W czasach niepewności ekonomicznej alokacja zasobów staje się krytycznym zadaniem dla firm świadczących profesjonalne usługi, które chcą nie tylko przetrwać, ale i prosperować. Zdolność do efektywnej alokacji zasobów może oznaczać różnicę między sukcesem a porażką. Jak jednak organizacje mogą poradzić sobie w tych niepewnych czasach i upewnić się, że podejmują właściwe decyzje?
W tym artykule zbadamy strategie sukcesu w alokacji zasobów w czasach niepewności gospodarczej, którymi podzielił się dyrektor zarządzający Resource Management Institute, Ryan Childers podczas niedawnego webinarium.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak nawigować alokacją zasobów, aby osiągnąć długoterminowy zrównoważony rozwój.
Dlaczego zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla odniesienia sukcesu w dzisiejszych warunkach ekonomicznych?
W obecnym krajobrazie gospodarczym efektywne zarządzanie zasobami staje się kamieniem węgielnym sukcesu profesjonalnych firm usługowych z następujących powodów:
Kontrola kosztów
Praca kosztuje najwięcej dla dostawców usług. Inteligentne zarządzanie zasobami ma bezpośredni wpływ na finanse, dzięki czemu ma kluczowe znaczenie dla sukcesu finansowego.
Ulepszone projekty i usługi
Zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla lepszych projektów i obsługi klienta. Polega na umieszczeniu właściwej osoby z odpowiednimi umiejętnościami we właściwym miejscu i czasie. Prowadzi to do udanych projektów i zadowolonych klientów.
Inteligentne wykorzystanie zasobów
Zarządzanie zasobami oznacza ich inteligentne wykorzystanie. To jak układanie puzzli, dopasowywanie właściwej osoby i umiejętności tam, gdzie są potrzebne. Sprawia to, że wszystko działa dobrze i zapobiega marnotrawstwu.
ValuingPeople
Organizacje muszą strategicznie podchodzić do zarządzania ludźmi. Efektywne zarządzanie zasobami oznacza dopasowywanie zadań do umiejętności oraz utrzymywanie zadowolenia i produktywności pracowników. Pomaga to organizacji odnieść ogólny sukces.
Dzisiejsza rzeczywistość
Dla rozwijających się firm świadczących profesjonalne usługi, obecny krajobraz niesie ze sobą wyzwania. Czynniki zewnętrzne, takie jak spowolnienie gospodarcze, mogą zwiększyć istniejące luki w kluczowych danych finansowych i zasobach, ujawniając potrzebę kompleksowej widoczności tych aspektów. Wgląd ten staje się coraz ważniejszy dla skutecznego podejmowania decyzji i utrzymania odporności operacyjnej, umożliwiając firmom proaktywne reagowanie na słabe punkty i radzenie sobie z niepewnością.
Zastanów się, jak poniższe czynniki zmieniły sposób, w jaki prowadzisz działalność.
Czynniki tradycyjne:
- Presja użytkowania
- Ograniczenia przepustowości
- Utrzymanie wykwalifikowanej siły roboczej
- Rentowność projektu
- Zadowolenie pracowników
- Zadowolenie klienta
Dzisiejsze czynniki:
- Globalna pandemia
- Pracownicy zdalni
- "Wielka rezygnacja"
- Spowolnienie gospodarcze
- Zwolnienia
- Obawy dotyczące zaangażowania pracowników
- Sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe
Jak wygląda dobre zarządzanie zasobami
Umieszczenie właściwej osoby na właściwym stanowisku we właściwym czasie przynosi niezwykłe korzyści. Zapewnia doskonałą realizację projektów, dotrzymywanie terminów, budżetów i utrzymywanie wysokiej jakości. Takie podejście pomaga również osiągnąć cele w zakresie wykorzystania zasobów. Klienci są zadowoleni z efektywnego wykorzystania wiedzy specjalistycznej, a zaangażowanie pracowników wzrasta, ponieważ poszczególne osoby są dostosowane do odpowiednich zadań, dzięki czemu praca jest bardziej satysfakcjonująca. Ta synchronizacja ludzi, czasu i zadań jest podstawą niezawodnego i skutecznego świadczenia usług.
Dobre zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla firm takich jak Twoja. Przeczytaj nasz blog, Dlaczego zarządzanie zasobami ma kluczowe znaczenie dla rozwoju firmy świadczącej usługi profesjonalne aby dowiedzieć się więcej.
