Priorytety organizacji świadczącej profesjonalne usługi często obejmują spełnianie oczekiwań klientów w celu tworzenia nowych możliwości, właściwą obsługę budżetów i terminów oraz sztukę optymalizacji zasobów w celu zwiększenia rentowności.
Jeśli spojrzymy na te trzy cele z dystansu, to okaże się, że łączy je jeden istotny element - efektywne śledzenie czasu i wydatków. Dzięki starannemu monitorowaniu czasu i wydatków można uzyskać kompleksowe zrozumienie tego, gdzie przydzielane są zasoby finansowe. Pomaga to nie tylko w zapewnieniu, że projekty pozostaną na czas i w ramach budżetu, ale także bezpośrednio przyczynia się do świadomego podejmowania decyzji dotyczących alokacji zasobów.
Ponieważ prawidłowe śledzenie czasu i wydatków jest podstawą dobrze prosperującej firmy świadczącej profesjonalne usługi, niezwykle ważne jest, aby wybrać odpowiednie narzędzia, które pomogą Ci śledzić je najlepiej, jak to możliwe. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o tych narzędziach i dlaczego nadszedł czas, aby położyć kres arkuszom kalkulacyjnym.
Dlaczego prawidłowe śledzenie czasu i wydatków ma kluczowe znaczenie dla organizacji świadczących usługi profesjonalne?
Śledzenie czasu i wydatków staje się podstawą tego, jak organizacje świadczące profesjonalne usługi budują swoją wydajność operacyjną i kondycję finansową. Precyzyjne śledzenie czasu i wydatków ma kluczowe znaczenie z wielu powodów, kształtując wszystko, od relacji z klientami po rentowność projektów.
Śledzenie czasu
Dokładne śledzenie czasu pracy zapewnia kompleksowe zrozumienie, gdzie inwestowane są wysiłki pracowników. Dane te zapewniają wgląd w postępy projektu, rozkład obciążenia pracą i alokację zasobów, pomagając menedżerom w podejmowaniu świadomych decyzji. Pozwala im to identyfikować wąskie gardła, optymalizować procesy i zapewniać, że projekty pozostają na dobrej drodze, ostatecznie zwiększając produktywność i zadowolenie klientów. Co więcej, przejrzyste śledzenie czasu sprzyja odpowiedzialności wśród członków zespołu, zachęcając do kultury odpowiedzialności i staranności.
Śledzenie wydatków
Z drugiej strony, śledzenie wydatków ma zasadnicze znaczenie dla utrzymania stabilności finansowej organizacji świadczących profesjonalne usługi. Dzięki dokładnemu rejestrowaniu i kategoryzowaniu wydatków związanych z projektami, takich jak podróże i materiały, firmy te zyskują jasny obraz swojej struktury kosztów. Taka widoczność umożliwia organizacjom dokładną ocenę rentowności projektów, ustalanie konkurencyjnych cen i identyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Skuteczne śledzenie wydatków zapewnia, że projekty są nie tylko pomyślnie realizowane, ale także przyczyniają się do wyników finansowych, chroniąc rentowność finansową organizacji.
Problem z używaniem arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia czasu i wydatków
Jeśli Twoja firma nadal korzysta z arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia czasu i wydatków, prawdopodobnie już odczuwasz niektóre z bolączek związanych z tymi staroświeckimi metodami. Korzystanie z przestarzałych, prowizorycznych arkuszy kalkulacyjnych lub szablonów do śledzenia tak istotnych informacji może zaszkodzić przyszłości Twojej firmy. Oto pięć (z wielu) powodów, dla których powierzenie tych bezcennych danych takim narzędziom może nie być najmądrzejszą decyzją biznesową:
1. Koszmary związane z kontrolą wersji
Posiadanie wielu wersji arkusza kalkulacyjnego nie jest rzadkością. Wersja na komputerze jednej osoby może nie być najnowszą wersją korporacyjną, a przy wielu wersjach pojawia się więcej błędów i możliwe są pominięte opłaty za czas. Taka dezorganizacja wprowadza błędy i może potencjalnie skutkować pominiętymi rozliczanymi godzinami i utratą przychodów.
2. Uciążliwa konserwacja
Wyznaczenie osoby do nadzorowania prowizorycznego arkusza kalkulacyjnego do śledzenia czasu i wydatków może szybko stać się uciążliwe, czasochłonne i nieefektywne. Zadanie to odciąga uwagę od bardziej wartościowych zadań i odwraca uwagę od podstawowych działań biznesowych.
3. Ogólny i nieelastyczny
Excel i inne arkusze kalkulacyjne służą szerokiemu celowi, ale brakuje im wszechstronności wymaganej do dostosowania się do unikalnych przepływów pracy konsultantów i profesjonalistów. W przeciwieństwie do dedykowanego oprogramowania do śledzenia czasu i wydatków pracowników, dostosowanego do różnych modeli biznesowych - w tym stałej opłaty lub czasu i materiałów - arkusze kalkulacyjne napotykają trudności w spełnieniu określonych wymagań.
4. Zagracony i nieintuicyjny
Arkusze kalkulacyjne są znane z tego, że są uciążliwe i trudno jest zobaczyć wszystkie ważne dane w jednym widoku. Często prowadzą do nieporozumień i utrudniają skuteczne podejmowanie decyzji ze względu na ich zdezorganizowany układ i brak jasnych spostrzeżeń.
5. Brak automatyzacji i raportowania
Arkusze kalkulacyjne i wiele szablonów śledzenia czasu i wydatków nie posiada zautomatyzowanych narzędzi raportowania, które są bardzo potrzebne organizacjom świadczącym profesjonalne usługi. Tworzenie konfigurowalnych raportów, wykresów Gantta i generowanie raportów obciążenia pracą, takich jak alokacja siły roboczej i zasobów, wymagałoby zaawansowanych umiejętności obsługi arkusza kalkulacyjnego.
