Alokacja zasobów w zarządzaniu projektami: Jak rozwiązać 4 typowe problemy

Ostatnia aktualizacja 20 marca 2023 r.

Wielu kierowników projektów i właścicieli firm wie, że zarządzanie zasobami nie zawsze jest łatwym zadaniem. Pojawiają się problemy z niedostateczną lub nadmierną alokacją zasobów, zasobami biorącymi wolne, a także z personelem wyróżniającym się w niektórych zadaniach, a nie w innych. Ustalenie, kto i ile czasu powinien poświęcić na dany projekt, może być prawdziwym wyzwaniem. Alokacja zasobów w zarządzaniu projektami, choć trudna, jest bardzo ważna dla zwiększenia zysków i zadowolenia klientów z terminowych rezultatów.

Czym jest alokacja zasobów w zarządzaniu projektami? Alokacja zasobów w zarządzaniu projektami to proces przypisywania najlepszych dostępnych zasobów do zadań i projektów. A jeśli chcesz prowadzić udany projekt, ważne jest, aby mieć odpowiednie zasoby. Zasoby te mogą obejmować ludzi, pieniądze, narzędzia i nie tylko.

Być może znasz również termin " planowanie wydajności". Alokacja zasobów i planowanie wydajności idą w parze - zarządzają obciążeniami, aby zapewnić, że nie dojdzie do nadmiernej lub niedostatecznej alokacji zasobów. Następnie, w razie potrzeby, ludzie są ponownie przydzielani w oparciu o bieżącą dostępność zasobów i harmonogramy projektów.

Korzyści z alokacji zasobów w zarządzaniu projektami

W zarządzaniu projektami chodzi przede wszystkim o dotrzymanie terminów i zmieszczenie się w budżecie w celu pomyślnej realizacji projektu, ale często łatwiej to powiedzieć niż zrobić. Kluczową strategią optymalizacji sukcesu jest posiadanie skutecznego procesu alokacji zasobów zarządzania projektami, który może zapewnić następujące korzyści:

• Pomaga realizować projekty na czas
• Obniża ryzyko projektu
• Zapewnia dostępność odpowiednich zasobów we właściwym czasie.
• Zwiększa zaangażowanie pracowników 
• Zwiększa produktywność
• Zmniejsza koszty
• Utrzymywanie budżetów na właściwym poziomie
• Czytaj dalej, aby odkryć typowe problemy z alokacją zasobów, z którymi możesz mieć już do czynienia i jak je rozwiązać, aby zoptymalizować sukces dostaw i zadowolenie klientów.

Problemy, zagadnienia i rozwiązania związane z alokacją zasobów

Problem alokacji zasobów nr 1: brak jasnego zakresu projektu

Przed rozpoczęciem przydzielania zasobów należy najpierw zdefiniować zakres projektu. Powinno to obejmować identyfikację celów projektu, celów, rezultatów i harmonogramów. Po określeniu tych szczegółów można podzielić projekt na mniejsze części i przydzielić zasoby zgodnie z potrzebami każdej fazy.

Kolejnym kluczowym krokiem jest monitorowanie i dostosowywanie alokacji zasobów w miarę postępów projektu, aby pozostać na dobrej drodze. Im bardziej przejrzysta jest komunikacja między wszystkimi zainteresowanymi stronami, tym lepiej będzie można terminowo rozwiązywać kwestie związane z alokacją zasobów i realizować cele projektu.

Ale zaraz, to nie wygląda na problem z alokacją zasobów... ale nim jest! Musisz zrozumieć zakres projektu, aby alokacja zasobów działała dla Ciebie i Twojego zespołu. 

Wskazówka: Gdy korzystasz z narzędzia do alokacji zasobów, takiego jak BigTime, otrzymujesz dostęp do danych historycznych z Twojej firmy na temat wcześniej zrealizowanych projektów. Dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym można sprawdzić, ile czasu poświęcono na projekt, ile osób nad nim pracowało i jak długo trwał. Pomiar wydajności w przeszłości to najlepszy sposób na prognozowanie i zrozumienie zakresu projektu, co prowadzi do udanej alokacji zasobów.

Problem alokacji zasobów 2: niejasne i/lub niskie wykorzystanie personelu

Jednym z największych wyzwań stojących przed kierownikami projektów jest określenie, ile zasobów jest potrzebnych do każdego zadania, kto powinien być tymi zasobami i jak powinny one być przydzielane od samego początku.