Skuteczne zarządzanie zasobami wymaga:
Wysoko wykwalifikowani menedżerowie zasobów: Wiele firm ma tendencję do ograniczania menedżerów ds. zasobów do ról związanych z zatrudnianiem pracowników, ale takie postrzeganie jest błędne. Rola ta wymaga osób, które są strategicznymi myślicielami wyposażonymi w specjalistyczne szkolenia. Uznanie strategicznego znaczenia zarządzania zasobami umożliwia tym profesjonalistom organizowanie alokacji personelu w sposób, który zwiększa sukces projektu i ogólną wydajność organizacji.
Uzgodniony proces przedsiębiorstwa specyficzny dla zarządzania zasobami: Często duże przedsiębiorstwa poświęcają dużo czasu na tworzenie procesów zarządzania zasobami od podstaw, wierząc, że ich sytuacja jest wyjątkowa. Mądrzejszym podejściem jest jednak przyjęcie standardowych ram branżowych, które można dostosować do indywidualnych potrzeb. Praktyka ta nie tylko usprawnia zarządzanie zasobami, ale także ustanawia wspólne słownictwo i podstawy szkoleniowe w całej organizacji.
Efektywne wykorzystanie technologii automatyzacji procesów (oprogramowanie PSA/PPM): Synergia między procesem a technologią jest kluczowa. To proces powinien napędzać wykorzystanie technologii, a nie odwrotnie. Menedżerowie zasobów odgrywają kluczową rolę w dostrajaniu konfiguracji i wykorzystaniu narzędzi automatyzacji, takich jak oprogramowanie Professional Services Automation (PSA), które obejmuje oprogramowanie do zarządzania zasobami. Zapewnia to, że narzędzia te płynnie dostosowują się do przepływu pracy i wymagań procesowych, zwiększając wydajność i dokładność zarządzania zasobami.
10 najlepszych praktyk zarządzania zasobami
Aby zbudować bardziej odporny przepływ operacyjny dla organizacji świadczącej usługi profesjonalne dziś i w przyszłości, postępuj zgodnie z najlepszymi praktykami RMI poniżej.
- Wykorzystanie scentralizowanego podejścia do zarządzania zasobami z przejrzystym wglądem we wszystkie dostępne zasoby w całym przedsiębiorstwie.
- Analiza porównawcza wydajności operacyjnej przy użyciu 2080 jako mianownika wykorzystania. Dostosuj swoje cele do różnych sytuacji w pracy, np. rodzaju pracy, standardów urlopowych itp.
- Wdrożenie udokumentowanego procesu zarządzania zasobami wraz z odpowiednimi szkoleniami.
- Skoncentruj się na wskaźnikach, które mają znaczenie: wydajności projektu, wykorzystaniu, utrzymaniu klienta i zadowoleniu pracowników.
- Zbuduj i zarządzaj biurem zarządzania zasobami (RMO), aby zarządzać zasobami w swoim przedsiębiorstwie.
- Inwestuj w szkolenia i ścieżki kariery menedżerów ds. zasobów
- Niech wymagania procesowe kierują procesem wyboru narzędzi do automatyzacji opartym na przypadkach użycia. Projektowanie procesów powinno poprzedzać wybór narzędzi PSA/PPM
- Wiodące organizacje dostawcze mają solidne możliwości planowania/prognozowania wydajności, aby sprostać dynamicznym potrzebom biznesu.
- Prawidłowo zaprojektowana baza danych umiejętności i proces będą obejmować definiowanie umiejętności według roli, wdrażanie regularnych aktualizacji przez pracowników oraz przeprowadzanie odpowiedniej walidacji danych pracowników przez kierownictwo lub MŚP.
- Należy opracować procesy, aby lepiej zrównoważyć priorytety alokacji projektów między potrzebą wydajności biznesowej (wykorzystania) a celami organizacyjnymi w zakresie zaangażowania i utrzymania pracowników.
Procesy zarządzania zasobami
Czym jest JITR?
Złożony z sześciu dynamicznych procesów, z których każdy jest precyzyjnie dostosowany do zawiłości współczesnego biznesu, JITR na nowo definiuje sposób, w jaki organizacje optymalizują swoje zasoby i jest idealny dla organizacji świadczącej profesjonalne usługi. Procesy te, opisane poniżej, obejmują kompleksową strategię, która płynnie dostosowuje możliwości siły roboczej do wymagań projektu, zapewniając optymalną wydajność, elastyczność i produktywność. Wykorzystywane przez setki przedsiębiorstw na całym świecie, JITR jest skalowalnym rozwiązaniem klasy komercyjnej do zarządzania zasobami, które umożliwia wspólną taksonomię zarządzania zasobami.
