Wprowadzenie: Wpływ własnych systemów podczas próby skalowania działalności konsultingowej
Własne systemy operacyjne mogą być mieczem obosiecznym dla firm konsultingowych. Z jednej strony mogą one zapewniać poziom dostosowania i kontroli, który jest trudny do osiągnięcia w przypadku gotowych rozwiązań. Z drugiej strony, mogą być kosztowne zarówno pod względem czasu, jak i pieniędzy, a ostatecznie mogą utrudniać sukces, jeśli chodzi o skalowanie działalności konsultingowej.
Kiedy własny system nie spełnia już potrzeb rozwijającej się firmy konsultingowej, może to prowadzić do bólu, takiego jak nieefektywność, marnowanie czasu i zasobów oraz utrata przychodów. W tym poście omówimy, jak samodzielnie zdiagnozować, czy Twoja organizacja przerosła swoje własne systemy i procesy, a także zwrot z inwestycji, który możesz stracić, nie przechodząc na scentralizowany, specjalnie zaprojektowany system, taki jak oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA).
Autodiagnoza: Jak sprawdzić, czy obecne systemy nie przerastają cię podczas skalowania działalności konsultingowej?
Wiele firm konsultingowych nadal polega na własnym oprogramowaniu i arkuszach kalkulacyjnych, przy czym Excel i Arkusze Google są jednymi z najczęściej używanych aplikacji. Jeśli Twoja firma konsultingowa nadal korzysta z własnego systemu, prawdopodobnie wewnętrzne operacje uniemożliwiają skalowanie firmy do jej potencjału.
Istnieje kilka oznak, które mogą wskazywać, że organizacja przerosła swoje własne systemy i procesy. Oto kilka pytań, które należy zadać i rozważyć:
- Czy nadal pracujemy na arkuszach kalkulacyjnych?
- Czy mamy trudności ze skalowaniem lub dostosowywaniem się do zmieniających się potrzeb biznesowych?
- Czy korzystamy z nieefektywnych lub ręcznych procesów, które prowadzą do marnowania czasu i zasobów?
- Czy śledzenie lub raportowanie wskaźników KPI dla usług profesjonalnych jest skomplikowane?
- Czy istnieją rozłączne systemy z powodu wyzwań związanych z integracją z innymi systemami lub technologiami?
- Czy nie jesteśmy jeszcze rentowni?
- Czy praktykujemy podstawowe rejestrowanie czasu i wydatków?
- Czy brak wglądu w czasie rzeczywistym uniemożliwia terminowe i proaktywne podejmowanie decyzji?
- Czy nasza widoczność i kontrola finansowa jest ograniczona?
- Czy jesteśmy w stanie przewidzieć nasze wyniki finansowe?
- Podstawowe zarządzanie umowami i ryzykiem.
- Czy mamy długie cykle fakturowania, które wpływają na rentowność projektu?
- Czy gromadzone przez nas dane są niekompletne, co skutkuje brakiem pełnego obrazu czasu i wydatków związanych z kontami i poszczególnymi projektami?
Dojrzałość procesów biznesowych to koncepcja oparta na optymalizacji podstawowych procesów, które obejmują delegowanie zadań, budżetowanie, analizowanie danych biznesowych, monitorowanie postępów, raportowanie wydajności, ustalanie kamieni milowych i śledzenie wydatków. W miarę jak organizacje świadczące usługi profesjonalne (PSO) przechodzą od procesów manualnych do zautomatyzowanego oprogramowania, często uzyskują lepszy wgląd w swoje operacje na różnych poziomach.
Może to prowadzić nie tylko do zwiększenia wydajności i efektywności, ale także do poprawy zgodności z przepisami branżowymi zarówno dla interesariuszy wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Prawidłowe wdrożenie tych ulepszeń umożliwi firmom szybki rozwój i skalowanie. Jeśli rozpoznajesz którykolwiek z powyższych znaków lub Twoja firma konsultingowa jest przygotowana do przejścia na kolejny poziom dojrzałości, następnym krokiem jest zrozumienie zakresu niezrealizowanych przychodów i możliwości rozwoju.
Koszt przerośniętych systemów dla rozwoju i działalności usług profesjonalnych
Jednym z największych kosztów przestarzałych systemów są zmarnowane godziny pracy. Gdy procesy są nieefektywne lub manualne, konsultanci i pracownicy spędzają więcej czasu na zadaniach administracyjnych, a mniej na pracy rozliczeniowej. Zadania te mogą być czasochłonne i odciągać zasoby od ważniejszych działań biznesowych, takich jak dostarczanie świetnej pracy i rozwijanie nowej działalności.