Jednym z najprostszych sposobów sprawdzenia, czy wysiłki związane z alokacją zasobów są skuteczne, jest śledzenie wskaźnika wykorzystania zespołu. Aby obliczyć wskaźnik wykorzystania, należy przyjrzeć się procentowi czasu spędzonego na projektach podlegających rozliczeniu w stosunku do całkowitego przepracowanego czasu, innymi słowy, mierzy on, jak zajęci są pracownicy.

Podczas gdy pracownik może pracować 40 godzin tygodniowo, prawie niemożliwe jest wykonanie 40 godzin pracy podlegającej rozliczeniu. Biorąc pod uwagę przerwy na lunch, rozmowy telefoniczne, spotkania, wycieczki do ekspresu do kawy itp., łatwo zauważyć, że czas można poświęcić na rzeczy inne niż praca. Jednak patrząc na wskaźnik wykorzystania czasu w firmie, naprawdę ważne jest, aby uzyskać właściwą równowagę. Jeśli wskaźnik jest zbyt wysoki, może to oznaczać, że potrzebujesz więcej zasobów, a jeśli wskaźnik jest zbyt niski, prawdopodobnie nie przynosisz wystarczającej ilości pracy dla liczby osób w zespole projektowym.

Jeśli Twoja firma doświadcza niejasnych lub niskich wskaźników wykorzystania personelu, zrób krok wstecz i zastanów się, w jaki sposób Twoja firma obecnie śledzi te wskaźniki, wraz z planem alokacji zasobów projektowych. Kto zarządza zasobami w firmie? Czy korzystasz z usług wykonawców? Jeśli tak, to jaki ma to wpływ na wyniki finansowe? Czy twój zespół dokładnie i aktywnie śledzi swój czas?

Odpowiadając i oceniając takie pytania, można zacząć rozumieć, co należy zrobić, aby uzyskać lepszy wgląd w wykorzystanie personelu. Kolejne kroki w celu przezwyciężenia tego problemu mogą obejmować zmianę priorytetów zadań, poprawę komunikacji, zapewnienie możliwości rozwoju oraz monitorowanie i dostosowywanie poziomów wykorzystania w razie potrzeby.

Czy wiesz, że? BigTime ułatwia zoptymalizować pojemność zasobów i uniknąć ich niedostatecznego wykorzystania zapewniając zespołowi widoczność projektu, której potrzebuje, aby odnieść sukces.

Problem alokacji zasobów 3: Brak zasobów

Czy nam się to podoba, czy nie, wiele rzeczy jest całkowicie poza naszą kontrolą. Dzieci chorują, samochody się psują, pojawiają się wizyty u lekarza, życie się dzieje. Możesz mieć projekt doskonale zaplanowany, zaplanowany i przydzielone zasoby, ale w trakcie projektu zawsze zdarzają się nieoczekiwane rzeczy (chyba że masz ogromne szczęście). Może to skutkować opóźnieniami, niską jakością projektu, utraconymi szansami i wzrostem kosztów.

Jak rozwiązać problem braku zasobów? Kiedy pojawia się coś nieprzewidzianego, najszybszym sposobem na rozwiązanie problemu z alokacją zasobów byłoby przyjrzenie się swojemu zespołowi w poszukiwaniu zastępstwa. Czy ktoś ma czas, by pomóc? Jeśli nie, może być nawet konieczne poszukanie alternatywnych zasobów, takich jak zatrudnienie freelancera lub wykonawcy lub współpraca z innymi działami lub zespołami w celu współdzielenia zasobów, w zależności od potrzeb. Jednak najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić dla wszystkich zaangażowanych, jest myślenie z wyprzedzeniem!

Zapobiegaj takim sytuacjom w przyszłości, analizując zależności między zadaniami. W szczególności należy przyjrzeć się innym obowiązkom (lub nawet czasowi wolnemu), które członkowie zespołu mają obecnie lub które pojawią się w trakcie trwania projektu, co może ich odciągnąć. Następnie możesz utworzyć zapasowy plan alokacji zasobów na wypadek, gdyby się nie pojawili lub gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego.

Każde wysokiej jakości oprogramowanie do zarządzania projektami wykorzystuje zależności projektowe do alokacji zasobów. Jest to sposób zarządzania projektami, w którym zasób musi ukończyć określone zadanie przed rozpoczęciem innego zadania, aby uniknąć marnowania pieniędzy i czasu. Przykładem alokacji zasobów do zarządzania projektami w BigTime jest funkcja o nazwie Shift Allocations, która umożliwia przenoszenie zasobów bez ponownego wprowadzania danych. Wystarczy przenieść zasoby tam, gdzie są potrzebne.