Wykaz umiejętności
Proces inwentaryzacji umiejętności JITR jest podstawowym elementem skutecznego zarządzania zasobami. Prawidłowo zaprojektowana baza danych i proces inwentaryzacji umiejętności będą obejmować definiowanie umiejętności według roli, wdrażanie regularnych aktualizacji przez pracowników i przeprowadzanie właściwej walidacji danych pracowników.
Pamiętaj o tych pytaniach dotyczących pracowników:
- Kogo mamy?
- Co oni wiedzą?
- Gdzie oni są?
- Czy są one dostępne?
- Co chcą zrobić?
Stworzenie podstaw dla procesu inwentaryzacji umiejętności
Stworzenie ujednoliconej i znormalizowanej listy ról i umiejętności w różnych jednostkach i działach. Lista ta powinna zostać udostępniona i omówiona zarówno z interesariuszami podaży, jak i popytu.
Wdrożenie technologii, takiej jak oprogramowanie PSA, w celu scentralizowania danych dotyczących umiejętności. Biuro Zarządzania Zasobami (RMO) powinno przejąć inicjatywę i nadzorować bazę danych umiejętności.
Zachowaj równowagę w liczbie umiejętności wymaganych do skutecznego planowania pracy. Kategoryzuj i podkategoryzuj umiejętności w sposób logiczny dla przejrzystości.
Wykorzystanie danych dotyczących umiejętności w celu ułatwienia przydzielania zadań, planowania zdolności oraz oceny mocnych i słabych stron zespołu w obszarach umiejętności.
Ustanowienie kompleksowych zasad i procedur aktualizacji umiejętności w celu zapewnienia ich adekwatności do zmieniających się potrzeb biznesowych.
Trzy kroki do poprawy prognozowania i planowania zdolności produkcyjnych
Prognozowanie zasobów i planowanie wydajności poprawia zdolność organizacji do proaktywnego zaspokajania potrzeb naszego przyszłego popytu, zapewnia efektywne wykorzystanie naszego zespołu i ma pozytywny wpływ na dostarczanie projektów na czas i zgodnie z budżetem.
Krok 1: Ustanowienie procesu i linii bazowej
- Zdefiniowanie parametrów danych wejściowych i wyjściowych (przechwytywanie, analiza i raportowanie danych).
- Określenie, kto musi być zaangażowany i odpowiedzialny (patrz krok 3).
- Dokumentuj proces prognozowania i edukuj osoby za niego odpowiedzialne.
- Ustalenie poziomu bazowego (nowego lub historycznego, w przypadku którego dane źródłowe i założenia zostały udokumentowane).
Krok 2: Wykonanie procesu
- Edukowanie ludzi na temat procesu i wartości z niego płynących.
- Wdrożenie odpowiednich blokad w celu wsparcia procesu.
- Wdrożenie rozwiązań technologicznych wspomagających proces zarządzania zasobami
- Realizacja procesu i pomiar dokładności/postępów
- Przegląd prognoz i rzeczywistych wyników oraz ponowna analiza rozbieżności i czynników powodujących te rozbieżności.
Krok 3: Zapewnienie odpowiedzialności i ciągłego doskonalenia
- Rozważ wskaźniki do mierzenia i rozliczania ludzi.
- Pomocne może być zastosowanie wskaźnika dokładności prognoz. Można go zastosować do dostaw, sprzedaży i innych odpowiedzialnych stron.
- Uczyń ciągłe doskonalenie koniecznością i wyznaczaj progresywne cele w zakresie poprawy i dokładności prognoz.
Słowa końcowe
Chociaż nie zawsze jest to łatwe, właściwe zarządzanie zasobami może być światłem przewodnim, którego firmy świadczące profesjonalne usługi potrzebują, aby przejść przez burzliwe otoczenie gospodarcze. Dysponując odpowiednimi narzędziami i wskazówkami, powinieneś czuć się pewnie, konfigurując swoją firmę z odpowiednimi procesami zarządzania zasobami, aby wyjść na szczyt.
O RMI
Resource Management Institute (RMI) poświęcony jest rozwojowi przywództwa, najlepszych praktyk i standardów w zakresie zarządzania zasobami i pracownikami.
RMI przyjmuje obecnie nowych członków! Jesteś zainteresowany dołączeniem? Odwiedź ich stronę internetową, aby dowiedzieć się więcej.
Informacje o BigTime Software
BigTime zapewnia solidne oprogramowanie do zarządzania zasobami, usprawniając przydzielanie projektów, dostosowując umiejętności i optymalizując alokację siły roboczej. Jego przyjazny dla użytkownika interfejs zapewnia kompleksową widoczność w celu podejmowania świadomych decyzji, umożliwiając wydajne operacje i pomyślne wyniki projektów.