Czym jest oprogramowanie do śledzenia czasu i wydatków?
Oprogramowanie do śledzenia czasu i wydatków jest jednym z elementów kompletnego oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA). Aplikacja do śledzenia czasu pracy może być samodzielnym programem, którego jedyną funkcją jest zapewnienie wszystkim pracownikom scentralizowanego miejsca do logowania się dokładnie wtedy, gdy rozpoczynają pracę i kiedy ją kończą - codziennie lub w oparciu o predefiniowane zadanie, które musi zostać wykonane w określonym czasie.
Jednakże, gdy oprogramowanie do śledzenia czasu pracy jest używane jako część kompletnego systemu PSA, staje się niezwykle potężnym narzędziem dla organizacji świadczącej profesjonalne usługi. Rozszerza ono swoje możliwości o narzędzia do zarządzania projektami, fakturowania klientów, śledzenia wydatków i funkcje raportowania. To kompleksowe rozwiązanie pozwala firmom uzyskać wgląd w to, jak ich pracownicy przydzielają swój czas, przewidywać przyszłe koszty w oparciu o bieżącą pracę i optymalizować wykorzystanie zasobów.
W porównaniu do Excela, śledzenie czasu i wydatków, które jest częścią kompletnego oprogramowania PSA, takiego jak BigTime, oferuje kilka korzyści:
Zautomatyzuj ręczne zadania, takie jak obliczanie sum, generowanie raportów i tworzenie faktur. W programie Excel zadania te często wymagają ręcznego wprowadzania danych i konfigurowania formuł, przez co proces ten jest bardziej czasochłonny i podatny na błędy.
Scentralizowane dane w jednym miejscu ułatwiają dostęp, aktualizację i analizę. W programie Excel dane mogą być rozproszone w różnych arkuszach lub plikach, co prowadzi do zamieszania i trudności w utrzymaniu przejrzystego przeglądu czasu i wydatków.
Rejestrowanie i monitorowanie godzin i wydatków w czasie rzeczywistym. Excel nie ma takich możliwości w czasie rzeczywistym, co wymaga ciągłych ręcznych aktualizacji i synchronizacji.
Konfigurowalne szablony i pola, które są dostosowane do konkretnych branż lub potrzeb. Excel wymaga od użytkowników projektowania i konfigurowania tych szablonów od podstaw, co może być czasochłonne i złożone.
Zaawansowane funkcje raportowania i analizy pozwalają firmom uzyskać wgląd w produktywność pracowników, postępy projektów i kondycję finansową. Możliwości raportowania w Excelu są bardziej ograniczone i wymagają ręcznej manipulacji danymi.
Integracje z innym oprogramowaniem, takim jak CRM, systemy księgowe i inne, pomagają usprawnić przepływ pracy i ograniczyć powielanie wprowadzanych danych. Excel może wymagać ręcznego eksportu i importu danych między różnymi narzędziami.
Przyjazne dla użytkownika funkcje zostały zaprojektowane z myślą o łatwym użytkowaniu przez pracowników na wszystkich poziomach. Ze względu na łatwość wprowadzania czasu i wydatków w BigTime, jest bardziej prawdopodobne, że zostanie on przyjęty i będzie używany codziennie. Interfejs programu Excel może być mniej przyjazny dla użytkownika, zwłaszcza dla osób bez zaawansowanych umiejętności obsługi arkuszy kalkulacyjnych.
Dostęp oparty na chmurze umożliwia pracownikom rejestrowanie godzin i wydatków z dowolnego miejsca, podczas gdy pliki Excel mogą być ograniczone do określonego urządzenia lub sieci.
Łatwe śledzenie czasu i wydatków dzięki oprogramowaniu BigTime
Zaprojektowany, aby sprostać wyjątkowym potrzebom organizacji świadczących profesjonalne usługi, BigTime zapewnia przyjazny dla użytkownika interfejs do łatwego rejestrowania czasu i wydatków, pozostając jednocześnie podstępnie potężnym za kulisami do raportowania. Pożegnaj się ze skomplikowanymi arkuszami kalkulacyjnymi i ręcznymi metodami - BigTime upraszcza proces, umożliwiając skupienie się na tym, co naprawdę ważne.
BigTime ułatwia śledzenie czasu i wydatków:
- Przyspiesz proces wprowadzania danych dzięki automatycznemu wypełnianiu powtarzających się danych, automatycznemu zapisywaniu i inteligentnym wyszukiwarkom z ustawieniami wstępnymi dostosowanymi do użytkownika.
- Ograniczenie informacji, które widzą pracownicy, aby zmniejszyć liczbę błędów i kontrolować dostęp do poufnych informacji.
- Ustawienie wymaganych pól, które pracownicy muszą wypełnić przed zapisaniem.
- Uelastycznij czas składania wniosków dzięki opcjonalnym okresom blokady dla zatwierdzeń.
- Oznacz wydatki jako podlegające zwrotowi, niepodlegające zwrotowi, podlegające rozliczeniu, niepodlegające rozliczeniu lub opłaty za usługi.
- Zastosowanie obciążeń karty kredytowej do projektu, a następnie łatwe wysyłanie ich do QuickBooks
Oprócz intuicyjnych funkcji śledzenia czasu i wydatków, oprogramowanie BigTime do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) oferuje kompleksowe zarządzanie zasobami, zarządzanie projektami, analizy w czasie rzeczywistym, fakturowanie klientów, płatności, pomocne integracje i wiele więcej. Dzięki BigTime organizacje świadczące profesjonalne usługi mogą zwiększyć swoją wydajność, uzyskać przydatne informacje i utrzymać rentowność projektów.
