Usprawnij sposób fakturowania usług profesjonalnych: Wskazówki i najlepsze praktyki

Fakturowanie usług profesjonalnych: Wskazówki z okopów

Proces do wystawiania faktur za profesjonalne usługi z pozoru może wydawać się prosty. Wystarczy pobrać szablon faktury Excel dla konsultantów, wprowadzić godziny i stawkę, wygenerować fakturę za świadczone usługi i wysłać ją do klienta. W przypadku organizacji świadczących usługi profesjonalne, zatrudniających zaledwie kilku konsultantów, takie podejście jest często stosowane. Oczywiście, gdy zespoły usług profesjonalnych przekraczają liczbę 25 konsultantów, firmy zaczynają koncentrować się na usprawnieniu tego procesu.

Pierwszym krokiem jest oprogramowanie do fakturowania konsultantów. Jednak dość często nawet profesjonalne organizacje usługowe (PSO) z tysiącami członków zespołu nadal podchodzą do tego ważnego zadania w niewłaściwy sposób. Fakturowanie jest jedną z niewielu czynności w firmie konsultingowej, która ma największy wpływ na utrzymanie płynności finansowej. Dlaczego więc firmy nie poświęcają czasu na prawidłowe przeprowadzenie procesu generowania faktur za usługi profesjonalne?

Procesy fakturowania usług profesjonalnych powinny być proste i przejrzyste.

Jedną z moich pierwszych prac zawodowych było stanowisko operacyjne w firmie świadczącej profesjonalne usługi. Po pewnym czasie pracy w grupie, stałem się odpowiedzialny za nadzorowanie procesów wystawiania faktur za profesjonalne usługi. To było ekscytujące. Wiedziałem, jak ważne jest to dla sukcesu grupy. Nawet jeden mały błąd mógł kosztować firmę dziesiątki tysięcy dolarów, często bez wiedzy kogokolwiek.

Nie minęło jednak wiele czasu, a okazało się, że praca ta pochłaniała prawie 80% mojego czasu. Każdy etap procesu - tworzenie, sprawdzanie, zatwierdzanie, korygowanie i wysyłanie faktur za profesjonalne usługi - wprowadzał nieefektywność. Co ważniejsze, ręczne procesy ograniczały wgląd kierownictwa wyższego szczebla w wyniki firmy.

Po kilku latach pracy w BigTime zdałem sobie sprawę, jak powszechna była moja historia. Jeden szczególnie godny uwagi przykład ujawnił się podczas procesu wdrażania naszego oprogramowania do fakturowania konsultantów w znanej firmie technologicznej. Znaleźliśmy ponad 400 tysięcy dolarów w wydatkach podlegających zwrotowi przez klienta, które nigdy nie zostały rozliczone z powodu braku struktury i kontroli w procesie fakturowania usług profesjonalnych. Niestety dla tego klienta, wydatki te musiały zostać odpisane.

Chociaż te doświadczenia miały miejsce jakiś czas temu, wciąż słyszę historie od firm świadczących profesjonalne usługi, które codziennie zmagają się z tymi samymi problemami. Podsumowując: procesy fakturowania usług profesjonalnych powinny być proste i przejrzyste. Pierwszym krokiem do usprawnienia procesu fakturowania usług profesjonalnych jest odpalenieExcela.

Zaprzestanie korzystania z szablonów Excel do faktur za usługi profesjonalne

Kluczową cechą każdej rozwijającej się firmy usługowej jest zdolność najwyższego kierownictwa do szybkiego i skutecznego rozwiązywania problemów. Porozmawiaj z kimkolwiek, kto spędził czas na zarządzaniu firmą konsultingową, a powie ci, że większość czasu spędza na "gaszeniu pożarów". W rezultacie Excel staje się dla menedżera podstawowym narzędziem do gaszenia pożarów - jest łatwy do zrozumienia, pozwala szybko wykonać zadanie, a jego elastyczność pozwala nadać sprawom pożądany wygląd. Jeśli jednak chodzi o rozliczanie usług profesjonalnych i fakturowanie konsultantów, na tym kończą się zalety korzystania z Excela.

