Branża usług profesjonalnych rozwija się szybko i pozostawia niewiele miejsca na błędy. Wykorzystywanie danych do podejmowania decyzji ma kluczowe znaczenie dla pozyskania odpowiedniego zespołu dla firmy, a także utrzymania zadowolenia i produktywności najlepszych talentów.
W tym artykule zbadamy strategie wykorzystywania planowania zasobów do zatrudniania i zatrzymywania talentów na dzisiejszym konkurencyjnym rynku pracy, którymi podzielił się dyrektor zarządzający Resource Management Institute, Ryan Childers podczas niedawnego webinarium.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak ważne jest planowanie zasobów na konkurencyjnym rynku pracowników.
Dlaczego warto skupić się na zarządzaniu zasobami na dzisiejszym rynku pracy?
Na dzisiejszym rynku pracy efektywne zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla sukcesu profesjonalnych firm usługowych z następujących powodów:
Lepsza wydajność projektu (czas, budżet, jakość)
Czy wiesz, że 35% projektów nie spełnia niektórych oczekiwań dotyczących kosztów, terminowości lub jakości? Efektywne zarządzanie zasobami usprawnia harmonogramy projektów, zapewnia przestrzeganie budżetów i podnosi ogólną jakość dostarczanych produktów.
Lepsze wykorzystanie
Optymalna alokacja zasobów prowadzi do ich lepszego wykorzystania, maksymalizując potencjał dostępnych zasobów, redukując czas bezczynności i chroniąc zyski.
Większe zadowolenie klientów
Dobre zarządzanie zasobami jest głównym czynnikiem wpływającym na wydajność projektu i obsługę klienta, ponieważ skutkuje terminowymi i wysokiej jakości rezultatami, przyczyniając się bezpośrednio do wzrostu zadowolenia i lojalności klientów.
Mniejsze odejścia i większe zaangażowanie pracowników
Koszty pracy są największą pozycją kosztową dla dostawców usług. Strategiczne planowanie zasobów sprzyja zrównoważonemu obciążeniu pracą, minimalizując wypalenie zawodowe i zwiększając zaangażowanie pracowników, a tym samym zmniejszając wskaźniki odejść.
Skrócony czas zarządzania związany z kwestiami kadrowymi
Usprawniona alokacja zasobów skraca czas poświęcany na rozwiązywanie problemów kadrowych, pozwalając kierownictwu skupić się na inicjatywach strategicznych i podstawowych funkcjach biznesowych.
Zacznijmy od tego, jak wygląda dobre zarządzanie zasobami
Dopasowanie właściwej osoby do właściwego zadania we właściwym czasie przynosi ogromne korzyści. Zapewnia realizację projektu na najwyższym poziomie, dotrzymanie terminów i budżetów oraz utrzymanie wysokiej jakości. Metoda ta pomaga również zmaksymalizować wykorzystanie zasobów, spełniając cele w zakresie ich wykorzystania. Klienci są zadowoleni z efektywnej ekspertyzy, a pracownicy czują się bardziej zaangażowani, gdy ich zadania są dopasowane, dzięki czemu praca jest satysfakcjonująca. Koordynacja ludzi, czasu i zadań jest kluczem do niezawodnego świadczenia usług.
Dobre zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla firm takich jak Twoja. Przeczytaj nasz blog, Dlaczego zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy świadczącej usługi profesjonalne aby dowiedzieć się więcej.
Just-in-Time-Resourcing (JITR)
Złożona z sześciu dynamicznych procesów, z których każdy jest precyzyjnie dostosowany do zawiłości współczesnego biznesu, filozofia JITR firmy RMI na nowo definiuje sposób, w jaki organizacje optymalizują swoje zasoby i jest idealna dla organizacji świadczącej profesjonalne usługi. Procesy te, opisane poniżej, obejmują kompleksową strategię, która płynnie dostosowuje możliwości siły roboczej do wymagań projektu, zapewniając optymalną wydajność, elastyczność i produktywność. Wykorzystywane przez setki przedsiębiorstw na całym świecie, JITR jest skalowalnym rozwiązaniem klasy komercyjnej do zarządzania zasobami, które umożliwia wspólną taksonomię zarządzania zasobami.
Charakterystyka naszej podaży
Proces inwentaryzacji umiejętności JITR jest podstawowym elementem skutecznego zarządzania zasobami. Charakteryzujemy nasze zasoby poprzez posiadanie znormalizowanych i dobrze zdefiniowanych umiejętności i kompetencji w całej organizacji.
Patrząc na swoje zasoby, zadaj sobie pytanie:
- Kogo mamy?
- Co oni wiedzą?
- Gdzie oni są?
- Czy są one dostępne?
