Definicja budżetu projektu
Budżet projektu to kompleksowy przegląd szacowanych lub przydzielonych zasobów finansowych wymaganych do zaplanowania, wykonania i ukończenia określonego projektu. Reprezentuje całkowitą kwotę pieniędzy przydzieloną do różnych działań, zadań i zasobów potrzebnych do osiągnięcia celów projektu w określonych ramach czasowych.
Jakie koszty projektu są uwzględnione w budżecie projektu?
Budżet projektu zazwyczaj obejmuje:
- Koszty zasobów: Wynagrodzenia, płace, świadczenia i inne koszty pracy.
- Koszty bezpośrednie: Koszty bezpośrednio związane z działaniami projektu, takie jak zakup oprogramowania lub prowadzenie badań.
- Koszty pośrednie lub ogólne: Koszty niezwiązane bezpośrednio z konkretnym działaniem w ramach projektu, które nadal przyczyniają się do jego ogólnego kosztu, w tym wydatki administracyjne, media, czynsz za biuro i ogólne materiały eksploatacyjne.
- Rezerwa na nieprzewidziane wydatki: Część budżetu przeznaczona na nieprzewidziane zdarzenia lub ryzyka, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu, służąca jako bufor na pokrycie nieoczekiwanych wydatków lub zmian w zakresie projektu.
- Różne wydatki: Wszelkie dodatkowe wydatki, które mogą pojawić się w trakcie projektu, ale nie zostały uwzględnione w innych pozycjach budżetowych. Pozwala to na elastyczne reagowanie na nieprzewidziane koszty lub zmiany w wymaganiach projektu.
Jak stworzyć budżet projektu
Proces budżetowania projektu składa się z kilku kroków, które mają kluczowe znaczenie dla oszacowania rzeczywistych kosztów operacji, a także przychodów wymaganych do powodzenia projektu.
Oto jak tworzyć budżety projektów w każdej branży.
Krok 1: Określenie zakresu projektu
W zarządzaniu projektami cele i kamienie milowe odgrywają kluczową rolę. Mają one również największy wpływ na budżetowanie projektu - dlatego kierownicy projektów powinni zwracać dużą uwagę na tę część zarządzania budżetem projektu.
Aby zapewnić uwzględnienie wszystkich celów w planie projektu, należy utworzyć zakres projektu lub kompleksowy przegląd wszystkich zadań projektowych, które muszą zostać zrealizowane w ramach operacji. Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania zasobami, aby umieścić te elementy projektu na osi czasu projektu i stworzyć jasną ścieżkę prowadzącą do pomyślnego zakończenia projektu.
Wreszcie, co nie mniej ważne, skonsultuj się z interesariuszami projektu lub starszymi członkami ewentualnego zespołu projektowego w sprawie zakresu projektu, aby upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie, a zespół może ukończyć projekt zgodnie z planem. Użyj danych historycznych z poprzednich projektów lub bieżących podobnych projektów, aby opis całego projektu był dokładniejszy. Jest to szczególnie ważne w przypadku projektów o stałej cenie, które w dużej mierze zależą od dokładnych szacunków, aby uniknąć przekroczenia budżetu projektu.
Krok 2: Utworzenie struktury podziału pracy
Podział pracy na konkretne działania lub zadania. Upewnij się, że zespół będzie stopniowo osiągał cele w miarę postępów projektu bez opóźnień i innych możliwych do uniknięcia zagrożeń. Dobrze zdefiniowany plan projektu powinien również określać zależności, priorytety i ryzyko, które kierownik projektu może napotkać podczas całej operacji.
Krok 3: Zarządzanie zasobami
Jest to etap w procesie tworzenia budżetu projektu, w którym należy zacząć przekładać cele na czas ludzi, który później stanie się podstawą do budżetowania projektu.
Aby stworzyć podstawowy budżet projektu, należy określić, jakie zasoby będą potrzebne. Kompleksowy plan zarządzania zasobami powinien zawierać informacje na temat:
- Umiejętności i specjalizacje osób wymaganych do realizacji projektu.
- Czas, jaki według kierowników projektów będzie potrzebny ich zespołowi na wykonanie wszystkich zadań.
- Dostępność i pojemność pożądanych zasobów.
- Maksymalne lub szacunkowe koszty ich pracy.
- Wszelkie zasoby fizyczne, których zespół może potrzebować w trakcie trwania projektu.
Korzystając z tych informacji, możesz przypisać zasoby do listy zadań i sprawdzić, czy masz wszystkie zasoby wymagane przez projekt.
Krok 4: Tworzenie szacunkowego budżetu
Zanim przejdziesz do oficjalnego budżetu projektu, spróbuj przewidzieć rzeczywiste koszty projektu, korzystając z szacunków kosztów.
Uwzględnienie wspólnych kategorii kosztów projektu w zarządzaniu projektem, takich jak
- Rzeczywisty koszt pracy: Staraj się nie używać szacunków, ale rzeczywistych wynagrodzeń pracowników, których chciałbyś przypisać do swojego projektu.
- Koszty ogólne projektu i firmy: Dokładne wartości można obliczyć za pomocą naszego wzoru alokacji kosztów.
- Koszty administracyjne
W razie wątpliwości nie wahaj się skonsultować z pracownikami wyższego szczebla, mistrzami projektu, innymi kierownikami projektu lub jakimkolwiek planem budżetowym dla poprzednich projektów, aby stworzyć szczegółowe oszacowanie. Koszty projektu obliczone teraz będą miały wpływ na ostateczny wynik projektu, więc wszelkie nieoczekiwane koszty są bardzo niepożądane.