Używanie Excela do fakturowania jest pracochłonne i podatne na błędy. Kiedy przygotowywałem faktury za profesjonalne usługi w około 10 projektach miesięcznie, musiałem pobierać czas i wydatki z jednego systemu, ręcznie wprowadzać je do szablonów faktur w Excelu, a następnie wysyłać każdą fakturę do zatwierdzenia przez wiceprezesa grupy. Zajmowało to wiele godzin i bardzo łatwo było popełnić błąd z powodu błędów kopiowania i wklejania. Prosty błąd mógł kosztować tysiące dolarów przychodu! Czy to jest sposób na prowadzenie działalności usługowej? 

Jeśli nie Excel, to co?

Prostą odpowiedzią na pytanie, czego używać zamiast Excela, jest profesjonalne oprogramowanie do fakturowania konsultantów. Oczywiście odpowiedź na to pytanie nie jest taka prosta. W przypadku firm świadczących profesjonalne usługi, oprogramowanie do fakturowania konsultantów nie jest zwykle oferowane jako samodzielne rozwiązanie. Jest ono częścią rozwiązania do zarządzania finansami, narzędzia do śledzenia czasu i wydatków lub pakietu do automatyzacji usług.

Największym błędem, jaki firma może popełnić przy podejmowaniu decyzji o wyborze rozwiązania do fakturowania usług profesjonalnych, jest wybranie takiego, które nie jest w stanie dokładnie modelować jej działalności. 

Oprogramowanie do księgowości finansowej

Rozwiązania finansowo-księgowe są naturalnym miejscem, od którego należy zacząć, myśląc o generowaniu faktur za profesjonalne usługi. Faktury to w końcu sposób otrzymywania płatności, a oprogramowanie do zarządzania finansami to miejsce, w którym można śledzić, kto zapłacił (a kto nie). To powiedziawszy, w firmie konsultingowej faktura za usługi profesjonalne dotyczy bardziej ludzi i projektów niż obciążeń i kredytów. Jeśli planujesz rozwinąć swoją firmę świadczącą profesjonalne usługi poza kilku konsultantów lub jeśli już przekroczyłeś ten rozmiar, poczujesz, że szybko przerosłeś swój system księgowy do zarządzania projektami, jeśli polegasz na nim do generowania faktur lub śledzenia postępów projektu.

Nie zrozum mnie źle. Proces wystawiania faktur za profesjonalne usługi musi znaleźć drogę do procesu księgowego w celu śledzenia należności, przepływów pieniężnych i zaległych sald. Wykorzystanie rozwiązania spoza pakietu księgowego do generowania faktur nie oznacza, że ktoś będzie musiał później ponownie wprowadzać wszystkie te informacje. Prawie każde oparte na chmurze oprogramowanie do księgowania projektów będzie miało niezbędne ramy do połączenia tych dwóch narzędzi. Solidne rozwiązania będą nawet miały integracje PSA (integracje automatyzacji usług profesjonalnych) z niektórymi z najpopularniejszych pakietów księgowych, umożliwiając płynny przepływ najważniejszych szczegółów z jednego etapu procesu do drugiego.

Oprogramowanie do zarządzania czasem i wydatkami

Jako rozwijająca się firma świadcząca profesjonalne usługi, miejmy nadzieję, że śledzisz czas i wydatki w odniesieniu do wszystkich swoich projektów. Jeśli nie, istnieje duża szansa, że popełniasz kilka błędów, jeśli chodzi o analizę rentowności projektu. Oprogramowanie do śledzenia czasu i wydatków lub rozliczania projektów jest znacznie bardziej naturalne w procesie fakturowania konsultantów w firmach usługowych. Te narzędzia do rozliczania projektów zapewniają dogłębne zrozumienie zarówno pracowników, jak i projektów. Ułatwia to przełożenie codziennych działań operacyjnych na elementy finansowe faktury za usługi profesjonalne. 

Zmniejszenie wycieku przychodów

Generowanie faktur za usługi profesjonalne z tego samego systemu, który gromadzi czas i wydatki, eliminuje błędy wynikające z przesyłania danych między narzędziami. Wyciek przychodów ma miejsce, gdy praca nigdy nie trafia na fakturę za usługi profesjonalne z powodu awarii procesu i jest jednym z najbardziej kosztownych skutków ubocznych złego procesu. W oparciu o informacje zebrane w najnowszym badaniu Professional Services Benchmark Survey przeprowadzonym przez SPI Research, firmy, które nie korzystają z rozwiązania zaprojektowanego specjalnie do świadczenia usług, mogą mieć wycieki przychodów od 10% do 30% wyższe niż ich konkurenci. W przypadku PSO generującego 10 mln USD przychodu rocznie, oznacza to 100 000 USD przychodu uzyskanego, ale niezafakturowanego.

