Śledzenie czasu i wydatków to jedne z najbardziej podstawowych składników sukcesu firmy świadczącej profesjonalne usługi. Jednak w miarę jak firmy przechodzą przez okresy wzrostu, proces śledzenia czasu i rozliczania klientów jest zmieniany tak wiele razy, że zanim się zorientujesz, Twój dobrze prosperujący biznes jest obciążony niezgrabnym procesem wewnętrznym, który kosztuje zbyt wiele cennego czasu i pieniędzy. Jeśli brzmi to jak łódź, w której toniesz od lat lub jesteś na skraju wypłynięcia, nie obawiaj się.
Dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele programów do rozliczania czasu pracy, fakturowania i fakturowania, które zaspokoją potrzeby Twojej firmy. Sztuczka polega na znalezieniu tego, które zostało stworzone z myślą o Twojej branży i potrzebach. Rozpoczynając poszukiwania rozwiązania odpowiedniego dla Twojej firmy, sugerujemy zwrócenie uwagi na siedem poniższych korzyści. Te kluczowe cechy wyróżnią różne dostępne rozwiązania, aby podkreślić jedno rozwiązanie, które spełnia wszystkie potrzeby biznesowe, wykraczające poza podstawy wprowadzania czasu i wydatków.
1. Usprawnione przepływy pracy
Twoje nowe oprogramowanie może nie pasować idealnie do każdego ręcznego kroku, który masz na miejscu, od rejestrowania czasu pracy po generowanie faktur, ale właściwe rozwiązanie powinno nadal łagodzić punkty bólu poprzez automatyzację. Poszukaj takich rozwiązań, jak struktury procesów zatwierdzania, zarządzanie projektami i szablony faktur dla klientów, które można skonfigurować raz, a następnie automatycznie uruchamiać w cyklu życia wszystkich zleceń.
2. Integracje
Jedną z najlepszych części wdrażania nowego oprogramowania opartego na chmurze jest sposób, w jaki może ono zintegrować się z obecnym ekosystemem technologicznym, aby wyeliminować podwójne wprowadzanie danych w innych miejscach. Zaawansowane oprogramowanie do rozliczania czasu pracy jest dostarczane z wbudowanymi integracjami do księgowości (QuickBooks lub Sage Intacct), zarządzania relacjami z klientami (CRM, takie jak Salesforce) i innego oprogramowania do zarządzania projektami dla konsultantów (takiego jak Jira), aby łatwo rozmawiać między narzędziami bez interwencji.
3. Fakturowanie niestandardowe
Faktury są kluczowym elementem tego, jak klienci postrzegają relacje biznesowe. Oceniając dostępne opcje, zapytaj o różne sposoby dostosowywania faktur, aby nie tylko pasowały do Twojej marki, ale także do potrzeb klientów. Twoja rozwijająca się firma nie powinna mieć takiej samej faktury wygenerowanej przez Quickbooks jak każda inna mała firma, powinna mieć coś, co ją wyróżnia.
4. Przetwarzanie płatności
Największym sekretem otrzymywania płatności na czas jest posiadanie rozwiązania do przetwarzania płatności, które jest zintegrowane z oprogramowaniem do fakturowania. Oferując swoim klientom możliwość płatności za pomocą ACH lub karty kredytowej za pośrednictwem linku bezpośrednio dołączonego do faktury, zaoszczędzisz cenny czas i pieniądze. Pamiętaj, aby szukać oprogramowania, które oferuje własne rozwiązanie do przetwarzania płatności, aby uniknąć kłopotów związanych z przełączaniem się między oprogramowaniem do fakturowania i płatności.
5. Zarządzanie projektem
Jednym z kluczy do utrzymania zadowolonych klientów i terminowej realizacji zadań jest zarządzanie projektami. Bez odpowiednich procesów i uporządkowanej komunikacji, firma może szybko zacząć odczuwać tego konsekwencje. Szukając oprogramowania do rozliczania czasu pracy, należy sprawdzić jego możliwości w zakresie zarządzania projektami. Posiadanie rozwiązania do efektywnego zarządzania zadaniami w tym samym miejscu, w którym robisz wszystko inne, po prostu ułatwia życie. Funkcje takie jak wykresy Gantta, zarządzanie terminami i przepływem pracy, a także śledzenie budżetu i zadań pomogą zrealizować projekty na czas, abyś mógł otrzymać zapłatę na czas.
6. Raportowanie spostrzeżeń
W tej części oceny oprogramowania należy zastanowić się nad szerszym obrazem, aby upewnić się, że otrzymujesz wartość swoich pieniędzy. Oprogramowanie do rozliczania czasu pracy i wydatków może powiedzieć znacznie więcej niż tylko to, ile należy zapłacić klientowi. Zaawansowane oprogramowanie PSA rzuci światło na wskaźniki KPI, aby zapewnić wgląd w strategie napędzające rozwój firmy. Na przykład: Czy wydajnie wykorzystuję swój zespół i zasoby? Czy realizujemy lub przekraczamy nasze budżety? Która część projektu spycha nas z toru?
7. Użyteczność
Ostatnią częścią procesu oceny powinno być sprawdzenie, ile czasu zajmie Ci rozpoczęcie pracy. Łatwa adopcja jest kluczowa podczas poszukiwania rozwiązania, które ma zaoszczędzić czas i pieniądze. Częstym błędem popełnianym przez wiele osób jest zakup narzędzia wyposażonego w funkcje, których ostatecznie nigdy nie użyjesz, pozostawiając cię z oprogramowaniem, które jest zbyt złożone. Wreszcie, należy przyjrzeć się dostępnym opcjom wsparcia w zakresie konfiguracji i ciągłego szkolenia nowych pracowników.
Aby uzyskać bezpłatną konsultację na temat potrzeb związanych z czasem i rozliczeniami lub porozmawiać z członkiem naszego zespołu na temat rozwiązania BIgTime, poproś o demo tutaj.