Jeśli Twoja firma nie korzysta z oprogramowania PSA, prawdopodobnie pracujesz w programie Microsoft Excel. Większość (22%) klientów nie korzystających z PSA zgłosiła pracę z arkuszami kalkulacyjnymi, a 5 na 8 użytkowników Excela zgłosiło również korzystanie z więcej niż 2 innych rozwiązań w połączeniu. Oznacza to, że nie ma jednego źródła prawdy dla ich operacji. Niejednolite systemy mogą prowadzić do błędów w ręcznym wprowadzaniu danych, skrócenia czasu rozliczeniowego i wykorzystania, a nawet spadku produktywności i przychodów.
Kolejnym kosztem, który należy wziąć pod uwagę, jest koszt alternatywny korzystania z własnego systemu. Decydując się na opracowanie i utrzymanie własnego systemu operacyjnego, dane porównawcze wskazują na mniejsze korzyści w porównaniu z firmami konsultingowymi korzystającymi z bardziej zaawansowanych rozwiązań. Obejmuje to funkcje i funkcje, które mogą pomóc firmie konsultingowej działać wydajniej i skuteczniej, a także możliwość łatwiejszego skalowania i rozwoju.
Rozwijanie działalności konsultingowej i zwiększanie zwrotu z inwestycji: Korzyści z oprogramowania do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA)
Kluczem do zrównoważenia wszystkich czynników wpływających na zysk jest posiadanie odpowiednich systemów i procesów do pomiaru i zarządzania każdym z nich. W przypadku firm świadczących profesjonalne usługi, podstawowym systemem do zarządzania firmą jest oprogramowanie PSA. Często znajduje się ono pomiędzy rozwiązaniem CRM, takim jak Salesforce, a oprogramowaniem księgowym, takim jak QuickBooks lub Sage. Systemy PSA zarządzają procesem dostarczania pracy, od planowania i zatrudniania pracowników do rozliczania usług profesjonalnych i rozpoznawania przychodów.
Rozwiązania PSA są niezbędną inwestycją dla rozwijających się firm świadczących profesjonalne usługi - inwestycją, która może się opłacić, jeśli zostanie odpowiednio dobrana i przemyślana. Zastępują one samodzielne narzędzia, które pomogły firmie świadczącej profesjonalne usługi rozpocząć działalność, skonsolidowanym pakietem, który napędza rozwój. Silosowe narzędzia do śledzenia czasu, arkusze kalkulacyjne do budżetowania, systemy zarządzania projektami, tablice do planowania i procesy fakturowania można zastąpić zintegrowanym rozwiązaniem, które oferuje jedną wersję prawdy.
Inwestycja w oprogramowanie PSA może przynieść ogromne oszczędności czasu, kosztów i ryzyka. Usprawnienie procesów pozwala uniknąć powielania wprowadzania danych i innych podatnych na błędy operacji ręcznych, co oszczędza czas i pieniądze. Uzyskasz również widoczność i kontrolę, których potrzebujesz, aby efektywnie skalować swoją działalność, co pozwoli Ci skupić się na strategicznych inicjatywach, które napędzają wzrost. Przyjrzyjmy się bliżej tym korzyściom.
Dane zawarte w raporcie PSA Software Benchmark Report potwierdzają, że praca wyłącznie w Excelu jest bolączką firm świadczących profesjonalne usługi. Choć może to być zniechęcające zadanie, wdrożenie oprogramowania PSA może w rzeczywistości zaoszczędzić firmom czas i pieniądze dzięki jego solidnym funkcjom i będzie nadal rosnąć wraz z ich rozwojem.
Marża projektu
Systemy PSA, takie jak BigTime, pomagają rozwijającym się organizacjom świadczącym profesjonalne usługi generować większy zysk na dolara wygenerowanego przychodu na kilka sposobów. Zapewniają wgląd w stan projektów w czasie rzeczywistym, dzięki czemu działania naprawcze mogą być podejmowane na wczesnym etapie, gdy skutki tych działań są większe, a nie na późnym etapie gry, kiedy częściej wymagane są nadzwyczajne środki.