FYI: BigTime posiada również funkcję o nazwie Dopasowanie umiejętności która z łatwością wyszukuje pracowników najlepiej pasujących do danego stanowiska. Możesz śledzić i przeszukiwać listę pracowników w oparciu o ich umiejętności, w tym możliwość wyszukiwania wielu umiejętności jednocześnie.

Problem alokacji zasobów nr 4: brak widoczności projektu i scentralizowanych danych

Jesteś osobą, która trzyma rękę na pulsie każdego projektu, więc musisz być w stanie zobaczyć postęp i status zadań każdego pracownika, natychmiast i łatwo. Przydatne oprogramowanie do zarządzania projektami zapewni funkcje przydzielania zasobów i będzie informować o projektach firmy w czasie rzeczywistym za pomocą grafiki informacyjnej.

W ciągu kilku sekund możesz odpowiedzieć na pytania takie jak

• Czy przypisałem wszystkie godziny do wszystkich dostępnych pracowników?
• Który pracownik rejestruje najwięcej godzin w danym projekcie?
• Czy projekt mieści się w budżecie w tej chwili i czy zmieści się w nim w przyszłym miesiącu?
• Jakie zmiany kadrowe należałoby wprowadzić, aby powrócić do budżetu?
• Kto ma jutro wolne godziny, aby pracować nad projektem na ostatnią chwilę?
• Jeśli musisz podjąć ważną decyzję w oparciu o najlepsze informacje, jakie możesz znaleźć, oprogramowanie do zarządzania projektami utworzy raporty wykorzystujące dane dotyczące alokacji zasobów, pokazując wszystko, czego potrzebujesz, aby dokonać mądrych wyborów.

Możesz nawet uruchamiać raporty oparte na alokacji zasobów w celu prognozowania przychodów. Niezależnie od tego, czy prognozujesz według projektu, czy według pracowników, możesz dowiedzieć się, które miesiące będą dodatnie pod względem przepływów pieniężnych lub którzy pracownicy najprawdopodobniej osiągną największe przychody w następnym kwartale. Każde najwyższej klasy oprogramowanie do zarządzania projektami zapewnia dwa sposoby przewidywania przychodów firmy:

• Prognoza przychodów godzinowych (jako budżet stawek): prognozowanie przychodów w oparciu o stawkę godzinową pracownika.
• Prognoza przychodów ze stałej opłaty (jako % całkowitego budżetu): prognozowanie przychodów przy użyciu stałej ceny ustalonej dla klienta.

Zarządzanie alokacją zasobów: Stawianie pracowników na pierwszym miejscu

Twoją firmę tworzą ludzie, którzy nią zarządzają. Bez nich nic by się nie udało. Z wielu powodów ważne jest, aby myśleć o zdrowej równowadze między życiem zawodowym a prywatnym swoich pracowników. Wypalenie zawodowe jest realne. W rzeczywistości raport Indeed wykazał, że 67% pracowników uważa, że wypalenie zawodowe pogorszyło się podczas pandemii.

Aktywne poszukiwanie metod pomagających ograniczyć wypalenie zawodowe i odejścia pracowników, w tym planowanie potencjału kadrowego, pozwala stworzyć zdrowsze środowisko i kulturę pracy.

Oprogramowanie do alokacji zasobów w zarządzaniu projektami

Skuteczna alokacja zasobów może zaoszczędzić czas i pieniądze, utrzymując projekty firmy zgodnie z harmonogramem i w ramach budżetu. Firmy mogą przezwyciężyć wyżej wymienione problemy za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami. Ten rodzaj technologii może zapobiec:

• Nadmierne przydzielanie zadań pracownikom projektu. Każde przydatne oprogramowanie pozwala poznać bieżącą i przyszłą wydajność każdego projektu.
• Niedobór pracowników. Pomocne narzędzie poinformuje Cię o niedoborze pracowników, dzięki czemu będziesz mógł podejmować decyzje o zatrudnieniu w odpowiednim momencie.
• Przeciążenie w okresach wzmożonej pracy. Każde dobre oprogramowanie do alokacji zasobów zarządzania projektami umożliwia restrukturyzację personelu projektu w dowolnym momencie i pokazuje wyniki.
• Bycie zaskoczonym, gdy zmieniają się terminy lub finansowanie projektu. Inteligentne narzędzie do zarządzania projektami pozwala na wprowadzanie zmian w miarę rozwoju sytuacji w projekcie.
• Konflikty z innymi projektami. Każde wartościowe oprogramowanie pozwoli ci zobaczyć wszystkie twoje projekty w tym samym czasie, dzięki czemu będziesz mógł zobaczyć wszystkie projekty, nad którymi pracuje twoja firma.