Wyciek przychodów występuje w dwóch podstawowych formach - zagubienia w transporcie oraz pominięcia lub zapomnienia. Szczegóły faktur za usługi profesjonalne gubią się podczas transportu, gdy są ponownie wprowadzane do innego systemu ręcznie lub wyodrębniane, a następnie ponownie wczytywane w niewłaściwy sposób. Jest to prosty problem, który można rozwiązać za pomocą jednego narzędzia do zbierania czasu i fakturowania.

Pominięte lub zapomniane transakcje są jeszcze trudniejszym problemem do rozwiązania. Podczas gdy ta forma wycieku przychodów może być spowodowana błędem ludzkim, projekt systemu jest również czynnikiem przyczyniającym się do tego zjawiska. Na przykład, jeśli narzędzie używane do śledzenia czasu i wydatków nie wie, kiedy osiągnięto kamień milowy w rozliczeniach usług profesjonalnych, może on pozostać niezafakturowany przez dłuższy czas, być może na zawsze.

Skrócenie dni zaległej sprzedaży (DSO)

Oprócz wycieku przychodów, te same procesy mogą również wydłużyć zaległe dni sprzedaży firmy lub czas między wykonaniem pracy a pobraniem gotówki. Powoduje to niepotrzebne wiązanie kapitału. W przypadku szybko rozwijających się firm świadczących profesjonalne usługi powoduje to nadmierny stres, ograniczając przepływ gotówki i odwracając uwagę kierowników wyższego szczebla. Pominięty kamień milowy rozliczenia projektu będzie wymagał szczególnej uwagi podczas rozwiązywania błędu z klientem.

Dokładnie taki scenariusz przydarzył mi się, gdy nadzorowałem fakturowanie konsultantów w zespole świadczącym profesjonalne usługi. Kierownicy projektów aktualizowali arkusz kalkulacyjny Excel, aby uruchamiać zdarzenia rozliczeniowe. Kilku kierowników projektów było w tym notorycznie kiepskich, a niektóre projekty nie były fakturowane przez wiele miesięcy. W rezultacie ucierpiał nasz przepływ gotówki. Niektórzy klienci uczynili ten proces bardziej bolesnym, wymagając nowych zamówień zakupu dla opóźnionych faktur. Nie trzeba dodawać, że ta grupa skorzystałaby na posiadaniu jednego narzędzia zarządzającego całym procesem dostawy dla ich projektów

Automatyzacja usług profesjonalnych

Dla każdej firmy świadczącej profesjonalne usługi, która naprawdę koncentruje się na rozwoju, jedyną prawdziwą odpowiedzią na właściwy proces i narzędzia do fakturowania usług konsultingowych jest oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych. W tym poście nie będę wdawał się w szczegóły dotyczące tego, czym jest oprogramowanie PSA i dlaczego jest ono tak ważne dla rozwoju, ponieważ omawiamy je obszernie w innym miejscu na tym blogu. Skupię się jednak na tym, jak ważne jest ono w procesie fakturowania usług konsultingowych.

Wartość, jaką system PSA wnosi do procesu fakturowania usług profesjonalnych, można podzielić na trzy podstawowe kategorie - ograniczenie wycieku przychodów, zwiększenie wydajności i poprawa widoczności.

Konsolidacja fakturowania i śledzenia czasu pracy w tym samym systemie pomaga wyeliminować wycieki przychodów. Oprogramowanie PSA idzie o krok dalej, koncentrując się na gromadzeniu całego czasu, który może zostać rozliczony i zapewnieniu, że dotrze on do procesu fakturowania. Dobre rozwiązania PSA będą miały szczegółową wiedzę na temat tego, ile czasu jest przewidywane w danym okresie.

