz ocenić, możesz obliczyć wskaźnik wykorzystania na kilka sposobów. BigTime ułatwia analizę wybranych wskaźników, od kondycji organizacji po ceny.
Wskaźnik wykorzystania każdego pracownika jest niezbędny do obliczenia wskaźnika firmy. Aby to zrobić, należy zsumować procent wykorzystania każdego pracownika i podzielić przez całkowitą liczbę pracowników w organizacji.
Niektóre firmy idą o krok dalej i analizują swój średni wskaźnik wykorzystania. Pomaga to pracodawcom zrozumieć dzienny wskaźnik produktywności ich organizacji. Formuła średniego wykorzystania to wskaźnik wykorzystania na poziomie firmy podzielony przez liczbę dni, w których jest ona otwarta dla biznesu.
Czym jest dobry wskaźnik wykorzystania pracowników?
Być może zadajesz sobie pytanie "jaki jest dobry wskaźnik wykorzystania pracowników"? Jeśli nie wiesz lepiej, możesz stale dążyć do osiągnięcia 100% wskaźnika wykorzystania. Jednak "idealny" procent wykorzystania sugeruje, że pracownicy są przepracowani i mogą mieć niewielką lub żadną satysfakcję z pracy. Co jeśli wskaźnik wykorzystania przekracza 100%? Wtedy Twoja organizacja jest winna złej alokacji zasobów, zarządzania i planowania.
Jeśli dysproporcja między produktywnością a dostępnością jest wysoka, pojawia się problem. Rozważmy przykład wskaźnika wykorzystania na poziomie 10%. Twoi pracownicy są produktywni tylko przez 10% czasu, co oznacza, że przepływ pracy w firmie może być nieefektywny lub nie ma wystarczającej liczby klientów.
Ale jaki jest idealny wskaźnik wykorzystania pracowników? Szczerze mówiąc, nie ma takiego. Wskaźnik wykorzystania zależy od firmy i trybu pracy. Większość firm dąży do osiągnięcia wskaźnika wykorzystania na poziomie około 80%, ale nie musi tak być w Twoim przypadku. Musisz wziąć pod uwagę wymagania klientów i charakter pracy.
Jeśli masz dylemat, do czego dążyć, skorzystaj z formuły idealnego wskaźnika wykorzystania. Jest to suma kosztów i zysków podzielona przez iloczyn potencjalnej wydajności i wskaźnika rozliczalności. Pomnóż przez 100, aby uzyskać odpowiedź w procentach.
Utwórz raport wykorzystania pracowników za pomocą narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak BigTime, aby mieć wgląd w czasie rzeczywistym w błędy operacji i aktualną wydajność pracowników. Następnie porównaj z obliczonym idealnym wskaźnikiem wykorzystania i odpowiednio zoptymalizuj wadliwe kanały.
Przekształć zarządzanie zasobami w swojej firmie dzięki BigTime
Cena za słabą alokację i zarządzanie zasobami oraz stopień ich wykorzystania z dnia na dzień staje się coraz bardziej kosztowna dla firm, od kosztów zatrudnienia po niezadowolenie klientów i rozwiązywanie umów. BigTime umożliwia kierownikom projektów obsługę komunikacji, zarządzanie zasobami i fakturowanie finansów w ramach tej samej kompleksowej platformy. Poproś o demo, aby dowiedzieć się więcej już dziś!