Arkusze kalkulacyjne programu Excel mogą zapewnić migawkę kosztów projektu, ale brakuje im szczegółów i wglądu w to, które zasoby są dodawane lub usuwane z projektów pod względem rentowności. Komponenty planowania zasobów w oprogramowaniu PSA zapewniają, że odpowiedni zasób znajduje się we właściwym projekcie we właściwym czasie. Gwarantuje to, że młodsze zasoby o wyższej marży są wykorzystywane, gdy jest to możliwe, a starsze zasoby o niższej marży są wykorzystywane tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
Rozwiązania PSA łączą śledzenie czasu i wydatków z zarządzaniem stawkami rachunków i możliwościami fakturowania w jednym systemie rozliczania projektów. Badania przeprowadzone w ramach naszego raportu PSA Software Benchmark Report wykazały, że firmy, które zainwestowały w oprogramowanie PSA, otrzymują płatności szybciej. Podczas gdy średnia w branży wynosi około 45 dni, 57% klientów oprogramowania PSA twierdzi, że otrzymanie płatności zajmuje mniej niż miesiąc - 13% z nich twierdzi, że otrzymuje płatność w ciągu zaledwie godziny.
Klienci BigTime, którzy korzystają z naszego zintegrowanego rozwiązania do przetwarzania płatności, BigTime Wallet, zgłaszają otrzymywanie płatności średnio w ciągu zaledwie 9,6 dnia - 5 razy szybciej niż średnia w branży. Inwestując w oprogramowanie PSA, otrzymujesz pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym, które dzielą wydatki na projekt, konfigurowalne faktury i procesy fakturowania oraz automatyczne przypomnienia o fakturach, dzięki czemu faktury są wysyłane szybciej.
Te funkcje PSA zapewniają ważną kontrolę, która gwarantuje, że każda godzina, która może zostać zafakturowana klientowi, jest rozliczana prawidłowo, zmniejszając w ten sposób źródła wycieku przychodów. Oprogramowanie PSA automatyzuje również śledzenie czasu, dzięki czemu rejestrowany czas jest automatycznie integrowany z finansami każdego projektu, co zapewnia widoczność niezbędną do dokładnej oceny kosztów i rentowności.
Bez automatyzacji usług profesjonalnych wszystkie te czynniki, z których każdy wydaje się mały i nieistotny, składają się na mniej wydajne organizacje, które muszą generować więcej przychodów, aby osiągnąć docelowy zysk niż ich bardziej wydajni koledzy.
Wykorzystanie podlegające rozliczeniu
Marże projektowe i stawki rozliczeniowe pomagają przełożyć zysk na przychody, a następnie na rozliczane godziny. Jedną z najważniejszych korzyści, jakie zapewnia rozwiązanie PSA, jest zwiększenie Wykorzystanie podlegające rozliczeniu, co w naszym modelu oznacza, że do wyprodukowania tej samej liczby rozliczanych godzin potrzeba mniej rozliczanych osób. Efektywne planowanie zasobów, w tym zrozumienie, kto jest dostępny do pracy nad innymi projektami, jest kluczem do poprawy wykorzystania zasobów.
6,2% firm świadczących profesjonalne usługi zgłosiło, że ich oprogramowanie PSA zwiększyło wykorzystanie faktur o 100%.
Oprogramowanie PSA umożliwia organizacjom szybsze zaspokajanie potrzeb kadrowych, dokładniejsze planowanie zasobów i bardziej efektywne wykorzystanie dostępnych zasobów. Nie chodzi tu o wyciskanie z każdego pracownika ostatniej kropli potu. Rozwiązania takie jak BigTime biorą pod uwagę umiejętności każdej osoby, cele rozwoju zawodowego, preferencje dotyczące podróży i inne, co skutkuje tym, że pracownicy są bardziej zadowoleni ze swojej pracy i poprawiają wskaźniki odejść pracowników.
Dzięki integracji raportowania czasu i wydatków w tym samym systemie lub platformie danych, firmy zyskują lepszy wgląd w sposób alokacji swoich zasobów. Narzędzie PSA umożliwia menedżerom lepszą ocenę postępów projektu i usprawnia proces śledzenia wydatków i rozliczanych godzin, co skutkuje wzrostem produktywności zespołu.
Klucz do tej wydajności? Każde rozwiązanie PSA pozwala cieszyć się niektórymi z tych korzyści. BigTime jako oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych przenosi je na wyższy poziom.