- Co chcą robić? (Jest to bardzo ważne, aby przechwytywać i przechowywać te informacje, aby można je było uwzględnić w kryteriach kadrowych, aby pomóc wspierać zaangażowanie pracowników).
Charakterystyka naszego popytu
W organizacji świadczącej profesjonalne usługi tworzenie raportów sprzedaży jest niezbędne. Ale to nie wystarczy. Kluczowym elementem układanki jest posiadanie kogoś w zespole dostawczym, który dzieli te możliwości sprzedaży na szczegółowe plany projektów. Plany te obejmują, kto co robi, kiedy zaczyna i kończy oraz ile czasu poświęci.
Co więcej, zespół ds. realizacji odpowiada za zarządzanie bieżącymi terminami w zaległościach. Jednocześnie zespół ds. zarządzania zasobami stale monitoruje daty zakończenia trwających projektów i uwzględnia planowane nowe zatrudnienia, aby ocenić przyszłą pojemność zasobów. W ten sposób są gotowi sprostać przyszłym wymaganiom, zapewniając dostępność odpowiednich zasobów w razie potrzeby. Metoda ta zapewnia płynną synchronizację prognoz sprzedaży z rzeczywistą realizacją projektów i alokacją zasobów w organizacji.
Łączenie podaży i popytu w celu wizualizacji potrzeb rekrutacyjnych
Funkcja blokady odnosi się do dostosowania wszystkich zaangażowanych stron w celu zrozumienia i uzgodnienia czynników napędzających popyt. Obejmuje to analizę czasu i statusu nadchodzących możliwości, niezbędnych zasobów i ram czasowych dla bieżącej pracy, dostępności zasobów w przyszłości i planów zatrudnienia. Celem jest dopasowanie i zsynchronizowanie dostępnych zasobów (podaży) z przewidywanymi potrzebami (popytem). Proces ten identyfikuje wszelkie luki między wymaganą ilością i umiejętnościami zasobów, pomagając w dostosowaniu podaży do przewidywanego popytu. Poniżej znajduje się przykład funkcji blokady.
Analiza danych dotyczących podaży i popytu
W funkcji blokady chodzi o to, by pozwolić danym mówić. Po zebraniu danych należy zadać sobie następujące pytania:
- Czy dane wyglądają poprawnie?
- Co mówią dane?
- Jakie są tego konsekwencje?
- Jakie działania i decyzje należy podjąć?
Po uzyskaniu odpowiedzi na te pytania, Ryan zaleca zejście głębiej, zadając następujące pytania:
- Jakie są trendy w odniesieniu do wskazań popytu?
- Jakie są kluczowe rzeczy, które napędzają popyt? Co się stanie, jeśli się wydarzą lub jeśli się nie wydarzą?
- Gdzie nasze potrzeby są bardziej powszechne (np. określone role lub umiejętności, koncentracja na konkretnym produkcie lub usłudze itp.)
- Czy mamy wystarczającą ilość zasobów, aby pokryć prognozowane zapotrzebowanie? Czy są to właściwe zasoby? Co musimy zrobić po stronie podaży, aby zaradzić wszelkim niedopasowaniom (np. rekrutować, szkolić, współpracować itp.)?
Wykorzystanie danych o dostawach do stworzenia jednolitego języka
Wykorzystanie danych dotyczących podaży ma zasadnicze znaczenie dla promowania wspólnego języka do omawiania zarówno podaży, jak i popytu. Wykorzystując te dane jako podstawowy element, interesariusze mogą skuteczniej i precyzyjniej komunikować się na temat dostępności zasobów i wymagań. Ten wspólny język ułatwia jasne dyskusje, umożliwiając lepsze dostosowanie różnych zespołów zaangażowanych w zarządzanie podażą i zaspokajanie popytu.
Wdrażanie solidnych praktyk prognozowania dla charakterystyki popytu
Stosowanie solidnych metod prognozowania ma kluczowe znaczenie dla dokładnego scharakteryzowania popytu. Zdyscyplinowane podejście pomaga w zrozumieniu historycznych wzorców, trendów rynkowych i innych istotnych czynników kształtujących przyszłe zapotrzebowanie. To strategiczne prognozowanie nie tylko zapewnia wgląd w przewidywane potrzeby, ale także pomaga w prognozowaniu potencjalnych zmian, umożliwiając organizacjom dostosowanie się i skuteczniejsze przygotowanie.