Podsumowanie

Alokacja zasobów jest ważną częścią każdego procesu zarządzania projektami, ale może być trudna do wykonania. Od zarządzania ograniczeniami budżetowymi do upewnienia się, że zasoby są wykorzystywane tak efektywnie, jak to możliwe, istnieje wiele typowych problemów, które pojawiają się podczas alokacji zasobów w zarządzaniu projektami. Cztery typowe problemy związane z alokacją zasobów w zarządzaniu projektami obejmują:

1. Brak jasnego zakresu projektu
2. Niejasne i/lub niskie wykorzystanie personelu
3. Brak zasobów
4. Brak widoczności projektu i scentralizowanych danych

Jeśli chcesz lepiej zarządzać projektami, musisz mieć oko na terminy i budżety swoich projektów każdego dnia. Chociaż posiadanie odpowiednich zasobów we właściwym miejscu i czasie może być trudne, można to osiągnąć dzięki świadomości, odpowiednim technikom planowania i zarządzania oraz narzędziom pomagającym zoptymalizować alokację zasobów w zarządzaniu projektami. Rozwiązanie do alokacji personelu może przynieść korzyści organizacji świadczącej profesjonalne usługi poprzez:

• Skrócenie czasu poświęcanego na planowanie wydajności personelu
• Umożliwienie łatwego znalezienia dostępnych pracowników według roli lub działu.
• Wyeliminowanie potrzeby ręcznego tworzenia arkuszy kalkulacyjnych i planowania spotkań w celu śledzenia zasobów.
• Wykorzystanie pulpitów nawigacyjnych utylizacji w celu uzyskania ogólnego wglądu w informacje operacyjne
• Pobieranie raportów w czasie rzeczywistym na temat kondycji i wykorzystania firmy według działu, roli lub pracownika.

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak właściwa alokacja zasobów i odpowiednie rozwiązanie do alokacji personelu mogą przekształcić Twoją firmę i zespół? Odwiedź naszą bibliotekę zasobów lub umów się na prezentację już dziś.

Często zadawane pytania dotyczące alokacji zasobów w zarządzaniu projektami

Czym jest alokacja zasobów w zarządzaniu projektami?

Alokacja zasobów w zarządzaniu projektami to proces przypisywania najlepszych dostępnych zasobów do zadań i projektów.

Jakie są problemy z alokacją zasobów?

Cztery typowe problemy związane z alokacją zasobów w zarządzaniu projektami obejmują:

1. Brak jasnego zakresu projektu
2. Niejasne i/lub niskie wykorzystanie personelu
3. Brak zasobów
4. Brak widoczności projektu i scentralizowanych danych

Która strategia jest używana do korygowania nadmiernej alokacji zasobów?

Jednym z najłatwiejszych sposobów sprawdzenia, czy wysiłki związane z alokacją zasobów są skuteczne, jest śledzenie wskaźnika wykorzystania zespołu. Aby obliczyć wskaźnik wykorzystania zasobów, należy przyjrzeć się procentowi czasu spędzonego na projektach podlegających rozliczeniu w stosunku do całkowitego przepracowanego czasu.

Jak można poprawić alokację zasobów?

Alokację zasobów w zarządzaniu projektami można poprawić poprzez strategie, takie jak ustalanie priorytetów projektów i zadań, komunikację i współpracę ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, planowanie wydajności, monitorowanie i dostosowywanie w razie potrzeby oraz wykorzystywanie technologii do podejmowania decyzji opartych na danych.

Jakie są problemy z alokacją zasobów w zarządzaniu strategicznym?

Typowe problemy z alokacją zasobów obejmują niejasny zakres projektu i ustalanie priorytetów, nieefektywne wykorzystanie zasobów, ograniczone zasoby oraz słabą komunikację i widoczność projektu. Problemy te mogą skutkować opóźnieniami w realizacji projektów, wzrostem kosztów, problemami z jakością oraz niedostateczną lub nadmierną alokacją zasobów.