W naszym ostatnim raporcie BigTime PSA Software Benchmark Report, badania wykazały, że firmy świadczące profesjonalne usługi, które wdrożyły BigTime w celu usprawnienia przepływu pracy nad projektami w jednym płynnym systemie operacyjnym, odnotowały średni wzrost produktywności o 52% w porównaniu z innymi programami PSA, które odnotowują średnio 27% poprawę. Ten wzrost produktywności pomógł zwiększyć liczbę rozliczanych godzin generowanych przez organizacje świadczące profesjonalne usługi.
Średnie stawki rachunków
Firmy świadczące profesjonalne usługi zawsze muszą stąpać po cienkiej linii między maksymalizacją stawek rachunków a pozostaniem konkurencyjnymi na swoich rynkach.
Oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych zapewnia szczegółowe analizy dotyczące tego, ile czasu zajęła realizacja projektów w przeszłości i które działania zajęły więcej lub mniej czasu niż oczekiwano. Zapewnia wgląd w to, którzy kierownicy projektów byli bardziej lub mniej skuteczni w trzymaniu się planów i budżetów, a które projekty doprowadziły do nieoczekiwanego spadku stawek. Firmy, które mają dostęp do tego bogactwa analiz historycznych, mogą przekształcić je w przewagę konkurencyjną i wykorzystać je do opracowania kompleksowej strategii określania stawek rachunków.
BigTime idzie o krok dalej w tej strategii opartej na danych, pomagając organizacjom zrozumieć, skąd wynikają straty stawek. Począwszy od procesu sprzedaży, poprzez negocjacje kontraktów, aż po dostawę, model realizacji stawek BigTime pomaga menedżerom wskazać obszary problematyczne. Wszystkie te historyczne analizy, wraz z możliwością ścisłego zarządzania procesem realizacji projektu, umożliwiają organizacjom skuteczne pozyskiwanie nowych zleceń przy jednoczesnej maksymalizacji stawek.
Odsetek pracowników podlegających rozliczeniu
Wreszcie, oprogramowanie PSA pomaga zautomatyzować organizację usług profesjonalnych. W rzeczywistości oznacza to, że wiele przyziemnych czynności - zmaganie się z arkuszami kalkulacyjnymi, wyodrębnianie i manipulowanie danymi, negocjowanie personelu, kompilowanie ręcznych raportów o stanie, ręczne edytowanie faktur, ponowne wprowadzanie danych i wiele innych - zostaje usprawnionych w jednym systemie. To z kolei oznacza, że organizacje wymagają mniejszych kosztów ogólnych, aby wspierać swoich pracowników.
Gdy zsumujemy redukcję zasobów podlegających rozliczeniu potrzebnych do generowania przychodów z mniejszą liczbą pracowników ogólnych potrzebnych do ich obsługi, otrzymamy mniejszą liczbę pracowników potrzebnych do wygenerowania docelowego zysku. Różnica w całkowitej liczbie pracowników potrzebnych do osiągnięcia celu zysku jest znacznie mniejsza w bardziej wydajnej organizacji.
Eliminując podatne na błędy procesy ręczne i zastępując systemy domowe, oprogramowanie PSA pozwala skupić się na tym, co ważne: uzyskaniu widoczności i kontroli potrzebnej do zarządzania i rozwijania działalności konsultingowej.
Studium przypadku: Rzeczywisty przykład skalowania działalności w zakresie usług profesjonalnych poprzez zastąpienie własnego rozwiązania
Jednym z przykładów organizacji świadczącej profesjonalne usługi, która była w stanie zapewnić sobie zrównoważony wzrost po wdrożeniu oprogramowania PSA, jest iFish Group. iFish Group to firma świadcząca usługi w zakresie rozwiązań technologicznych, pomagająca agencjom i departamentom rządowym i samorządowym w opracowywaniu strategii IT. Przed aktualizacją iFish Group korzystała z własnego rozwiązania z samodzielnie zbudowanym systemem śledzenia czasu pracy.
Scott Schriber, dyrektor ds. operacyjnych, oszacował, że wydawał od 5 000 do 10 000 USD na wewnętrzne procesy i aktualizację własnego systemu śledzenia czasu pracy. Dodał również, że firma poświęciła około 100 000 USD na jego opracowanie. Wdrożenie oprogramowania PSA pozwoliło nie tylko na bardziej efektywną optymalizację czasu pracy, ale także na radykalną poprawę:
- Sposób tworzenia, przechowywania i podglądu faktur
- Uzgodnienie między finansami projektu w QuickBooks Online
- Procesy przeglądu rejestracji czasu pracy
- Czas potrzebny na wysłanie miesięcznych faktur
Narzędzia PSA są tak istotne dla firm usługowych, że według SPI Research korzysta z nich 85% najlepiej prosperujących firm usługowych.