Analiza strategiczna poprzez nakładki popytu i podaży
Nałożenie danych dotyczących podaży i popytu służy jako narzędzie strategiczne do nakreślenia niezbędnych działań wymaganych do proaktywnego zaspokojenia nadchodzących potrzeb. Pomaga to w jasnym zrozumieniu, gdzie mogą pojawić się potencjalne luki lub nadwyżki. Umożliwia to organizacjom zdefiniowanie możliwych do podjęcia kroków, niezależnie od tego, czy wiąże się to z alokacją zasobów, rozwojem umiejętności czy dostosowaniem operacyjnym, zapewniając gotowość do zaspokojenia potrzeb zmieniającego się popytu. Analiza ta służy jako przewodnik do kierowania proaktywnym podejmowaniem decyzji, minimalizując reaktywne środki w przypadku zmian popytu.
Jak złagodzić zły moment zatrudnienia lub potencjalnie złe zatrudnienie?
Analiza czasu
Nakładanie danych dotyczących podaży i popytu obejmuje szczegółową analizę w celu wskazania okresów, w których popyt stale przekracza dostępną podaż. To dokładne badanie pomaga zidentyfikować krytyczne wzorce i trendy, podkreślając konkretne momenty, w których mogą wystąpić niedobory zasobów. Zagłębiając się w te dane, można przewidzieć i przygotować się na te skoki popytu, umożliwiając proaktywne działania w celu efektywnego zrównoważenia zasobów.
Strategiczna charakterystyka zasobów
Opisanie popytu i podaży we wspólnych terminach jest kluczowe, ponieważ zapewnia kompleksowe zrozumienie obecnego krajobrazu zasobów. Taka charakterystyka nie tylko wyjaśnia, jakimi zasobami dysponujesz, ale także wskazuje dokładne zestawy umiejętności, których może brakować lub na które jest duże zapotrzebowanie. Uzbrojony w ten oparty na danych wgląd, strategie rekrutacji i zatrudniania stają się skoncentrowane na laserze, ukierunkowane na dokładne umiejętności wymagane do wypełnienia potencjalnych luk i skutecznego sprostania nadchodzącym wymaganiom.
Budowanie potoku kandydatów
Wykorzystanie rekrutacji typu warm-pool do budowania listy kandydatów to coś więcej niż tylko gromadzenie CV. Chodzi o wspieranie relacji i pielęgnowanie kontaktów z potencjalnymi kandydatami w czasie. Angażując się i utrzymując regularną komunikację z potencjalnymi pracownikami, zapewniasz, że pozostaną oni zaangażowani i zainteresowani. Takie podejście tworzy pulę utalentowanych osób, które są zaznajomione z Twoją organizacją i są gotowe do wkroczenia w odpowiednim momencie, zmniejszając ryzyko niedopasowania lub opóźnień w zatrudnieniu.
Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników i zmniejszyć rotację w zespole?
Uwzględnienie aspiracji pracowników w formule zatrudnienia
Kluczowe znaczenie ma rejestrowanie oczekiwań, potrzeb i możliwości rozwoju pracowników w bazie danych umiejętności. Po zintegrowaniu z procesem podejmowania decyzji kadrowych, elementy te znacznie wzbogacają podejście. Poprzez dostosowanie indywidualnych aspiracji pracowników, podstawowych potrzeb i aspiracji rozwoju do celów organizacyjnych, integracja ta zapewnia bardziej kompleksową perspektywę.
Pozwala to na przydzielanie ról i zadań, które nie tylko zaspokajają bieżące potrzeby projektowe, ale także zaspokajają trajektorie kariery i cele rozwojowe pracowników. Uwzględnienie różnorodnych danych pracowników w formule zatrudnienia sprzyja zwiększonemu zaangażowaniu, motywacji i bardziej dostosowanemu podejściu do zarządzania talentami, prowadząc do poprawy wskaźników retencji i zwiększonej produktywności.
Słowa końcowe
Na konkurencyjnym rynku pracy planowanie zasobów odgrywa kluczową rolę w zabezpieczaniu i zatrzymywaniu najlepszych talentów. Działa jako kamień węgielny skutecznego zarządzania zasobami, oferując wskazówki profesjonalnym firmom poruszającym się w trudnym klimacie gospodarczym. Wykorzystując odpowiednie narzędzia i wsparcie, firmy mogą ustanowić solidne procesy zarządzania zasobami, zaszczepiając poczucie pewności siebie na nadchodzącą drogę.
Od przydzielania zasobów w oparciu o umiejętności, doświadczenie i dostępność po zapobieganie niewykorzystaniu zasobów, oprogramowanie do zarządzania zasobami BigTime pomaga osiągnąć wszystko, o czym mowa w tym webinarium i nie tylko.
O RMI
Resource Management Institute (RMI) poświęcony jest rozwojowi przywództwa, najlepszych praktyk i standardów w zakresie zarządzania zasobami i pracownikami.
RMI przyjmuje obecnie nowych członków! Jesteś zainteresowany dołączeniem? Odwiedź ich stronę internetową, aby dowiedzieć się więcej.