W oparciu o harmonogramy projektów tworzone przez każdego PM, rozwiązanie PSA ostrzega, gdy sprawy nie idą zgodnie z planem. Co ważniejsze, rozumie różnicę między uzyskiwaniem przychodów a wysyłaniem faktur za profesjonalne usługi. Jest to ważne rozróżnienie dla każdej rozwijającej się organizacji. Pomaga to prawidłowo rozpoznawać przychody z pracy o stałej cenie, chroniąc dyrektora finansowego przed więzieniem (al la Enron). Zapobiega również karaniu kierowników projektów, ponieważ jeden klient zawsze płaci z opóźnieniem.

Wydajność jazdy

W tym miejscu oprogramowanie PSA naprawdę zaczyna błyszczeć w odniesieniu do fakturowania. Solidne rozwiązania PSA pozwalają kierownikom projektów lub zespołom finansowym dokładnie modelować sposób, w jaki chcieliby z góry rozliczać swoich klientów. Obejmuje to różne umowy o świadczenie usług profesjonalnych i warunki umów, z których firma może korzystać, a także częstotliwość rozliczania projektu lub konkretny szablon faktury konsultingowej. Ponieważ wszystkie informacje znajdują się w tym samym systemie, obieg faktur jest płynny.

Zespoły finansowe mogą zakończyć proces fakturowania w ciągu zaledwie kilku godzin, zamiast dni, które zajmują procesy ręczne. Co ważniejsze, struktura ta zwiększa odpowiedzialność w całym procesie fakturowania. Menedżerowie finansowi i dyrektorzy finansowi otrzymują szczegółowy wgląd w to, co zostało zafakturowane, w jaki sposób zostało skorygowane i co nadal znajduje się w WIP. Pomaga to skrócić proces zamknięcia miesiąca w firmie i zwalnia czas na realizację innych projektów o wysokiej wartości.

Poprawa widoczności

Wśród korzyści, jakie oprogramowanie PSA zapewnia w ramach obiegu fakturowania, najważniejsza jest widoczność. Podstawowym celem każdego rozwiązania PSA jest dostarczenie jednej wersji prawdy dla całej organizacji. Dobrze zaprojektowane oprogramowanie PSA osiągnie ten cel, przekładając te same podstawowe dane (zgłoszenia czasu i wydatków) na wiele różnych zastosowań - budżety projektów, wskaźniki dokładności prognoz, dane fakturowania i miary rentowności.

Zapewnienie widoczności w procesie fakturowania eliminuje silosy informacyjne i pozwala firmie na lepszą współpracę. Łatwo sobie wyobrazić, że kierownik projektu inaczej podchodzi do klienta, jeśli wie, że ma on zaległe faktury za pracę wykonaną w przeszłości. Podobnie, członek zespołu może mieć świetne relacje z tym samym klientem i znać osoby, z którymi należy się skontaktować, aby otrzymać zaległą fakturę za usługi profesjonalne. Im większa widoczność firmy, tym łatwiej będzie jej radzić sobie w trudnych sytuacjach.

Napraw, a następnie zautomatyzuj

Oprogramowanie do fakturowania dla konsultantów nie jest ostatecznym rozwiązaniem dla firm świadczących usługi konsultingowe. Jak ujął to mój kolega Steve Chong, "automatyzacja złego procesu tylko czyni go bardziej efektywnym". Jest to z pewnością prawda, jeśli chodzi o oprogramowanie do fakturowania usług profesjonalnych. Przechodząc z opartych na Excelu szablonów faktur dla konsultantów na bardziej niezawodne narzędzie do fakturowania lub wymieniając posiadane narzędzie, ważne jest, aby przeanalizować proces fakturowania jako całość. Wiele firm będzie po prostu próbowało powielić obecny proces w bardziej zaawansowanym narzędziu, co prowadzi do tarć i bólu głowy.

Przykład: Brak zaufania

Powszechnym tego przykładem jest sytuacja, w której firmy polegają na jednej osobie, która przegląda faktury przed ich wysłaniem do klienta. Zadanie to może wydawać się trywialne w przypadku kilku faktur wygenerowanych w Excelu, ale wraz ze wzrostem wolumenu staje się poważnym wąskim gardłem. W grupie, w której pracowałem, wiceprezes sprawdzał każdą fakturę za profesjonalne usługi pod kątem dokładności i postępów, zanim wysłaliśmy je pocztą (tak, ze znaczkiem i wszystkim) do klienta. Dodawało to cały tydzień do przepływu pracy i jestem pewien, że nie było to jego ulubione zadanie.