Wnioski: Podjęcie działań w celu poprawy wydajności i napędzenia rozwoju usług profesjonalnych
Przechodząc z własnych rozwiązań, takich jak Excel, na narzędzie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA), firmy mogą skupić się bardziej na skalowaniu, a mniej na przyziemnych zadaniach manualnych. Jeśli celem jest skalowanie działalności konsultingowej, ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z pułapek, które mogą wynikać z przestarzałych systemów i procesów. Samodzielne zdiagnozowanie potrzeby uaktualnienia do scentralizowanego systemu, takiego jak oprogramowanie PSA, umożliwia rozwój organizacji świadczącej profesjonalne usługi poprzez zwiększenie zwrotu z inwestycji, poprawę wydajności i wiarygodne informacje umożliwiające szybsze podejmowanie lepszych decyzji.
Niektóre z kluczowych korzyści wynikających z zastąpienia własnego oprogramowania oprogramowaniem PSA obejmują:
- Zwiększona wydajność i produktywność
- Ulepszona skalowalność i zdolność adaptacji
- Ulepszone możliwości śledzenia i raportowania
- Ulepszona integracja z innymi systemami i technologiami
- Zwiększona liczba rozliczanych godzin i przychodów
Rozważając zastąpienie własnego systemu operacyjnego oprogramowaniem PSA, należy dokładnie ocenić konkretne potrzeby i okoliczności swojej firmy konsultingowej. Zacznij odkrywać korzyści, jakie oprogramowanie PSA może zapewnić, aby wspierać zyski i rozwój usług profesjonalnych - skontaktuj sięz nami, aby uzyskać niestandardową wersję demonstracyjną już dziś.
Często zadawane pytania dotyczące skalowania działalności konsultingowej
Jak skalować agencję konsultingową?
Według SPI Research, organizacje świadczące usługi profesjonalne potrzebują zrównoważonego podejścia do poprawy 5 filarów wydajności usług, aby osiągnąć skalowalny sukces. Firmy osiągające najlepsze wyniki wykorzystują zintegrowane oprogramowanie do automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) w celu poprawy wydajności w każdym z filarów, które obejmują:
- Przywództwo - wizja, strategia i kultura
- Relacje z klientami
- Talent
- Wykonanie usługi
- Finanse i operacje
Jakie są wskaźniki KPI dla firm konsultingowych?
Oto 6 najważniejszych wskaźników konsultingowych, które należy wziąć pod uwagę:
- Uznane przychody (opóźnione)
- Rentowność projektu (opóźniona)
- Wykorzystanie zasobów (opóźnienie)
- Potok sprzedaży (wiodący)
- Zaplanowane godziny rozliczeniowe (wiodące)
- Prognozowane rozpoznanie przychodów (wiodące)
Czym jest system homegrown w firmach konsultingowych?
Duża liczba firm konsultingowych nadal polega na własnym oprogramowaniu i arkuszach kalkulacyjnych, przy czym Excel i arkusze Google są jednymi z najczęściej używanych aplikacji.
Jak rozwijać firmę świadczącą profesjonalne usługi?
Skalowanie agencji konsultingowej za pomocą automatyzacji usług profesjonalnych (PSA) obejmuje wdrażanie narzędzi programowych w celu automatyzacji i usprawnienia różnych procesów biznesowych, takich jak zarządzanie projektami, śledzenie czasu i fakturowanie. Może to pomóc poprawić wydajność, skalowalność, zarządzanie klientami i kondycję finansową organizacji usługowej.
Jakie są korzyści z zastąpienia własnego systemu oprogramowaniem PSA?
Niektóre z kluczowych korzyści wynikających z zastąpienia własnego oprogramowania oprogramowaniem PSA obejmują:
- Zwiększona wydajność i produktywność
- Ulepszona skalowalność i zdolność adaptacji
- Ulepszone możliwości śledzenia i raportowania
- Ulepszona integracja z innymi systemami i technologiami
- Zwiększona liczba rozliczanych godzin i przychodów