Krok 5: Utworzenie rezerw na nieprzewidziane wydatki (fundusz awaryjny)
Nawet najlepszy szablon budżetu projektu może nie być w pełni dokładny przed rozpoczęciem projektu. Dlatego też do kierownika projektu należy ocena potencjalnego ryzyka lub niepewności w budżetowaniu projektu i przydzielenie rezerwy na nieprzewidziane wydatki lub, po prostu, dodatkowych pieniędzy, których projekt może potrzebować na pokrycie nieprzewidzianych wydatków związanych z projektem. Bufor ten pomoże pokryć nieoczekiwane wydatki lub zmiany w zakresie projektu.
Jeśli to możliwe, wykorzystaj informacje zdobyte podczas tworzenia budżetów dla poprzednich projektów lub podobnych projektów, o których słyszałeś, aby zidentyfikować najbardziej prawdopodobne przeszkody, na jakie może napotkać twój nowy projekt w przyszłości.
Oczywiście dokładne szacunki z jednego z poprzednich kroków mogą złagodzić to ryzyko; jednak rzeczywisty budżet może nadal być pełen niespodzianek. Dlatego zawsze należy uwzględnić dodatkowe środki w budżecie projektu.
Krok 6: Tworzenie budżetu projektu
Po przygotowaniu wszystkiego, czego potrzebujesz do budżetu projektu, możesz samodzielnie utworzyć przykład budżetu projektu.
W tym celu należy użyć oprogramowania do zarządzania zasobami, aby skompilować wszystkie szacunki kosztów w kompleksowy dokument budżetowy. Pogrupuj koszty z całego projektu według kategorii (np. personel, sprzęt, materiały) w celu łatwiejszego śledzenia i analizy. Uwzględnij koszty ogólne, aby stworzyć dokładny budżet.
Co powinien zawierać ostateczny budżet projektu?
- Szczegółowy podział kosztów związanych z każdym rezultatem lub etapem.
- Rzeczywisty koszt pracy zespołu projektowego.
- Osoba odpowiedzialna za każdy składnik budżetu.
- Kompleksowe podsumowanie wydatków na projekt, w tym indywidualne sumy dla każdego zaangażowanego budżetu działu, jeśli dotyczy.
- Przepis dotyczący śledzenia rzeczywistych i budżetowanych kosztów po rozpoczęciu projektu.
Krok 7: Monitorowanie budżetu projektu
W zarządzaniu projektami budżety projektów nie są dokumentami, które mogą spędzić resztę swojego życia ukryte głęboko w szufladach. Zamiast tego należy kontrolować koszty projektu po rozpoczęciu operacji.
Wskazówki dotyczące budżetowania projektów usprawniające zarządzanie budżetem projektu
Czy budżet projektu jest nadal daleki od ideału? Oto jak możesz go poprawić dzięki naszym wskazówkom dotyczącym budżetowania projektów.
Zaangażowanie kluczowych interesariuszy
Współpracuj z interesariuszami projektu - w tym członkami zespołu, starszymi specjalistami i ekspertami finansowymi - w celu zebrania wkładu i spostrzeżeń podczas budżetowania. Ich perspektywa może dostarczyć cennych informacji i zapewnić zgodność z celami organizacyjnymi.
Przeprowadzenie szczegółowego oszacowania kosztów
Poświęć czas na oszacowanie kosztów każdego działania, zadania i wymaganego zasobu. Skorzystaj z danych historycznych, wzorców branżowych, opinii ekspertów i ofert dostawców, jeśli ma to zastosowanie, aby Twoje szacunki były jak najdokładniejsze.
Zarządzaj ryzykiem, zanim wpłynie ono na Twoje projekty
Rozważenie potencjalnego ryzyka i niepewności, które mogą mieć wpływ na koszty projektu. Przydziel rezerwę na nieprzewidziane wydatki lub zmiany zakresu. Regularne monitorowanie i ocena ryzyka w trakcie trwania projektu w celu zminimalizowania jego wpływu na budżet.
Ustal priorytety niezbędnych przedmiotów
Zidentyfikuj krytyczne elementy, które są niezbędne dla powodzenia projektu i odpowiednio przydziel zasoby. Ustalając priorytety niezbędnych rezultatów, można skoncentrować budżet na działaniach o wysokiej wartości i zmniejszyć ryzyko nadmiernych wydatków na elementy nieistotne.
Założenia i ograniczenia dokumentu
Należy udokumentować wszelkie założenia przyjęte podczas procesu budżetowania i odnotować wszelkie ograniczenia, które mogą mieć wpływ na budżet. Pomaga to zapewnić przejrzystość i punkt odniesienia dla podejmowania decyzji w trakcie całego projektu.
Przekazywanie informacji budżetowych
Upewnij się, że interesariusze znają budżet i rozumieją, w jaki sposób jest on zgodny z celami projektu. Przejrzysta komunikacja na temat ograniczeń budżetowych i postępów może pomóc w zarządzaniu oczekiwaniami i wspieraniu współpracy.
Ocena i wyciąganie wniosków z poprzednich projektów
Analizuj wyniki budżetowe i wnioski wyciągnięte z poprzednich projektów. Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy i zastosuj te spostrzeżenia, aby usprawnić proces budżetowania w przyszłych przedsięwzięciach.
Pozostań elastyczny
Należy pamiętać, że zmiany i nieprzewidziane okoliczności mogą mieć wpływ na budżet projektu. Należy być przygotowanym na ponowną weryfikację i dostosowanie budżetu przez cały cykl życia projektu, jednocześnie koncentrując się na dostarczaniu wartości w ramach przydzielonych zasobów.