Rozwiązanie: Zatwierdzenia oparte na progach

Rozwiązania do fakturowania dla konsultantów pozwalają na decentralizację tego etapu. Byłoby znacznie bardziej wydajne, gdyby każdy kierownik projektu w naszej grupie przeglądał faktury dla swoich projektów. Następnie po prostu zatwierdzaliby lub wprowadzali korekty do faktur w razie potrzeby. Jednak bez scentralizowanego systemu odpowiedzialności, obawa przed tym, że jeden z kierowników projektu może zapisać wiele godzin, aby utrzymać projekt w ramach budżetu, była zbyt duża, aby wiceprezes mógł delegować kontrolę.

Solidne aplikacje PSA będą wspierać bardziej zniuansowane podejście do tego procesu. Pozwolą one na decentralizację zatwierdzeń z progiem ustawionym dla przeglądu wtórnego. Jeśli, na przykład, kierownik projektu odpisuje robociznę o wartości ponad 1000 USD, ta konkretna faktura za usługi profesjonalne zostanie oznaczona. Następnie kierownik wyższego szczebla dokonałby przeglądu korekt. Zapewnia to firmie konsultingowej to, co najlepsze z obu światów. Zapewnia wydajny proces przeglądu i zatwierdzania faktur, a także zapewnia wystarczającą kontrolę, aby zwiększyć odpowiedzialność i dokładność.

Podsumowanie procesu fakturowania usług profesjonalnych

Podsumowując, rozliczanie usług profesjonalnych definiuje się jako proces generowania faktur za oparte na wiedzy, generujące przychody usługi wykonywane przez zespoły usług profesjonalnych. 

Rozwijające się firmy będą w mniejszym stopniu koncentrować się na procesach i dyscyplinie, jeśli chodzi o rozliczanie usług profesjonalnych, a bardziej na gaszeniu pożarów lub wykonywaniu pracy. Z mojego doświadczenia wynika, że obieg faktur za usługi profesjonalne jest często ofiarą tego paradoksu - jest nieefektywny, podatny na błędy i nieskalowalny. Oparte na Excelu szablony faktur tylko pogłębiają ten problem.

Jeśli chodzi o sposób fakturowania usług profesjonalnych, wprowadzenie dyscypliny i struktury do procesu fakturowania konsultantów na wczesnym etapie może przynieść znaczące korzyści w przyszłości. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnego oprogramowania do obsługi usług profesjonalnych, firmy mogą nie tylko zmniejszyć liczbę błędów i zwiększyć wydajność, ale także zapewnić przepływ gotówki podążający ściśle za wykonywaną pracą. Co więcej, wraz z rozwojem firmy, skalowalny proces fakturowania oznacza mniej pożarów do ugaszenia. Wracając myślami do czasów, gdy zajmowałem się wystawianiem faktur dla grupy świadczącej profesjonalne usługi, oddałbym wszystko za niektóre z dostępnych obecnie narzędzi.

Często zadawane pytania dotyczące fakturowania usług profesjonalnych

Czym jest rozliczanie usług profesjonalnych?

Fakturowanie usług profesjonalnych lub fakturowanie usług profesjonalnych definiuje się jako proces generowania faktur za oparte na wiedzy, generujące przychody usługi wykonywane przez zespoły usług profesjonalnych.

Jak wygląda proces wystawiania faktury za profesjonalną usługę?

Procesy fakturowania usług profesjonalnych powinny być proste i przejrzyste. Pierwszym krokiem do usprawnienia procesu fakturowania usług profesjonalnych jest pozbycie się Excela.

Czym jest PSA w rozliczeniach?

Dla każdej firmy świadczącej profesjonalne usługi, która naprawdę koncentruje się na rozwoju, jedyną prawdziwą odpowiedzią na właściwy proces i narzędzia do fakturowania usług profesjonalnych jest oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA). Rozwiązanie PSA w zakresie fakturowania usług profesjonalnych ma trzy podstawowe zalety - ogranicza wyciek przychodów, zwiększa wydajność i poprawia widoczność.